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精品文档 精品文档 双击可打开页面设置 第 2 章WORD 使用技巧 2.1 文字处理技巧 2.1.1 页面设置快速进行调整 用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就。如图2.1 所示。 图 2.1 页面设置快捷方法 2.1.2 字号快速调整 1. 选择好需调整的文字后，按组合键“Ctrl+ ”缩小字号，“Ctrl+ ”组合键放大字号； 2. 利用组合键“Ctrl+Shift+”来快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+”：该通配符可以表示单词的结尾。如输入“(er) ”，系统会自动查找以“er”结尾的单词， 如“ thinker ”，但不查找“interact ”。 “x1x2. ”(x1，x2 表示任意字符)：该通配符可以指定要查找该括号内（x1 ，x2 ）的任意 字符。如输入“ maen ”，则系统会查找“man ”和“ men ”。 “x1-x2 ”(x1，x2 表示任意字符)：该通配符可以设置指定范围（x1 到 x2 之间 , 包括“ x1”和 “x2”）内任意单个字符。如输入r-tight ，则系统会查找“right ”和“ sight ”。（即 在“ r”和“ t”之间的任意单个字符）。需要注意的是。括号内的字符要按升序的方式 来排列。如不能输入“t -right”来表示该范围。 “!x1- x2 ” （x1 ，x2 表示任意字符）：该通配符可以设置括号内指定字符范围（x1 到 x2 之间， 不包括包括 “x1”和 “x2”）以外的任意单个字符。如输入“t!a-mck ”，则系统就会查找到 “tock ”和“ tuck”，但不查找“tack ”和“ tick ”。 “n ”（ n 表示正整数）：该通配符表示n 个重复的前一字符或表达式。如输入“ro2m ”查 找“ room ”，但不查找“rom ”。 “n, ”（ n 表示正整数）：该通配符表示至少n 个前一字符或表达式。如输入 “fe1,d”，则系 统会查找 “fed”和“feed”。 “n,m ”（ n，m 表示正整数）：该通配符表示n 到 m 个重复的前一字符或表达式。如输入“2 01,3”查找 “20”、“200”和“2000”。 小提示：在使用过程中需要注意四个方面： 1. 在使用通配符时我们可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序。例如，可以 通过键入 “”来查找 “presorted ”和“prevented ”。 2. 可使用 “ n” 通配符来搜索表达式，然后将其替换为经过重新排列的表达式，例如，在“ 查找 内容 ” 框键入 “(Newton)(Christie)”，在“ 替换为 ” 文本框键入 “ 1” ，Word 将找到 “Newton Christie” 并将其替换为“Christie Newton”。 3. 在选中 “ 使用通配符 ” 复选框后， Word 只查找与指定文本精确匹配的文本（请注意，“ 区分 大小写 ” 和“ 全字匹配 ” 复选框会变灰而不可用，表明这些选项已自动选中，不能关闭这些选项）。 4. 如果要查找已被定义为通配符的字符。请在该字符前键入反斜扛（），例如，要查找问号， 可键入 “ ？” 。 精品文档 精品文档 2.9.8 多个文件一次关闭 若在编辑 Word 文件时经常要打开好多的文件，可在结束时要逐个单击Word 的“关闭”按 钮来关闭它们，这实在太麻烦了。可以按住“Shift ”键的同时，再单击“文件”菜单。这时会发 现原有的“关闭”选项已变为“全部关闭”，单击它就可以一次性关闭多个文件了，如图2.73 所示。 图 2.73多个文件一次关闭 2.9.9 一次性保存多个文件 在打开了多个Word 文件时，可以一次性在Word 环境下全部保存好，来避免一个个保存的 麻烦。 操作步骤：按下“Shift ”键不放，然后单击“文件”菜单，这样在下拉菜单中会多出来一个 “全部保存”命令，单击它可以一次性保存所有已打开的文件。如图2.73 所示。 2.9.10 为多个相关文件建立超级连接 在处理 Word 文件时，有时要参考其他Word 文件、 PowerPoint 文件或 Excel 文件中的内 容，可是每次都要先打开这些文件，可用文件之间的链接实现。 实现方法有两种： 方法一： 首先请打开源文件和目标文件文件，然后重新设置这两个程序窗口的尺寸，使它们同时 可见。 