档案工作规范制度汇编.doc

目 录第一部分 学校档案管理制度一、 档案管理办法1 二、 档案实体分类方案11三、 档案工作岗位职责18 四、 档案保密制度21五、 档案鉴定、销毁制度22六、 档案利用制度23七、 利用档案流程25八、 档案统计制度26九、 档案库房管理制度27十、 档案收费制度28十一、 声像档案管理办法29十二、 实物档案管理办法33第二部分 学校文件材料部门立卷归档业务规范一、 档案归档范围的确定34二、 各类档案归档范围和保管期限36 三、 部门立卷归档案卷质量要求74四、 文件材料立卷归档制度79五、 文件材料归档流程81第三部分 国家、教育部、上海市有关档案工作的法规一、 中华人民共和国档案法82二、 普通高等学校档案管理办法87三、 上海市档案条例96四、 关于修改上海市档案条例的决定105五、 档案行政处罚程序暂行规定 109六、 电子公文归档管理暂行办法 114学校档案管理办法第一章 总 则第一条 为了加强学校档案工作，实现档案管理的标准化、规范化、科学化和现代化，进一步提高档案管理水平，充分发挥档案作用，根据中华人民共和国档案法、国家教委普通高等学校档案管理办法、以及高等学校档案实体分类法、高等学校档案管理规范、上海市档案条例等档案法规，结合本校实际，制定本管理办法。第二条 本办法所称的档案是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录。第三条 学校档案工作是办好学校的重要基础工作，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，是评估学校教学水平的重要内容，是学校教学、科研、生产、党政管理的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业。学校应加强对档案工作的领导，做到“三纳入”（即纳入学校整体发展规划、纳入学校管理制度、纳入各级档案人员的职责范围）、“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）。在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。第四条 学校档案是全校师生员工辛勤劳动和智慧结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。学校各门类、不同载体的档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全。第二章 管理体制和职责第五条 学校档案工作由一位党委常委分管，设档案馆统一管理全校档案工作。业务上受上海市教委、上海市档案局指导、监督和检查。第六条 各部门（处级建制）由一名负责人分管本部门的档案工作。并配备一名兼职档案员，负责本部门的档案收集、整理、归档工作。第七条 学校根据实际需要，在附属工厂设立附属工厂档案分室，管理附属工厂形成的各类档案。档案分室的人员、经费、房屋、设备等条件由所在部门领导解决。档案分室的档案业务管理受学校档案馆指导、检查、监督。第八条 档案工作实行岗位责任制，列入干部考核内容。一、分管档案工作的校领导职责1认真贯彻国家关于档案工作法律、法规，结合本校实际，提出指导性意见。2负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划，使档案工作与其他工作同步发展。3审批学校有关档案工作的规章制度。4主持全校性档案工作会议，决定档案工作经费和档案(室)发展中的重大问题，决定奖惩事项。5动员和督促学校中层干部重视支持档案工作，并监督和检查“三纳入”、“四同步”制度的落实。6创造条件积极支持档案人员参加各类有关会议、业务培训和学术交流。二、分管档案工作的部门领导职责1组织本部门人员学习档案法规，执行本校档案工作规章制度。2本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入本部门领导议事日程，纳入有关科室、项目业务范围和工作程序，纳入有关人员的岗位职责。3配备兼职或专职档案员，并保持队伍相对稳定。4本部门各类档案的归档率、完整率和合格率要符合规定要求。三、兼职档案员职责1负责本部门文件材料的形成、积累和保管，坚持平时立卷。根据本部门不同种类的文件材料编制预立卷类目，合理存放，妥善保管。2每年应在规定的时间内，将应归档的文件材料整理立卷后向档案室移交，并保证归档文件材料的完整、准确、系统。3努力学习档案业务知识，积极参加档案业务培训，主动接受档案馆的业务指导、监督和检查。4注意文件材料的安全和保密工作。