液化气公司销售信息管理系统.doc
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1、南京百江销售信息管理系统(门店)南京百江销售信息管理系统(门店)南京百江销售信息管理系统(门店)南京百江销售信息管理系统(门店) 用户使用手册用户使用手册用户使用手册用户使用手册 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 2 页 共 86 页 目录目录 1系统简介系统简介.5 1.1系统整体架构和配置.5 1.1.1系统网络架构5 1.1.2门店系统结构、配置5 1.2系统角色介绍.6 2系统操作指南系统操作指南.9 2.1门店.9 2.1.1门店开户9 2.1.1.1民用户开户 .9 2.1.1.2商用户开户 .10 2.1.2预约开户完成登记11 2.1.2.1预约开户完成登记 .
2、11 2.1.3门店销户12 2.1.3.1销户 .12 2.1.4门店零售租瓶13 2.1.4.1租瓶登记 .13 2.1.4.2租瓶单作废 .14 2.1.5门店零售携瓶15 2.1.5.1携异型瓶入网登记 .15 2.1.5.2携合格瓶入网登记 .16 2.1.6门店零售退瓶17 2.1.6.1无租瓶单退瓶登记 .17 2.1.6.2有租瓶单退瓶登记 .18 2.1.7门店回购钢瓶19 2.1.7.1回购钢瓶登记 .19 2.1.8门店用气证资料修改20 2.1.8.1用气证资料修改 .20 2.1.9门店用气证资料查询21 2.1.9.1用气证资料查询(在用瓶查询).21 2.1.9.
3、2用气证资料查询(租携瓶查询).21 2.1.9.3用气证资料查询(租携瓶查询).22 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 3 页 共 86 页 2.1.10门店预约送气23 2.1.10.1预约送气.23 2.1.10.2待送气列表.25 2.1.10.3送气派工.26 2.1.10.4实瓶出库.27 2.1.10.5销售单打印.27 2.1.10.6空瓶入库.28 2.1.10.7未送达气瓶入库.28 2.1.10.8异常气瓶入库.29 2.1.10.9送气结单.30 2.1.11门店售气31 2.1.11.1门店售气(刷卡) .31 2.1.11.2实瓶出库 .32 2.1
4、.12门店实瓶调换32 2.1.12.1实瓶调换.32 2.1.12.2库房实瓶调换.33 2.1.13门店退残33 2.1.13.1售气退残.33 2.1.14门店商品(零配件)配送34 2.1.14.1非主营商品配送.34 2.1.14.2待配送列表.35 2.1.14.3其他未送达登记.36 2.1.14.4送气结单.37 2.1.15门店商品(零配件)销售37 2.1.15.1非主营商品销售.37 2.1.16门店液化气退货38 2.1.16.1瓶装气零售退货.38 2.1.17门店商品退货40 2.1.17.1商品零售退货.40 2.1.18门店预约维修41 2.1.18.1维修受理
5、登记.41 2.1.18.2待维修派工列表.42 2.1.18.3维修派工.42 2.1.18.4维修单打印.43 2.1.18.5维修结果登记.44 2.1.19门店来店维修45 2.1.19.1上门维修服务.45 2.1.19.2维修单打印.46 2.1.20门店调拨管理47 2.1.20.1气瓶调拨签收.47 2.1.20.2零配件调拨签收.48 2.1.20.3其他商品调拨签收.49 2.1.21门店液化气库存管理50 2.1.21.1气瓶盘点.50 2.1.21.2气瓶盘盈盘亏.50 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 4 页 共 86 页 2.1.21.3气瓶库存.5
6、1 2.1.21.4气瓶出入库清单.52 2.1.21.5质量瓶登记.53 2.1.22门店零配件库存管理54 2.1.22.1零配件盘点.54 2.1.22.2零配件盘盈盘亏.55 2.1.22.3零配件库存.56 2.1.22.4零配件出入库清单.57 2.1.22.5零配件次品废品登记.58 2.1.23门店日结管理59 2.1.23.1启动日结.59 2.1.23.2人工统计项录入.60 2.1.23.3日结查询.61 2.1.24门店库存余额校准67 2.1.24.1库存余额校准.67 2.1.25门店员工管理68 2.1.25.1员工上下班登记.68 2.1.26门店公告版69 2
