试论秘书如何处理办公室人际关系.docx
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1、第 1 页 试论秘书如何处理办公室人际关系 特征码 wJfkNMexYoHcjJAPbIJz 内容摘要:本文从人际关系出发,主要讲的是人际关系 学说的产生,以及在办公室中人际关系的处理对一个秘书的重 要性。从而引申出的,一个秘书在办公室人际关系的处理中, 应该把自己放在怎样的一个心理位置,而后浅谈了秘书应如何 处理办公室中日常的人际关系,其中包括秘书在办公室中如何 来处理与上级、同级、下属的关系。只有处理好了与他们的关 系,秘书在办公室中的工作才能顺利才开展起来。 关键词:办公室、秘书、人际关系、上级、同事、下级 序言 随着城市化的进程,一种传统的工作机制在被不断的打破, 在这个大潮中,办公室
2、文化的形式和内容在不断地加深,于是 办公室人际关系的处理,也越来越被提升到一个特别值得考虑 的议程。对于一个秘书来说,每天的工作大部分或者说主要部 分即是如何与人交际、交流。一个秘书的成功与否与其在办公 室能否处理好人际关系的问题息息相关。那么,应该怎么样正 确的去认识办公室人际关系呢?秘书应该在办公室人际关系中 第 2 页 扮演怎么样的一个角色呢? 首先,要弄清楚什么是人际关系。人际关系即是涉及组织 理论的一个学科。据介绍,最早关注到劳动关系的人的是一个 叫弗里德列克泰勒()的美国人,在第一次世界大战酣战时期, 工人的状况得到了较大程度的重视。令人很难想象的是,此前 的工人是和工具等同视之的
3、。泰勒在稍后的年成立了全国人事 管理协会,旋即改组为以关心工商企业中人的因素为宗旨的美 国管理协会。与此同时,人的积极性对提高劳动生产率的影响 和作用逐渐在生产实践中显示出来,并引起了许多企业管理学 者和实业家的重视,但是对其进行专门的、系统的研究,进而 形成一种较为完整的全新的管理理论则始于世纪年代美国哈佛 大学心理学家梅奥等人所继续进行的著名的霍桑试验实验表明, 影响生产效率的不是劳动条件,而是劳动者本身。霍桑试验的 研究结果否定了传统管理理论对于人的假设,表明了工人不是 被动的,孤立的个体,他们的行为不仅仅由于受工资的刺激, 而影响生产效率的最重要因素恰恰不是待遇和工作条件,而是 工作中
4、的人际关系。他所做的一切就是人类最初对人际关系的 探索。梅奥被称为人际关系学说之父。从上面我们可以明显地 看出,人际关系的发展始终是和人类的管理学联系在一起的, 它们相辅相成,不可分割。人际关系就是对人的一种组织的形 态和方式,而这样的组织就是一种管理的模式,一种管理的方 法。办公室的人际关系,就是在办公室里发生的一种组织的理 第 3 页 论。 何为秘书呢?学术界对此尚未有定论,但我认识秘书是一 种职务名称,指处于枢纽地位,主要从办文、办会、办事来辅 助决策并服务与领导的人员,是领导的参谋与助手。既然秘书 是领导的左右手,要帮助领导来处理一些日常事务,那么必定 会接触到不同的人,如何来处理好与
5、他们之间的关系就是工作 能否顺利展开的关键。因此要做好一个秘书就必须处理好办公 室中的人际关系,这样才有利于工作的开展。 秘书如何来处理和领导之间的关系 秘书人际关系的具体内容就是和别人相处,这也是人际关 系理论最终要解决的重要问题。秘书在办公室的人际关系中, 我认为可以分为以下几类:自己和上司的相处、自己和同事的 相处、自己和下属的相处。 秘书与领导之间的关系 对于一个秘书来说,上司就是自己工作的重点对象,秘书 的工作就是为领导服务的。正因为这个工作内容,使得秘书在 办公室中处于一个特殊的地位,因此在秘书的人际交往中也往 往显得特别复杂。在秘书与办公室中所有人的交际中,秘书与 领导的交际是最