再在目标文件选择要链接的文本、图片或其他内容，然后用鼠标右键将选定内容拖至源文 件要建立超级链接的位置，这时就会弹出一个菜单，选择“在此创建超链接”选项，这样就再次 建立了超级链接，如图2.74 所示。 图 2.74为多个相关文件建立超级连接 精品文档 精品文档 方法二： 要建立这种超级链接还可以通过粘贴的方式来实现。首先复制好要链接的文本内容，再 在要插入文本的位置单击鼠标左键，然后选择“编辑”菜单中的“粘贴为超链接”选项即可。 建立超级链接的内容就会以蓝色字体显示在源文件中。在要查看整个目标文件的内容时，可 以按住“ Ctrl ”键，然后再单击该超级链接，系统就会自动打开该目标文件。 2.9.11 巧设置隐藏书签 有时在 Word 中要对一篇很长的文章进行编辑时，需要使用在文中的一些特定的内容来参 考。可是又不记得它们在什么位置了，而查找起来又非常困难，其实可以使用隐藏书签来很容易 地标记它们，可以把它们放在想要的任何地方。 操作步骤： 1. 首先在文件中要插入书签的位置单击鼠标，然后在“插入”菜单选择“书签”选项，在弹 出的“书签”对话框中给该书签命名，最后单击“添加”按钮完成。 2. 当想使用或是查找这个书签时，可以单击“编辑查找”命令来打开“查找和替换”对话 框，单击“定位”选项卡，然后在“输入页号”中键入书签名，再单击“定位”按钮系统就会自 动跳转用书签标记过的内容了。 2.9.12 快速翻页 在使用普通鼠标浏览Word 长文件时可以使用如下技巧来做到快速翻页。 操作步骤： 1. 首先把指针移到右侧的垂直滚动条上，再按下鼠标左键不松开，并对滚动条按需要上或下 拖动，滚动块旁边的提示框便会显示页码和标题等信息，页面内容也会随之上或下滚动。 2. 当显示的页码为想要移到的页码时松开鼠标左键即可。这种方法对根据页码或标题查找文 件时非常适用。 2.9.13 打开文件也有技巧 操作步骤： 1. 单击 Word 工具栏中的“打开”按钮，将“打开”对话框中的文件选中。单击“打开”下 拉按钮，即可看到一个打开方式菜单。 2. 若选择其中的“以只读方式打开”选项，则对文件所做的任何修改，只能以“另存为”方 式保存，不能直接修改并保存原文件。 3. 选中“以副本方式打开”，则系统会在原文件所在目录“克隆”出一个副本。 4. 如果在“打开”对话框中选中了“Web 页”或 URL ，则菜单中的“用浏览器打开”命令有 效，选择该命令可用浏览器打开Web 页或拨号连接到某个Web 站点。 2.9.14 更改 Word邮件发送默认软件 要改变 Word 默认调用的邮件发送程序来发送邮件，我们只要在Internet Explorer中将使用 的邮件发送软件设为系统默认的发送程序即可。 操作步骤： 1. 打开 Internet Explorer 。 2. 选择“工具”菜单中的“Internet 选项”，再选择“程序”选项。 3. 将正在使用的邮件发送软件设为系统默认E-mail 程序。 精品文档 精品文档 2.9.15 妙用剪贴板进行替换 可进行图形或特殊字符的替换，这是利用剪贴板来进行操作的，因为在 Word 剪贴板中的最 后一项内容可以参与替换。 操作步骤： 1. 打开“查找和替换”对话框，将光标停留在“替换为”框内，单击“高级”按钮展开选项 卡。 2. 再单击下面的“特殊字符”按钮，在Word 2000 中可从菜单中直接选择“剪贴板”，而对 于 Word 2003 则可从中选择相应类型，最后单击“替换”按钮即可。 2.9.16 快速打开Word格式文件 快速打开 Word 格式文件还有以下方法可用： 第一种是：如果Word 已经开启，可以直接将要打开的DOC 文件图标用鼠标左键按住并拖动到 Word 窗口中再放开，凡是Word 支持插入的对象都可以这样做（图形内容）。 第二种是：如果Word 还没有启动，那么如果在桌面或者快捷工具栏上有Word 快捷方式的图标 的话，可以把这个DOC 文件的图标拖到Word 快捷方式的图标上，Word 会立即启动并直接开 启这个文件，这种方法相当于把两步操作只用一步完成，当然更快捷。 2.9.17 用 Word打开 WPS 格式的文件 如果要对 WPS 格式的文件进行编辑，且使用的计算机上没有安装WPS Office 系统，可以 利用 Word 来打开 WPS 文件进行编辑，我们知道WPS 可以打开Word 格式的文件，其实Mirc rosoft Office 中也附带了WPS 的转换器，它可以帮助我们将WPS 格式文件导入到ord 中进 行编辑，但是它不是默认的安装选项。如果要安装这个转换器，可以在第一张安装盘上找到pfil es 文件夹（其中有相当多的文件转换器）。 