7、.1.26.1公告板.69 2.1.27门店生活用气70 2.1.27.1生活用气登记.70 2.1.28门店业务查询71 2.1.28.1液化气价格查询.71 2.1.28.2零配件价格查询.72 2.1.28.3其他商品价格查询.73 2.1.28.4工单查询.74 2.1.28.5配送员状态.75 2.1.29门店帐务查询76 2.1.29.1销售查询(付款方式).76 2.1.29.2销售查询(瓶型).77 2.1.29.3送气工服务费查询.78 2.1.30库管扫描程序操作及配置80 2.1.30.1门店售气.80 2.1.30.2送气实瓶出库.80 2.1.30.3送气空瓶入库.8
8、1 2.1.30.4实瓶调换.82 2.1.31门店FTP服务/OA系统84 2.1.31.1FTP 服务/OA 系统介绍84 2.1.31.2OA 系统应用操作.84 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 5 页 共 86 页 1 系统简介 1.1系统整体架构和配置 1.1.1系统网络架构系统网络架构 南京百江销售信息管理系统的呼叫中心和信息中心设在迈皋桥万寿村南京百江 总部办公大楼。总部办公大楼中所有部门以及灌厂、瓶库、结算中心直接通过 网线连接到信息中心。其它部门和直营店现有交换机(或集线器)通过电信提 供的 ADSL 线路直接连接到电信专用 VPN 网络,从而使整个南京百江
9、形成一个 整体的虚拟局域网络。 1.1.2门店系统结构、配置门店系统结构、配置 各门店视规模大小可选用两种不同配置。 有码门店:门店安装如下两台电脑,通过租用的 ADSL(64K ) ,接入 VPN 网络。 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 6 页 共 86 页 业务处理机:业务处理机: 负责处理门店所有日常业务,连接一台打印机,可打印销售单和销售日 报表。连接一台有线条码扫描抢,用于送气工上下班登记、调拨出入库 签收等业务。 库管前置机:库管前置机: 负责处理瓶库所有出入库操作,连接一台无线条码扫描抢,用于出入库 钢瓶扫描。连接一个扬声器,用于播放出入库操作提示语。 无码门店
10、:门店安装一台电脑,通过租用的 ADSL(64K ) ,接入 VPN 网 络。 仅有业务处理机:仅有业务处理机: 负责处理门店所有日常业务,连接一台打印机,可打印销售单和销售日 报表。连接一台有线条码扫描抢,用于送气工上下班登记、调拨出入库 签收等业务。 门店门店 PC 机机 门店配置一台新购置的 PC 机和一台利旧的 PC 机。安装的门店销售客户端软件 通过 VPN 网络访问后台业务系统完成门店开户、来电购气、门店送气、出入库、 库存调拨、库存查询、销售业务明细和报表查询等日常业务处理功能,并通过 扫描枪输入条码信息,通过打印机打印销售单。 1.2系统角色介绍 客客 户:户: 燃气公司的零售
11、客户,他们可以是民用户、商用户、工业用户等各种不同的类 型。其中民用户又可以划分为计划户和市场户。不同的用户类型可以设置不同 的价格标准。 座席员:座席员: 从属于呼叫中心,按业务类型分为民用气座席,商用气座席等,主要负责日常 的电话业务受理等。 用气证:用气证: 每一个客户的每一处用气地址必须办理一个用气证。用气证有一个唯一的用气 证号。 用气证底档:用气证底档: 用气证底档是燃气公司留存客户信息的重要依据,底档记录的信息与用气证信 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 7 页 共 86 页 息一致,底档的编号与用气证号相同。 门门 店:店: 门店是燃气公司直属的分支机构。门店承
12、担着燃气公司售气、送气功能。每一 个门店是一个独立核算单位。 员员 工:工: 燃气公司的职工。他们可以在灌厂、门店等地点工作。 胸胸 卡:卡: 带有条形码的磁卡,标识配送员的唯一身份,用于配送员领取实瓶,打印,回 填空瓶和结单的操作。 陶瓷码:陶瓷码: 对于有码瓶,每个钢瓶上都装有一个陶瓷码,每个陶瓷码标有一个唯一的条形 码,是有码瓶的唯一标识。 送气工:送气工: 从属于一个门店,承担着送气、简单的气瓶维修等业务。 维修工:维修工: 从属于一个门店销售派工系统,主要负责灶具维修等复杂的维修任务。 门店收款员:门店收款员: 门店员工,负责销售收费。 门店调度员:门店调度员: 门店员工,负责门店送
