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管理时间 管理自己,大 纲,管理时间 现状:忙乱的中层经理 时间管理的障碍 中层经理时间管理的特点 检查你的时间管理能力 时间管理的原则 管理自己 计算你的时间价值 寻找你的时间罗盘 你的未来不是梦,不能管理时间,就什么也不能管理！ - 杜拉克,人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧。它使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不致在忙乱中迷失方向.,你如何看待以下问题? 时间就是金钱吗？ 时间=金钱 金钱对你的意义重于时间吗？ 时间金钱 时间对你比金钱更有价值吗？ 时间金钱 你选择哪一种答案？_,时间就是生命，时间就是金钱。 人们往往是重视生命，乐于理财，而忽略了时间管理。 善用时间，就是善用自己的生命!,忙乱的中层经理,案例分析(15分钟) 分析： 电话干扰 会议没有计划 上司召见随意性强 喜欢下属事事请示汇报的官僚作风 对下属不放心,替下属工作 工作过程中没有目标和程序,缺乏一份详细的计划 做事没有轻重缓急,主次不分 不会说“不” 喜欢做熟悉和容易的事，然后把困难的事拖下来，只有通过加班来完成 结果：下属轻松自在，自己却忙得要死,时间管理的障碍,障碍一：我的时间安排的挺好，我是一 个有序的人 障碍二：时间管理有什么用，计划赶不上变化 障碍三：时间掌握在别人手里 障碍四：时间管理太麻烦 障碍五：时间管理各人有各人的习惯，我的习惯就这样，不好改,中层经理的时间管理特点,特点一：关联多，容易将时间分配给上级、下属和同僚，时间处理上没有轻重缓急、没有主次。 特点二：一般是从基层提拔上来，愿意每件事都亲力亲为，不善于集中时间于重要的事情，也没有勇气拒绝不必要次要的事，结果是胡子眉毛一把抓 特点三：没有自己的“自由时间”，所有时间都是属于其他人或事的“应对时间”，自己完全处于被动、应付状态，不能自由支配时间,中层经理的时间管理特点,特点四；受上司决策的影响，有时掌握不好时机，在做决定时常常专注于小事、不能排除干扰，对事情缺乏预见性 特点五；没有充分运用大大小小的零散时间不做比较零碎的工作，工作效率没有得到最大限度的提高，所以总觉得时间不名用 特点六：中层经理一般会议多，不管是主持会议还是参加会议都要耗费时间,检查你的时间管理能力,时间哪里去了 你的时间你能控制得了吗? 你的时间到底属于谁? 你有什么样的时间使用模式? 你对时间的理解和态度是什么?,下面是一套时间管理能力的自测题，请为每一项选择最适合你的修饰语：是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？,总是 经常 很少 1 我觉得我可以工作得更努力 2 我可以告诉你上个星期我工作了多少小时 3 我常常把事情留到最后一分钟才做 4 对我来说，开始一项工作很难 5 我对下一步要做什么不很确定 6 我要开始做某件事之前，要拖延很长时间,总是 经常 很少 7 我不知道我做的是否足够多 8 我在不同的任务之间频繁地换来换去 9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高 10 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高 11 我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时 间后又置之不理 12 我不可能完成我想做的全部事情 13 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情 14 到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底 15 我工作时没有任何计划,请把你的答案和后面的解释互相对照。 1. 我觉得我可以工作得更努力 你总是觉得你可以做得更好一些吗？如果你总是觉得自己的时间没有发挥最大作用，这说明你的时间管理技巧有问题，你要学会善用时间。 2. 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时 很多人对自己的工作时间只有个大致的印象：我好象一直在工作。这样是不行的。人们的感觉往往和实际并不相符。研究人员用录像机摄下实验者的工作情况，把统计得到的工作时间与实验者自我感觉的工作时间对照，发现两者之间的差距相当大。如果你对自己的工作时间没有明确的认识，最好花一天至一星期的时间，逐小时记录自己的工作时间，结果说不定会使你大吃一惊。 3. 我常常把事情留到最后一分钟才做 如果总是出现这种情况，有两种可能原因：一是你忽视时间管理，不使用时间表，二是在制订时间表时，没有依照合理的顺序。,4. 对我来说，开始一项工作很难 哪怕订好了计划，要开始做这件工作，仍是件头疼的事如果常常出现这种情况，那么，症结不在制订计划的环节，而在于“行动”这一环。你要有意识地增强自己的行动意识，并学会一些克服拖延的技巧。 5. 我对下一步要做什么不很确定 如果总是对下一步要做什么不很确定，则是缺乏整体计划的表现。 6. 我要开始做某件事之前，要拖延很长时间 请参见对第4 项的解释 7. 我不知道我做的是否足够多 请参见对第1 项的解释,8. 我在不同的任务之间频繁地换来换去 怎样确定分配给不同任务的时间段长度，是一项重要的技巧，过长或过短都会降低你的效率，你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔。 9. 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高 没有人能完成排除外界影响，不同的地点对人的工作效率有不同的影响，只不过人们往往没有留意这一点。如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率较高，说明你对自己很了解。这有助于你进行时间管理。 10. 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高 请参见对第9 项的解释。 11. 我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理 这也是缺乏整体计划的表现。,12. 我不可能完成我想做的所有事情 人不可能完成所有想做的事情，在制订时间表时必须有所取舍。但如果连时间表上的事情也总是不能完成，那么不是时间表不切实际，就是执行的过程出现问题。 13. 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情 先明确价值观，再确定目标，就能容易地为各种事情确定优先级，优先处理重要的事情。如果总是对此感到迷惘，则说明对自己的价值观不很明确，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。 