个人成效与时间管理.ppt

个人成效与时间管理,时间管理,第一部分：建立正确的时间管理观念 第二部分：管理工具 第三部分：实务技巧,课 程 目 录,时间管理,建立正确的时间管理观念 基本原则 时间管理不是如何管理时间，而是个人管理 主要思维 时间包含在人与事务中 以自然原则为核心，超越传统上追求更快、更有效。 主要流程 了解现状 现代时间管理与传统时间管理 建立正确的时间观念,第一部分,时间管理,第一部分,测试：,1、 好象在有压力的情况下我的工作才能做得最好。 0 1 2 3 4 2、 我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外界的匆忙和压力造成的 。 0 1 2 3 4 3、 我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。我讨厌排队。 0 1 2 3 4 4、 每当要请假时，我总感到非常愧疚。 0 1 2 3 4 5、 我好象总是从一个地方匆匆忙忙赶到另一个地方，从一件事跳到另一件事。 0 1 2 3 4 6、 我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快作完一件事。 0 1 2 3 4 7、 一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。 0 1 2 3 4 8、 做一件事时，我脑子里经常想着另一件事。 0 1 2 3 4 9、 好象在处理危机时我的状态最好。 0 1 2 3 4 10、好象搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感。 0 1 2 3 4 11、我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种各样的危机。 0 1 2 3 4 12、当我不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我相信别人是会理解的。 0 1 2 3 4 13、只有在解决各种各样的危机的过程中，我才能够感到每天的意义和目的。 0 1 2 3 4 14、我经常边工作边吃饭。 0 1 2 3 4 15、我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。 0 1 2 3 4 16、每天下班时看着自己处理完的一大堆文件，我会觉得特别有成就感。 0 1 2 3 4,从不 有时 总是,时间管理,第一部分,一切隐性问题的症状,一定会出现一种可以预见的感受； 会成为你所有注意力的主要焦点； 能短暂消除所有痛苦和其他负面感觉； 能够产生一种人为的自我重要、权威、控制、 安全、亲密和成就的感觉； 会加重所要治疗的问题和感受； 逐渐使正常机能退化；,时间管理,第一部分,应变与制变 效率与成效 The enemy of the “best” is the “good”.,时间管理,第一部分,制变 = 主动选择 + 承担责任,时间管理,第一部分,时间是串起过去、现在及未来的无数事件的连续线,构成时间的基本元素是事件,时间管理的关键在于控制事件,事件经由选择,选择以价值为基础（排列优先顺序）,时间管理,第一部分,持续控制图,不可控事件,可控事件,影响,控制,接受,时间管理,第一部分,时间管理,第一部分,N,时间管理,第一部分,罗盘 + 时钟 = 时间管理,罗盘 方向、目标 时钟 时间,时间管理,第一部分,传统的时间管理理论,第一代理论：着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间 与精力。 第二代理论：强调行事历与日程表，反映到时间管理以注 意到规划未来的重要。 第三代理论：依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐 日设定实现目标的计划，将有限的时间，精 力加以分配，争取最高的效率。,第四代时间管理理论,重要的事先做，兼顾重要性与急迫性 讲求多方面平衡 改变思想而非改变行为,时间管理,第一部分,传统观念,时 钟 速 度 日 程 表 效 率 管 理,现代观念,罗 盘 方 向 关 系 角 色 效 能 领 导,时间管理,第一部分,正确的时间管理观念：,昨天是一张已被注销的支票； 明天是一张尚未到期的本票； 今天则是随时可运用的现金。 请善用它！,时间管理,第二部分 管理工具,自然法则： 适当地掌控事件可以提升较高的效率，并获得内心的平和。,时间管理,第二部分,第二部分 管理工具,基本原则 效能来自平衡发展重要的人际关系、角色及活动 主要思维 我可以选择自己的未来及创作一个远景 重要的事决不要被不重要的小事所牵绕 我会将焦点放在重要性而非紧急性 我要在重要角色上力行重要目标，来实现我的使命 主要流程 依你的使命宣言角色目标及优先次序来规划每周的时间并逐 日地实践 以期望的结果及个人重要的价值观，来前瞻引导我们的活动 把焦点放在重要的事情上,时间管理,第二部分,生产力金字塔,计划,行动,目标,时间管理,第二部分,设立目标,规划长期目标,断言,价值观,角色,目标,规划每周目标,角色,目标,计划,行事历 授权,价值观,时间管理,第二部分,自我选择的信念及想法 内在的、主观的、是“我们如何看世界” 受个人成长的历程、社会及个人省思的影响,角 色,时间管理,第二部分,角色：重要的/关键性的关系与责任,角色互补 “自然”的角色源自信念 每个角色都具有对其他角色的责任 每个角色都包含四大需求,时间管理,第二部分,练习：1、请在下列空白处填写工作中的三个角色、生活中的三个角色 2、从工作生活中各找出一个角色，你如何做得更好，你最希望听到 赞 美是什么？