四、档案馆职责1贯彻执行上级有关档案工作的法令、政策和规定，完成上级主管机关和档案行政管理部门下达的有关档案业务工作。2制订学校有关档案工作各项规章制度，经校领导批准后组织实施。不断提高档案工作的规范化、标准化和现代化管理水平。3.负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。4建立健全全校档案网络，指导、监督、检查和协助各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档工作。5参加信息工作的整体化建设，做好档案检索工具的编制，积极开发档案信息资源，为学校教育、科研和管理工作提供服务。6按规定向上级档案馆移交档案。7对超过保管期限的档案，在分管校长领导下进行鉴定，提出存毁意见，销毁档案要登记造册，经校领导批准，两人监销。8贯彻执行中华人民共和国保护国家秘密法及其规定，做到不失密、不泄密。9做好“八防”工作，确保档案的完整、安全。10每年年终对档案进行一次全面清点、检查，对档案的收进、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计，编制年报，及时上报。11组织全校专兼职档案员业务培训。开展档案理论和业务的学术研究，组织和参加校内外档案研讨、交流和协作活动。12做好校领导交办的其他方面的档案工作。第三章 档案队伍的建设第九条 本校档案工作人员列入学校事业编制，根据学校规模和档案数量匹配专兼职人员，并保持人员相对稳定，适应学校总体发展要求。第十条 档案工作人员要努力学习建设有中国特色的社会主义理论，坚持四项基本原则和改革开放，认真执行党和国家方针、政策和规定，遵守纪律，保持党和国家机密，热爱档案事业，忠于职守，钻研业务，具有档案专业上岗证书和一定的科学文化知识。第十一条 各级领导应为档案人员（含专职和兼职档案员）提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的思想、工作和生活。第十二条 档案工作人员实行专业技术或职员职务聘任制。第四章 经费、库房和设备第十三条 学校要确保档案工作所需的经费，单独列项，列入学校预算。第十四条 学校必须为档案部门提供专用的符合不同载体档案管理要求的档案库房和适应工作需要的办公、阅览用房。第十五条 学校要有计划地配齐必须的档案设备，逐步实现计算机管理与档案信息化管理。第五章 文件材料的立卷和归档第十六条 建立和完善归档制度，并纳入教学、科研的管理人员的职责范围内，每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料保存。第十七条 各部门应做到各项工作与建档工作实行“四同步”管理。第十八条 实行文件材料形成部门及课题组立卷制度，一般由立卷人按文件材料的自然形成过程，加以系统整理组卷，编排页号，填写卷内目录，交档案工作人员检查，装订后向档案室移交。档案室工作人员要认真指导立卷工作，以保证归档案卷的质量。第十九条 科研成果、基建项目、新型产品、大型设备（五万元以上）进行鉴定、验收、开箱时，应分别有科研、基建、产品、设备部门的兼职档案员参加，对应当归档的文件材料进行审查验收并签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料，不得进行鉴定、验收，不得上报成果，不得申报奖励。科研项目、基建项目、设备、产品等类档案分别由科研处、总务基建处、资产管理处、工厂负责收集、立卷、归档。第二十条 本校与其他单位合作的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的档案。协作单位应将自己形成的文件材料归档，还应复制一套副本，送交主办单位保存。第二十一条 对学校个人在其从事教学、科研党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种载体、形式的文件材料，必须按规定向档案室移交。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。第二十二条 文件材料归档范围一、党群类主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织在其活动中的文件材料。二、行政类主要包括行政管理系统在其活动中的文件材料。三、教学类主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。四、科研类主要包括反映学校、科研管理和科研项目（课题）活动中的文件材料。五、基建类主要包括反映学校基建管理和基建工程项目活动的文件材料（图纸）及学校房产、地产等重要文件资料。