时间管理十堂课.doc
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1、我一直都在抱怨时间。忙的时候觉得时间太少,闲的时候又觉得时间太多。夏绿蒂女王(Queen Charlotte)一七九六一八一七年在更短时间内做完更多事情的这种能力,可不是奴隶制度下才存在的事,而是看你自己想不想要拥有这种能力。不管你要不要拥有这种能力,每天你还是有一大堆事情要做。如果你能更有效率地把事情做完,就能多留点时间给自己,可以随意地看看报纸、陪孩子玩、慢跑一下或弹弹钢琴。1制作待办工作清单有生产力的员工都有自己的时间表,也会照着时间表来做事。不过,根据竞争优势 (The Competitive Advantage) 期刊上的一篇文章指出,半数以上的员工没有替自己每天的工作,安排时间表。
2、如果是这样的话,大家怎么会了解自己手边工作的进展状况?聪明的人就该把一天分成几个部分。虽然以每刻钟或上午、下午做划分单位是不错的方式,但我建议大家以小时为划分单位。在纸上写下每小时内要做的项目事项可以依自己的喜好,一大早或是前一天晚上做这件事,但记住,这可是每天都得做的事。把每天的时程表贴在墙上,或是粘在靠近书桌的板子上,这样你就能常常看到它。虽然我可能一天当中,得花上不只一个小时的时间在特别的项目上,不过我还是可以在不同的时段中把它做完。反正,你自己决定该怎样安排时间。有了工作时间表,你就可以在一天中,查阅时间表来保持工作进度。如果这些工作的优先级有所改变时,你可以改变时间表,但别忘了要注记
3、下来。把时间表更正后再粘到板子上。你也可以把时间表输入计算机软件的行事历中,这样一来,更改时间表就变成不费吹灰之力的小事。为什么以小时划分每日工作,成效会这么好呢?正因为这种作法,让你觉得每小时都是截止期限,你得在这个小时内把事情完成。巴金森 (C. Noarthcote Parkinson) 在其所着的巴金森法则 (Parkinsons Law) 中,写下这段话:你有多少时间完成工作,工作就会自动变需要那么多时间。如果你有一整天的时间可以做甲项工作,你就会花一天的时间去做它。如果你只有一小时的时间可以做这项工作,你就会更迅速有效地在一小时内做完它。只要你不会错过工作的截止期限,你就可以更改时
4、间表。有些时候,我曾依据截止期限和突发的构想,在一天当中更改时间表二到三次。其实,只要你有计画、能掌握截止期限,有足够的时间完成每项工作,你就能在想做什么事时先做那件事,这样就能让自己的效率大增。2必备的三种待办工作清单在我个人的生产力系统中,最重要的关键要素就是:在计算机中存放一些清单档案。其实,我有许多清单,所以我在计算机里开了一个名为清单的数据夹,可以从中随时清楚地掌握各项清单。利用这种方式,我能确定每天检视过的工作清单,已把我所要做的每件工作都列在其中。制作清单这个构想很简单,但成效却相当好。有些人把利用清单的功劳,归功在管理顾问先驱李艾维 (Ivy Lee) 身上,因为他是率先把清单
5、正式运用在时间管理系统的人。在一九年代初期,伯利恒钢铁公司 (Bethlehem Steel) 总裁史瓦布 (Charles Schwab) 抱怨着时间太少、工作做不完。他花掉大部分的时间应付细节和一些不重要的事,根本就没时间去思考更重要的事。他向李艾维请益该怎么做,才能解决此困境。李艾维把一张白纸递给史瓦布说:把你明天要做的最重要事项记下来。从明天早上要做的第一件事开始写,明天你就得从第一件要事开始做,做完之后才做第二件事,以此类推。如果你没有按照时间表,完成每一件事,可别担心。至少你在做重要性较低的事情以前,会把最重要的事情先做完。这位钢铁公司的总裁试过李艾维建议的方法后,觉得这个方法太有
6、效了,就向同事大力推荐。当史瓦布问李艾维该付他多少钱时,李艾维回答说:你认为我提出的构想值多少钱,就付我多少钱。据说,史瓦布后来把一张面额二万五千美元的支票(在当时可算是一笔巨额款项),寄给李艾维当做顾问费。甘乃迪 (Dan Kenneday) 在其所着的企业家该知道的时间管理 (No B.S. Time Management for Entrepreneurs) 一书中提到:如果你觉得清单这种作法令你受限,但很快你就会学到,只要熟悉清单的使用方法,便会发现这种作法其实弹性很大。你在纸上写得愈详细,就不必花力气记得那么多东西,也就不必担心太多。这么一来,就可以空出一些心思,好好想想更重要的工作