6、为复杂,最为微妙的一种。这两者之间存在着 一个矛盾关系,不仅存在着领导与被领导、服务与被服务的工 作关系,同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面 的交往关系。有时,秘书面对的不仅仅是单个的领导者,而且 第 4 页 还是一个复杂的领导群体。需要学会与众多领导者相处的艺术。 对每一个秘书人员来说,正确把握并处理与领导者的关系是十 分重要的。 一、在工作中秘书如何来处理与领导的关系 秘书是领导身边的辅助人员,和领导有着密切的工作关系。 怎样搞好与领导的关系,是众多秘书都关注的问题。对于领导 者来说,任何一个领导能做到领导职位上,都必定有其过人多 处。他们丰富的工作经验和待人处事的方略,都是值
7、得我们借 鉴的,我们应该尊重他们。但尊重是不是就意味着我们就要对 领导百依百顺,唯唯是诺,巴结奉承,丧失自己的人格,像一 条摇尾乞怜的“狗”呢?我认为这是没有必要的。并不是所有 的上司都是完美的。所以在工作中,唯上司是从并无必要。特 别是对于秘书来说。因为秘书相当于是直接为领导服务的,好 比领导的贴身仕卫。现代秘书不应该唯命事从,而要做领导的 帮手,帮助领导出谋划策,帮助领导来做一些决定,防止领导 发生一些决定上的错误。 但也应记住,给上司担意见只是本职工作中的一小部分, 尽力完善、改进、迈向新的台阶才是最终目的。要让上司接纳 你的观点,应在尊重的氛围内,有礼有节、有分有寸地磨合。 不过,在提
8、出质疑和意见前,一定要拿出详细的、足以说服对 方的资料计划。这样才能创造一个与上司比较合作化的环境, 从而使自己更好的投入到工作中,以便使自己的能力得到充分 第 5 页 的发挥。 三、在与领导一起工作时所要注意的问题 、是参与不是干预 作为秘书,在为领导者决定事项提出拟办意见时,为领导 者制定政策提供依据依据和方案时,一定要对所提方案的准确 性、科学性负责。在决策过程中,至于是否采纳你的意见,选 定哪个方案,是领导者的责任,秘书绝不能干扰领导的决策, 要将“谋”和“断”分开,否则会导致行政管理体系的混乱, 增加决策失误的因素。 、是服从不能被动 服从于领导是秘书工作必须遵循的,在被动性的客观情
9、况 下,能否做出创造性的贡献,乃是对每个从事秘书工作同志的 要求。 “居于配角的地位,应具有主角意识” 。这里所说的主角 意识,不是要与主角换位,而是站在主角的立场和角度去观察, 研究分析和处理问题,这样所提出的参谋意见才能达到总揽的 全局,高屋建瓴的境地。当邻导感到本单位或本部门工作起色 不佳时,秘书就应当提出有效建议;当领导者因缺乏信息而决 断无力时,秘书就应当把收集起来的信息反馈给领导;当领导 者需要了解发展趋势和前景时,秘书就应当尽可能减少日常事 务对领导的干扰。总之,秘书应跟上级领导者的思路,抓住领 导者的思路,这样才能尽可能地配合好领导,推动整个单位的 有益发展。 第 6 页 秘书
10、在办公室中和同事之间如何相处 一、秘书在办公室中与同事之间相处就所遵守的两个基本 原则 应该说,这个方面是办公室人际关系的最重要的部分,因 为一般来说,一个人人际关系处理的好坏,主要体现中他与同 事的人际关系的处理的好坏。在这里,我觉得应该遵守两个基 本原则: 真诚 真诚是人际交往的最基本的要求,所有的人际交往的手段、 技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。尔虞我诈的欺骗 和虚伪的敷衍都是对人际关系的亵渎。真诚不是写在脸上的, 而是发自内心的,伪装出来的真诚比真正的欺骗更令人讨厌。 人际相互作用 我们都希望别人能够承认自己的价值,希望别人能够接纳 自己、喜欢自己。出于这个目的,我们在社会交往
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