公司文秘档案管理制度.docx
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1、第 1 页 公司文秘档案管理制度 特征码 urJeCXngxWsZsMQdSctA 1.目的作用 公司的*档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的 要素。为了加强对*档案的管理,理顺工作程序,明确工作职责, 杜绝资料流失,特制定本制度。 2.管理职责 2.1 行政管理部是公司*档案的归口管理部门,负责*档案 管理制度的贯彻及在各部门的执行检查,加强对*档案室的业务 领导和工作实务指导。 2.2 各部门所负责的部门内部档案资料,应有专人兼管。 同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。 2.3*档案室是公司对*档案的专管机构,在行政管理部的领 导下,其管理的主要职责为: 2.3.1 制定或参与
2、制定关于*档案管理方面的规章制度。 2.3.2 协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理 的指导监督。 2.3.3 负责对永久行*档案向有关档案机构的移交工作。 2.3.4 总结经验,改善工作方法,提高管理技能和工作效 第 2 页 率,使公司*档案资料能够充分得到利用,为经营服务产生收益。 3.归档资料的范围、内容 3.1 计划性文件资料 包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、 计划。 3.2 批示性文件材料 包括公司各类标准、指标,如计划指标、考核标准、技术 标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调 度记录等。 3.3 法规性文件 包括政府、行业、上级制定和颁发
3、的各种需公司贯彻和执 行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。 3.4 公司的重大决议 包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议 及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记 录等。 3.5 总结性文件 包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属 单位的工作总结及单项性的各种总结报告。 3.6 凭证性材料 第 3 页 包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、 凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录, 以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录 和文本。 3.7 汇报性材料 包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报
4、表、财务 报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料 等 3.8 劳资人事资料 包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和 培训考核、工资核定记录等相关资料。 3.9 调研性资料 包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商 经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。 3.10 声像制品资料 包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察 时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生 作用的各种资料。 3.11 证件性文书资料 包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生 许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、 资产资料如
5、汽车使用和房屋建筑等批文证照。 第 4 页 3.12 馈赠行资料 包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、 书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 4.文件资料的立卷归档 4.1 档案的收集 4.1.1 凡属本制度第三条所涵盖的文件资料,均应归档统 一管理,各部门应做好资料的分类立卷,至次年元月底整理归 档;会计归档类在年度终结后,由财务部门编造清册,每两年 归档一次。 4.1.2 银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报 表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁,只 财务部立卷留存。 4.1.3 业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部 立卷留存。 4.1
6、.4 各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存; 内部文件原则上各部门传阅后,即由总经理办公室回收立卷留 存。 4.1.5 公司员工应注意随时收集各种信息资料,并及时汇 总到各部门档案管理员,员工因公外出参观学习考察和参加个 各种会议回到公司后,应将相关资料全部移交档案管理员。 4.2 立卷归档的时间 4.2.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均 第 5 页 应在三日内递交办公室立卷归档。 4.2.2 对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务单 位的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适 当延长。 4.3 立卷归档的要求 4.3.1 各部门兼职档案员在规定的归档时
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