7、。每天早上我一进办公室就打开计算机。在检查完电子邮件后,我会打开清单资料夹,让我知道今天该看哪些清单,该检视哪些清单,再开始一天的工作。在我的清单资料夹中,最重要的档案就是待办清单文件。我自己有几个项目待办清单及长期待办清单,不过,最重要的是我的每日待办清单:1.每日待办清单。每天我会把当天应做的事项输入清单中,并把每日待办清单列出,提醒自己当天该做什么事。从这张清单中,我设计依小时为单位的时间表。我每天都会更新这张清单。我喜欢工作,也花相当长的时间工作,所以我接了许多令我感兴趣的项目。不过,我会量力而为,不会接太多案子让自己忙不过来,因此,我就能赶上每件案子的截止期限。2.项目待办清单。我另
8、外用一个档案,放入我目前正在进行的所有项目,并把每项项目的截止期限输入其中。我每周检视几次这项清单,利用它来确定自己每日待办清单,已把所有需立即做完的必要事项都列进去。3.长期待办清单。这项清单中包含一些我想做、但目前还未签约的项目,因此,就不须要指定项目的截止期限。我大概是每周检查一次这项清单,通常每周我会花上几小时的时间,做做清单上最令我感兴趣的项目。这种简单的方法真的能奏效。本书所介绍的方法都很简单、实用,所以你可别因为方法太简单或是太容易落实,就敷衍了事。德士古石油公司 (Texco) 执行长拜乔 (Peter Bijur)说过:不管是在组织内或职责上,一旦开始引用一些复杂的东西,处理
9、事情的困难度就会更高。对此说法,我个人深表赞同。另外,我也赞同男士美发俱乐部 (Hair Club for Men) 执行长史柏林 (Sy Sperling) 的说法:简单的解决方案就是最好的解决方案。3决定优先级你能时常在有心情做某件工作时,就去做那件工作吗?不能。有时候,期限紧迫的截止日期意谓着,你得把比较喜欢的工作先摆在一边,就算还不想立刻去做一些比较艰巨的工作,碍于截止期限紧迫,还是得马上去做。 我在靠近办公桌旁的一面墙上贴了一张清单,每周我都会检视一次这张清单。我把这张清单命名为:办公室法则。用这张清单提醒自己,要想在事业上获致成功,就该做什么事情。法则一就是:先做最该做的事。也就是
10、说,你得订定工作的优先级,也得赶上工作的截止期限。举例来说,如果我正沉浸在写书的情绪中,但明天早上就得交出一份报告。那我就会先把报告写完,把报告传真或以电子邮件方式交给客户。然后,我就会奖励自己,用一整个下午的时间来写书。如果我放纵自己先写书,可能就会没有时间写完明天要交的报告。 另一项值得一提的办公室法则,就是法则二:确定这是有实际效用的会议。这项法则提醒我,除非会议已订出实际议程,否则就避免参加会议。根据NFO研究机构最近所作的调查显示,企业专业人士每个月平均参加六十次以上的会议,现在,美国员工几乎就花掉三分之一以上的时间在开会。遗憾的是,半数以上的会议不是根本没必要,就是毫无效率可言。在
11、同意出席会议前,先看看会议讨论的主题是什么,可不可能在不召开正式会议的情况下,就解决讨论的问题。通常,半数以上的问题能在不召开正式会议,就解决掉的。演员、小说家暨电视游戏节目主持人的史坦 (Ben Stein) ,曾被问及如何在这么少的时间内做这么多事,史坦回答说:这很简单!因为我不开会。会议可算是一位时间大盗。考德威尔 (Charles Caldwell) 在其所着的为成功整队 (Team Up for Success) 中,提出下列几项管理开会时间的秘诀:事先决定会议开始及结束的时间。在会议开始前让与会者知道这项讯息。准时开会、准时散会。就算与会人数未到齐也准时开会。订定每件讨论事项的讨论
12、时间。确保与会者知道每件事项有多少讨论时间可用。掌握会议时间。提出此类意见:我们还剩下三十分钟。帮助大家掌握时间。想让会议时间缩短一些吗?不妨试试看这个方法:把会议室内的椅子先搬走。根据美国密苏里大学 (University of Missouri) 管理助理教授布鲁东 (Allen Bluedorn) 的看法,以站立的方式开会所需的时间,比坐着开会所需的时间要少三分之一,而且会议决策的品质还一样好呢。4克服拖延的毛病企业家嘉姆 (Victor Kiam) 曾说:拖延是机会的杀手。拖延是让人工作进度落后、无法赶上截止期限、使工作成效极差的最大因素。十九世纪美国马戏团老板暨表演者巴南 (Phin
