第五章管理信息系统的系统分析.ppt

第五章 管理信息系统的系统分析,可行性分析,业务流程调查,数据流程图,数据字典,处理逻辑的表达,详细调查,新系统的建立,系统分析报告,案例：软件工程师毫无用处？,“软件工程师毫无用处，我宁愿雇佣雷达专家教会他如何编程，也不愿意雇佣程序员来教会他雷达信号流程”。这段措辞严厉的声明来自于一位大型政府项目的经理，他所在的部门的电脑系统曾经错误地发出了ICBM导弹来袭的警报。更加令他不能忍受的是程序员拒绝对此错误的功能承担责任。,程序员抱怨说这是由于系统说明不够全面造成的，而并非自己的原因。这位经理意识到，需求文档没有指出特定的环境会导致错误的警报，但他仍认为他所在部门的编程人员应该具备这样的基本知识的。“没有任何雷达专家会犯如此基本的错误”，他坚持说。,课堂讨论： 如何理解项目经理的抱怨？ 在一个项目需求调研过程中，系统分析人员发现对可户进行简单的培训，他们做出的系统分析说明要比系统分析人员更加准确，你觉得这样的现象正常吗？,系统分析的任务 在充分认识原信息系统的基础上，完成新系统的逻辑模型设计，解决系统“做什么”的问题。 系统分析在很大程度上决定了系统开发工作的成败。 系统分析的步骤 问题识别 可行性分析 详细调查 系统化分析 逻辑方案设计,可行性分析的任务 明确开发应用项目的必要性和可行性。 可行性分析的内容 管理上的可行性 指管理人员对开发应用项目的态度和管理方面的条件 技术上的可行性 分析当前的软、硬件技术能否满足对系统提出的要求（如增加存储能力，实现通讯功能，提高处理速度） 经济上的可行性 主要是预估费用支出和对项目的经济效益进行评价。经济效益应从两方面综合考虑，一部分是可以用钱衡量的效益，如加快流动资金周转，减少资金积压等；另一部分是难以用钱表示的，例如提供更多的更高质量的信息，提高取得信息的速度等,第一节 可行性分析,可行性研究的步骤,为了成功地开发软件，必须知道要做的工作的范围、要用的资源、要花的工作量以及应遵循的进度。如果整个工程可以做，并且值得做，那么，分析人员就应该推荐一个较好的解决方案，并为工程制定一个初步的计划。 可行性研究需要的时间长短取决于工程的规模，一般说来，可行性研究的成本只是预期的工程总成本的5%10%。 怎样进行可行性研究呢？典型的过程有以下几个步骤：,可行性研究的步骤,1）核查系统规模和目标 访问关键人员，仔细阅读和分析有关的材料，以便对系统调查阶段得到的关于规模和目标的报告书进一步核查确认，改正不正确的叙述，清晰的描述对目标系统的一切限制和约束。这个步骤的工作，是为了确保分析人员现在所描述的内容，就是系统将来要实现的目标。,可行性研究的步骤,2）研究当前的系统 现有的系统是信息的重要来源。显然，如果目前有一个系统正被人使用，那么这个系统必定能完成某些有价值的工作，因此，新的目标系统必须也能完成它的基本功能；另一方面，如果现有的系统是完美无缺的，用户自然也不会提出开发新系统的要求，因此，现有的系统必然有某些缺点，新系统必须要解决旧系统中存在的问题。,可行性研究的步骤,3）导出新系统的高层逻辑模型 优秀的设计过程通常是从现有的物理系统出发，导出现有系统的逻辑模型，再参考现有系统的逻辑模型，设想目标系统的逻辑模型，最后根据目标系统的逻辑模型建造新的物理系统。,可行性研究的步骤,4）重新定义问题 新系统的逻辑模型实质上表达了分析人员对新系统必须做什么的看法。用户是否也有同样的看法呢？分析人员应该和用户一起再次复查问题定义、工程规模和目标，这次复查应该把数据流图和数据字典作为讨论的基础。如果分析人员对问题有误解或用户曾遗漏某些要求，那么现在是发现和改正这些错误的时候了。,可行性研究的步骤,5）导出和评价解题方案 分析人员应该从建议的系统逻辑模型出发，导出若干较高层次的物理解法供比较和选择。导出供选择的解法的最简单的途径，是从技术角度出发考虑解决问题的不同方案。 当从技术角度提出了一些可能的物理系统之后，应该根据技术可行性的考虑初步排除一些不现实的系统。例如，如果要求系统的响应时间不超过几秒钟，在批处理执行的系统方案就不合适。只有在去掉了行不通的方案之后，才能最终确定可行的一组方案。,可行性研究的步骤,6）拟订开发计划，书写文档并提交审查 分析人员应该草拟一份开发计划（如下表），包括工程进度表和成本估计表。同时把各阶段地结果写成清晰的文档。