办公自动化电子表格.ppt

http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 办公自动化 办公自动化（Office Automation,简称OA) 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式， 是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。 办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新 技术 新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 主题: 电子表格Excel 2003 代课人:高纯 联系方式:13421579133(615638) QQ:465729719 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ Excel的主要功能: 1.数据记录和整理 2.数据计算 3.数据分析 4.商业图表制作 5.信息传递 6.自动化Excel的功能和用途 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 学习目的与要求 通过本章学习掌握并能够熟练操作电子表格的 建立及格式化，以及如何正确输入和快速的 输入数据 数据,包括分数小数等。 第一章 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 目录 6.1 界面与常用术语 6.2 工作表的常规操作 6.3 工作表的计算 6.4 工作表的数据库功能 6.5 案例：小组成绩分析 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 6.1 界面与常用术语 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ n编辑栏 位于 Excel 窗口顶部的条形区域，用于输入或编辑单元格或图 表中的值或公式。编辑栏的名称区与编辑区中有 “×”、“”、“fx”三个 按钮，分别表示取消、确认和插入函数操作。 n单元格 工作表中行列交汇的小格子，用于保存数值、文字、声音等数 据，它是Excel处理信息的最小单位，一个单元格最多可容纳32 000个 字符。 n单元格地址(编号) 表示单元格在工作表上所处位置的坐标。例如，第 C 列和第 3 行交叉处的单元格，其编号为“C3”。行号范围165 535 ，列标范围AZ，AAAZ， BABZ，IAIV共256列。 n活动单元格 当移动鼠标到工作表内时其形状变为空心十字架，单击某 单元格，这时该单元格四周框线变粗，该单元格又称为当前单元格，俗 称激活单元格。用户只能向活动单元格内写入信息，编辑栏的名称框显 示的是当前单元格(或区域)的地址，编辑区显示的是当前单元格的内容( 或公式)。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ n工作表 用于存储和处理数据的主要文档，即电子表格。 工作表由排列成行或列的单元格组成，一个工作表最多含 16 777 216个单元格(65 536×256)。工作表总是存储 在工作簿中。Excel允许同时在多张工作表上输入并编辑 数据，并且可以对多张工作表的数据进行汇总计算。 n区域 工作表上的两个或多个单元格，这些单元格可以相 邻或不相邻。通过对区域的引用实现工作表的主要操作， 如计算、生成图表等。 n工作簿 包含一个或多个工作表的文件(扩展名.xls)，该 文件可用来组织各种相关信息，其默认文件名为 Book1.xls。一个工作簿最多包含255个工作表，默认情 况下一个工作簿含3个工作表(默认名称Sheet1，Sheet2 ，Sheet3)，工作表可以重命名、增加、删除。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 6.2.1 数据输入 1. 单元格宽度有限，怎么输入长字符串？ n如在A2单元格输入“中国北京清华大学出版社教材 部”。 n当在活动单元格内输入数据的宽度超过了单元格的 宽度时，有三种处理方法：若右侧单元格无内容则 当前单元格自动扩宽，成为宽单元格；若右侧单元 格有内容，则超宽部分自动隐藏(可通过双击列标后 的竖线或选择【格式】【列】【最合适的列宽 】命令，将隐藏内容显示出来)；用Alt+Enter强制 断行，实现在一个单元格内输入几行数据。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 2. 数值字符串输入 n数值字串是数字的组合，不具有数字的含义(如编 号、身份证号)，不能进行数学运算，如求和、求 平均等。其输入方法有两种：先输入单撇号“ ”， 再输入数字(如在A3格输入编号“001”，直接输 入001结果变成了1，应该输入001)；或先设单 元格格式为文本，然后再输入数字串。设置单元 格格式的方法是在【单元格格式】对话框中的【 数字】选项卡中设置。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 3. 分数的输入 n分数有真分数和假分数两种：输入真分数时，先 输入数字0和空格，再输入内容；输入假分数时在 分数和分数之间还要输入一个空格。 4. 大数值的输入 n比如输入身份证号510802198501250719，变 成了科学计数法的形式5.10802E+17。 5. 逻辑型数据输入 nExcel中某条件成立用“TRUE”表示，否则用 “FLASE”表示。如在A2内输入“=52”，则显示 值为“TRUE”。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 6. 时间和日期型数据的输入 n先试验一下：在某单元格内输入3-2时，显示结果 “3月2日”；在某单元格内输入=3-2，显示结果为1 。 n这说明当输入的数据符合某种格式时，Excel将自 动以该种格式存储数据。所以当输入06/1/1时， 系统认为是日期2006年1月1日；当输入8:30， 21:45时，系统认为是时间；也可以在单元格内同 时输入日期和时间，二者之间以空格分隔。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 7. 