1、2021年机关公文格式新规定标准和新旧版对照公文格式易错项整理（笔杆子必懂）2021年机关公文格式新规定标准作为公文法定权威性和组织约束力的外在表现形式，公文格式是党政机关公文处理工作中的重要一环，规范的公文格式不是人们随意强加给公文的，而是公文结构规律性的一种表现。公文格式规不规范不仅影响公文的质量和美观，更直接妨碍公文严肃性和实用性的发挥。自2012年国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会联合发布党政机关公文格式（以下简称格式）后，我国各级党政机关的公文格式总体上是正确的，但也存在个别不规范性现象，表格的使用尤其是横排表格的排版就是其中之一。一、编排公文表格是用Word还是Exce
2、l对于一些办公条件较好的党政机关来说，公文排版有专门的定制软件，但对于更广大的基层机关单位来说，公文排版一般使用的还是Word，本文所述也仅针对以Word为工具的公文排版。这就产生了一个问题，公文中如涉及表格，是应该使用Word还是Excel？格式中对此并未作出具体规定。但笔者认为，公文附件中如有表格，应首先使用Word操作。理由有二：第一，从性质上讲，Word是文字处理软件，是展示最终文字结果的处理工具，而Excel是数据处理软件，其最主要功能在于数据的处理，包括数据加工计算、统计分析、图表制作、信息传递与共享，使用Excel的主要目的不是展示一成不变的视觉结果，而是实时操作展示不同的数据处
3、理结果。就公文文字的确定性、打印纸张标准的唯一性来说，无疑适合于使用Word展示表格内容；第二，从要求上讲，格式也有倾向性表达，格式在第三章中提到的“字”概念、“行”概念以及第五章提到的“一般每面排22行、每行排28个字”等等，这些概念都是Word中的概念。另外，根据中国公文写作研究会对“附件”的定义，“附件是附属于正文中的文字材料”，既然是文字材料，那表格也应该是文字性质的。因此，如果涉及表格，公文排版应该首选Word。当然，首选并不意味着必选，对于一些数据统计汇总表，可能Excel更为适合。这里仅就大多数情况而言，涉及表格，首选Word，这是其表格性质使然，也是公文要求使然，同时也有利于对
4、版心、页码等公文格式要素的操作。二、目前公文中横排表格的排版一般而言，公文中的表格（包括横排表格）是作为附件的一部分编排于公文主体之后的，按照格式要求，其必须跟正文一起装订，一起编排页码。但基于文字排版和表格排版的大不相同，目前很多公文表格附件和正文主体的排版经常出现两个很大的差异：版心位置不同、页码位置不同。（一）版心位置不同格式中明确规定了公文内容显示区间。格式“5.2.1页边与版心尺寸”规定：“公文用纸天头（上白边）为371mm，公文用纸订口（左白边）为281mm，版心尺寸为156mm225mm”。根据此尺寸及格式给出的式样可以推算出下白边为35mm左右，右白边为26mm左右。这里的“白
5、边”可以理解为Word文档中“页边距”的意思。要强调的是，之所以要求留出如此的“白边”，一者是为了展示公文的严肃性，四周如此留白无疑让中间正文显得沉稳、庄重，便于阅读，观感较好；二者也是为了便于拟办、批示。这也再次说明，公文的格式要求并非无的放矢，而是公文处理工作的必然规律。但在现实排版中，很多公文处理者往往将格式的版心要求应用于公文的文字主体，而附件中表格等内容往往又是另外一种版心。比如为了让一页表格尽可能显示更多内容或者为了让表格内容不断行，经常会扩大版心，造成四周“白边”缩小，尤其是横排表格更是如此。这无疑从形式上造成了公文的主附分离，既不美观也不利于公文的处理，值得引起重视。（二）页码
6、位置不同这里说的页码位置，特指的是公文横排表格的页码，因为竖版表格页码一般与公文文字主体页码无异。虽然格式中单独列出一章对表格页码作出了规定：“A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。”但在现实操作中，基于长久以来“页码在下边距”的印象，很多人并不理解“页码位置与公文其他页码保持一致”的真正含义，直接将页码编排在了横排表格的下方，有些是单双不分统一在横排表格正下方，有的是单页码排在横排表格的右下、双页码编排在横排表格的左下，这样的编排看似符合格式的要求，实际上这不仅违背了格式的真正要求，也背离了页码的真正性质。就格式要求来说，附件表格“
7、页码位置与公文其他页码保持一致”是就装订后的效果来说的，不是就编辑过程来说的。因为编辑横排表格和装订横排表格不是同一方向，在编辑横排表格页码的时候，页码如果编辑在横排表格下方，那么装订成册后页码就会出现在纸张的右侧。因此，只有在编辑横排表格时让页码编排在表格左下角（单页码）、左上角（双页码），才能真正保证在装订成册后，页码位置与公文其他页码位置一致。而就页码性质来说，页码的真正作用在于定位要查询的内容。在翻动公文的时候，我们是把横排表格和公文正文一起纵向翻动的，此时横排表格页码编排在表格左下角（单页码）和左上角（双页码），保持和公文正文的页码一致，才能真正发挥出页码的查询、定位功能。如果横排表