,项目开发计划表,可行性分析报告 是可行性分析结果的表述 内容包括： 系统简述 项目的目标 所需资源、预算、期望效益 可行性的结论 可行性结论要求明确指出以下三者之一： 可以立即开发 改进原系统 目前不可行，推迟开发 可行性分析报告要尽量取得有关管理人员的一致认识，并经过主管领导批准，才可付之实施，进入对系统进行详细调查的阶段。, 详细调查的对象是现行系统（包括手工系统和已采用计算机的管理信息系统）。 详细调查的目的在于完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和新系统的逻辑设计做好准备。 详细调查应遵循用户参与的原则 做到系统开发人员和管理人员互补不足，共同研究存在问题和解决方案；,第二节 详细调查, 详细调查的方法 开调查会 访问 发调查表 参加业务实践 调查过程中应尽量使用各种形象、直观的图表工具 详细调查的主要内容 管理业务调查 数据流程调查,为什么要进行管理业务调查？,MIS建设=组织结构的重新设计,阅读材料：逾淮之橘,为什么联想、海尔的信息化建设会取得很大成功，而有人却感慨传统管理体制下的企业成功实施ERP（企业资源计划）的概率几乎等于0？这不禁使人想起春秋时期晏子说过一句话，“橘生淮南则为橘，生于淮北则为枳，叶徒相似，其实味不同。所以然者何？水土异也”。那么，“水土异也”，异在哪些方面呢？ 由于旧有的管理体制和经营理念的约束，使得诸多传统企业信息化的推进工作举步维艰，建设成果收效甚微。难怪联想公司表示今后在如何输出咨询能力及信息化技术的时候，未来所选择的客户是要挑拣的，计划经济烙印太深的企业，联想不会去碰。,海尔集团董事局主席、首席执行官张瑞敏也指出，如果企业没有进行企业组织结构重组，只是在现有的基础上进行了微调，这种管理信息化不做也罢。, 建立MIS的目的在于提高管理水平，应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的改变过程。因此对现行管理业务的调查十分重要。 本节内容： 一、组织结构调查 二、管理功能调查 三、管理业务流程调查,第二节 管理业务调查,一、组织结构调查,组织结构指的是一个组织（部门、企业、车间、科室等）以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系。通常可用组织结构图来表示 (见下页）。,二、管理功能调查,管理功能指的是完成某项工作的能力。 调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系。下页是一张某销售系统的管理功能层次图。,三、管理业务流程调查, 调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括：各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单据、屏幕显示等）。 描述管理业务流程的图表有： 管理业务流程图 表格分配图,业务流程图（transaction flow diagram,简称TFD ）一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合流理向。 优点 符号简单明了，易于阅读和理解业务流程 不足 对于一些专业性较强的业务处理细节缺乏足够的表现手段,6种流程图符号,表示业务处理人员或者单位,表示业务处理内容,报表符号表示输出信息(报表、报告、文件、图形等)；,业务过程传递,存储,卡片符号表示收集资料,某 企 业 物 资 管 理 业 务 流 程 图,TFD的绘制 例题1,某汽车配件公司销售业务路程。这个流程中，顾客发订单给销售部门，销售部门经过订单检查，把不合格的订单反馈给客户，对合格订单，通过核对库存记录，缺货订单通过缺货统计，向采购部门发出缺货通知，并登记缺货记录。对于可供货订单，登记客户档案，开出备货单，通知仓库备货。同时保存订单数据，并进行销售统计。,TFD的绘制 例题2,超市库存管理业务流程如下：销售部将销售数据通过系统传给库存管理部，库存管理部对库存进行检查并处理。同时，信息部收集信息，对信息产品进行需求分析。库存管理部和信息部共同制定进货计划并存档，并有经理审批后通知财务部记账提款，库存管理部门发送进货信息，接货并储存，把产品送至销售部销售。,TFD的绘制 例题3,某企业销售部门的业务流程：销售部市场人员进行需求预测，制定出需求统计表。