智能填充数据 n填充柄 活动单元格右下角的小黑块，拖动它可以实现智能填充。具 体填充方法：在当前单元格中输入数据序列中的任意一项，纵向或横 向拖动填充柄至某单元格，松开鼠标。若数据序列用完，则从头开始 循环填充。 n填充相同数据项 对时间或日期数据，按住Ctrl拖动填充柄；对字符 串或数值型数据，直接拖动填充柄。这种填充其实是复制单元格数据 。图6.7 【序列】对话框 n递增方式填充数据项 对时间或日期数据，直接拖动填充控制手柄； 对数值型数据，按住Ctrl键拖动填充控制手柄。 n快速填充 不拖动填充柄也能实现填充，主要是日期、等差或等比序 列。例如在A1F1单元格填充等比数列1，3，9，27，81，243： 在A1内输入1；选中A1F1区域；选择【编辑】丨【填充】丨【序 列】命令，按图6.7设置参数，单击【确定】按钮即可。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 6.2.2 选择区域 1. 选整行或整列 n单击行号或列标(此时还可通过【格式】【行】(或【列】)设置行 高(列宽)，当然也可直接拖动行号或列标的边线调整)。 2. 选整个工作表 n单击【全选】按钮(行号1的上边列标A的左边)或按快捷键Ctrl+A。 3. 选区域 n按住鼠标左键从一个单元格拖动到另一个单元格，则相应的矩形区域 被选中；在名称框内输入单元格首尾编号后按Enter键(形如A5， B2:F5等)；也可配合Shift或Ctrl键作连续选择和间断选择区域。 4. 条件选定 n选择满足条件的若干单元格，这个功能非常有趣。选择【编辑】【 定位】命令打开【定位】对话框，在【引用位置】处输入区域名称或 单击【定位条件】按钮，打开【定位条件】对话框，如图6.8所示。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 6.2.3 区域数据的清除与区域格式设置 1. 区域数据清除 n选中区域，选择【编辑】【清除】命令，弹出级联菜单如 图6.9所示，根据需要进行选择：欲保留区域格式只清除其 内容，选择【内容】或直接按键盘上的Delete键；欲清除区 域格式只保留内容，选择【格式】；格式和内容欲同时清除 选择【全部】。当然，可用同样方法清除区域的批注。 2. 区域格式设置 n所谓格式是指数据的类型、精度、字体、边框、底纹、对齐 方式等。设置区域格式的方法是：右击选择区域，从快捷菜 单中选择【设置单元格格式】打开【单元格格式】对话框( 如图6.5)，根据需要通过各个选项卡进行设置。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 6.2.4 删除与插入 n删除 分删除整行、整列、单元格、区域等几种删除方式 。右击活动区域，从快捷菜单中选择【删除】，打开【删 除】对话框如图6.10所示，根据需要作相关选择。 n插入 右击活动单元格，从快捷菜单中选择【插入】，打 开【插入】对话框如图6.11所示，根据需要作相应选择 。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 6.3 工作表的计算 6.3.1 运算符 算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 6.3.2 引用单元格 绝对引用 混合引用三维引用 相对引用 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 1. 相对引用 公式中的相对单元格引用(例如 A1)是基于包含公式和单元格引用 的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变，引用也 随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。默认 情况下，新公式使用相对引用。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 2. 绝对引用 n单元格中的绝对单元格引用(例如 $A$1)总是在指定位置引用单元格 。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。如果多行或 多列地复制公式，绝对引用将不作调整。绝对引用的标志是符号$。 3. 混合引用 n混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采 用 $A1，$B1 等形式；绝对引用行采用 A$1，B$1 等形式。如果公 式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果 多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。 4. 三维引用 n公式中引用本工作表单元格地址，简单而应用广泛。其实，跨工作簿 、跨工作表单元格地址也可以引用，只需在单元格地址前进行一些限 定。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 6.3.3 函数 Excel提供了11类函数，分别是数据库函数、时间日期函数、外部函数 、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑运算符函数、查找和引用函数 、数学和三角函数、统计函数、文本和数据函数，每一类又有若干个函 数，共有数百个之多。常用的函数下表所示。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 6.4 工作表的数据库功能 Excel的数据库功能主要指Excel工作表在数 据管理方面的功能，如有效性设置、追加记 录、删除记录、查找记录、修改记录、排序 、筛选、分类汇总等。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 排序数据 1使用排序按钮排序 2使用“排序”对话框排序 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 筛选 选择【数据】【自动筛选】命令，则自动筛选箭头显示于筛选区域中 列标题的右侧。单击该箭头，弹出下拉列表框，根据需要设定条件。