公司档案管理制度(doc格式).doc
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1、制度名公司档案管理制度电子文件编码GLZD225页码4-1第一条 管理部门1.文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文 书管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。第二条 文件点收文件结案移送归档时,依如下原则点收:1.检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。2.文件如经抽存者,应有管理部门主管的签认
2、。3.文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后 ,文件送归档。 第三条 文件整理点收文件后,应依下列方式整理:1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。 签发人责任人签名制度名公司档案管理制度电子文件编码GLZD225页码4-2第四条 档案分类1.档案分类应视案件内容、部门
3、组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为 若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个 档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2B1B2C1C2D1E1E
4、2A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。第五条 档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容 性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名 称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有
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