8、格页码编排在表格下面，装订成册后页码就会出现在纸张的右侧，这不仅不利于页码功能的实现，也会因为跟公文主体页码编排不一致，造成公文主附的断裂，影响公文的美观。三、横排表格正确排版方法（一）保持正常版心既然附件属于公文的一部分，附件中如有表格尤其是横排表格，其版心要求自然跟公文主体一样。一般而言，在使用Word操作过程中，横排表格和正文内容是不会从属于同一节的（所谓“节”是Word中的专有概念，其作用是针对页面设置不一样的结果，一般同一节的页面效果是一致的）。在公文主体设置好版心后，需要在横排表格里再次设置其版心属性。以金山WPS 2019为例，第一步，在需要加入公文横排表格的前一页的最后位置，点
9、击上方“页面布局”选项，在“分隔符”处点击“下一页分节符”，这样会增加单独一页。第二步，鼠标放在新增加的第二页位置，设置纸张方向为横向，设置上下左右边距，根据格式中对版心要求，一般我们可以取上37mm、下35mm、左28mm、右26mm，装订线设置为位置“左”、宽“0”。如此即可保证横排表格版心合乎要求。（二）规范横排表格页码公文中横排表格的页码其实算不上一个难点。不过很少有人指出其正确做法，格式以及最权威的党政机关公文格式国家标准应用指南也并未给出具体的编排方法，鲜有的出现具体方法的是中国法制出版社的党政机关公文处理工作条例精解与范例，但其方法只适用于一两页的横排表格，对于几十页和上百页的横
10、排表格设置也是无能无力。另外，网上各种操作方法也同样无法应对批量的横排表格页码设置。这里笔者介绍一种可以批量处理横排表格页码的方法。还是以金山WPS 2019为例，根据上述“保持正常版心”设置方法，设置好相应的横排表格版心、页边距。在横排表格内容已经输入完毕后，依次进行如下操作：第一步，双击横排表格的上边距或下边距，鼠标依次放在上下边距处，取消上面选项卡位置处的“同前节”。接着点击在选项卡位置最右侧出现的“页眉和页脚”选项卡，点击“页眉页脚选项”，勾选“奇偶页不同”。这一步是确保横排表格单双页码格式不在表格下方，且设置页码不会引起前面页码的变动。第二步，判断横排表格的第一张是单页码还是双页码，
11、如果是单页码，则要在表格左下角设置页码，如果是双页码，则要在表格左上角设置页码。第三步，假设横排表格的第一张是双页码，也就是偶数页页码。点击第一张横排表格的上边距，接着点击弹出的“插入页码”提示，选择页码格式“1，2，3”，位置“左侧”，应用范围“本页及之后”。此时会在表格左上角出现页码的文本框，点击该文本框，如果页码数字可与前文连续编排，点击“重新编号”，选择“页码编号续前节”。然后选择文本框里的页码数字，将其字体大小设置为正常格式，然后在其前后各加一横线和空格。接着点击文本框外面的旋转标示，将其顺时针旋转90，并适当调整位置。如此，所有双页码均会正确编排。第四步，找到第二张横排表格的页码文
12、本框，将其旋转放在表格的左下角即可。第五步，可以根据打印预览功能，浏览横排表格页码位置，并在主界面适当调整。当然，如果使用的是Msoffice软件，横排表格的页码也是可以设置的，方法基本一致。以Msoffice 2016为例，先插入节，设置奇偶页不同，取消“连接到前一节”。唯一需要注意的地方是，要先在需要添加页码的位置增加一个竖版文本框，在文本框里添加页码，选择页码的时候鼠标放在文本框里，点击“当前位置”即可完成。公文格式易错项整理（2021年新旧版进行对比说明）根据安排，今天我与大家交流探讨公文格式易错项四个方面的内容：分别是公文起草过程中常见的用词错误、行文错误、标点错误、格式错误。相信大
13、家对2012年7月1日起开始施行的党政机关公文处理工作条例并不陌生，而与之配套的党政机关公文格式也已发布，自2012年7月1日起正式实施。今天我们所讲的，所交流的也是根据这一条例进行梳理，并对新旧版进行一个说明。一、公文起草过程中常见的用词错误公文公文，一是姓公，二是为文。文字是公文的生命。是公文的主体和“躯干”也是公文起草者最容易出错的部分，一个小小的笔误就可能会造成“一失足成千古恨”。这也是大家常改常错，常错常忽略的问题。笔者在公文审核过程中，经常碰到文笔流畅但“错别字”屡犯错误的情况，归纳起来，常见的“错别字”使用错误有以下3个方面：（一）关于易错的字词写作的正确与规范在这里举几个常见的
14、例子（见课件）“制定”与“制订”的例子有很多。1、人民有了政权以后，就不仅依靠政策，还必须把成熟的政策制定为法律，依法办事。(来源：彭真谈监督政策和法律的关系以及改革等问题)2、白天劳动上一天，晚上还要和当地团员社干部们开会，帮助他们修改跃进计划，制订新的增产计划。(来源：马烽停止办公)“做出”与“作出”的例子：1、今年开展“学做榜样，奋勇争先”主题活动。2、韩方将继续为改善南北关系和维护半岛和平稳定作出努力。“截止”和“截至”的例子：1、截止到今年十一月，公司已完成全年生产任务的百分之九十八。2、截至2020年底，X已经夺得三次NBA总冠军奖杯。“急待”和“亟待”1、这件事情亟待解决。2、这
15、片森林里的珍稀鸟类亟待保护。“亟待”带有较浓的书面语色彩，因此“亟待”一词一般用于书面语中。现代汉语词典中有“亟待解决”的用例。现代汉语常用词表（商务印书馆，2008年版）中有“急待”（跟“亟待”同义）。可见“急待”在社会语文生活中也有一定流通性，但词典多未收录这个词形。在人民网上搜索，看到“亟待”的使用率远远大于“急待”。“其它”和“其他”现在，现代汉语词典等权威工具书，都推荐使用“其他”。主流媒体一般也都使用“其他”而不用“其它”。建议您使用“其他”而不用“其它”。意思是完全一样的,只是不同的写法.其他正在逐步占据主导地位,而其它正在被淘汰。“度”和“渡”：“度”一般对于时间来说的，“欢度