14. 到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底 如果因为缺乏计划和执行能力，常常不能完成想做的事情，就会对自己失去信心，做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底。 15. 我工作时没有任何计划 这是你对自己的计划性的评价，请对照上面各项的解释，看你 对自己的评价是否适当。,时间管理的原则,五原则： 80/20原则 目标ABC原则 优先顺序原则 计划原则 习惯原则,80/20原则,20%的工作占整个工作80%的价值 集中80%的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作 注意时间和精力的合理分配 讨论：你认为多做或少做哪些事情，能够明显改进工作？,目标ABC,A=必须做的 B=应该做的 C=不值得做的 设定一项工作的ABC项，究竟是A项还是BC项，要根据你在这项工作中所花费的时间的多少对你的工作、职位等带来的影响大小具体来定,优先矩阵,工作价值矩阵 重 直接价值 间接价值 价 要 高度重要 1 2 高度重要 值 性 高度紧迫 低度紧迫 高度紧迫 3 4 低度重要 低度重要 低度紧迫 无价值但必要 无价值不必要 紧迫性,第二象限工作法,依据重要性优先原则，合理地将工作划分到不同的象限中； 根据第二象限的工作制定计划 第一象限的工作，实际上是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的 80%的时间做第二象限的工作，20%的时间做其它象限的工作,制定计划,所谓计划就是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。 几种主要的计划形式： 待办单 日计划 周计划 月计划,待办单,内容： 非日常工作 特殊事项 行动计划中的工作 昨日未完成事项 注意： 一上班就做 只制定一张待办单,待办单格式,优先顺序 序号 待办事项 完成人 完成确认,日计划,当天目标-即必须当日完成的重要的优先的工作 预留事项-预定的约会、开会等保留特别工作的时间 待做事项-不想忘记，希望完成、不太重要、优先次序低的工作,必须养成习惯,每天花30分钟作计划 有书面的待办单、日计划、周计划和月计划 让你的下属了解你的工作习惯和时间习惯 每周都将你的工作排出优先顺序 能在高效的时间里做完你的重要工作 授权成为一种工作风格和管理方式,必须养成习惯,养成对付干扰的工作作风 树立明确的工作目标和生活目标 有效利用零星时间 充分利用电脑等现代办公设备 文件柜和办公桌整洁、条理清楚 在固定的时间里处理邮件和文件 尽量将无用的文件处理掉 每件工作善始善终，自律，坚持,管理自己,管理时间=管理自己 首先把人生的几个领域来重新给予定义，或赋予一种解释，这八个领域包括健康、家庭、工作、人际关系、理财、心智、休闲以及心灵。,检查一下你的人生目标,健康： 家庭： 工作： 人际： 理财： 心智： 休闲： 心灵：,管理时间就是在管理你自己,大部分的人抱怨他们的时间不够，抱怨他们的事情做不完，而对每一个有成就的人来说，时间管理是他们生活中很重要的一环。每一分钟，每一秒钟过去了，它不可能再回头，问题是如何有效地利用每个人每一天的24小时。研究时间管理，首先你必须知道，一个小时没有60分钟，事实上一个小时你能利用到的真正的时间可能只有那几分钟而已。,计算你的时间价值,你的时间价值是多少，你计算过吗？请根据下表来计算一下你的时间价值： 你的时间价值几何 年收入（万元） 年工作时间（250天） 日工作时间（8小时） 每天_ 元 每小时_元 每分钟_元 那么，我们该如何管理时间，让自己的时间增值，让自己更有成就？,找出以下关于时间的数字。请用具体数字描述：,1 你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少时间睡觉？（过多或过少的睡眠都对身体无益。回答第一问需要你对自己的身体有基本了解；回答第二问需要对自己的生活有基本了解，如果你的睡眠时间很不规律，则取一个平均值。） 2 你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？ 3 开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中 途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。 4 每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？ 5 你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？ 6 你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？ 7 你每天花多少时间保护自己的健康？ 以上只是几项提示，你可以扩展思路，找出更多与你的时间有关的数字，然后把它们记录下来。在这方面花费的每一分钟都会是值得的。,寻找你的时间罗盘,时钟+罗盘=人生目标 每一天的行动，每一个时段的行动，都要与未来的你的目标很接近，在追求更快、更好、更具有效率的观念的同时，找准自已的时间罗盘。因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是单纯的求快，更重要的是怎么向未来的目标接近！,制定人生计划,人生计划就像一座大厦，各段时间的计划则像大厦中的一间间房子(你生命中的大石头)，如果你对整体目标不明确，大厦的框架没有搭好，房间的位置也无法确定。,你的未来不是梦,请尽可能详细地描述你当前所处的阶段，写下来，以便随时提醒自己。这个阶段的目标是什么？你需要完成哪几件主要的事情？它们有期限吗？期限分别是什么时候？你现在的感受如何？等等。 明确阶段目标后，进一步将其细化，对未来的一年进行规划。 进行规划并不意味着把未来的365 天的日程安排得满满当当，而是明确以下问题的答案：,我希望在这一年过去以后得到什么？ 除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？ 我必须做哪些事情？ 这些事情必须在什么时候完成？ 这一年中有哪几个关键的任务？,我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？ 预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？ 今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？ 今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？ 对这些问题心中有数以后，你就能自如地 安排这一年的时间。,今天的时间已经用光了！,作业,以“待办单”和“日计划”的方式安排每天的工作。（从6月7日7月7日）,