运行“ wps2Word.exe”即可。当重新启动Word 2003 并单击“文件” 菜单中的打开”命令 时，就会在“文件类型”列表框中找到“WPS DOS file”导入和“ WPS file（*.WPS ）”项， 利用这一转换器便可以打开WPS for DOS 、WPS 97 和 WPS 2000 所有文件，并且会保留原 文件的大部分格式信息和嵌入对象。 2.9.18 快速获取帮助信息 要想快速获取帮助信息，可以利用“Shift+F1 ”组合键（或单击“帮助”菜单下的“这是什 么”命令），光标就会变成一个带有箭头的问号形状。用它单击文件中的文本或图片，就会显示 有关格式信息的对话框。如果用它单击Word 2003 窗口中的元素（如工具栏按钮或标尺等）， 可以看到关于它们的功能描述，使用结束后按一下“Esc ”键，即可恢复光标的正常功能。 2.9.19 五秒钟输入3 万个汉字 其实这是利用了Word 中一个彩蛋做到的。首先新建一个Word 文件，然后输入：“=Rand(2 00,99) ”（双引号不用输入，同时括号及逗号都需采用半角），回车后再单击“工具字数统计” 即可。 2.9.20 窗口元素使用技巧 Word 窗口由若干窗口元素构成，如工具栏、标尺和状态栏等。用鼠标左键双击它们能执行 许多操作： 精品文档 精品文档 1. 双击 Word 水平或垂直标尺的空白处，可以打开“页面设置”对话框； 2. 双击水平标尺两端的某个缩进标记，可以打开“段落”对话框； 3. 如果在水平标尺上设定了制表符，只要用鼠标左键双击它，就可以打开“制表位”对话框； 4. 鼠标左键双击状态栏上的任意位置，可以打开“ 查找和替换 ” 对话框； 5. 鼠标双击工具栏右端的空白处，可以打开“自定义”对话框，调整工具栏或增减其中的按 钮，以满足自己的要求。 2.10 WORD 快速操作技巧 2.10.1 Word快捷键列表巧妙查 可以利用两种方法快速得到快捷键列表。 第一种方法：按下“F1”键，在弹出的帮助系统的搜索窗口中输入“快捷键”三个字，单击“搜 索”按钮，就会弹出搜索结果列表。在列表中单击“键盘快捷方式”或“打印快捷键列表”就可 把快捷键列表显示或打印出来。如表2.1 所示。 第二种方法：是利用“宏”来完成。单击“工具宏”菜单下的“宏”命令。在弹出的对话框中， 找到“宏名”区域，在其下拉列表中选择“ListCommands”选项，同时在下面的“宏的位置” 下拉列表中选择“Word 命令”选项，单击“运行”按钮。在随之出现的对话框中根据自己的要 求，选择“当前菜单和快捷键设置”或“所有的Word 命令”中的一项，再按“确定”按钮即可 显示出相关列表。 表 2.1 应用字符格式 Ctrl+D 更改字符格式（ “格式” 菜单， “字体” 命令）。 Shift+F3 更改字母大小写。 Ctrl+Shift+A 所有字母设为大写。 Ctrl+B 应用加粗格式。 Ctrl+U 应用下划线格式。 Ctrl+Shift+W 只给单词加下划线，不给空格加下划线。 Ctrl+Shift+D 给文字添加双下划线。 Ctrl+Shift+H 应用隐藏文字格式。 Ctrl+I 应用倾斜格式。 Ctrl+Shift+K 将所有字母设成小写。 Ctrl+= （等号）应用下标格式（自动间距）。 Ctrl+Shift+（加号）应用上标格式（自动间距）。 Ctrl+ 空格键删除手动设置的字符格式。 Ctrl+Shift+Q 将所选部分更改为 Symbol 字体 2.10.2 快速预览文件内容 预览可以帮助用户了解文件内容，以便打开自己想要的文件。 操作步骤： 1. 在“打开”对话框中选择要查看预览的文件。 精品文档 精品文档 2. 单击打开对话框中工具栏上“视图”菜单中的“预览”命令，则被选中的文件的内容可在 右窗格中显示。 注意： 如 Word 文件可以看到它的正文、BMP 等图片可以看到缩略图。如果被选中的文件 无法预览，则会在预览窗格中出现“无法预览”的提示。如图1.74 所示。 图 2.75快速预览文件内容 2.10.3 快速缩放Word文件 在 Word 使用过程中常常需要缩放显示比例来查看整个文件的布局，如果使用的是一个滚 轮鼠标，可以直接按“Ctrl ”键不放的同时，滚动滚轮（向上放大、向下缩小）便可调整文件显 示比例。此方法在其他Office 文件中也可适用。 2.10.4 巧在 Word中调用外部程序 在 Word 使用过程中，有时候需要调用一些外部程序，如：Winamp 、ACDSee等。 体操作步骤： 1. 运行 Word 后，按下“ Alt+F8 ”组合键弹出“宏”对话框。