档案保管制度.doc

档案保管制度为维护档案的完整与安全,便于档案的利用,特制订本制度。（一）必须建立各类档案移交目录、归档文件目录、案卷目录、案卷目录登记簿、案卷统计簿等帐册，定期进行清点核对，做好记录，发现问题及时处理。（二）接收档案时要按规定办理交接手续，接受档案后要及时做好档案的分类、编目、录入等整理工作。（三）各类档案入库时，应检查帐、物是否相符。以全宗为单位按不同门类、不同载体，依档号顺序排列。（四）档案调阅完毕，必须及时入库，上架时要仔细核对档案柜标识与档号是否一致，避免排列错误。（五）到期档案的销毁，按鉴定销毁制度办理，任何档案工作人员不得自行销毁档案。（六）如遇档案遗失或损坏，直接责任人或保管人需及时写出书面情况报告，按档案法有关规定，根据情节轻重进行处理。未经批准，保管人员不得将有关案卷、目录擅自注销。（七）档案人员在调离或退休时，应办理完档案交接手续后再离岗。档案安全保密制度为维护档案的安全，根据国家和学校有关档案安全、保密规定，制定本制度。（一）档案工作人员要严格执行安全保密制度，忠于职守，增强安全保密观念，认真做好档案安全保密工作。（二）档案工作人员必须严格遵守国家和学校有关档案保密范围的规定，不得擅自传播有关保密档案的内容。（三）档案的密级由归档文件整理单位根据有关文件确定，综合档案馆（室）进行复核。密级的变更和解密必须按（保密法）和有关法规办理。（四）查阅、摘抄、复印密级档案时，必须履行审批手续，并妥善保管好摘抄记录和复制件，使用完毕后，由综合档案馆（室）收回销毁。（五）为确保档案的安全，档案馆（室）内禁止吸烟和存放易燃、易爆物品，不得在库房内会客和接待非档案工作人员。（六）认真贯彻执行“八防”方针，建立库房管理责任制，定期检查库房，发现隐患及时向有关领导报告，积极采取应对措施。（七）每天工作完毕后，必须把取出的档案材料及时放入档案柜内，不得放在桌上或随意堆放，下班前要检查门、窗，切断电源、水源，保证安全。档案库房管理制度为加强档案库房的科学管理，最大限度地延长档案寿命，有效提供档案信息，特制定本制度。（一）档案库房是集中统一保管学校档案的重地，非档案人员未经许可，不得擅自入内。（二）库房内应应配置防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。（三）安全使用电器设备，定期检查电器线路，库房严禁明火装置和使用电炉，严禁存放易燃易爆物品，下班前切断库房电源，关好门窗。（四）加强库房技术管理，达到温湿度适宜（标准温度1424，标准相对湿度4560%）。要定期打扫库房，保持清洁整齐，库房内不得存放与档案无关的任何物品。（五）严格履行借（查）阅制度，借出的档案归还后，应及时放入档案柜，不得随意堆放。（六）定期对库房进行安全检查，做好记录，发现问题及时处理。对破损、褪变的档案要及时修补、复制，确保档案的安全。（七）库房应配有档案存放位置示意图，并在档案柜上标明所存档案的起止号，以便查找利用。档案借阅制度档案借阅是档案管理工作的主要形式之一。为充分发挥档案的作用，既方便档案利用，又确保档案的安全完整，特制订本制度。（一）借阅档案，必须办理借阅手续。档案原则上不能外借，特殊情况下只借复制件，外借原件需办理特批手续，并严格限制借出时间。（二）学校内部各单位借阅本单位档案，须持有本单位介绍信，以证明其身份和查阅目的；跨部门借阅重要的档案资料，须持有原归档文件整理单位同意的证明；院外利用者须持有本单位的介绍信和本人的身份证。借阅者要认真填写档案借阅登记簿。利用结束后，利用者应如实填写档案利用效果登记表。（三）查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经有关部门同意，并经综合档案馆（室）主任批准后，按规定办理借阅手续。借阅属于控制使用范围的机密档案，须经学校分管领导、综合档案馆（室）主任及有关部门负责人批准。利用档案的单位和个人未经档案主管单位的同意，不得擅自公布档案内容。（四）借阅者应对档案的保密、安全和完整负责，不得把档案中的内容随意转告他人。利用者未经有关部门或综合档案馆（室）的同意，不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽节、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布档案内容。严禁出售档案和不归档文件材料，因泄密造成不良影响的，要追查责任，根据情节轻重依法处理。