六、设备类主要包括设备工作管理和设备请购论证、订货合同、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、报废审批等各个环节中产生的文件材料。七、产品类主要包括产品生产管理和产品生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。八、出版类主要包括出版管理和本校编辑出版的学报、校报和学术刊物等文件材料。九、外事类主要包括学校外事管理和外事活动中形成的各种文件材料。十、财会类主要包括学校财务管理和会计核算活动中形成的文件材料、凭证、帐簿、报表等。十一、声像类主要包括学校在党群工作、行政管理、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财务等各项活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘等。十二、实物类主要包括学校在办学过程中，获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌，以及废止的各种印章等有重要保存价值的物品。第二十三条 归档的文件材料，必须内容真实、标题简洁明确，制作和书写材料利于长期保存，格式统一、字迹工整、图像清晰、手续完备、装订牢固整齐、注明保管期限、密级（电子文件应有备份）符合有关规定和标准的要求。第二十四条 归档时间应按以下要求：一、各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。二、各教学部门和能按年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。三、财会档案，在会计年度终了后立卷，按档案管理要求整理编目、暂由财会部门保管二年，期满后的次年六月底前归档。科研、基建、设备等专题性、成套性档案，应在项目竣工验收后两个月内归档。第二十五条 归档份数：文件材料一般归一份，重要或者频繁的应适当增加副本。第二十六条 归档手续：归档时需在案卷的备考表内填写本案卷页数及备考等项，部门立卷人和审批人签名等档案室审核验收。归档部门打印“案卷移交目录”一式两份，经交接双方清点核对、签字后，各执一份，归档完毕。第六章 档案的管理第二十七条 遵循“保持档案之间的有机联系，便于管理与利用”的原则，依据本单位管理职能，结合档案内容及形成特点，对档案进行科学分类、编号。任何个人或部门都不得长期留存或拒绝归档，更不能占为己有。必须定期按规定向档案室移交，全校师生员工都有保护档案的义务。第二十八条 配备适应需要的档案库房和橱具等设施，做到防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等标准要求;存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案安全。第二十九条 档案应存放在档案柜内，涉密档案应单独登记，专箱存放。档案按档号顺序排放。第三十条 已归档的档案需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审签意见，交档案馆归档。第三十一条 档案馆必须定期检查档案情况，发现破损、霉变的档案，应及时修补和复制，并做出记录。第七章 档案的利用第三十二条 档案工作人员要熟悉库藏档案分布情况，建立健全档案利用制度，确保档案安全。校内人员利用档案，应填写利用档案登记表，部分有关材料需按审批权限领导审批，档案室方可接待。第三十四条 校外人员利用档案，须持单位正式介绍信及个人证件，填写利用档案登记表档案室方可接待。第三十五条 学校设置档案阅览室，只限在阅览室内阅档，不得将档案带出阅览室。确因工作需要外借，需填写“借档备查卡”并经学校办公室领导审批，方可外借。借期为二周，延长借期需要另办理续借手续。对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学校按规定严肃处理。第三十六条 档案馆要编制必要的档案检索工具和参考资料，实现计算机检索，努力利用校园网，开发档案信息资源。第三十七条 未经分管校长批准，任何组织或个人无权公布档案，重要、珍贵的档案只提供备件及复制件。第三十八条 利用者要求复印档案，在内容允许的前提下，由档案室负责复印或监督复印。档案利用完后，应填写档案利用效果登记表留档案室查存。第三十九条 为落实房、地、财产、债务、学历、工龄和解决纠纷、生产建设、盈利性商业、汇编出版等有经济收益的单位或个人查阅、证明、复印均应按上级有关规定收费。第八章 档案的鉴定和统计第四十条 建立档案鉴定制度。