在“宏名”文本框中输入宏的 名称，如： Winamp ，再单击“创建”按钮。 2. Word 自动弹出一个VB 代码窗口。在插入点所在位置添加一行代码：Shell“c:Program Fi les Winampwinamp.exe“（注意双引号必须输入，Shell 是 Word 宏中调用外部程序的命令， 空格后双引号内是调用的外部程序的路径和文件名），再关闭该窗口。 精品文档 精品文档 3. 用鼠标右键单击工具栏任意位置，选择“自定义”，在弹出的对话框中选择“命令”选项 卡，在左边的“类别”下拉列表中选择“宏”项，在右边的下拉列表中找到一个名为“Normal. NewMacros.winamp”的命令， 并把它拖放到工具栏上。我们就可以通过单击这个按钮来调用相 应外部程序了。如图1.75 所示。 图 2.76 在 Word 中调用外部程序 2.10.5 避免文字被错误超链接 在使用 Word 编辑文件时发现，如果文件中包含了“ ” 符号，有时 Word 会将它解释为电子邮 件地址，并自动超级链接。为避免这一情况的发生。只要进行如下操作就可以了。 操作步骤： 1. 单击“工具 自动更正选项”命令。 2. 单击弹出对话框的“键入时自动套用格式”选项卡，找到“键入时自动替换”选择区域。 取消选择“ Internet及网络路径替换为超级链接”复选框即可。如图1.76 所示。 精品文档 精品文档 图 2.77避免文字被错误超链接 2.10.6 隐藏页间空白增大视野 很多用户都喜欢采用Word “页面”视图模式，但每个页面之间总会有因上、下边距而产生 的空白区域，如果去掉这些空白区域，可以增大编辑视野。 操作步骤： 1. 在 Word XP 中可以将鼠标指针放到两页文件交界的空白处，指针便会改变， 并会显示 “隐 藏空白”的提示，如图2.78 所示，此时单击即可将空白去掉，显示一条黑线，再次单击该处即 可恢复原有的空白。 图 2.78 隐藏页 间空白 增大视 野 2.10.7 利用 Word创建 PowerPoint演示文稿 操作步骤： 1. 首先要打开用来创建PowerPoint演示文稿的Word 原文件。 2. 然后单击“文件发送Microsoft PowerPoint ”命令即可。 2.10.8 巧妙设置，消除一些眼疲劳 在长时间使用Word 时，其默认的白底黑字方式常易使眼睛感到疲劳。 操作步骤： 1. 单击“工具选项常规”命令，选择“蓝底白字”复选框。 2. 单击“确定”按钮即可把文件显示为蓝底白字。 2.10.9 快速引入其他文件对象 在 Word 中，常常需要插入一些用其他软件编辑的新对象，并且也希望随着源文件的更新， 相应的 Word 中的对象也随之变化。 操作步骤： 1. 单击“插入对象”功能来实现。 2. 选择弹出的“对象”对话框中的“由文件创建”功能，通过“浏览”按钮直接引入需插入 的文件就能达到上述要求。 精品文档 精品文档 2.10.10 用语音控制宏 利用语音来控制宏的操作，确实可以给工作带来更多方便，Word 与 IBM 的 Via Voice 等 语音识别软件不同，它不能用语音直接操作宏。不过，可以通过间接的途径实现这个功能。 操作步骤： 1. 单击“工具”菜单中的“宏”子菜单下的“录制新宏”命令，建立一个执行操作或输入文 本的宏。 2. 单击“工具”菜单下的“自定义”，打开“自定义”对话框中的“工具栏”选项卡。 3. 单击其中的“新建”按钮，在对话框的“工具栏名称”文本框内输入“语音宏”之类的文 字，单击“确定”按钮后把它拖到Word 2003 窗口顶部的合适位置。 4. 接下来就可以在新建的工具栏上添加宏的按钮。打开“自定义”对话框中的“命令”选项 卡，选中“类别”列表中刚才建立的宏。然后把它从“命令”选项卡中拖到新建工具栏的右端。 最后将“自定义”对话框关闭，就可以用语音控制宏的运行了。 2.10.11 巧用 Microsoft Office工具恢复响应 在使用 Office 组件的时候，如果出现某个应用程序未被响应，这个时候我们就可以让Micr osoft Office 工具帮上忙了。 1. 只需单击“程序Microsoft Office 工具 Microsoft Office 应用程序恢复”命令，2.2. 把 未响应的应用程序关闭即可解决。如图2.80 所示。 图 2.80用 Microsoft Office工具恢复响应 2.10.12 解决字体带来的烦恼 有些用户拷贝Word 文件到其他用户计算机上使用时，发现文字无法正常显示，如果一个W ord 文件无法正常查看，可能是作者使用了系统里面没有的字体。 操作步骤： 1. 