（五）档案借出以后，阅览室要定期催还；归还档案时，要当面检查清点，检查无误后，注销外借手续，按档号放入档案柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象，应写出书面报告，根据不同情况，上报学校严肃处理。（六）综合档案馆（室）同意摘录或复制的档案、资料，经校对、盖章以后生效。（七）根据档案法实施办法第二十六条，凡利用属收费范围内的档案，按有关部门核定的收费标准收费。（八）凡向综合档案（室）移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见，档案馆将维护他们的合法利益。档案鉴定、销毁制度（一）在分管领导的领导下，综合档案馆（室）及有关部门的负责人与负责该门类档案的档案员组成鉴定小组，按照分工，先个人初鉴、再集体审查的程序，对需要变更密级、销毁、延长保管、向社会开放的档案进行鉴定，具体工作由综合档案馆（室）组织。（二）对正在整理归档的材料，要用全面的、历史的、发展的观点鉴定材料的价值，准确把握归档范围和保管期限，有异议的由鉴定小组裁定。根据国家规定，保管期限的时限为：短期115年；长期1650年；永久51年以上。（三）根据科研档案的科学价值，以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，对科研档案要进行整体鉴定。鉴定时按任务来源、意义、科技水平、经济和社会效益以及历史价值，划分重大、重要、一般三级。重大级科研课题档案指：国家和各部、委下达的重要的研究项目以及重要的国际合作项目的档案，获得国家级各类成果或省、部级二等科技成果奖以上项目的档案；重要级科研课题档案指：国家各部门和省下达的较重要的研究项目以及一般的国际合作项目的档案，获得省、部级三等科技成果奖以下（含三等）项目的档案，属国家级、部级重大研究项目因故中断，但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案；一般级科研课题档案指：上述二类以外一般性研究项目或未取得成果的科研档案。（四）对保密期限已满的档案。由鉴定小组提出是否变更密级或解密的意见，报分管校领导批准，作出是否变更密级或解密的决定。（五）对超过保存期限的档案，由鉴定小组提出销毁或延长保管期限的意见，报分管校领导批准，作出是否销毁或延长保管的决定。（六）对已到开放期限的档案，由鉴定小组提出是否向社会开放的意见，报分管校领导批准，作出是否向社会开放的决定。（七）销毁档案须填写清单、注明鉴定时间和参加鉴定的人员，并送上级部门指定的销毁地点销毁。销毁时由3人执行，销毁后在清单上签字，并注明销毁日期。档案管理网络工作制度为了加强学校档案工作的科学管理，充分发挥档案管理机构的监督、指导作用，根据科技事业单位档案管理国家标准的相关规定，学校档案工作应建立一个统一的管理网络，特规定如下：（一）各归档文件整理部门均为档案管理网络系统的组成部分；（二）学校分管档案工作的领导、各归档文件整理部门分管工作的部门领导和档案员均为档案管理网络成员；（三）各归档文件整理部门在学校分管领导和综合档案馆（室）的指导下开展工作；（四）各归档文件整理部门要认真执行有关学校档案工作的法律、法规和规章制度，搞好本职工作；（五）各归档文件整理部门要积极参加学校档案工作的整体化建设，在综合档案馆（室）的统一指导下，加强协调，互相配合，共同发展；（六）各归档文件整理部门要主动接受综合档案馆（室）和上级档案管理机构的监督与指导；（七）各归档文件整理部门要积极参加综合档案馆（室）和上级档案管理机构组织的各项活动。档案工作奖励制度根据档案法和学校档案管理办法的有关规定，学校设立档案工作奖励基金。各级档案管理部门、各归档文件整理单位分管档案工作的领导和专、兼职档案员在档案工作中做出突出成绩有下列事迹之一者，通过年度档案工作考评，由学校综合档案馆（室）报请学校或上级档案管理部门给予表彰、奖励，特规定如下：（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；（三）对档案学研究做出重要贡献的；（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的；（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。