销售部销售人员处理订单，生成订单数据进行订单管理，同时订单数据还要给制造部门，另外订单数据和需求统计表给经营规划部门编制销售计划，生成年度销售计划表给企业领导。订单处理还会生成客户资料，销售人员根据客户资料进行客户管理和发货管理。客户管理、发货管理和订单管理共同生成应收账款给财务部门。,三、管理业务流程调查, 调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括：各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单据、屏幕显示等）。 描述管理业务流程的图表有： 管理业务流程图 表格分配图,表格分配图,这种图表可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。,表格分配图,注意：业务流程分析时一定要找准分析对象 例如：人事管理系统（管理信息系统案例分析P25）,第三节 数据流程调查,企业各环节的运转都离不开数据。数据是生产过程和价值形成过程的客观反映，是科学管理的工具，也是企业的资源。 数据流程的分析是把数据在组织（或原系统）内部的流动情况抽象出来。 数据流程分析主要包括对信息的流动、传递、处理、存储等的分析。 数据流程分析的目的就是要发现和解决数据流程中的问题，确定新系统的信息需求，为信息管理方法的设计做准备工作。,数据流程图的基本符号,外部实体、数据处理、数据流和数据存储。现分别介绍如下：,外部实体 系统以外又与系统有联系的人或事物 表达该系统数据的外部来源和去处 用一个正方形，并在其左上角外边另加一个直角来表示,数据处理 对数据的逻辑处理 用带圆角的长方形表示 ·标识部分用来标识一个功能，一般用字符串表示，如P1、P1.1等。 ·功能描述部分是必不可少的，它直接表达这个处理的逻辑功能。 ·功能执行部分表示这个功能由谁来完成，可以是一个人，也可以是一个部门，也可以是某个计算机程序。,数据流 处理功能的输入或输出 用一个水平箭头表示,数据存储 数据存储的逻辑描述 用右边开口长方条表示，为了区别和引用方便，再加一个标识，用字母D和数字组成 。,数据流程图实例,成品销售管理数据流程图,车间,数据流程图例一,以商场采购供应业务处理为系统，绘制商场到货处理的数据流程图，处理步骤如下： 审核发货单:商场根据供应商送来的发货单及货物，经与订货合同相对照，审核发货单。与合同不符的发货单及货物退回供应商。 收货处理：在审核发货单后，对货物进行质量检查。质量不合格的货物及发货单退回供应商；对质量合格的货物开入库单，并将入库单及货物送仓库，发货单存档，向财务科发出付款通知。,数据流程图例二,请绘制储蓄所取款系统的数据流程图，处理过程如下： 查对处理。经查对帐户，将不合格的取款单及存折、或定期存单退回储户； 取款处理。合格的取款单及存折、或定期存单送取款处理。处理时要修改帐户，处理结果是将存折、利息单和现金交储户，同时将定期存单、取款单存档。,数据流程图例三,读者交索书单，首先查找书库文件，如无书通知读者，有书再查读者记录文件。如果有人阅读则通知读者，无人阅读则通知取书。取书后通知读者借书成功，并做修改读者记录文件处理。,数据流程图例四,请绘制供应科编制材料供应计划的数据流程图，处理过程如下： 计算生产材料用量。供应科根据生产科提供的生产计划和工艺科提供的材料消耗定额，计算出各种产品的材料需要量，经分类、合并后，得到生产材料用量表；这个表除保存自用外，还要复制送厂部。 计算材料净需用量。根据生产材料用量和库存文件中材料期初库存，储备定额等数据计算材料净需用（采购）量表，并保存。 制定采购资金计划。根据材料净需用量表中需要采购的各种材料数量，及库存文件中各种材料的价格计算采购所需资金，形成采购资金计划，并送财务科。,绘制数据流程图的方法,数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的办法。顶层数据流只有一张，他说明了系统总的处理功能。,用户,销售处理,定货单,发货单,订单处理的第二层数据流程图,数据流程图的绘制详解,虚线框外新增的数据流，在进入或流出虚线框时用“X”标记,构造数据流程图的有关原则: （1）构造第一层数据流程图是关键的一环。 第一层数据流程图中一般只是集中表示系统的主要处理逻辑和与之相关的数据流动和转换； （2）数据流程图一般不反映时间顺序； （3）数据流程图只说明系统中的数据处理过程，不要将程序设计语言的某些命令当成数据流程图的步骤也列入其中； （4）下一层数据流程图的编号应在上一层数据流程图编号的基础上进行扩展。