档案鉴定工作在分管校长领导下，由校档案馆与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，准确判定档案存毁，对超过保管期限的档案进行认真审定，提出存毁的意见，写出鉴定情况报告。第四十一条 需要销毁的档案，应造清册报请分管校长批准后予以销毁。确定销毁的档案应指定专人到指定地点销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第四十二条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期三种：一、凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作具有长久利用价值的文件材料，列为永久保管。二、反映学校一般职能活动、在较长时期内对学校工作具有利用价值的文件材料，列为长期保管，保存15至50年左右。三、凡是在较短时期内，对学校工作具有参考价值的文件材料，列为短期保管，保存15年以内。第四十三条 建立档案统计制度。做好平时的统计台帐和原始登记工作；每年年终对档案的收入、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计；按规定向上海市档案局报送“档案基本情况年报”。第九章 附 则第四十四条 本办法由学校档案馆负责解释。第四十五条 本办法自校领导批准之日起执行。学校档案实体分类方案 一、为加强本校档案和档案工作的科学管理，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化。根据高等学校档案实体分类法，结合本校实际，制定本方案。二、本校档案实体分类方案。本校以全部档案为对象，按档案形式的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。把产生于同一活动领域的管理性和业务性文件材料作为有机联系的整体，分别设类。本校档案划分为10个一级类目，声像、实物档案由其特殊性，另单独设类。档案实体分类方案如下：D Q 党群 1 1 党务综合 党办、党代会、总支、直属支部综合材料入此 1 2 纪检、监察 1 3 组织 党校、离退休干部材料入此 1 4 宣传教育 1 5 统战 民主党派资料入此 1 6 工会工作 退管会、妇女工作、教职工代表大会材料入此 1 7 团委工作 学生社团资料入此X Z 行政 1 1 综合 校办、校友会、学校评估、校史工作和院、系等单位综合材料入此 1 2 人事 师资培养、人才交流材料入此 1 3 审计 1 4 保卫、武装 军训材料入此 1 5 总务 1 6 档案、图书J X 教学1 2 研究生教育 1 1 综合 优秀教学质量评奖材料入次 1 2 学科建设与专业设置 1 3 招生 1 4 学籍管理 学生奖惩材料入次 1 5 课堂教学与实践教学 1 6 学位工作 1 7 毕业生工作 1 8 教材1 3 全日制本、专科教育 1 1 综合 优秀教学质量评奖材料入此 1 2 学科与实验室建设 专业设置入此 1 3 招生 1 4 学籍管理 学生奖惩材料入此 1 5 课堂教学与实践教学 1 6 学位工作 1 7 毕业生工作 1 8 教材1 4 成人教育 1 1 综合 1 2 专业设置 1 3 招生 1 4 学籍管理 学生奖惩材料入此 1 5 课堂教学与实践教学 1 6 学位工作K Y 科研 1 1 综合 1 2 产品项目C P 产品 1 1 综合1 2 项目研究J J 基建 1 1 综合 1 2 项目建设S B 设备 1 1 综合 1 2 仪器设备项目C B 出版 1 1 综合 1 2 报刊 1 3 期刊1 4 书刊W S 外事 1 1 综合 1 2 出国（境） 1 3 来校 1 4 国际合作与会议 1 5 留学生工作C K 财会 1 1 综合 1 2 会计报表 1 3 会计帐簿 1 4 会计凭证 1 5 工资清册 奖学金、助学金入此S X 声像 1 2 照片 1 3 录音带 1 4 录像带 1 5 幻灯片 1 6 磁盘 1 7 影视胶片 1 8 缩微胶片 1 9 光盘S W 实物 1 1 综合 1 2 奖品 1 3 礼品 1 4 印章、校牌、校旗、校徽、校标 1 5 其它三、档号结构、标识和模式(一)档号结构：一般包括年度号、分类号、案卷号三部分；库藏有多个全宗的，应在年度号前加全宗号；标识到文件级的，应在案卷号后加件号。(二)档号标识：采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。1、全宗号用阿拉伯数字按1n标识。2、年度号用四位阿拉伯数字标识。3、分类号由一至三级类目代号组成。一级类目采用名称主词的汉语拼音的第一个字母标识。如行政标识“XZ”。