档案工作考评制度为了加强学校档案工作的科学管理，充分发挥档案管理人员的积极性，根据科技事业单位档案管理国家级标准及考核内容的相关规定，文件材料的形成积累、整理组卷、归档移交、保管利用工作应列入有关人员的工作职责，纳入有关工作程序，并作为考核档案工作人员实绩的内容之一，特规定如下：（一）考评的对象是各归档文件整理单位、各级档案管理部门从事档案工作的分管领导和职工；（二）考评的主要内容是被考评人员履行本职工作的情况，检查的重点是各归档文件整理单位有关人员的案卷质量和学习、宣传、贯彻执行档案法以及学校档案工作规章制度的情况；（三）被考评人员获奖要符合档案法的有关奖励条件；（四）学校成立档案工作考评小组，成员由分管档案工作的学校领导、各归档文件整理单位的代表和综合档案馆（室）主任组成；（五）考评工作由综合档案馆（室）负责组织实施，各归档文件整理单位和各级档案管理部门要主动接受综合档案馆（室）的检查；（六）考核的结果作为考核干部工作实绩的内容之一。根据优、劣表现，对被考评者进行适当的表扬、奖励或批评。档案管理工作职责一、 分管档案工作的校领导职责（一）贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和上级的指示、决定；（二）加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，列入学校议事日程，纳入学校工作计划和工作总结，纳入学校管理制度，纳入各归档文件整理单位负责人的职责。督促分管部门按上级和学校综合档案馆（室）的要求做好应好的工作；（三）关心档案工作和档案馆（室）的建设，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。二、各归档文件整理单位分管档案工作领导职责（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和学校档案工作的规章制度；（二）加强档案工作的管理，把档案工作纳入本单位工作计划、管理制度和管理人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作时同时布置、检查、总结、验收档案工作；（三）主动配合学校档案部门共同做好本单位档案业务的监督、指导和检查工作；（四）为本单位配备政治、业务素质较好的档案员，并保持相对稳定；（五）检查本单位档案员履行职责的情况，监督、检查本单位文件材料形成积累、整理组卷、归档移交的全过程，保证归档文件的质量。三、各归档文件整理单位档案员工作职责（一）认真贯彻，执行档案工作的法律、法规和学校档案工作的规章制度；（二）负责本单位文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交、保管利用（限有保管利用任务的归档文件整理单位）等环节的工作。根据学校档案工作规章制度和上级的相关规定，全面、合理地收集本单位归档范围内的文件材料，保证归档文件材料的真实、完整、系统和有效。保证文件质量、组卷合理，按规定向综合档案馆（室）移交档案；（三）主动接受上级档案部门的业务指导和督促检查；（四）积极参加业务学习，不断提高工作能力和效率；（五）注意保护和保密，确保文件材料的安全。四、综合档案馆（室）职责范围（一）在学校校长办公室的领导下，负责学校综合档案的全面工作；（二）贯彻、执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和学校档案工作的规章制度；（三）负责草拟学校档案工作的发展规划和工作计划，草拟（修订）学校档案工作的各项规章制度；（四）负责学校各类档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、利用和统计工作；（五）负责参加信息工作整体化建设，积极开发档案信息资源，编制检索工具，编研档案参考资料；（六）负责组织学校档案管理网络工作的各项活动，参加档案工作协作、学术研究和交流活动；（七）负责全校档案工作人员的培训工作；（八）负责开展档案宣传工作和利用者教育活动；（九）负责监督、检查档案的安全保护和保密工作；（十）负责接受、组织上级主管部门对学校档案工作的指导和检查；（十一）完成上级领导交办的其他任务。