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 高级筛选 第1步：构造条件区域 第2步：实施高级筛选 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 分类汇总 分类汇总指按某列的类别对数据作进一步的汇总，汇总 的方式有求和、求平均、统计个数、找出最大值、找出 最小值。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 有效性设置 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 安全性设置 n安全性指对工作簿、工作表、区域、单元格的数 据进行保护，防止别人非法修改，还可把工作簿 、工作表、某些行列、单元格公式隐藏起来，让 别人看不到。 n保护工作簿相当于保护了工作簿中的所有工作表 。 n方案1：打开或修改工作表时需要密码。 n方案2：保护工作簿的工作表和窗口，禁止对工作 表插入、删除、移动等操作。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 图表 创建图表图表 可以分为内嵌图表和独立图表两种 n1用图表向导创建图表 n2用“图表”工具栏创建简单的图表 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 学生成绩单数据库 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ “图表向导4步骤之1图表类型”对话框 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ “图表向导4步骤之2图表源数据”对话框 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ “图表向导4步骤之3图表选项”对话框 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 图表向导4步骤之4 “图 表位置”对话框 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 用图表向导创建的图表 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ “图表”工具栏 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ n图表的编辑 n图表的移动、复制、缩放和删除 n改变图表的类型 n图表中数据和文字的编辑 删除数据系列。 添加数据系列。 改变数据系列产生方式。 修改和删除文字。 n设置图表选项 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ n图表的格式化 |选中图表，在菜单栏上选择“编辑图表区”选 项；或在快捷菜单中选择“图表区格式”选项；或 双击图表对象，弹出相应的格式设置对话框。 |若双击图表区，弹出“图表区格式”对话框，可 以为整个图表区域设置图案、字体、属性。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ |若双击数值轴或分类轴，弹出“坐标轴格式”对话 框，可对坐标轴的图案、刻度、字体、数字对齐 方式进行设置。 |若双击图例，弹出“图例格式”对话框，可对图例 的图案、字体和位置进行设置。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 6.5 案例：小组成绩分析 n通过本案例，学会rank()和if()函数、条件格式、数据透视表(数据透视 图)、打印输出等实用的新功能，以及Excel数据处理的一般步骤。 【实例6.3】 某学习小组有10位同学，其各课程成绩如表6.4所示，试对该 小组的成绩进行分析处理，具体内容为： (1)计算每个同学的总分、平均分、等级、名次。 (2)计算单科平均分、最高分、最低分。 (3)分别计算男生和女生的单科平均成绩。 (4)将单科不及格的成绩用红色表示，及格的成绩用蓝色表示。 (5)生成数据透视表和透视图，以便数据分析和汇总。 (6)格式化表格。 (7)输出表格。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 习 题 1. 通过帮助，学会将当前工作表移入另外一个工作簿的方法。 2. 在Access或Visual FoxPro中建立一张数据表，然后将它导入到Excel 工作表中。(提示：使用【数据】|【导入外部数据】命令。) 3. 试将Excel图表插入到Word文档中，将Word表格复制到Excel工作表 中。 4. 找出Excel中你认为最基本的10个术语，并解释之。 5. 你认为Excel的缺陷是什么？你希望Excel还应该有什么功能才完善？ 6. 一名教师承担多门课程教学，每门课程周学时不同。试在Excel中设计 一个按月统计各位教师工作量的系统(原始数据请假设)。 7. Excel提供网上多用户同时操作工作表的功能，查阅资料，学会相关操 作。 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ 8. 红旗公司人事档案表如下： n在Excel工作表中按要求完成： 习 题 http:/www.wenyuan.com.cn/webnew/ n(1)建立工作簿文件“红旗公司.xls”，在“人事档案”工作表中录入标题，并 利用记录单输入原始数据，并设表格边框，冻结表头。 n(2)表格数据水平、垂直居中，有关工资两列整数部分千分位逗号分隔， 保留两位小数，冠人民币符号。 n(3)计算工龄。(提示：用TODAY()、YEAR()函数) n(4)根据工龄计算新基本工资：在原基本工资的基础上，工龄大于10年者 上浮500元，否则上浮200元。(提示：用IF()函数) n(5)通过筛选，分别将职称为技术员、工程师、高工的职工信息复制到相 应名称的工作表中。 n(6)利用汇总，分别统计各部门职工的人数、平均工龄和调整后的月基本 工资总额。 n(7)建立姓名和新基本工资的三维簇状柱形图(独立式)，并设置其各种格 式，使效果更理想。 n(8)在“人事档案”工作表中，对新基本工资多于4000元者置大红色， 20004000元者置蓝色，2000元以下者置红色。 n(9)设置工作簿打开密码为“12345”，无修改密码，各列原始数据内容不 能修改，技术员、工程师和高工3个工作表也不能修改，只能浏览数据。 n(10)将工作表套用样式为“彩色2”，并存盘。