科技档案管理办法.doc
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1、科技档案管理办法一总则1. 为确保科技档案的齐全、完整、准确、系统,确保档案案卷符合科技档案管理的要求,特制定本制度。2. 科技档案资料是指公司范围内进行科研,设计现场施工,经营管理活动中形成的具有保存价值并按一定程序归档的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片影片、录像带、录音带、磁盘、幻灯片等各种载体的科技文件材料。3. 本办法涵盖建设工程项目从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表和其它载体材料的档案管理。4. 依据中华人民共和国档案法和档案管理制度的规定,各单位
2、应把科技档案工作纳入施工管理、技术管理、企业经营的程序和议事日程,列入有关部门和人员的职责范围及个人的经济责任制。各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责,各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料,认真做好立卷归档工作,并确保档案的完整性、准确性。二.科技档案管理1.档案资料管理1)科技档案资料工作是公司科研与工程建设过程的一部分,应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。办公室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料,对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。2)工程建设中,各种技术资料交由办公室统一管理发放,各
3、有关部门和单位指定专人办进领用手续。3)设备到货后,由工程部汇同有关部门开箱验收后,设备资料统交办公室统一管理,造册登记并建立收发明细帐。各工程总体验收由工程部对其各种技术文件和竣工资料进行查验,各项工程竣工决算的最后付款必须由工程部对竣工资料签收合格后支付。4)购置技术资料、图书、标准由办公室统一申请,经批准后按计划办理,或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证,一律由档案室签收后方可办理报销手续。2归档文件的质量规定1)凡合同、协议等文件材料均应为正本(即必须有各方代表符合规定的亲笔签名,有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档,签字方不能用副本或复印件归档)。2)施工技
4、术记录、工程签证单、试运记录、设计修改通知单(含工程联系单)等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件(如表式为复印件,数据虽用合格材料书写也不能作为原件;验收签证单中的各方人员必须签名齐全,不能以盖章或打印件代替签名)归档。3)施工措施,方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件,不能用复印件或普通色带打印件,以保证字迹的耐久性。4)主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件(不能用复印件)归档。5)书写规定A)书写字迹工整,图样清晰。B)书写墨水应为碳素墨水,严禁用圆珠笔或铅笔书写。C)文件书写格式应用横行排列,文件段落,章节编排,按有关文件编写要求;汉字简化应符合国家颁发的有关规
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