五、综合档案馆（室）主任岗位职责（一）在校长或校长办公室分管主任的领导下，主持综合档案室的全面工作；（二）认真贯彻、执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和学校档案工作的规章制度；（三）负责草拟（修订）学校档案工作的发展规划、工作计划和各项规章制度；（四）负责对本馆（室）人员进行合理分工，规范、有序地开展各项工作，按计划完成工作任务；（五）负责组织本馆（室）工作人员参加理论和业务学习，提高工作能力和效率；（六）负责主持档案工作的宣传和利用者教育活动；（七）负责组织全校档案工作人员的业务培训工作，有计划地对档案员进行培训；（八）负责组织学校档案管理网络工作的各项活动，参加档案工作协作、学术研究和交流活动；（九）负责组织检查档案的安全保护和保密工作，确保档案的安全；（十）负责接受、组织上级主管部门对学校档案工作的指导和检查；（十一）完成上级领导交办的其他工作。六、综合档案馆（室）档案管理人员岗位职责（一）认真贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和学校有关档案工作的规章制度；（二）根据工作分工，认真履行职责，做好档案收集整理、归档验收、分类编目、库藏管理、开放利用、鉴定统计、编研展览等方面的工作；（三）注意保护和保密，确保归档档案的安全；（四）努力专研业务，不断提高工作能力和效率；（五）协助主任开展各项工作；（六）完成领导交办的其他工作。综合档案馆（室）工作规范一、综合档案馆（室）工作的基本原则（一）综合档案馆（室）应认真贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策、法律、法规和本校档案工作规章制度。（二）综合档案馆（室）在分管校长（或办公室）和上级业务主管部门的直接领导下开展工作。（三）综合档案馆（室），对所有学校档案实行集中统一管理，在管理过程中，要确保档案的完整、准确、系统与安全，便于开发利用。（四）档案工作应纳入学校发展规划和工作计划，纳入学校管理制度，纳入有关人员的职责，纳入领导议事日程和目标责任制，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，并对相关责任人进行考核。（五）学校档案工作在人员、经费、库房、设备等方面应给予保证（在单位事业经费中，应列入档案工作专项经费）。（六）综合档案馆（室）与各归档文件整理单位形成统一的档案管理网络，各归档文件整理单位在综合档案馆（室）的监督、指导下开展各项档案工作。（七）综合档案馆（室）工作应实行科学管理，逐步采用先进技术，与学校的信息化整体建设同步发展，积极开发档案信息资源，为满足学校和社会的需要提供优质服务。二、综合档案馆（室）的工作任务（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规，规划全校档案工作；（二）拟制（修订）本校档案工作规章制度，监督、指导、检查规章制度的执行情况；（三）负责学校各类档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管和统计工作；（四）开展档案的开发和利用工作；（五）参加信息工作整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；（六）参加档案工作的协作、学术研究和交流活动，领导和组织学校档案管理网络工作的各项活动；（七）培训全校档案工作人员，组织开展档案工作的评优活动；（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；（九）完成学校领导交办的其他任务；（十）负责检查、监督档案的保密与安全。三、综合档案馆（室）工作人员的素质要求（一）政治可靠、知识结构合理（具有专科以上学历、具有档案专业和相关专业知识），年龄结构和数量适当。（二）坚持四项基本原则，认真执行党和国家的政策，严格遵守档案工作的法律、法规和工作制度，热爱档案工作，忠于职守，勇于创新，埋头苦干，严守机密，全心全意为人民服务。（三）认真学习档案业务知识、现代化管理知识及其他自然科学、社会科学知识，刻苦钻研业务，保证工作的顺利进行。四、综合档案馆（室）的工作管理（一）学校综合档案馆（室）在分管校长（或校办主任）的领导下，统一管理全校的档案工作。（二）综合档案馆（室）是学校档案工作的职能管理部门，负责学校档案的收藏、管理与利用。（三）学校各种门类、各种形式的档案由综合档案馆（室）集中统一管理。情况特殊的部门，经学校领导批准后，可设立档案分室，但必须配专人，实行统一管理分级保管。（四）根据学校档案工作规章制度，综合档案馆（室）对各归档文件整理单位的档案工作进行分工（详见各类档案工作规范、归档范围和保管期限表），并对实施情况进行指导、监督和检查，做好各类档案资料的形成、积累和整理归档工作。（五）综合档案馆（室）根据考评制度和各归档文件整理单位档案工作的完成情况，组织开展档案工作的评优活动。