16、国庆”是指过一段时间，不是“从此到彼”，且与“水”义无关。如欢度春节，度假，度日如年，欢度国庆。“渡”一般对于空间来说。由这一岸到那一岸；载运过河；渡口。“渡”字与“水”有关，它是形声字，“氵”表意。如：渡过难关远渡重洋轮渡，渡口。“决不”与“绝不”“决”用在否定词不、无、非、没等前面，是表示“坚决”否定的意思。那么，“决不”就是“坚决不”的意思。说到这里可能没啥错误。我们再看。“绝”“用在否定词不、无、非等前面，是表示“完全”否定的意思，“完全”是“全部”，也就是“各个部分的总和”的意思。所以，“绝不”可以理解为“全然不”，进一步说，就是“所有情况下都不”或者“任何情况下都不”的意思。可能用
17、的也对。那用在具体的语境中怎么适用。因此，“绝不”跟“决不”虽然都表示态度鲜明的否定，但有细微差别。例如：（1）我绝不去。是说“我”绝对不去，任何情况下都不去。（2）我决不去。是说“我”坚决不去，强调态度坚定。“决不”含有决心、决定的意思；“绝不”则含有“绝对”的意思。 决不的意思是“决定不”。里边有“考虑后的表示”的成分。而“绝不”的意思是“绝不妥协”没有相商的余地，里边有些主观色彩。即：1、就是之意，例：知识即力量；科学即第一生产力。2、当时或当地，例：即时，即刻，即席。3、就，便，例：黎明即起，扫洒庭除。4、假如的意思，例：即便，即使。像这种易混词语还有很多，还是要靠大家平时的积累，留心
18、处处皆学问，在学习材料、学习公文的同时多留心，就会量变产生质变。（二）关于机关名称未使用规范化简称按照国家行政机关公文处理办法的规定，公文中的机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。多数部门和单位上报市人民政府的公文，把主送机关写为：市政府。规范的应写成XX市人民政府；不能写成：市政府或XX市政府。比如，“国家发展和改革委员会”简称误写成“发改委”，应为“发展改革委”；“广东省人力资源和社会保障厅”误写为“广东省人力资源社会保障厅”。这个比较好理解，但是需要提醒的是，对于不知道对方到底是用的哪个简称，一定要提前询问，避免出现笑话。（三）关于数字、日期表述的问题国家行政机关公文处理办法规定：“
19、公文中的数字，除了成文时间、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。”应当使用汉字的情况汉语数字通常是指“一、二、三、四、五、六，七、八、九、十”及其大写“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾” 等数字。（一）数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句。例如：“十二五”规划、二万五千里长征、三心二意、零点方案、第三季度、十六届四中全会等。（二）邻近的多个数字（一、二九）并列连用，表示概数(连用的多个数字之间不应用顿号隔开)。例如七八十种、一千七八百元、五六万套、七八个、十五六岁等。（三）星期几一律用汉
20、字，如星期三。（四）中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如:万历十五年、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。（五）含有月日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“”隔开，并外加引号。如: “一二八”事变（月28日）、“一二九运动”（12月9月）等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。（六）用“几、多、余、左右、上下、约”等表示约数时，使用汉语数
21、字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字，用“多、约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥3万多吨、柴油1400吨，用于农田水利基本建设。（七）行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。但党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字。注意2：成文日期一般以负责人签发的日期为准。联合行文以签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。二、公文起草过程中常见的行文错误根据中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日联合印发的党
