学院党委办公室档案综合管理实施细则.doc
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1、-范文最新推荐- 学院党委办公室档案综合管理实施细则 第一章 总则 第一条为了加强学校档案的综合管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务,为社会服务的作用,根据中华人民共和国档案法及其实施办法和原国家教委普通高等学校档案管理办法、高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范等法律、法规,结合学校的实际,特制订本细则。 第二条学校档案,是指学校从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的,对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录材料。 第三条学校档案工作,是办好学校的重要基础工作之一,是学校教学、科研和党政管理工作
2、的重要组成部分,是维护学校历史真实面貌的重要事业,应当把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。 第二章 领导体制、机构设置及其档案员要求 第四条学校档案工作业务上接受省、市档案局的监督、指导和检查。 第五条学校档案工作在学校统一领导下,由院长分管。建立综合档案室,隶属院长办公室。 第六条学校档案工作人员列入学校事业编制,根据上级规定配备。 第七条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真贯彻执行党和国家的方针、政策,热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,认真学习档案专业知识和管理科学知识,刻苦钻研业务。 第八条学校档案工作人员,享受该专业技术人员待遇,按档案专业技术职务聘任。
3、第三章 经费、库房及设备 第九条学校档案事业所需经费单独立项,列入学校预算,统筹安排。 第十条学校要为档案工作配备必要的、安全、适用的档案库房。库房质量要符合国家有关档案馆(室)库房建筑设计规范要求。 第十一条档案库房要配备必要的装具及防盗、防火、防自然光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施,确保档案安全。库房管理要求见附件一。 第四章 文件材料的归档 第十二条归档制度:本校各单位和人员在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料,目前仍由形成单位负责收集、整理,按时移交综合档案室,由综合档案室立卷归档。在此基础上逐步过渡到在综合档案室的指导下,由文件材料形成单位立卷
4、归档,按时向综合档案室移交合格的案卷。会计档案由财务部门按会计档案管理制度(见附件二)自行立好卷移交会计案卷。 第十三条归档文件材料要求: (一)纸质要好; (二)字迹端正、清楚。最好用打印件。手抄件必须使用碳素黑墨水书写。 (三)文件要有明确的标题、文号、主送、抄送单位。文稿要用方格稿纸写,首页要用发文稿纸。发文稿纸上各栏内容要填写清楚。领导签发文件要使用黑墨水书写,文稿与正文同时存档。 (四)材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料,统计数字要准确。 第十四条档案类别及各类档案归档范围详见综合档案室印发的MM学院各部门档案材料归档内容。 第十五条案卷质量要求。总的要求是:
5、遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。具体要求是: (一)卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料有利于长期保存。 (二)管理内容的档案,按问题、时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序;批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;正件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。 (三)专题性、成套性档案(包括教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案),按阶段、结构、部件等分别组卷。 (四)同一类别的案卷,可按永久、长期、短期先后排例。 (五)确定文件材料的保存价值
6、,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断。 凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管。 凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管。 凡在较短时间内对本校工作有查考价值的,列为短期保管。 (六)卷内文件要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列; (七)立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装钉,一般不超过200页;问题单一,文件较少、又不便于一起归类的,可立薄卷。 (八)卷内文件材料按顺序排好后,装钉的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料
7、,均应依次在非装钉线一侧下角编页号;不装钉的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。 (九)每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料原有题名不要随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无标题的,要重新拟定,并在前后加“ ”。没有责任者、年、月、日的文件,要考正清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。 (十)卷内文件材料情况说明,应填写在备考表内。若无说明,也应将立卷人,检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。 (十一)案卷题名应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、内容、名
8、称(文种)等。部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部份、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50字。 (十二)要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装钉用三孔一线,不装钉的案卷,应按标准用细线逐件装钉; (十三)档案的案卷格式、表格、卡片的内容、规格、用纸应按高等学校档案工作规范中的规定制作使用。 第十六条归档时间和手续: (一)党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底前归档,目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档,逐步过渡到由本部门立卷归档,向综合档案室移交合格的案卷; (二)教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档,目
9、前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档,逐步过渡到由本部门立卷归档,向档案室移交合格的案卷; (三)科研部门在科研项目完成通过鉴定验收后两个月内归档,目前仍将科研档案文件材料移交综合档案室立卷归档,逐步过渡到由科研部门立卷归档,向综合档案室移交合格的案卷。 科研项目鉴定、评审必须有综合档案室人员参加,对科研档案文件材料进行审查验收,并在成果登记表上签字、盖章。凡归档文件材料不完整、不齐全,综合档案室有权拒绝签名盖章,科研管理部门不得申报科研成果; (四)基建部门在基建项目完成通过鉴定验收后两个月内归档,目前仍将基建档案文件材料,图纸移交综合档案室立卷归档,逐步过渡到由基建部门立卷归档
10、,向综合档案室移交合格的案卷。 基建档案如上级有规定由市基建主管部门保管时,本校基建部门除按上级要求向市基建主管部门移交基建文件材料、图纸,并办理好移交手续外,同时要整理一套(原件移交市基建主管部门则用复印件)文件、材料、图纸移交综合档案室立卷归档保管,并同时将移交给市基建主管部门的档案文件材料、图纸的移交单移交综合档案室保管; (五)有关部门购买5万元以上的仪器设备使用时,购回后两个月内归档,目前仍由使用单位将设备档案文字材料,技术文件及图纸交综合档案室立卷归档,逐步过渡由使用单位立卷归档。设备档案原则上由综合档案室保管,若使用单位经常需要查阅使用时,可向综合档案室借出由使用单位存放使用;
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