13、气工单的派工业务。 门店库管员:门店库管员: 从属于一个门店,负责气瓶的出入库和库存管理操作。 灌灌 厂:厂: 负责气瓶的充装业务。 灌厂调度员:灌厂调度员: 从属于安全生产部下的灌厂,主要负责瓶装批发的车辆调度,以及门店调拨的 执行和车辆调度工作。 车车 队:队: 负责气瓶调拨和商用气销售,可从属于公司或门店。 押运员:押运员: 车队的唯一责任人,主要承担气瓶调拨和商用气销售等任务。 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 8 页 共 86 页 挂靠店:挂靠店: 挂靠在燃气公司之下的自营店,不受燃气公司的直接管理。 财财 务:务: 公司的财务部门。 物流配送部:物流配送部: 管理零
14、售业务操作。 安全生产部:安全生产部: 负责气瓶管理。 计算机:计算机: 泛指计算机信息管理系统。 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 9 页 共 86 页 2 系统操作指南 2.1门店 2.1.1门店开户门店开户 2.1.1.1民用户开户民用户开户 屏幕截图: 操作说明: 1)按界面显示内容填写客户信息,其中标有*的项目为必填项,如果必填 项为空系统会进行提示,其他未标注项可按实际进行填写; 2)开户方式必须选择一种类型,根据选择的开户方式,系统会自动跳转至 相应的开户业务处理操作。如:选择租瓶租瓶入网,选择携异型瓶 携异型瓶入网登记,携合格瓶携合格瓶入网登记; 3)家庭电话、
15、手机或单位电话必须填写一项; 4)此功能仅针对民用市场户开户。 异常操作处理: 1)系统禁止录入重复的用气证号。 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 10 页 共 86 页 涉及相关其他功能: 1)租瓶登记(门店):当开户方式选择为“租瓶”时。 2)携瓶入网登记(门店):当开户方式选择为“携异型瓶”或着“携合格 瓶”时。 2.1.1.2商用户开户商用户开户 屏幕截图: 操作说明: 1)按界面显示内容填写客户信息,其中标有*的项目为必填项,如果必填 项为空系统会进行提示,其他未标注项可按实际进行填写; 2)开户方式必须选择一种类型,根据选择的开户方式,系统会自动跳转至 相应的开户业
16、务处理操作。如:选择租瓶租瓶入网,选择携异型瓶 携异型瓶入网登记,携合格瓶携合格瓶入网登记; 3)此功能仅针对商用户开户。 异常操作处理: 1)系统禁止录入重复的用气证号。 涉及相关其他功能: 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 11 页 共 86 页 1)租瓶登记(门店):当开户方式选择为“租瓶”时。 2)携瓶入网登记(门店):当开户方式选择为“携异型瓶”或着“携合格 瓶”时。 2.1.2预约开户完成登记预约开户完成登记 2.1.2.1预约开户完成登记预约开户完成登记 屏幕截图: 操作说明: 1)根据客户姓名、电话、地址查找临时用气证号; 2)将正式的用气证号替换掉临时的用气证
17、号,并根据实际情况修改客户信 息。 异常操作处理: 1)此功能针对呼叫中心预约开户的客户的用气证信息完善。 涉及相关其他功能: 无 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 12 页 共 86 页 2.1.3门店销户门店销户 2.1.3.1销户销户 屏幕截图: 操作说明: 1)系统根据用户录入的“用气证号” ,显示该用气证的基本信息和租携瓶 信息; 2)销户日期为必填项; 3)系统要求该客户的租瓶单必须全部进行退瓶方可进行销户; 4)“确定”后即完成销户操作,用气证变为“作废” 。 “取消”后界面返回 用气证选择页面,用气证状态不变。 异常操作处理: 1)系统禁止未全部退瓶而进行销户操
18、作。 涉及相关其他功能: 1)退瓶登记(门店):当该销户用气证未将全部租瓶退瓶时。 2)用气证状态修改(系统管理):当因操作错误将用气证销户之后。 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 13 页 共 86 页 2.1.4门店零售租瓶门店零售租瓶 2.1.4.1租瓶登记租瓶登记 屏幕截图: 操作说明: 1)选择或输入需要进行租瓶的用气证号,或者由开户时所选择的开户方式 跳转到此操作; 2)标注为*的为必填项; 3)领瓶单号请根据实际给客户开具的发票号进行填写; 4)填写数量之后,系统会自动根据所填数量和选择的钢瓶租金单价计算出 应收租瓶总费用。 异常操作处理: 1)系统禁止录入重复的