,练习：超市库存管理业务流程图和数据流程图 流程描述：销售部人员将每日的货物销售信息数据传至库存管理部进行库存处理。库存管理部综合商品需求信息初步确定需要补充的商品。在对现有库存量进行检查后再确定是否进货。若库存充足，则无需进货，直接送货至销售部；若库存不充足，则通过审批补充货物，经订单传至配送中心。库存管理部接受配送中心送来的货物，进行库存处理，生成库存数据并储存，将现行库存商品信息反馈至销售部。,例题：超市库存管理数据流程图,绘制数据流程图的注意事项,数据流程图的绘制过程中应注意以下几个方面的问题。 数据流程图的绘制一般由左至右进行。从左侧开始标出外部实体，然后画出由外部实体产生的数据流，再画出处理逻辑、数据流、数据存储等元素及其相互关系，最后在流程图的右侧画出接受输出信息的系统的外部实体。,父图与子图的平衡 子图是对父图中处理逻辑的详细描述，因此父图中数据的输入和输出必须在子图中反映，即父图与子图必须平衡，或者说，父图与子图必须具备接口的一致性。 父图与子图的平衡是分层数据流程图的重要特性，因而在绘制分层数据流程图时，必须认真检查“平衡”、特别是当子图有若干张，数据流被分成若干条时，更应慎重核查。用虚线框将子图中由父图分解展开的处理内容框起来，有利于弄清输入输出数据，便于与父图比较。,数据流至少有一端连着处理框 数据流不能从外部实体直接传送到数据存储，也不能从数据存储直接传送到外部实体。 数据存储流入流出协调 数据存储必定有流入的数据流和流出的数据流，缺少任何一种则意味着遗漏某些加工。,数据处理流入流出协调 只有输入没有输出则数据处理无需存在，只有输出没有输入的数据处理不可能满足。 合理命名、准确编号 数据流程图绘制过程中，对外部实体、数据流、处理逻辑以及数据存储都必须合理地命名。数据流程图正式完稿后还要对这些元素进行编号，以便进一步编写数据字典利于系统设计人员和用户阅读与理解。,业务流程图和数据流程图的区别,1、业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合流理向。业务流程图表示业务的流向。 2、数据流程图是业务流程图的数据抽象，它屏蔽了业务流程的物理背景而抽象出数据的特征，它描述了信息在系统中的流动、处理和存储情况。数据流程图是表示操作或数据的方向。,第三节 数据字典,数据字典用来描述数据流程图中的数据流、数据存储、处理过程和外部实体。 数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。 数据字典的6类条目 数据元素 数据结构 数据流 数据存储 处理过程 外部实体,1、数据项的定义 数据项又称数据元素，是数据的最小单位。分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行。在数据字典中，仅定义数据的静态特性，具体包括： （1） 数据项的名称、编号、别名和简述； （2） 数据项的长度； （3） 数据项的取值范围:数据项可能取什么值或每一个值代表的意思 。 例：数据项定义,2 、数据结构的定义 数据结构描述某些数据项之间的关系。一个数据结构可以由若干个数据项组成，也可以由若干个数据结构组成，还可以由若干个数据项和数据结构组成。例如下表所示订货单就是由三个数据结构组成的数据结构，表中用DS表示数据结构，用I表示数据项。,数据字典中对数据结构的定义包括以下内容： （1） 数据结构的名称和编号； （2） 简述； （3） 数据结构的组成。 如果是一个简单的数据结构，只需列出它所包含的数据项。 因为这些被包含的数据结构在数据字典的其他部分已有定义。 例：数据结构定义,3、 数据流的定义 数据流由一个或一组固定的数据项组成。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量等。 例：数据流定义,4 、处理逻辑的定义 对于数据流程图中的处理框，需要在数据字典中描述处理框的编号、名称、功能的简要说明，有关的输入、输出。对功能进行描述，应使人能有一个较明确的概念，知道这一框的主要功能。,5 、数据存储的定义 数据存储在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及它的物理组织。 