13、eas Taylor Barnum) 就曾提出忠告:千万别把现在这一小时内可以做到的事,拖延不做。科学家赫胥黎 (Thomas Huxley) 也指出:犹豫绝不能把事情做好。制作一张每日待办清单,然后指定自己在每小时内做不同的工作,就能帮你掌握工作进度,避免把事情一拖再拖一旦在心中有了谱,知道短期截止期限和长期目标后,你就能在每天的行程中保留一些弹性,可以依照自己对各项项目的热忱,调整工作和时间。把工作划分成以每小时为单位所能执行的小任务,然后在时间表上变变戏法,让你在最想做某件事时就做某件事,这样一来也可以帮你克服拖延的毛病:当你对某件项目感到厌烦,或是想不出什么点子时,就换别的工作做做完工
14、作时,别忘了给自己一点奖励。如果你整整一个小时都在处理一项进展相当慢的预算,奖励自己一下,休息片刻、读一读信或起来走动走动。如果你整个早上都照着时间表把事情做好,中饭时就去吃自己最爱吃的东西奖励一下。让每天每小时的生产力发挥功效的最佳方式,就是订定每小时时间表。拥有这种时间表的人,知道自己在每分钟该做什么事,因此,就会强迫自己赶快把事情做好。没有订定这种时间表的人,可能一整天都在迷迷糊糊中度过,一下做这个、一下做那个,从这项工作换到另一项工作,结果什么事也没做完。如同福特汽车创办人福特 (Henry Ford) 的观察:如果你把一件事分成几个细小的部分来做,那就没什么特别难的事了。任何看起来似
15、乎很艰巨的项目,划分成几个部分、几个阶段或几个层面,一次进行一部分,项目就变得不那么吓人。接着,把这些划分后的工作,排定工作时程,依照时程表上的截止期限逐项进行。实际上来说,任何人都可以利用这种方法,更轻松地应付一天中每小时的工作。只要你把项目步骤列成清单贴到墙上,从步骤一开始做,就算一天只工作四到五小时,也可以把事情做完。华克 (Colin S.K. Walker) 在其著作苏格兰谚语 (Scottish Proverbs) 中指出:开始做就是工作成功的重要条件。拖延者常会赶不上截止期限。他们到最后关头才把事情做完,根本没时间在交差前检视一下自己的工作。同时,也害自己和同事得承受过度的压力。
16、拖延那些令人讨厌、一成不变或较困难的麻烦工作,可说是人之常情。不过,对于那些锻炼自己解决不喜欢或害怕事物的人来说,却可以从中获得自信,也能更充分利用自己的时间。接下来,我们就来看看有哪些方法,可以帮助大家克服拖延的毛病:想象一下当你把麻烦的工作做完后,那种感觉有多棒。以正面积极的想法,想象工作成果。如果项目极复杂或难以应付,就把项目划分成一连串的步骤,并把这些步骤列入你的待办清单中。然后,订定开始进行第一步骤的日期和时间,并且按部就班地做。约束自己一天要花六十分钟做这项工作,直到完成为止,并且订定在每天同一时间做这项工作,记住,最好是在比较安静、不受打扰的时候进行。设计诱因:对自己承诺,如果做
17、完工作的话,可以得到一项特殊的奖励。了解不必把工作做到最完美。有努力总比没努力更好。或许你可以只做一部分的工作,然后让别人来完成其它部分的工作。让你觉得无聊或讨厌的工作,就派请别人去做,不然就把工作外包出去。透过这种把例行或较不重要的工作、或是部分完成的工作,分派给部属或同事去做的方式,你就可以获得宝贵的时间,有多一点精力和热忱。所以,一分一秒都别再拖延了。现在赶紧开始动手做事。观察家克劳德 (George Claude) 就说:简单的事拖延不做,就变成难做的事。难做的事拖延不做,就成了不可能的任务。5戒除浪费时间的坏习惯首先,你得先找出自己有哪些浪费时间的坏习惯。对我来说,我会在早上醒来后,
18、在床上赖上一小时。但早上却是我生产力最高的时候,所以我强迫自己醒来后,穿好衣服到办公室开始工作,不要再继续赖床,当我这样做以后,我发现自己的生产力大幅提升不少。对你来说,浪费时间的坏习惯可能是在一天当中看出连续剧、花太多时间上网、在网络聊天室聊天、或是跟别人讲电话聊天、花太多时间做家事、或是熬夜看书或看电视。当你找出自己浪费时间的恶习后,把你一定得避免的坏习惯列在清单上。用命令式的语气写下自己该根除的恶习。举例来说,如果拖拖拉拉就是你浪费时间的坏习惯,那么你就该在清单上这样写:别再拖延了。如果你因为不喜欢拒绝别人,反而害自己得承担过多不必要的责任,那么就在清单上写下:学会说不。 把这张清单放在
