第5章报表.ppt
第 5 章 报 表,报表的功能,报表的功能主要包括： 呈现基表、查询的数据； 分组组织数据，进行汇总统计（求和、均值、最大、最小、计数） ； 打印输出多种样式的报表；,5.1 报表结构 5.2 创建报表 5.3 报表的高级应用 5.4 子报表 5.5 报表的打印和预览,5.1.3 报表的结构,报表的结构和窗体类似，通常由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚和主体五部分组成，每个部分称为报表的一个节。 如果对报表进行分组显示，则还有组页眉和组页脚两个专用的节，,报表节的功能报表页眉/页脚,报表的页眉:只能出现在报表的开始处，(报表的第一页打印一次)用来放置通常显示在报表开头的信息，如标题、日期或报表简介。 报表页脚:用来放置通常显示在页面底部的信息，如报表总计、日期等，(仅出现在报表最后一页页面页脚的上方)。 单击“视图”/“报表页眉/页脚”命令，可添加或删除报表页眉页脚及其中的控件。,页面页眉/页脚,页面页眉:用于在报表中每页的顶部显示标题、列标题、日期或页码，在表格式报表中用来显示报表每一列的标题。 页面页脚用于在报表中每页的底部显示页汇总、日期或页码等。 “视图”|“页面页眉/页脚”命令，可添加或删除页面页眉/页脚及其中的控件。,主体,显示或打印来自表或查询中的记录数据. 是报表显示数据的主要区域，是整个报表的核心。数据源中的每一条记录都放置在主体节中。,组页眉,在分组报表中，会自动添加组页眉和组页脚。 组页眉:显示在记录组的开头，主要用来显示分组字段名等信息。 组页脚:显示在记录组的结尾，主要用来显示报表分组总计等信息 创建组页眉，可单击“视图”/“排序与分组”命令，然后选择一个字段或表达式，将组页眉属性设置为“是”。,5.1.4 报表的类型,纵栏式报表 也称为窗体报表，一般是在报表的主体节区显示一条或多条记录，而且以垂直方式显示 表格式报表 是以整齐的行、列形式显示记录数据，一行显示一条记录，一页显示多行记录,报表的类型（续）,图表报表 是指包含图表显示的报表类型。在报表中使用图表，可以更直观地表示数据之间的关系。适合综合、归纳、比较和进一步分析数据。 标签报表 将报表数据源中少量的数据组织在一个卡片似的小区域。标签报表通常用于显示名片、书签、邮件地址等信息。,5.2 创建报表,使用“自动报表”创建报表 特点：不用交互，异常快捷 使用“报表向导”创建报表（推荐方法） 使用“设计视图”创建报表 使用“图表向导”创建图表报表 使用“标签向导”创建标签,设计报表的一般方法,1) 设计报表的外观和功能 2 )所需的数据和创建查询 报表仅可以基于一个表或查询 若信息基于多个表，则必预须先创建查询。 3 ) 创建报表和添加控件 4 ) 排序和分组 5 ) 添加特殊效果（如：线条、图片、页眉、页脚）,1、使用“自动报表”创建,单击“新建”按钮； 选择“自动创建报表：表格式 选择数据源：“教师表”，确定。 可通过以下视图查看：,2、使用“报表向导”创建报表,建立：教师工资报表 要求：按职称分组，统计工资总和 特别注意：在排序这一步中的“汇总选项”的操作 如图所示,3 、用“设计视图”创建报表,一般推荐使用向导创建报表，因为设计视图对于对象的处理，比如对齐等都是非常麻烦的，而使用向导就会自动排列有序，若需要加工，也只是少量的工作。 用“设计视图”创建报表操作步骤如下：,操作步骤,单击“新建”按钮，选择设计视图； 确定数据源（表或查询）； 页面页眉：标题、字段名 (使用“标签”控件) 设计主体：(从字段列表中拖到主体部分,格式化) 建立报表页眉：报表首页标题,空白报表与数据源的结合,若创建报表时，未选择数据源，或使用“设计视图”创建报表时，联系方法如下： 打开报表属性（或双击左上角报表选择器） 打开“数据”选项卡 在“记录源”中选择所需的表或查询 将“字段列表”中所需的字段拖到设计网格中。 插入日期/页码：,插入页码,使用向导创建报表时，会自动在页面页脚处插入页码。 使用设计视图创建报表时，要自己插入。 方法：在插入菜单中选择“页码” 其中：Page页号 Pages-总页数,在报表中使用表达式,在文本框中输入： =date() - 当前日期 =time() - 当前时间 =page - 当前页码 =pages - 总页码 =Format(Date(),“m”) 当前日期的月份 =Format(Date(),“yyyy”) 当前日期的年 报表的特殊效果：插入图片 (工具箱中控件),5.3 报表的高级应用,一、 排序和分组 排序记录： 在报表向导中选择排序字段 特点：只能按某个字段排序 在“设计”视图下，使用“排序与分组”按钮 特点：还可以对字段值的部分或运算后的值排序。 在“分组形式”中设置,二、 分组计算,1) 在报表向导中选择分组字段 2) 在“设计”视图下，使用“排序与分组”按钮 组成： 1）组页眉：选择“是”，将分组字段拖入 2）组页脚：输入表达式（如：=max(数学） 显示组页眉/ 组页脚: 对话框中选择“是” 在组页眉或 组页脚都可以使用函数进行统计计算,三、组属性设置,不同类型的字段分组设置： 文本型 日期/时间型 数值型 四、取消分组与排序 打开“排序与分组”对话框 选中所设置的字段行 按键,在报表中使用函数计算,计算总计：大多数放在“报表页眉/页脚”中 分组总计： “组页眉/页脚”中 方法： 插入控件“文本框” 直接输入相应的函数： 合计函数：sum,max,min,count,avg,同样的合计函数，放在不同的位置结果不同。因为统计范围不同。,报表中使用函数计算实例,实例：建立报表“工资统计表”，要求如下： 包括：姓名、性别、职称，按职称分组，统计各类职称的最高工资； 报表页眉：“工资统计表”用24号加粗隶书，居中对齐； 组页脚：用函数计算出各组人数小计 页面页脚：制表人：XXX（你的姓名），主体的各对象设置成等距离，与页头对应； 报表页脚：计算出总人数，用蓝色加粗。,操作步骤,首先使用向导建立一般的分组报表 选择：姓名、性别、职称，基础工资 选择按职称分组，在“汇总选项”中选择“最大” 在“职称页脚”中插入文本框： 输入=Count(*)，标签部分改为：人数小计，颜色设置为红色 将这个文本框复制到“报表页脚”中，标签部分改为：总计，颜色设置为蓝色,五、创建图表,单击“新建”按钮，选择图表向导； 确定数据源（表或查询）； 选择字段 根据提示操作,多页和分页,强制分页（主体属性）,5.3 报表的页面设置和打印输出,页面设置 边距、页、列的设置 预览报表 当宽度超过页面宽度时，会产生折行，要调整距离 打印报表 在文件=打印=打印范围、份数 “设置”按钮页面设置,