二级类目采用“双位制”，第一个“综合”为“1 1” ，其余依次层累。三级类目与二级类目标识相同，其中科研，基建、设备、产品类的三级项目为项目代号，用两位阿拉伯数字按01n标识。4、案卷号即是按所选择的分类号中最下位类的案卷顺序号，用阿拉伯数字按1n标识。5、件号用阿拉伯数字按1n标识。6、全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“”连接。（三）档号模式案卷级1：年度号+分类号+案卷号（适用于党群、行政及其他各类的综合类）20XX XZ11 1 n案卷号分类号行政二级类目代号行政一级类目代号年度号案卷级2：年度号+分类号+案卷号（适用于教学档案）20XX JX1 2 1 3 1 n案卷号分类号教学三级类目代号教学二级类目代号教学一级类目代号年度号案卷级3：年度号+分类号+案卷号（适用于科研、基建、设备、产品成套性档案）20XX KY1 2 XX 1 n科研项目顺序号案卷号分类号科研二级类目代号科研一级类目代号年度号分类号案卷级4：全宗号+年度号+分类号+案卷号1 n 19XX XZ11 1 n案卷号行政二级类目代号行政一级类目代号分类号年度号原XX学校全宗号 文件级：年度号+分类号+案卷号+件号件号20XX XZ11 1 n 1 n案卷号分类号行政二级类目代号行政一级类目代号年度号四、档案排架：采用一级类目 年度纵向排列例： 2000 DQ11 1n "2000 DQ17 1n2001 DQ11 1n "2001 DQ17 1n五、档案分类卡排列：采用年度 类目横向排列例： 2000 DQ11 1n "2000 DQ17 1n2001 XZ11 1n "2001 XZ16 1n学校档案工作岗位职责 一、分管档案工作的校领导职责1认真贯彻国家关于档案工作法律、法规，结合本校实际，提出指导性意见。2负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划，使档案工作与其他工作同步发展。3审批学校有关档案工作的规章制度。4主持全校性档案工作会议，决定档案工作经费和档案(室)发展中的重大问题，决定奖惩事项。5动员和督促学校中层干部重视支持档案工作，并监督和检查“三纳入”、“四同步”制度的落实。6创造条件积极支持档案人员参加各类有关会议、业务培训和学术交流。二、分管档案工作的部门领导职责1组织本部门人员学习档案法规，执行本校档案工作规章制度。2本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入本部门领导议事日程，纳入有关科室、项目业务范围和工作程序，纳入有关人员的岗位职责。3配备兼职或专职档案员，并保持队伍相对稳定。4本部门各类档案的归档率、完整率和合格率要符合规定要求。三、兼职档案员职责1负责本部门文件材料的形成、积累和保管，坚持平时立卷。根据本部门不同种类的文件材料编制预立卷类目，合理存放，妥善保管。2每年应在规定的时间内，将应归档的文件材料整理立卷后向档案室移交，并保证归档文件材料的完整、准确、系统。3努力学习档案业务知识，积极参加档案业务培训，主动接受档案馆的业务指导、监督和检查。4注意文件材料的安全和保密工作。四、档案馆职责1贯彻执行上级有关档案工作的法令、政策和规定，完成上级主管机关和档案行政管理部门下达的有关档案业务工作。2制订学校有关档案工作各项规章制度，经校领导批准后组织实施。不断提高档案工作的规范化、标准化和现代化管理水平。3负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。4建立健全全校档案网络，指导、监督、检查和协助各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档工作。5参加信息工作的整体化建设，做好档案检索工具的编制，积极开发档案信息资源，为学校教育、科研和管理工作提供服务。6按规定向上级档案馆移交档案。7对超过保管期限的档案，在分管校长领导下进行鉴定，提出存毁意见，销毁档案要登记造册，经校领导批准，两人监销。8贯彻执行中华人民共和国保护国家秘密法及其规定，做到不失密、不泄密。9做好“八防”工作，确保档案的完整、安全。10每年年终对档案进行一次全面清点、检查，对档案的收进、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计，编制年报，及时上报。11组织全校专兼职档案员业务培训。开展档案理论和业务的学术研究，组织和参加校内外档案研讨、交流和协作活动。12做好校领导交办的其他方面的档案工作。 学校档案保密制度一、非档案室人员，未经允许不得进入档案库房。二、密级档案专箱存放，加强安全保密措施。