,生活中,生活中,工作中,工作中,时间管理,第二部分,原则,家庭,金钱,工作,名利,享乐,敌人,宗教,配偶,以 原 则 为 生 活 的 重 心,均衡原理：,时间管理,第二部分,练习：为自己设计一个平衡轮,列出你想在生活中改进或变化 的领域：事业、精神、家庭、 健康、教育、心理、经济等。 就每一个领域，描绘你所希望 的状况。 如果你认为在实现你的目标的 过程中有障碍，那就描写没有 这个障碍时的情况。,先选择目标，后考虑方法,时间管理,第二部分,自然法则： 当我们将自己的抉择与内心最重要 的东西协调一致，我们就会大幅度地 提高生产力，并感受到内心的平和。,时间管理,第二部分,时间管理,第二部分,拟定人生目标的原则 S_ M_ A_ R_ T_,目标,可衡量,行动,计划与个人抱负的关联性,计划的时间表,时间管理,第二部分,计划：将预先决定的事情写出来。,吃 大 象 原 理,价值观/使命/角色（为什么）,设立长期目标（做什么）,制订每周计划（如何做）,把握今日最关键的事,时间管理,第二部分,优先计划的结果,将控制带进你的生活 安排好你的工作、个人生活及社会活动 避免“危机管理” 减少拖延和优柔寡断 处理缺憾 给予你一个可把握的工作负荷,时间管理,第二部分,优先管理的核心,登记时间， 把每天要做的事情列一份清单； 确定优先次序，从最重要的开始做； 每天这么做。,时间管理,第二部分,4DS,D,D,D,D,DO it now,Delegate,DO it later,Dont do it,时间管理,第二部分,自然法则： 计划意味着将未来呈现在眼前， 以便现在就为将来添砖加瓦。,时间管理,第二部分,时间记录,8：00-8：45 8：45-9：00 9：00-9：15- 9：15-9：30 9：30-9：45 9：45-10：00 10：00-10：15 10：15-10：30 10：30-10：45 10：45-11：00 11：00-11：15 11：15-11：30 11：30-11：45 11：45-12：00 12：00-12：15 12：15-12：30 12：30-12：45 12：45-13：00,13：00-13：15 13：15-13：30 13：30-13：45 13：45-14：00 14：00-14：15 14：15-14：30 14：30-14：45 14：45-15：00 15：00-15：15 15：15-15：30 15：30-15：45 15：45-16：00 16：00-16：15 16：15-16：30 16：30-16：45 16：45-17：00 17：15-17：30,时间管理,第二部分,优先矩阵,紧急,重要,MI,MII,MIII,MIV,时间管理,第二部分,时间管理矩阵图,重 要,不 重 要,紧 急,不 紧 急,I,II,III,IV,危机 急迫的问题 有期限压力的任务 突发事件,不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的问题 迎会的活动,防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、目标管理 休闲,烦琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动,时间管理,第二部分,I,II,III,IV,结果： 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局,偏 重 于 第 一 类 事 务,D,时间管理,第二部分,I,II,III,IV,偏 重 于 第 三 类 事 务,结果： 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂,D,时间管理,第二部分,I,II,III,IV,偏 重 于 第 三 、四 类 事 务,结果： 全无责任感 工作不保 依赖他人,D,时间管理,第二部分,I,II,偏 重 于 第 二 类 事 务,结果： 有远见、有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,D,时间管理,第二部分,高效能组织,重 要,不 重 要,紧 急,不 紧 急,I,II,III,IV,20% - 30%,50% - 60%,15 - 20%, 1%,时间管理,第二部分,游戏：规范你的大石头,时间管理,第二部分,M T W Th F Sa Su,传统的时间安排,II,II,II,II,II,II,II,时间管理,第二部分,M T W Th F Sa Su,更有效的时间安排,II,II,II,II,II,II,I,I,I,II,II,II,II,I,II,时间管理,第二部分 管理工具,自然法则： 当我们做重要的事情时，就不会被琐碎的 事所牵制。,时间管理,第二部分 管理工具,紧急的事不等于优先的事， 紧急的事可能会扰乱优先顺序。,自然法则,时间管理,第二部分 管理工具,重要的事先做 “二八原则”,%,%,A：Activities 活动 R: Results 结果,时间管理,第三部分 实务技巧,第三部分 实务技巧,基本原则,主要思维,主要流程,赢回时间的关键是表示“要做的事较少”，而非更多。,确定采用你有办法照做的目标，支持你的优先重要事项。 控制是个人的选择。,你在这些重要的地方放的东西愈少，你对你直接环境的控制感愈大。 找寻使工作和生活有效率的方法 。 时时调整自己，你将极大提高你的生产力。