19、领瓶单号。 涉及相关其他功能: 1)租瓶单作废(门店):当因操作错误,将领瓶单号填写错误并进行保存 之后或者客户要求将租瓶单退掉时。 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 14 页 共 86 页 2)租退瓶查询(系统管理):当系统管理人员需要对各门店至今的租退瓶 情况进行查询时。 3)用气证资料查询(门店):当需要对用气证的租瓶信息查询时。 2.1.4.2租瓶单作废租瓶单作废 屏幕截图: 操作说明: 1)根据查询条件找到需要作废的租瓶单信息,查询条件包括:租瓶单号、 用气证号、客户名称、联系电话; 2)选择需要作废的租瓶单点击“作废” ,系统会自动冲底此租瓶单金额。 异常操作处理:
20、 无 涉及相关其他功能: 无 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 15 页 共 86 页 2.1.5门店零售携瓶门店零售携瓶 2.1.5.1携异型瓶入网登记携异型瓶入网登记 屏幕截图: 操作说明: 1)标有*的项目为必填项; 2)领瓶单号请按实际给客户开具的收据号进行填写; 3)用户只需录入数量和其他费用,系统会自动根据总金额数量*入网费+ 其他费用进行计算出总金额,入网费和总金额不能人工修改。 异常操作处理: 1)系统禁止录入重复的领瓶单号。 涉及相关其他功能: 1)租瓶单作废(门店):当因操作错误,将领瓶单号填写错误并进行保存 之后或者客户要求将携瓶收据退掉时。 2)租退瓶查
21、询(系统管理):当系统管理人员需要对各门店至今的携退瓶 情况进行查询时。 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 16 页 共 86 页 3)用气证资料查询(门店):当需要对用气证的携瓶信息查询时。 2.1.5.2携合格瓶入网登记携合格瓶入网登记 屏幕截图: 操作说明: 1)标有*的项目为必填项; 2)携合格瓶分类可选择“携百江钢瓶”和“携华润钢瓶” ; 3)如果钢瓶型号选择无码,则钢瓶条码可输入 0;如果钢瓶型号选择有码, 则需要输入钢瓶条码; 异常操作处理: 无 涉及相关其他功能: 1)用气证资料查询(门店):当需要对用气证的携瓶信息查询时。 南京百江销售信息管理系统(门店)用户
22、使用手册 第 17 页 共 86 页 2.1.6门店零售退瓶门店零售退瓶 2.1.6.1无租瓶单退瓶登记无租瓶单退瓶登记 屏幕截图: 操作说明: 1)根据界面提示输入退瓶信息,标注为*的为必填项; 2)根据选择瓶型会显示该规格的默认退瓶价格,可根据实际情况进行手工 填写; 3)输入退瓶数量后,系统自动根据单价数量计算出总金额 4)系统可自动记录退瓶时间、退瓶部门、退瓶登记人。 异常操作处理: 1)系统禁止在退瓶时录入已存在的租瓶单号。 涉及相关其他功能: 1)租退瓶查询(系统管理):当系统管理人员需要对各门店至今的退瓶情 况进行查询时。 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 18
23、页 共 86 页 2.1.6.2有租瓶单退瓶登记有租瓶单退瓶登记 屏幕截图: 操作说明: 1)输入需要退瓶的用气证号; 2)选择需要退瓶的租瓶单; 3)选择与租瓶单规格相同的气瓶,注意:相同规格的有码和无码瓶可互相 抵用; 4)系统可自动记录退瓶时间、退瓶部门、退瓶登记人。 异常操作处理: 1)系统禁止与选中租瓶单规格不同的气瓶退瓶。 涉及相关其他功能: 1)租退瓶查询(系统管理):当系统管理人员需要对各门店至今的退瓶情 况进行查询时。 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 19 页 共 86 页 2.1.7门店回购钢瓶门店回购钢瓶 2.1.7.1回购钢瓶登记回购钢瓶登记 屏幕截图
24、: 操作说明: 1)选择或输入需要进行售瓶的用气证号; 2)标注为*的为必填项; 3)发票号请根据实际给客户开具的发票号进行填写; 4)用户只需录入数量和其他费用,系统会自动根据总金额数量*回收费+ 其他费用进行计算出总金额,回收费和总金额不能人工修改。 异常操作处理: 1)系统禁止录入重复的发票号。 涉及相关其他功能: 无 南京百江销售信息管理系统(门店)用户使用手册 第 20 页 共 86 页 2.1.8门店用气证资料修改门店用气证资料修改 2.1.8.1用气证资料修改用气证资料修改 屏幕截图: 操作说明: 1)选择或输入需要进行售瓶的用气证号; 2)标注为*的为必填项; 3)民用市场户和
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