例：数据存储定义,6 、外部实体的定义 外部实体定义包括：外部实体编号、名称、简述及有关数据流的输入和输出。 例：外部实体定义,第四节 描述处理逻辑的工具判断树,描述处理逻辑的工具 判断表,结构英语表示法,模仿计算机语言的处理逻辑描述方法。 使用了由“IF”、“THEN”、“ELSE”等词组成的规范化语言。,三种表达工具的比较,例题,顾客每次订货额在 1000元以上（含1000元），信誉好的，订单设“优先”标志；信誉不好，但是老客户的，订单设“优先”标志；信誉不好，但是新客户的，订单设“正常”标志；每次订货额在 1000元以下，订单设“正常”标志。,上述例子若采用判断语句可表示如下： IF 顾客订额1000 IF 顾客信誉好 THEN订单设“优先”标志 ELSE IF 顾客是老顾客 THEN订单设“优先”标志 ELSE THEN订单设“正常”标志 ELSE 订单设“正常”标志,第六节 系统化分析,本节内容： 一、系统化分析的目标和内容 二、数据属性分析 三、确定新系统的数据处理方式,一、系统化分析的目标和内容 -1,系统化分析的目标 在对原有系统调查的基础上，分析并找出原系统业务流程和数据流程的不足、提出优化和改进的方法，给出新系统要采用的信息处理方案。,一、系统化分析的目标和内容 -2,系统化分析的内容包括： 分析系统的目标 分析业务流程 分析数据流程 功能分析和划分子系统 数据属性分析 数据存储分析 数据查询要求分析 数据的输入输出分析 绘制新系统的数据流程图 确定新系统的数据处理方式,二、数据属性分析 -1,数据属性的概念 一个事物的特征可能表现在各个方面，需要用 多个属性的名和其相应的值来描述。 例如 对某职工 属性名属性值为： 姓名何清 性别男 年龄54 基本工资1000等。 数据属性分析包括： 1.数据的静态特性分析 2. 数据的动态特性分析,1. 数据的静态特性分析 指分析： 数据的类型（字符型、数据型、日期型等） 数据的长度（位数、小数位数） 取值范围（最大值、最小值） 发生的业务量（如每天发生几笔）。 2. 数据的动态特性分析 数据的动态特性分析将数据的属性分为： 固定值属性 固定个体变动属性 随机变动属性,二、数据属性分析 -2,二、数据属性分析 -3,按动态特性将数据的属性分为以下三类： 固定值属性：固定值属性的数据，其值基本上固定不变，叫做固定值属性数据。 例如，工资系统中的职工姓名和应得工资等。 固定个体变动属性：这类数据项，对总体来说具有相对固定的个体集，但其值是变动的属性。 例如，工资系统中，电费扣款一项，被扣款人员变动不大，但每人所扣电费则每月都在变化。 随机变动属性：这种数据项，其个体是随机出现的，值也是变动的。 例如工资系统中的病事假扣款。,三、确定新系统的数据处理方式 -1,系统的数据处理方式有： 1. 成批处理方式 按一定时间间隔（小时、日、月）把数据积累成批后一次输入计算机进行处理。例如：订货系统将一天内收到的订货单在计算机处理之前集中起来，并作一定的汇总工作，然后加以处理。 适用场合： 固定周期的数据处理 需要大量的来自不同方面的数据的综合处理 需要在一段时间内累积数据后才能进行的数据处理 没有通讯设备而无法采用联机实时处理的情况。,2. 联机实时处理方式 特点是面向处理，数据直接从数据源输入中央处理机进行处理，由计算机即刻做出回答，将处理结果直接传给用户。 适用场合： 需要反应迅速的数据处理 负荷易产生波动的数据处理 数据收集费用较高的数据处理,三、确定新系统的数据处理方式 -1,第七节 研究和确定管理模型,在系统分析中，可以根据业务和数据流程的分析结果，针对每个管理过程信息处理特点，找出相应的管理模型，使管理信息系统更充分运用现代管理科学的成果。 管理模型的种类有： 综合计划模型 生产计划管理模型 库存管理模型 财务成本管理模型 统计分析与预测模型等,第八节 提出新系统的逻辑方案,逻辑方案是系统分析阶段的最终成果，是新系统开发中要采用的管理模型和信息处理方法，是今后进行系统设计和实施的依据。 逻辑方案的内容 新系统的业务流程 新系统的数据流程 新系统的逻辑结构 新系统中数据资源的分布 新系统中的管理模型,第九节 系统系统分析报告的内容,作为系统分析阶段的技术文档，系统分析报告又称为系统说明书，通常包括下列三方面内容： 1）引言。 2）项目概述。 项目的主要内容 现行系统的调查情况 新系统的逻辑模型 3）实施计划。 工作任务的分解 进度 预算,