三、档案人员要严守国家机密，不得私自复印、摘抄、传播密级档案的内容。四、密级档案一律不外借，查阅密级档案，须经本单位主要领导批准。查阅、复印密级档案，限在阅览室内进行，不得带出阅览室。五、经批准复制、摘抄的密级档案，按规定采取安全保密措施。六、本单位在对外经济、技术交流与合作中需要提供档案资料的，必须由本单位保密组织审查，并经主要领导批准同意。需提供涉密档案资料的，应以一定形式明确当事人须承担的保密义务和责任。七、任何人不得携带涉密档案或其复制件外出参观、游览、探亲访友和出入其他不利于档案保密的场所。八、档案文件的降密和解密必须按有关规定执行，档案人员不得私自确定档案降密和解密的日期与范围。九、对泄密档案机密的，应按有关规定视情节予以处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。十、销毁档案，必须编造清册，经分管校长批准，指定两人以上共同监销，不归档的重复文件及废纸等一律不得作垃圾处理，应作保密纸统一送造纸厂处理或监督销毁。学校档案鉴定、销毁制度一、档案鉴定应以国家有关规定和本单位档案保管期限表等为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的销毁范围。二、档案鉴定一般采取逐卷逐件审查的直接鉴定法。三、档案鉴定工作一般每510年进行一次。四、档案鉴定工作按以下程序进行：（一）档案管理部门拟写档案鉴定工作申请，报分管领导审核，主要领导批准。鉴定工作包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。（二）成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责，档案部门和有关部门人员参加。（三）学习国家有关规定，统一档案鉴定标准。（四）鉴定小组成员对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。凡介于两种保管期限之间的一律从长保管。（五）鉴定档案时，对其中有保存价值的文件材料应单独抽出，另行立卷，确定保管期限，归档保存。（六）领导审查、批准档案鉴定报告，在档案销毁清册上签署意见，方可销毁。五、销毁档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对待销毁档案认真清点复核，档案销毁后，分别在销毁清册上签字。六、任何部门或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。七、档案鉴定工作结束后，档案部门应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。八、档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档，妥善保存。学校档案利用制度为便于利用档案，确保档案安全，特制定本制度。一、本校人员利用档案，应填写利用档案登记表，部分有关材料需按审批权限经领导审批，档案室方可接待。利用档案审批权限：利用档案类别审批权限本部门档案本部门领导其它部门档案本部门及有关部门领导党委会会议记录档案党委书记或校办领导校长办公会议记录档案分管校长或校办领导重要档案分管校长或校办领导密级档案定密部门领导科研项目档案科研处领导、课题组负责人及成员教学档案教务处领导、教务办公人员博士、硕士学位论文档案研究生部领导二、校外人员利用档案，须持单位正式介绍信及个人证件，填写利用档案登记表，档案室方可接待。三、凡需借阅档案的必须视档案的内容，予以保密承诺，并对此负责。四、档案一般不外借，确因工作需要外借，须填写“借档备查卡"并经学校办公室领导审批，方可外借。借期为二周，延长借期需要另办理续借手续。五、阅档只限在档案室内，不得带出阅档室，不得相互传阅。外借档案，不得转借他人，不得带出校外。六、摘录档案应原文照录，不得加注个人意见，并应注明档号，摘录人姓名和摘录日期，经档案人员复核并盖章。七、重要、珍贵的档案只提供备件及复制件。八、复制档案，在内容允许的前提下，由档案人员复制或监督复制。九、档案利用完后，应填写档案利用效果登记表留档案室存查。十、利用档案严禁污损、不得涂改、拆卷、圈划、眉批、增删、抽页和剪裁，一旦发现上述情况，按档案法规有关规定严肃处理。