选择 Word 里的“工具”菜单“选项”。 2. 在“兼容性”选项卡中单击“字体替换”按钮，这样可以发现那些缺少的Truetype字体， 选择认为可能的字体然后单击“确定”按钮，再去查看文件即可。 精品文档 精品文档 2.10.13 如何让总页数计数“自动化” 在 Word 文件中插入页码的方法很简单，但是当一篇Word 文件很长的时候，要想统计并显 示出文件的总页数，我们需使用域名SECTIONPAGES（作用：插入本节的总页数），我们以 文件总页数显示在页脚区为例，要想实现这一功能。 操作步骤： 1. “视图页眉页脚”命令，把插入点移到相关位置后，输入 “=SECTION PAGES ” （ “ ” 需按组合键“Ctrl+F9 ”来输入。）。 2. 用鼠标右键单击该域名的任意区域，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”选项，返回值即 是文件的总页数。 注意： 为了是显示更直观，我们也可以这样来输入：“共 =SECTIONPAGES页”即可显示 “共 x 页”字样。 2.10.14 如何修复已损坏的Word文件 在打开一 Word 文件时总是打不开，想修复这些被损坏的文件，可以执行以下操作： 1. 按下“ Ctrl+O ”组合键，弹出“打开”对话框。选定要打开的已被损坏的文件。 2. 单击“打开”按钮右边“”，选择“打开并修复”功能即可。 2.10.15 巧用通配符来快速查找与替换 要对多个类似词句进行快速查找与替换，有什么好的方法吗？我们可以使用通配符来帮助实 现。这里给大家介绍几种常用的通配符： 1. 在输入查找内容时，可以加入表达式n ，表示重复前一个字符n 次。例如： 输入 “of2ice”， 查找到的将会是office 。 2. 也可以加入 ，表示查找中括号指定的字符中的任意一个。例如：输入“ 学硕博 士 ” ，查找 到的将会是学士、硕士、博士。 3. 还可以加入 ！，表示查找指定字符以外的任意字符。例如：输入“ ！an ” ，查到的将会是 除 an 以外的所有可能组合如：in、on 等。 2.10.16 快速实现Word文件内容查找 在 Word 中，要查找文件的某些内容，通常都使用 “编辑查 找”功能。 实际上在Word 窗口右边的垂直滚动条下方，有一个小圆 点按钮，它的作用是“选择浏览对象”，单击它，可以根据所选对 象进行快速查找。如图2.81 所示。 2.10.17 如何设置指定的文件页码起始值 如果编辑的是一篇有封面、目录、正文的文件，如何能跳过封面、目录页，按照习惯把页码 “1”设置在正文首页呢？ “节”可以将文件分为具有不同页面格式的两个部分，因此我们可以通过在目录页后正文页 前插入分节符来实现该功能。具体操作如下 （以封面、 目录共 3 页，正文页从第4 页开始为例） ： 1. 把插入点移到第3 页文件后，单击“插入分隔符”“分隔符”框中找到“分节符类型” 选项，选择“下一页”复选框，再单击“确定” 按钮即插入了分节符。 图 2.81 快速查找 精品文档 精品文档 2. 单击“插入页码”“格式”“页码编排”“起始页码”复选框并输入“1”，单击 “确定”按钮即按要求设置了页码。 注意： 如果编辑的该文件目录部分也要从“1”开始插入页码，又该怎么操作呢？其实此时只需 在封面页后目录页前也插入一个分节符，然后按照上面所讲的方法对目录部分也操作一遍，即可 实现目录部分页码从“1”开始，正文部分页码也从“1”开始的编辑习惯。注意页眉页脚工具 栏上的 “ 同前 ” 单选按钮要取消选择，否则后面的页码会出现连续的情况。 2.11 WORD 加密技巧 1.11.1 制作专用Word 有些私人文件不希望在未经自己允许的人观看，除了在 Word 中设置密码保护外，如果计算 机中的所有Word 文件不让他人观看，可以稍加设置便会在他人用鼠标左键双击“Word文件 ” 或 直接打开Word 时，都会弹出一个要求输入密码的登录框。 操作步骤： 1. 运行 Word 后，单击“工具宏宏”命令。 2. 在弹出的对话模型中输入宏名，如“autoexec ”（不包括双引号），然后单击“创建”按 钮，并在代码窗中输入如下内容： Sub autoexec() Dim psw As String '定义 psw 为字符串 ,可省略 psw = inputbox(“ 请输入密码：“, “登录？ “) If psw = “elong“ Then Application.ShowMe Else msgbox “对不起，请与本机主人联系使用!“ Application.Quit End If End Sub 附破解办法：只需直接删除normal.dot模板文件即可。