22、政机关公文处理工作条例，规定行文规则如下：见课件公文中四种公文格式、十五个文种。起草公文，根据行文规则和公文内容，首先确定文种，然后选择适当的公文格式。起草“意见”，可能使用通用格式，也可能使用信函格式。起草“通知”，可能是平行文或下行文，也可能使用信函格式，但不可能使用上行文。（一）向上级机关行文（二）向下级机关行文（三）向同级机关行文注意：1、上行文应当注明签发人、会签人姓名。2、上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发；3、下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。三、公文起草过程中常见的标点错误（一）多个书名号或引号并列时使用顿号分隔（二）在标示数值和起止年限
23、时使用连接号不规范（三）在并列分句中使用逗号统领（四）在并列分句中使用句号后再使用分号四、公文起草过程中常见的格式错误公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。以上内容可以分为三部分，即版头、主体、版记。这就涉及到了公文中的版头部分：份号：顶格标注在版心左上角第一行。一般用6位3号阿拉伯数字。如“000017” 。密级：用3号黑体，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。绝密30年，机密20年，秘密10年。紧急程度：用3号黑体，标
24、注于公文首页左上角，密级下放。发文字号：用3号仿宋。签发人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋 。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号楷体。发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。上边缘至版心上边缘35mm，红色小标宋体字。联合行文时，以联署发文机关名称为准上下居中排布，文件两字在其右侧。主体部分：标题一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省
25、略。正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。层次序数：第一层“一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） ；第三层“ 1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。附件：另面编排，在版记前，与公文一起装订。3号黑体字，顶格在版心左上角第一行。附件标题居中，编排版心第三行。如附件不能与正文一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注”附件”二字及附件顺序号。附注：发放范围、注意事
26、项、联系人及方式。左空2字加括号标成文日期一下行。版记置于公文最后一面，最后一要素置于最后一行。1.抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。4号仿宋。在印发机关和印发日期之上一行,左右各空一字编排。“抄送”后全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一抄送机关名称标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。2.印发机关和印发日期：公文印制主管部门，为党政机关办公室。4号仿宋，排在末条分隔线上，印发机关左空一字，日期右空一字，阿拉伯数字，后加“印发”二字
27、3.页码：4号半角宋体阿拉伯，版心边缘下，左右各一字线，距版心下边缘7mm。单页右空一字，双页左空一字。版记页前有空白页和版记页，均不编页码。公文附件与正文一起装订时，页码连续编排。（二）发文字号错误（三）标题标题由发文机关名称、公文的主要内容和公文种类三部分组成。联合发文机关较多时，只写主办机关名称加“等X部委”字样即可。标题所表示的内容一般只概括一项最主要的主题，避免多主题标题。除法规、规章名称加书名号外，标题一般不使用标点符号。标题应简练，一般不超过50个汉字。同一标题文种只可使用一种。（四）文种使用错误1“请示”“报告”混用请示和报告为两个文种，不能混用；没有“请示报告”文种，在实际
28、工作中常见到将请示报告合用的情况。Eg.关于申请修缮办公用房费用的请示报告请示一般为下级单位上上级单位请示事项使用，通常一事一请示，不可在一个请示中请示多个事项；上级单位收到请示需做以回复。报告为告汇报某项工作情况或告知某事项；收到报告上级单位一般不予回复，在报告中不可夹带请示事项。2.文种使用错误15种公文种类，决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要；不可自造公文文种。例：关于第一次保密普查工作的总结；“总结”不是公文文种，不能单独成文，应为关于上报第一次保密普查工作总结的报告（八）附件使用错误附件为正文部补充和说明，当其内容为正文的主体时不能作为附件，而应作为正文的一部分上报。
