MicrosoftExcel操作与应用.ppt

一、Microsoft excel 基础篇 二、Microsoft excel 技巧篇 三、Microsoft excel 进阶篇 四、Microsoft excel 应用篇,Microsoft Excel 操作与应用,1、Microsoft Excel 窗口介绍： Microsoft Excel窗口由标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、状态栏、编辑区等组成 ：,标题栏,菜单栏,编辑区,常用工具栏,格式工具栏,一、Microsoft excel 基础篇,2、Microsoft Excel 菜单介绍： Microsoft Excel 与Microsoft Office家族其他成员一样，设计了文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口、帮助九个菜单项。以下介绍常用菜单项及常用对话框： 1）、“文件”菜单：包括了文件的打开、保存、打印、打印区域及页面设置等内容。 2）、“编辑”菜单：包括了文件编辑中的撤消、复制、粘贴（选择性粘贴）、填充、查找与替换、定位等内容。 3）、“视图”菜单：为方便用户操作可定义不同的显示方式和显示比例，以及布置设置中的页眉与页脚。,一、Microsoft excel 基础篇,4）、“插入”菜单：用于用户操作和编辑Excel的重要部分，包括插入单元格、行与列；以及使用对象、图片、特殊符号，创建超级链接等。 5）、“格式”菜单：为用户设计单元格、行、列的各种格式，行高与列宽，条件格式、字体的颜色、大小、类型，对齐方式等等。 6）、“工具”菜单：包括了Excel操作中所有的工具，以及Excel加密及锁定和隐藏等命令。 7）、“数据”菜单：是Excel与Office家族其他成员区别的特有标志，对于Excel的数据处理和分析起核心作用，集合了数据分析的关键。 8）、“窗口”菜单：配合视图工具，方便用户操作和使用Excel表格。 9）、“帮助”菜单：提供Excel的使用帮助及版本序列号。,一、Microsoft excel 基础篇,1、常用快捷键的介绍： 1）、用于工作簿和工作表的按键： 新建工作表：Shift+F11 或 Alt+Shift+F1 工作表重命名：Alt+O H R 删除工作表：Alt+E L 打印工作表：Ctrl+P 或 Ctrl+Shift+F12 打印预览：Alt+F V 打印工作表区域： Alt+F T S 切换选择工作表：Ctrl+Page Down 或Ctrl+Page Up 2）、用于选择数据和单元格的按键 ： 选定整行或整列：Shift+空格键 或Ctrl+空格键 选定可见单元格：Alt+;(分号),二、Microsoft excel 技巧篇,3）、用于编辑和计算数据的按键： 插入日期或时间：Ctrl+;(分号) 或 Ctrl+Shift+: 单元格中换行：Alt+回车键 打开单元格对话框：Ctrl+1 应用和取消字体加粗、倾斜、下划线、删除线格式：Ctrl+2、3、4、5 隐藏选定行或列：Ctrl+9或Ctrl+0 删除选定单元格：Ctrl+_ 查找与替换：Ctrl+F或Ctrl+H 定位区域：Ctrl+G,二、Microsoft excel 技巧篇,1、常用对话框及命令的介绍： 1）、用于工作簿和工作表的按键： 新建工作表：Shift+F11 或 Alt+Shift+F1 工作表重命名：Alt+O H R 删除工作表：Alt+E L 打印工作表：Ctrl+P 或 Ctrl+Shift+F12 打印预览：Alt+F V 打印工作表区域： Alt+F T S 切换选择工作表：Ctrl+Page Down 或Ctrl+Page Up 2）、用于选择数据和单元格的按键 ： 选定整行或整列：Shift+空格键 或Ctrl+空格键 选定可见单元格：Alt+;(分号),二、Microsoft excel 技巧篇,1、常用函数的介绍： 1）、数学函数：(sum,abs,int,round,sumif) SUM(number1,number2, .) ：参数求和 Number1, number2, . 为 1 到 30 个需要求和的参数。 ABS(number) ：返回数字的绝对值 Number 需要计算其绝对值的实数或参数。 INT(number) ：数字向下取整 Number 需要进行向下舍入取整的实数或参数。 ROUND(number,num_digits) ：指定位数四舍五入 Number 需要进行四舍五入的数字。 Num_digits 指定的位数，按此位数进行四舍五入。 SUMIF(range,criteria,sum_range) ：条件求和 Range 为用于条件判断的单元格区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、“32“、“32“ 或 “apples“。 Sum_range 是需要求和的实际单元格。,三、Microsoft excel 进阶篇,2）、统计函数：(average,count,countif,max,min,rank,large,small ) AVERAGE(number1,number2,.)：求参数均值 Number1, number2, . 为需要计算平均值的 1 到 30 个参数 COUNT(value1,value2,.)：求参数列表数字个数 Value1, value2, . 为包含或引用各种类型数据的参数（1 到 30个），但只有数字类型的数据才被计算。 