该文件在Win98 的系统文件夹下， 如我的电脑就在“C:WINDOWSApplication DataMicrosoftTemplates”里。而该文件在Win XP 系统中却在用户文件夹下，如的文件就在“E:Documents and SettingselongApplication DataMicrosoftTemplates”里。 2.11.2 更改默认保存目录 Word 文件的默认保存目录是“我的文件”，而希 望自己所建的文件都保存在另一个目录中（如“D:学籍 管理文件” ），我们可以通过两种方法来改变它。 第一种方法：是在菜单栏单击“工具选项文件位 置”命令，再单击“修改”按钮并通过 图 2.82 更改默认保存目录 精品文档 精品文档 浏览设置好常用于存放文件的目录（如“D: 学籍管理文件”），最后单击“确 定”按钮退出即可；如图2.82 所示。 第二种方法： 是更改 “我的文档” 所对应的目录，方法是在桌面上用鼠标右键单击“我的文档” ， 选择“属性”选项，然后在目标位置中输入新的文件夹位置即可。 2.11.3 轻松防止宏病毒 因为宏病毒在Word 中寄居的文件就是默认的模板文件Normal.dot（在默认安装情况下该文 件位于 C:WINDOWSApplication DataMicrosoftTemplates文件夹中） ，我们只要在安装好W ord 后，把该文件的属性更改为“只读”，以后宏病毒便不能对它进行侵入寄存了。 注意： 如何判别是否已感染宏病毒呢，我们可采用一个简单的办法来进行检测：打开这个文件， 再单击“文件另存为”命令，若另保存对话框中保存类型固定为“文件模板”，则表示该文件 已经感染宏病毒。 2.11.4 如何清除记录 Word 能自动地对最近打开的Word 文件进行记录，如果在公用的计算机上，不想让别人看 到在 Word 中打开过哪些文件。 操作步骤： 1. 首先按组合键“Ctrl+Alt+ ”，此时鼠标指针会变成黑色的减号。 2. 然后再在菜单栏单击“文件”菜单，移动指针至需要清除的文件名称上并单击，再次打开 “文件”菜单看看刚才的那个文件名称是不是消失了。 2.11.5 给您的 Word文档加锁 在编辑文件时有时需要离开一会，但不想关闭文件，为了避免别人不小心改动了自己的文件，可 利用窗体加锁完成。 操作步骤： 1. 在工具栏后空白处单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“窗体”选项打开窗体工具栏。 2. 再在窗体工具栏上单击“保护窗体”图标按钮，如图2.83 所示，使该工具按钮处于使用状 态，然后再关闭窗体工具栏便可对不知情的人起到一定的防护作用。 图 2.83给您的 Word 文档加锁 2.11.6 巧妙隐藏文件内容 为了避免他人观看我的文件内容，只需选定整篇文件内容，把字体颜色设置为“无”，就会 发现所有的文字内容都不见了。也可以通过插入文本框或是自选图形来覆盖需隐藏的部分文件内 容。但是要注意的是，应该进行“对象不随文字移动”设置，否则就会前功尽弃。 注意： 如果文件中为英文，则可选中内容后，再把它们的字体设置为“wingdings ”或“ webdin gs”，相关英文就会变成乱码 精品文档 精品文档 2.11.7 快速定位到上次编辑位置 用 WPS 编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS 文件时，光标会自动定位到你 上一次存盘时的位置。不过，Word 却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word 文件 后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。 注意：其实Shift+F5的作用是定位到Word 最后三次编辑的位置，即Word 会记录下一篇文档 最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一 下 Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。 2.11.8 快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选 择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下 Alt+Shift+T组合键则 插入系统当前时间。 