（六）积极参加上级档案部门组织的各种形式的宣传教育活动。根据党和国家关于档案工作的政策和法规，积极开展本校档案工作和利用者的宣传教育活动。（七）定期对本校的档案工作人员进行培训，帮助他们了解档案工作的法规、制度，掌握必备的工作知识和技能。（八）认真组织本校档案工作的学术研究、档案管理网络工作的各项活动。积极参加本系统、本地区档案协会（学会、研究会）的活动。五、综合档案馆（室）的工作环节综合档案馆（室）的工作环节为：收集整理、归档验收、分类编目、库藏管理、开放利用、鉴定统计、编研展览等七个方面。各归档文件整理单位的工作环节为：文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交三个方面。机要、组织和人事档案分室的工作环节为：收集整理、分类编目、库藏管理、开放利用、鉴定统计五个主面。六、综合档案馆（室）各环节的工作内容（一）收集整理1、收集各归档文件整理单位积累、移交的档案不能函盖学校档案收集、归档要求的全部，综合档案馆（室）还应负责对以下档案进行收集：（1）征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料；（2）收集校内个人在其非职务活动中形成的有重要价值的文件材料，这些文件材料可按征集、代管、捐赠的方式处理；（3）接收与学校合并用人单位的档案；（4）接收上级决定由本馆（室）保管被撤销单位的档案；（5）各归档文件整理单位职责之外，对学校和社会具有史料和研究价值，有参考或凭证作用的文字、图表、声像等文件材料和实物（包括相应必要的电子文件）。2、整理（1）负责对各归档文件整理单位责任之外以收集、征集、代管、捐赠等方式获得的档案资料进行整理；（2）归档立卷方法、整理组卷见各有关大类；（3）检查案卷质量、填写文件目录、备考表、案卷封面，装订见文件材料归档流程；3、档案的补充与修改（1）学校各归档文件整理单位，将需要补充的文件材料整理后向综合档案馆（室）移交，综合档案馆（室）有关人员应及时将补充材料插入卷内相应的位置，并在移交目录、归档文件目录、卷内目录和其他检索目录上作相应的补充填写。若需要对综合档案馆（室）归档的文件材料进行修改，必须经所在部门主管领导的批准，否则，不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”，连同修改的文件材料一并归档。（2）基建文件材料在向综合档案馆（室）移交后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，应随时整理向综合档案馆（室）补充移交。（3）科研管理部门和课题组应随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向综合档案馆（室）移交，并根据获奖情况及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。需要对综合档案馆（室）移交后的科研文件材料修改时，必须经有关负责人及相应厂家批准同意。（4）已向综合档案馆（室）移交的技术文件材料需要更改时，对修改后的各种底图应重新绘制蓝图，更改一般是谁设计谁更改，协作单位应会同主要设计单位进行更改，按协议、合同办理，更改必须履行审批手续。（5）归档后补充的文件材料应及时进行整理编目，整理组卷见文件材料归档流程第五条（九）。（二）归档验收负责接收各归档文件整理单位移交来的档案。归档时间见高校档案管理办法第二十六条；检查案卷质量、归档验收见文件材料归档流程有关各条。（三）分类编目1、划分全宗（1）档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂；（2）建国前档案有2个以上全宗的，按全宗分别整理；（3）建国后形成的各种门类和载体的档案，全宗名称不因学校名称变动而改变。2、分类、编号、排架（1）档案实体分类是以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案进行整理、编号和排架。（2）学校综合档案馆（室）采用本书“档案实体分类方案”、参照高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范、中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则DA/T222000、河南省档案局归档文件整理规则实施细则（豫档发20019号）、对库存档案进行分类、编制档号、组织排架。