利用档案流程（校外）验看单位证明及本人证件（校内）填写“利用档案登记表”中的姓名、利用目的及利用范围等项目、按审批权限经领导审批根据要求检索外借阅览检索如无所需材料，利用终止复印、开具档案证明填写“借档备查卡”校办审批同意归还二周内归还检查案卷有无损坏、缺页等填写“利用档案登记表”中的利用效果、利用卷数、归还卷数等利用档案完毕学校档案统计制度     根据中华人民共和国统计法的要求，真实、准确和及时反映学校档案工作实际情况,特制定如下规定：     一、指定专人兼管档案统计工作；负责全室档案利用、档案工作人员构成、档案馆基本概况等情况的统计工作；负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。     二、做好档案入库、上架、销毁和利用等基本数据的统计，形成科学的数据系列，准确反映档案工作的发展。     三、建立健全统计台帐，到年末各类档案的增减数据应做到类别清楚、数字准确无误。     四、定期对基础统计数据作整理，及时填报档案统计年报，所报各类数据不得弄虚作假。     五、统计人员要依据统计的数字及报表中的各项统计指标，进行调查，综合分析对比，从中找出存在的问题，提出改进措施。 学校档案库房管理制度一、档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便”的原则，档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。二、档案库房应配备温湿度控制和调节设备，其温度应控制在14-24，相对湿度应控制在45%-60%。三、库房温湿度记录要有专人负责，每天记录一次，要积累、保存好测试的数据、采取的措施及其变化情况记录。四、严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续。五、每年定期对室藏档案进行一次检查，清点档案数量，即使发现需修改、整理的档案，填写检查记录，确保档案的完整与安全。六、档案库房是保管档案的机要重地，非档案工作人员末经允许一律不准进入档案库房。七、库房内禁止吸烟，严禁堆放易燃、易爆、易腐烛性物品或与档案无关的杂物。 八、档案管理人员应保持库房的清洁卫生，离开库房要及时关门上锁，每天下班前要进行安全检查，切断电源，关好门窗。学校档案收费制度一、 收费范围为落实房、地、财产、债务、债权、学历、婚姻、工龄等状况和解决纠纷，参与诉讼活动，生产建设或进行其他赢利性、商业活动以及进行汇编出版等经济收益的一切机关和个人利用档案均属收费范围。二、 收费项目及标准1.复印费：A4或16K幅面每页0.5元，A3或8K幅面每页1元。 2.档案保护费：(1) 建国前档案每页2元。(2) 建国后档案每页1元。3.档案证明费：(1) 出具学历、工龄、婚姻、户籍等证明，每份收取10元。(2) 出具房产、土地、财产、债务、债权等证明，每份收取10400元。三、 收费依据1.沪财预200322号2.沪价费2003009号3.沪价费2003010号学校声像档案管理办法为了维护学校档案的完整性，加强对声像档案的管理和利用，充分发挥声像档案的作用，依据中华人民共和国档案法、国家教委颁布的普通高等学校档案管理办法等法规，特制订本管理办法。一、声像档案工作的基本原则1、凡反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。2、声像档案的主题是声像载体材料（照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘、声像载体材料的记录反映形式及制作方法、保管条件、利用方式和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。3、声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。声像档案库房要求恒温、恒湿、保洁。4、声像档案工作必须纳入党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理，即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。5、要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。6、声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。二、声像档案归档范围及要求1、归档范围(1)上级领导人、社会著名人物到本单位视察、指导检查工作或参与本单位重要活动的声像档案；(2)本单位重要的外事活动的声像材料；(3)本单位组织或参加的重要会议和重要活动，本单位发生的重大时间、重大事故的声像材料；(4)宣传介绍本单位的专题声像材料；(5)新闻媒体有关本单位报道的声像材料；(6)获得的奖状、奖旗、奖杯、证书等荣誉的声像材料；(7)其他具有保存价值的声像材料。2、归档要求(1)归档的声像载体材料必