2.11.9 快速多次使用格式刷 Word 中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷， 你可以将选定格式复制到多个位置， 再次单击格式刷或按下Esc 键即可关闭格式刷。 2.11.10 快速打印多页表格标题 选中表格的主题行，选择“ 表格 ” 菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时， 你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。 2.11.11 快速将文本提升为标题 首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+ 键，可把文本提升为标题，且样 式为标题1，再连续按Alt+Shift+ 键，可将标题1 降低为标题2、标题 3 标题 9。 2.11.12 快速设置上下标注 首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又 恢复到原始状态；按Ctrl+= 可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。 2.11.13 快速取消自动编号 虽然 Word 中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现 象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。 操作步骤： 1. 当 Word 为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z 键反悔操作，此时自动编号会消失，而 且再次键入数字时，该功能就会被禁止了； 2. 选择“工具”“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时 自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框（如图2.84 ），最后单击“确 定”按钮完成即可。 精品文档 精品文档 图 2.84 快速取消自动编号 2.11.14 快速选择字体 为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。 操作步骤： 1. 首先右击Word 工具栏，选择“自定义”命令，打开“自定义”对话框。 2. 在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看 到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再 按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。如图 2.85 所示。 精品文档 精品文档 图 2.85快速选择字体 2.11.15 显示过宽文档 在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全。这可怎么办，总不能看一行就 拖动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调 整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果 使用的是普通视图或大纲视图。 操作步骤： 单击“工具”“选项”“视图” “窗口内自动换行”复选框即可。如图2.86 所 示。 注意： 我们也可以通过改变显示比例使文字适 于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我 们可以单击 “视图” 菜单中的 “显示比例”命 令，然后选择“页宽”选项即可。我们还可以 切换到 Web 版式视图中，使文字自动换行。 2.11.16 关闭语法错误标记 在键入时 Word 可以对我们键入的文字进行拼 写和语法检查， 在页面上可以看到红红绿绿的波浪 线。如果你觉得这些线太影响视觉效果，可以将其 隐藏。 操作步骤： 1. 在状态栏上的“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键 图 2.86 显示过宽文档 图 1.86关闭语法错误标记 精品文档 精品文档 2. 选择“隐藏语法错误”项，语法检查出来的错误标记就全都消失。