（3）档号的年度为自然年度或教学年度，按各大类业务规范要求确定档号的，编制见档案实体分类方案第三章档号的编制。（4）编目是对接收的档案在案卷的封面、卷脊等档号栏处书写档号等信息，或贴上注有档号等信息的标签（标签下沿的位置距卷脊底边40mm），要及时将著录数据存入计算机，按档号顺序编制档案目录，解密档案应与学校信息系统联网（）案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下、从左到右竖立排放。以件为保管单位的档案要用盒装，按件号及盒号顺序排序（盒号用铅笔书写）。件号及盒号的编制见实体档案分类法档号的编制。（六）档案的分类、编号和排架，一经确定，不可随意变动。3、建立、健全本室档案的检索体系，编制配套的检索工具。（1）案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。（2）其他检索和参考工具包括：档案室指南、全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录、人物目录、资料目录和文件字号索引等。（四）库藏管理1、档案室用房要做到办公、阅览、库房三分开，有合理的面积和较好的楼层（避免一层和顶层）。2、新建库房要基本符合国家档案局、建设部发布的档案馆库房建设设计规范，对原有不合格库房按该规范要求加以改造。3、库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。4、一般档案库房标准温度为1424，标准相对湿度为45%60%；照片库房保持温度1525，相对湿度55%65%；其他声像档案库房保持温度1824，相对湿度35%45%。要有专用的设备和必要的保护措施，避开30A/m以上的磁场定时纪录库房温度和湿度，保持库房规定的温湿度；定期通风、除尘，保持库房整洁。5、非本室工作人员，未经允许，不得擅自进入档案库房。6、档案库房内严禁吸烟和使用电炉，严禁存放有毒、有害、易燃易爆物品。7、为保证通风与行走方便，库房柜架要与窗户成垂直方向排列，柜架之间的通道不少于1m，柜架与墙距不少于20mm。8、库房柜架从库房入口处自左至右按一级类目顺序依次排列，并编制柜号，在柜子每格的固定部位，制作包括门类、档号和其他信息的标识，以达存取方便。9、案卷以全宗为单位，按不同门类、裁体、依档号顺序排列。10、案卷入库应检查帐、卡、物是否相符，建立收进、移出登记，及时进行统计，做到动态情况下帐目与实物符合一致。11、定期组织安全检查，记录在案，发现问题，及时解决。对破损、裉变档案要及时修补复制；照片、底片有发黄、发霉、变质等现象要及时进行清洗和技术处理；录像带、录音带、影带等使用完毕后应及时倒带入盒，防止污染，发现变形断裂、磁粉脱落等现象应及时进行补救。12、要配备专门设备对声像和实物档案妥善保管。声像档案的保管期限与文字材料的保管期限一致，需要长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。母带（片）与复制带（片）保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别标明。（五）开放利用1、档案的借阅（1）档案馆（室）人员要熟悉馆藏，主动提供借阅服务。（2）学校档案一般不外借，如有特殊情况，需要借出时，必须经综合档案馆（室）主任批准。档案利用者和阅览室工作人员必须严格履行综合档案馆（室）的借阅制度，按规定办理借阅手续。档案原则上只借复制件不借原件，特殊情况下需要外借原件，必须办理特批手续，并严格限制借出时间。（3）学校内部各单位借阅本单位档案，须持有本单位介绍信，以证明其身份和查阅目的；跨部门借阅重要的档案资料，须持有原归档文件整理单位同意的证明；校外利用者须持有本单位的介绍信和本人的身份证。借阅者要认真填写档案借阅登记薄。利用结束后，利用者应如实填写档案利用效果登记表（4）档案借出以后，阅览室要定期催还。归还档案时，要当面检查清点，检查无误后注销外借手续，按档号将档案放入柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象，应写出书面报告，根据不同情况，上报学校依法严肃处理。（5）根据档案法及其有关规定，社会（校外单位或个人）利用档案者，要按有关部门核定的收费标准付费。（6）综合档案馆（室）同意摘录或复制的档案、资料，经校对、盖章以后生效。