COUNTIF(range,criteria)：求条件单元格非空个数 Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。 Criteria 为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、“32“、“32“ 或 “apples“。 MAX(number1,number2,.)：求参数列表最大值 Number1, number2, . 是要从中找出最大值的 1 到 30 个数字参数。 MIN(number1,number2,.)：求参数列表最小值 Number1, number2, . 是要从中找出最大值的 1 到 30 个数字参数。 RANK(number,ref,order)：求参数列表排位 Number 为需要找到排位的数字。 Ref 为数字列表数组或对数字列表的引用。Ref 中的非数值型参数将被忽略。 Order 为一数字，指明排位的方式。,三、Microsoft excel 进阶篇,LARGE(array,n)：求数组中第n个最大值 Array 为需要从中选择第 n 个最大值的数组或数据区域。 n 为返回值在数组或数据单元格区域中的位置（从大到小排）。 SMALL(array,n)：求数组中第n个最小值 Array 为需要找到第 n个最小值的数组或数字型数据区域。 n 为返回的数据在数组或数据区域里的位置（从小到大）。 3）、文本函数（left,right) LEFT(text,num_chars)：求数据参数中前几个字符 Text 是包含要提取字符的文本字符串。 Num_chars 指定要由 LEFT 所提取的字符数。 RIGHT(text,num_chars)：求数据参数中后几个字符 Text 是包含要提取字符的文本字符串。 Num_chars 指定要由 LEFT 所提取的字符数。,三、Microsoft excel 进阶篇,4）、查找与引用函数 VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)查找数组首列，移动到行并返回单元格的值 Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。 Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。 5）、逻辑运算函数：条件函数（可嵌套） IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。例如，A10=100 就是一个逻辑表达式，如果单元格 A10 中的值等于 100，表达式即为 TRUE，否则为 FALSE。本参数可使用任何比较运算符。 Value_if_true logical_test 为 TRUE 时返回的值。例如，如果本参数为文本字符串“预算内”而且 logical_test 参数值为 TRUE，则 IF 函数将显示文本“预算内”。如果 logical_test 为 TRUE 而 value_if_true 为空，则本参数返回 0（零）。如果要显示 TRUE，则请为本参数使用逻辑值 TRUE。Value_if_true 也可以是其他公式。 Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。例如，如果本参数为文本字符串“超出预算”而且 logical_test 参数值为 FALSE，则 IF 函数将显示文本“超出预算”。如果 logical_test 为 FALSE 且忽略了 Value_if_false（即 value_if_true 后没有逗号），则会返回逻辑值 FALSE。如果 logical_test 为 FALSE 且 Value_if_false 为空（即 value_if_true 后有逗号，并紧跟着右括号），则本参数返回 0（零）。Value_if_false 也可以是其他公式。,三、Microsoft excel 进阶篇,四、Microsoft excel 应用篇,1、通用打印标题设置： 执行文件页面设置，选择“工作表”选项卡，在打印标题下的“顶端标题行”和“左端标题列”进行设置，如下图1所示：,2、定位选择： 执行编辑定位，弹出“定位条件”对话框，如上图2所示：,3、多个工作表连续打印： 按住Ctrl+要打印的工作表就组成一个工作组，就可以延续到下一个工作表连续打印了。 4、在Excel表格中进行行列互换： 选中需要互换的数据单元格区域，执行“复制”操作，然后选中能粘贴下的数据区域的第一个单元格，执行“编辑”“选择性粘贴”命令。弹出”选择性粘贴”对话框,选中其中的”转置”选项后,确定返回即可，如下图3所示：,5、隐藏与锁定单元格： 执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，输入密码，确定，再确认输入一次密码，确定返回即可，如上图4所示。,四、Microsoft excel 应用篇,7、条件格式的应用： 执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，设置相应的数值或公式，确定返回即可，如下图6所示：,四、Microsoft excel 应用篇,6、锁定用户编辑区域： 执行“工具保护允许用户编辑区域”命令，打开“允许用户编辑区域”对话框，新建相应的新区域，点击保护工作表输入密码确定返回即可，如下图5所示：,