19、办公室中经常看得到的地方,好比说:你面前的墙上或是你自己的告示板上,或是贴到门上也可以。不然的话,也可以把清单放在抽屉里,只要每天都可以看到它就好。当你看到这张清单时,就不断地提醒自己要避免这些恶习,同时要把自己浪费时间的行为矫正好。过不久,你就会发现自己有很大的进步,可以在更短的时间内做完更多事情。试试看吧!6避免分心如果外界的人、事、物令你分心,那么这可能就是浪费你时间的主要因素。所谓外界分心的人事物,指的就是打断你手边工作且不在计画中的活动。比方说,如果你整个早上专注在撰写报告,一位同事请你打电话给顾客,帮忙解决一项实时的技术问题,这就是一种来自外界的令你分心的事物。要避免分心的重点就在
20、于:尽可能的把这些会妨碍你的人事物,阻挡在外。你可以把门关上,把自己的办公桌搬离走道,用电话录音机帮你过滤电话,在门上挂上一张请勿打扰的牌子,一天当中在家工作几小时以避免受到打扰,或是请别人安静。如果你肯花心思去想的话,就会想出许多方法,避免自己受到打扰。如果别人的打搅真正造成你的困扰时,不妨试试看,在一天当中空出一段时间,跟找你的人见见面、接听电话。把其它时间视为私人时间,是你可以工作而不会受到干扰的时间。大多数人认为若能在一段时间内不受到打扰,就能做完更多的事。这部分主要的构想就是要你依照自己时间表做事,而不是顺应别人的时间表做事。虽然这不是一直都可能做到的事。但是,你愈能控制好自己的时间
21、,就愈能主宰自己的人生。7利用八十二十法则八十二十法则说,你只要花二成的努力,就可以完成八成的工作。其中的诀窍在于:是什么让这二成努力变得如此具有生产力?了解其中缘由后,你就能花更多时间,在这种高生产力的的活动中,把花在无生产力工作的时间减少。为了分析你如何运用时间,你可以把二周内的日常活动记录下来。接下来的步骤就是找出方法,解决浪费时间的人、事、物。你能否设计制式信函,做为一般联系或回复之作,或让秘书先把回函撰写好?或许也可以设计一种比较便利的表格,让你更容易处理特定型态的沟通,避免每次都要写便笺的麻烦。你自己或助理可否整理并组织化档案系统?能不能把出差排在一起,或是把出差所需的往返时间排在
22、非工作时间内?举例来说,如果星期一一大早要出差,那就排定星期日晚上的飞机,这样就不必浪费工作时间在旅途上。8制作并运用标准作业程序制造大量产品就像是由一个模子刻出许多相似的东西,既可获利,又能提升效率。事实就在于产品制造流程中的步骤都一样。因此,这些步骤可被写成文件记载下来,让大家能简单轻松地遵照步骤做事。从这种蓝领阶级加强生产力的方法中,身为白领阶级的专业人士一样可以获益匪浅:遇到问题时,根本就不必重新思考该怎么办,想想上次遇到类似状况时,怎么解决就可以,或是做出类似响应即可。从重复事件中学习。把各步骤独立出来。把可以再次使用的影像、图片、文字和表格存盘下来。让自己的作业就像工厂的生产线一样
23、有效率。把每项工作划分成几个小步骤,把这些步骤写成标准作业程序。当你要做工作时,就利用相关的标准作业程序做参考。就拿顾客服务为例,许多顾客服务部门浪费太多时间,回答顾客问题,尤其是新顾客的问题又特别多,顾客服务人员得一再地回答这些问题。对此,我的朋友耶鲁 (David Yale) 倒是想出一个相当不错的解决之道。 首先,先对顾客服务人员进行调查,找出新顾客最常问的问题有哪些。然后,把新顾客最常问的问题,作成一本欢迎新顾客使用指南,并把这本指南寄给新顾客。耶鲁说:如此一来,顾客服务人员的工作量就会减轻。那么,制作一本使用指南的成本要花多少钱?答案是:不到一美元。在你做的工作中,还有哪些工作是一成
24、不变、可以转换成标准作业程序?找些计算机软件和其它工具,帮助你把这些流程自动化。如果已经有更简单、更有生产力的解决之道,干么还自己耗时间解决问题?举例来说,如果你要做块派饼,当你能随手从食谱中查到派皮的制作材料时,干么还费心地用别块派饼的派皮,进行化学分析去了解其成分?话虽这么说,我们每天还是可以看到大家在已有解决之道的情况下,还要花时间去想怎样解决问题。这简直太浪费时间了!如果你不想自己创造或记下这些标准作业程序的话,你根本也不必这么做:只要有心找出做事的秘方,就可以取得许多不同的可用资源。如果不知道该怎样清理传真机、换机油、解雇员工,你可以上图书馆、书店或是上网查询。在这些地方可以找到许多
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