如图1.86 所示 注意： 如果要详细设定，可以在右键菜单中选择“选项”，在“选项”对话框中单击“拼写和语 法”选项卡，在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。 2.11.17 控制转换的字体 有时打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中 包含这样的字体，Word 会将字体替换为机器中已安装的字体。可以控制要替换的字体。 操作步骤： 1. 单击“工具栏”“选项”“兼容性”“字体替换”按钮。 2. 在“字体替换”下的“文档所缺字体”中选择所缺少的字体名称。在“字体替换”列表框 中，选择用以替换的另一种字体，再单击两次“确定”，系统就会按要求进行字体的转换。 2.11.18 将样式传给其他文档 某一文档中创建了几种样式后，如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。 1. 打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”“样式”“管理器”按钮。 2. 在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样 式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制” 按钮， 就将其添加到了右侧的列表中。单击“关 闭”按钮。下次我们就可以从normal.dot文档中使用这些格式了。 2.12 邮件合并 邮件合并（ Word 与 Excel 综合应用）：可以实现把Excel 中的字段在WORD 文档域中自 动填充，生成适合需要的WORD 文件。下面以学生名单生成信封为例介绍邮件合并的功能。 操作步骤 1. 准备阶段 （1） 新建一 Excel 文件“新生名单”，导入或直接输入新生名单的各项信息，如：邮政编码、 通讯地址、姓名等。 （2）单击菜单“工具”“信函与邮件”“邮件合并“，在右边的任务窗格中选择“下一步” （正在启动文档）“下一步”（选取收件人）选择“浏览”选择“数据源”。如图1.87 所示。 精品文档 精品文档 图 1.87 邮件合并的数据源 （3）选择 Excel 表（例如sheet1 ）。如图1.88 所示。 图 1.88 邮件合并需要的具体表格 （4）“下一步”（撰写信函）选择“其他项目”在主要文档中出入需要的域。如图1.88 所示。 （5）“下一步”（预览信函）“下一步”（合并完成） （6）“编辑个人信函”选择“全部”“确定”，如图 1. 89 所示。 2. 打印信封 点击邮件合并工具栏中的合并到打印机，同时对对话 框进行设置，最后打印出信封。 注：有关邮件合并中word 导入数据后小数点长度不正 常，可以通过一下方法之一完成设置： （1） 选中这个小数点后面变长了的地方用鼠标右键点击出现的“切换域代码”，在已经存在的 域代码后面的反括号内输入#“0.00 ” （注意是在英文输入格式下）后右击鼠标选“更新域代 码”就可以了。 如果只想保留一位小数点就只输入#“0.0 ” 。这种方法就是在需要变更的数据 很多时候比较麻烦。 （2） 在数据的excel 表的第二行（标题行的下一行）插入一行， 内容输入 ”a”或者任何字符的内 容（英文输入法下），保存数据表格后再进入邮件合并。这种办法比较简单。 （3） 在进行邮件合并前，对excel 数据表执行 “ 工具 ” “ 选项 ” “ 重新计算 ” 勾选 “ 以显示精度 为准 ” 后点确定，保存表格。再进入邮件合并。（只在office2003中试过） （4） 在 excel2007中点选数据列转换为文本保存，再进行邮件合并。（在office2007中试过 可行，在office2003中好象不可以的。） （5）将数据 excel 表格转换成word 表格后再进行邮件合并操作。excel 表格转换成word 表格 的方法： 打开 excel 数据表，将其“ 另存为网页 ” 选“ 重新发布 .工作表 ” 保存为 htm 格式。 图 1.89 合并到新文档 精品文档 精品文档 将保存的htm 格式表用word 打开方式打开，选默认“ HTML文档 ” 点确定。 将表头上的换行符号用删除键退到表的最左边。再将其保存为word 文档（ *.doc） 再按邮件合并办法进行，在选取数据源文件时就先已经转换后的word 文档的数据 文件。 重点：若已经有纸介质的材料，需要套打，则先用尺子测量获得页面设置的上、下、左、右 页边距， 根据测量数值设置空白文档的页面设置，根据纸介质的材料需要套打的位置用尺子测量 套打位置，在空白文档中使用“文本框”或矩形图形框确定位置即可。