,时间管理,第三部分,实务技巧,每日计划,在你办公室前， 计划天的工作。,Plan the next day Before you leave the office.,时间管理,第三部分,实务技巧,大脑图,时间管理,第三部分 实务技巧,授权,授权的功能 授权的障碍 授权与交待的区别,时间管理,第三部分 实务技巧,授权,授权与个人管理技巧的关系：,输入,输出,事必躬亲者,输入,输出,管理者,时间管理,第三部分 实务技巧,授权的七步骤：,面谈前：1、挑选你计划授权的人（对他是不是一个成长的机会？） 2、先做好计划 3、与被授权者谈话，做授权谈话时，要按照下列原则： A、清楚说明期望达到的结果 B、务使对方清楚了解规则与限制 C、务使对方清楚了解评估与标准 4、请他报告行动计划，注意聆听。,时间管理,第三部分 实务技巧,授权的七步骤：,面谈后 ：5、与对方复阅一遍整个计划，并得到你完全的同意。 6、支持他执行该计划 7、保持正向的追踪，以确定达到期望的结果。 授权时让对方觉得这是一项新挑战。,时间管理,第三部分 实务技巧,当你授权他人工作，你是否,买回来： 悬在半空中： 唯他是赖：,这样的说法，表示工作尚未授权出去。你 仍然在处理这些工作。如果你不赶紧想个 办法，授权根本无法进展。,这样的说法，授权的进展十分缓慢，也会 拖延决策时间。你只做到部分授权而已。,这样的说法，清楚表示职责已完全转移。 你的授权已达成。,时间管理,第三部分 实务技巧,测试：你是否授权不足,下面共有二十道题目，请据实回答： 1、 当你不在场的时候，你的部署是否只继续推动例行性工作？ 2、 你是否感到例行性工作太占用时间，以致无法腾出时间作计划？ 3、 一遭遇紧急事件，你的部门是否立刻出现手足无措的现象？ 4、 你是否常常为细节问题而操心？ 5、 你的部署是否经常要等到你示意“开动”才敢着手工作？ 6、 你的部署是否无意提供给你意见？ 7、 你是否常常抱怨工作无法按原定计划进行？ 8、 你的部署是否只机械式地执行你的命令，而欠缺工作热忱？ 9、 你是否常常要将公事带回家中处理？ 10、你的工作时间是否经常长过你的部署的工作时间？ 11、你是否经常感到没时间进修、娱乐、或休假？ 12、你是否常常受到部署的“请示机宜”所干扰？ 13、你是否因收听过多的电话而感到厌烦不已？ 14、你是否常常感到无法在限期内完成工作？ 15、你是否认为一位获得高薪的管理者理应忙得团团转才象话（才配取得高薪）？ 16、你是否不让部署熟悉业务上的机密，以免被他们取代你的职位？ 17、你是否觉得非严密地领导部署的工作不可？ 18、你是否感到有必要装置第二部电话？ 19、你是否花费一部分时间去料理属下能自行料理的事情？ 20、对你来说，加班是不是一种家常便饭？,时间管理,第二部分,游戏：他的授权方式,时间管理,第三部分,实务技巧,从办公桌开始,1、建立三到五个文件档案 2、根据4D原则整理好所有东西 3、把“立即做”的工作一件件处理完 4、给待处理活动定下时间并相应存放文件资料 5、每日清理桌面,时间管理,第三部分 实务技巧,克服拖延的方法：,1、各个击破 2、平衡表 3、思维方式改变 4、避免过分追求尽善尽美,时间管理,第三部分 实务技巧,拖延商数测验,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案 1、为了避免对棘手的难题采取行动，你于是寻找理由和借口。 2、为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的 。 3、你采取折衷的办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 4、你遭遇太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 5、当被迫从事一项不愉快的决策时，你避免直截了当的答复。 6、你对重要的行动计划的追踪工作不予理会。 7、试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 8、你将重要的工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 9、你过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制时），以致无法处理所面对的困 难任务。 10、在着手处理一件艰难的任务之前，你喜欢清除桌上的每一个物件。 选择答案：A、极表同意；B、略表同意；C、略表不同意；D、极表不同意,时间管理,第三部分 实务技巧,练习什么是你的时间强盗,把抢去你大部分时间的因素列出来： 外在因素 内在因素,时间管理,第三部分 实务技巧,练习：对生产率的挑战 如何处理盗用时间的事件,1、优先顺序不明确/危机管理 2、电话打扰 3、缺乏优先/目标 4、贪多嚼不烂 5、不速之客,6、无效授权 7、桌面杂乱无章/找不到东西 8、缺乏自率/拖延 9、不会说“不” 10、会议,时间管理,第二部分,看 图 作 画,在右格中写一句形容词,时间管理,寻找一个他（她）,打网球 已婚 喜欢编织 喜欢喝红酒 踢足球 有车,四月份的生日 喜欢游泳 去过香港 养金鱼 戴眼镜 有两个兄弟,喜欢唱歌 外语流利 爱打保铃球 有红衣服 有女儿 硕士,喜欢阅读 能使用电脑 喜欢喝咖啡 讨厌咖啡 会弹钢琴 有儿子,住高层 父母在外地 走路上班 穿黄衣服 是网民 用摩托罗拉 手机,用海飞丝 经常出差 养狗或猫 擅长炒菜 结婚没孩子 有两个孩子,时间管理,眼睛,热情,行动,dreamer,bee,Work-holic,