第09讲会议的筹划与管理.ppt

1,第九讲 会议的筹划与管理,2,会议的重要性,大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高,3,会议的筹划与管理,会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理,4,会前准备工作,1、 安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、 申请会议所需资金 4、 会场布置 5、 安排食宿和茶水 6、 发出会议通知,5,安排议题、议程,议题的收集和筛选 议程,6,议程的开头为会议的日期、时间和地点,每项均有一个起始时间,下次会议细节写在议程的末尾,7,拟订与会人员名单,选择恰当的人出席会议 送交上级审核,8,申请会议所需资金,确定会议规格 申请经费 口头 书面,9,会场布置,选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件,10,讨论：各种会场的利与弊,11,12,面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边,主席坐在团队成员之间,13,14,显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐,主席坐在长桌的顶端,资历最浅者坐在离主席最远处,15,16,17,自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌,主席可坐在任何一个位置上,18,安排食宿和茶水,食宿 a.用膳 b.住宿 茶水,19,一杯香茶可赢得交易机会,20,角色练习,表演会议期间奉茶的礼仪,21,给客人斟茶的注意事项,当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。 开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。,22,茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。 有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。 洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。,给客人斟茶的注意事项,23,上茶时的七个程序,两手端茶盘，盘子高度位于胸部 敲门，并说：“对不起！”进入接待室 止步立正，轻轻点头致意 将茶盘的一端置于桌子侧面,24,桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶 用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾 上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。,上茶时的七个程序,25,会间的组织服务,1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务,26,签到,签到形式 薄式 卡片式 代签 签到时的接待工作,27,游戏：会议排座,28,安排就座,要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位,29,做好会议记录,会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作,30,小组讨论,设计会议记录表格（5分钟）,31,32,点评,根据录像的内容，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。,33,会场服务,转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程,34,会议的善后处理,1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作,35,会场清理,安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、 归档,36,印发会议记录,完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件,37,谢谢大家,