档案保管及利用.ppt
档 案 保 管 及 利 用,目 录,档案的利用,档案的利用,特殊作用,档案工作的八个业务环节,八个业务环节,收集、整理、鉴定（移交）、 保管、统计、检索、利用、编研,档案的移交,档案的移交范围,文书档案、业务档案、声像档案 实物档案及其档案目录和其它参考 资料。,档案的移交,移交档案的时间,1.逐年移交：各机关单位每年将保存期 满（10年）的档案向档案馆移交。 2.定期移交：各机关单位每隔一定年限 移交保存期满的档案，如每隔5年一次。,注：提前移交、延迟移交都必须以书面 形式征得同级档案行政管理部门的 同意。,档案的移交,分类科学，保管期限划分准确，排列条 理，填写件号、页号及封面，编制档案目 录等。 规范填写档案交接文据。 移交有助于了解机关历史和档案内容的 各种资料。,移交档案的要求,注：档案交接文据填写要求 （表1）,档案的保管和防护,档案保管工作的基本要求,“防” 是档案保护的主要方面，要采取积极措 施认真做好； “治” 是补救措施，不可忽视。,档案的保管和防护,档案保管工作的基本要求,档案的保管和防护,档案保管工作的基本要求,档案的保管及防护,档案库房选址,不宜设在底层和顶层； 不宜靠近厕所、盥洗室和锅炉房； 不宜设在楼房的西侧和南侧； 库房与办公室、生活间应分设。,档案的保管及防护,档案装具的排放,主要通道宽度不应少于1米； 装具之间间距为80厘米左右； 装具应与窗垂直排放； 装具不要紧靠墙壁。,档案的保管及防护,档案装具的编号,以库房为单位流水编号； 档案装具编号：自门口起，从左向右， 回行时从右向左编顺序号。,档案的保管及防护,档案存放,按档案的门类、档案所属年度结合保 管期限，分库分箱存放； 档案上架应严格按照档号的顺序进行。,标签：,档案的保管及防护,档案的安全保护,档案的保管及防护,档案的安全保护,档案的保管及防护,库房温湿度记录表 （表2） 库房及技术用房的室内温湿度标准 （表3） 降低温度：1.室内防温，主要靠空调设备； 2.减少室外热空气和太阳光的辐射。 降低温度：1.室内去湿，安装去湿机和放置吸湿剂； 2.通风降湿。,档案的安全保护,档案的保管及防护,严密的管理制度 杜绝一切失密的可能,档案的安全保护,档案的保管及防护,建立和执行严格的防火制度 加强检查，消防发生火灾的一切可能性 从物质上与思想上做好灭火准备,档案的安全保护,档案的保管及防护,防光措施：将档案放入卷盒与柜子内 门窗安装散光玻璃或挂窗帘 使用白炽灯并加盖半透明灯罩 文件受潮后，切忌阳光爆晒 防尘措施：安装双层玻璃 门窗缝隙密封 搞好库房周围环境绿化 保持库内清洁卫生,档案的安全保护,档案的保管及防护,档案害虫：将档案窍蠹、烟草虫、毛衣鱼、白蚁 预 防：搞好库房温湿度管理 做好档案及其保护环境的卫生防疫工作 采取药物防虫 杀 灭： 化学杀虫法（熏蒸剂） 物理杀虫法（微波、气调）,档案的安全保护,档案的保管及防护,在档案搬动过程中，应避免或减少档案的机械磨损和污染，取放档案必须轻拿轻放，防止搓揉、挤塞或撕裂档案。 在档案利用中，不能对档案文件折角、撕页，不能在档案文件上圈划、涂抹，不在阅览室吸烟、喝水，不在阳光下阅读档案，热天不开风扇，风天不开窗户。,档案的安全保护,档案的保管及防护,去 污：机械去污、水洗去污、 有机溶剂（汽油、酒精等）去污 去 酸：对酸度较大的档案（PH在5以下） 档案加固：对字迹加固（涂料加固） 对纸张加固（丝网加固、塑料薄膜加固） 档案修裱：修裱是选择适宜的纸张、纺织品和粘结剂对破 损的纸质档案载体进行修补、托裱，以恢复或 增强其强度和耐久性的一种修复技术,档案的安全保护,档案的保管及防护,定期检查： 间隔时间1个一次为宜 不定期检查：档案库房发生火灾、水灾之后 发现档案被遗失或失窃后 发现档案有虫蛀、鼠咬、霉烂等现象时 对某些档案是否遗失发生怀疑时 档案保管工作人员调换工作时,档案的安全检查,档案的保管及防护,对库藏档案检查内容： 1.现有档案数量与登记簿册中的数量是否相符 2.被毁坏、遗失、损坏文件的数量、情况和内容 3.档案的防护措施和库房设备的安全情况 4.案卷归入的类别、排放顺序是否正确 5.档案的收进、移出，案卷的借出、归还是否做 到登记、注销和还原。,档案的安全检查,档案的保管及防护,对借阅归还后档案的检查：是在归还过程中随时进行的 1.检查归还的档案与借出的数量是否相符 2.归还的档案是否缺页少字 3.有无圈划和涂改 4.有无折角和污损 5.有无水浸及火烧痕迹,档案的安全检查,档案的统计工作,归档文件目录 链接 目录登记文书档案登记表（表4）,档案的登记,档案的统计工作,查阅档案登记表 （表5） 档案利用效果登记表 （表6） 档案利用效果实例,档案的登记,档案利用工作,熟悉馆（室）藏 正确处理利用和保密的关系,档案利用工作,提供利用档案原件 提供利用档案复制件 根据档案内容综合编写参考资料，制发档案证明、函复查询外调，参加编史修志和撰写文章、专著，以这种方式来提供利用。,档案利用工作,1. 组织阅览 2. 档案外借 3. 制发复制本 4. 举办档案展览 5. 制发档案证明,椰城兰台海口档案信息网,网 址: http:/daj.haikou.gov.cn 邮 箱: sdajhaiou.gov.cn,网 址: http:/10.0.0.40 下载地址: ftp:/10.0.0.40,完,替 为 对 未 现 历 来 实 史 着 服 负 想 务 责,
