办公室日常事务管理.ppt.ppt
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1、第二章 办公室日常事务管理,一、办公环境管理 二、接打电话 三、领导活动的安排 四、印信管理 五、值班工作,一、办公环境管理 1、办公环境管理的含义与作用 2、办公室环境的布置和管理 3、办公室的布局设计封闭式、开放式、公寓式 一般来讲,现代办公空间由如下几个部分组成:接待区、会议室、总经理办公室、财务室、员工办公区、贮藏室、茶水间等等。,二、接打电话 1、接听电话的技巧与要求 (1)接听电话必须及时 (2)接听电话首先问候并通报 (3)做好电话记录 (4)正确处理电话的临时中断 (5)学会处理不在的同事的电话 (6)学会处理转接电话 (7)适时结束电话 (8)同时处理打进来的多个电话 (9)
2、按听打给上司的电话,2、打电话的技巧与要求 (1)尽量选择合适的时间打电话 (2)打电话前的准备工作 (3)准确拨号耐心等待 (4)及时自我通报 (5)要求对方做好电话记录 (6)替上司拨叫电话 (7)拨错了号要及时道歉,绝不可一挂了之 (8)如果通话临时中断或受到干扰,应主动回电话 (9)运用语言技巧,及时结束冗长的难对付的谈话,注意事项:,电话语言沟通的3大特点是:声音和谐有序、态度和霭可亲,言辞得体准确。 要是在通话时想要打喷嚏或咳嗽,应偏过头,掩住话筒,并说声“对不起”。千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。 应避免打电话时和旁边的人交谈。 注意不要让房间里的背景声音干扰电话交谈。 如果
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