2、档案的开放（1）综合档案馆（室）对开放的档案应会同有关单位或个人（移交、捐赠、寄存者），认真审查内容，报分管校领导批准后，分期分批向社会开放。未经综合档案馆（室）和有关单位或个人同意和分管校领导的批准，任何组织和个人无权公布。（2）综合档案馆（室）应做好档案的安全保密工作，凡涉及到学校机密和专利的档案，不得对外开放。查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经有关部门同意，并经综合档案馆（室）主任批准后，按规定办理借、查阅手续。借阅属于控制使用范围的机密档案，须经学校分管领导、综合档案馆（室）主任及有关部门负责人批准。（3）档案工作人员和档案利用者要自觉保守党和国家机密，做到保管档案不泄密、查阅档案不传密，不得把档案中的内容随意转告他人，利用者未经有关部门或综合档案馆（室）的同意，不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、剪裁、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布档案内容。严禁出售档案和不归档文件材料，因泄密造成不良影响的，要追查责任，根据情节轻重依法处理。（4）坚持安全、保密检查制度，发现有泄密或不安全因素，及时向有关领导汇报，积极采取措施，确保档案的保密与安全。（5）凡向综合档案馆（室）移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案的利用享有优先权，并可对档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见，综合档案馆（室）将维护他们的合法利益。（6）开放档案应认真审查内容，严格区分开放与控制使用的界限。（7）馆藏档案自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均应按国家规定，报上级批准后，分期分批向社会开放。科技档案的开放利用按国家档案局、原国家经委开发利用科学技术档案信息资源暂行办法执行，专利成果档案的开放利用按中华人民共和国专利法的规定执行，涉及重大问题和机密的，应报请上级批准。（8）开放档案对大陆内地和港、澳、台以及国外利用者应有不同的要求。（9）加强校内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，提高社会效益和经济效益。（10）室内应配备检索和复制设备，为利用者提供方便。（11）开放档案应另行编制目录和检索工具。（六）鉴定统计1、综合档案馆（室）应认真做好档案的鉴定、销毁工作，根据档案的鉴定、销毁制度，对各归档文件整理单位无法确定的档案密级、归档范围、保存期限等问题和已到期需要销毁的档案，要组织有关部门进行鉴定。在分管校长的领导下，本馆（室）和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查的程序，对到期档案，提出销毁或延长保管的意见。鉴定后，必须登记造册，报分管校领导和上级主管部门审批，任何组织和个人不得擅自销毁档案。2、销毁档案材料必须到上级保密部门指定的的造纸厂进行销毁，并指定2人以上鉴销人员负责押送和鉴销，待档案材料全部成为纸浆后方能离开。档案销毁后，应在销毁清册上签字。3、综合档案馆（室）应做好档案的统计工作，确定专人负责。建立健全统计帐目，掌握档案的收集、验收、整理、利用、移出和销毁情况，核实各种工作数据，按上级主管部门和学校的要求及时报送各种报表，对统计数据进行定期的综合或专项统计分析，找出问题，提出改进措施和建议。所有档案统计资料，必须做到真实准确、填报及时、内容连续、齐全完整。（七）编研展览1、综合档案馆（室）应加强编研工作，对档案资料进行研究整理、编辑出版，参加学校信息网络整体建设，参与校内外编史修志，配合有关部门编写重要参考资料。2、编研的重要参考资料包括：学校沿革；历任校领导更迭；学校各种基础数据汇编；年鉴；大事记；重要档案史料汇编；重要专题档案汇编（如规章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型设备等）；重要会议简介等。3、对编撰的各种汇编要注意把关，保证质量，必要时应报有关部门或领导审查。4、要办好校史陈列室，加强与图书馆、博物馆（室）的联系，根据学校和社会需要，经上级批准，在适当时候通过展览、新闻媒介等形式公布一定数量的档案资料。- 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