二讲概述ppt课件.ppt

一、专门档案的定义 专门档案是人们通过创造性劳动选取并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称。专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织，在从事某些专业性活动中，为了实现相关的职能目标而制作和使用的，具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录。 （引出定义的模式 定义的熟记 种差+属概念 /列出一个事物或者一个物件的基本属性来描写或者规范概念 ）,专门档案的概念,二、专门档案与相关概念的关系 （一）专门档案与文书档案的关系 “党政档案”：在各种党务、政务管理活动中形成的，具有保存价值的公文及其他相关文件材料。 a,形成领域和内容性质不同。 b,文件名称形式、格式规范化程度不同。 c,形成规律和管理方式不同。 d,价值和作用性质差异。 （二）专门档案与科技档案的关系 “科技档案”：人们在从事科技、生产活动中形成的专业性的有保存价值的科技文件。 侧重于科技，技术内容 着眼于形成领域，档案内容性质 科技档案具有专门档案的一般属性和特征，但各种类型的科技档案还具有按“项目”成套的特性，以及较强的科技属性，人们把它视为同文书档案、专门档案相并列的一个概念。 “约定俗成”的思路,（三）专门档案与专业档案的关系 专业档案，根据社会行业分工标准进行划分 （四）专门档案与照片档案等特种载体档案的关系 （五）专门档案与电子文件的关系 （六）专门档案与专业资料的关系,三、专门档案的历史溯源 专门档案的产生应当是随着专业性业务活动的兴起而出现的。可以说，没有科学的专业性活动，就不会出现相应的规范性的专业档案。,第二节 专门档案的种类和属性特征,一、专门档案的种类划分 吴宝康档案学概论“公安档案、诉讼档案、艺术档案、会计档案、人事档案、科学技术档案、社会科学研究档案” 胡绍华等32种专门档案管理方法列出32种专门档案 王树启，金慧珠 “专门档案也是一个大门类，包括会计档案、审计档案、统计档案、艺术档案、诉讼档案、地名档案、宣传报道档案、招生档案等具体门类” 专门档案管理问答列举了9个门类，即会计档案、审计档案、诉讼档案、公证档案、艺术档案、教学档案、地名档案、标准档案、商标档案。,二、专门档案的一般属性 （1）历史记录性。 特定专业活动的社会历史记录，是人类社会历史记忆的一个重要组成部分。 （2）原始性。 （3）凭证性和参考性。 （4）定向积累性。有关全宗档案的有机组成部分，他的形成和积累都应当同全宗里的其他门类的档案一样，首先由其形成者进行必要的集中，然后经过合理的筛选、整理编目后，交由一定的机关档案管理机构或文档中心集中管理，最后具有长远保存价值的专门档案，会与该全宗中的其他具有长远保存价值的档案一起，交给某一个档案馆集中统一管理。 （5）有机联系性。,三、专门档案的特殊属性 第一，专业性。体现在形成领域和内容性质两方面。 第二，现实性。 现实使用价值，从事有关专业性工作所需的业务手段和工具。 第三，独立性。 可以相对独立的支撑有关专业性活动正常开展。 第四，规范性。 名称、格式以及形成过程和内容组织等 第五，准确性。 所记录的数据和信息，同客观实际情况保持动态的统一。,一、专门档案的利用价值 专门档案的利用价值，是指各种类型的专门档案所含有的数据、信息、知识，对满足人类从事各种相应的专业性管理活动、业务活动、研究活动等所具有的有用性和有益性。 什么是价值？,第三节 专门档案的利用价值、功能和作用,二、专门档案的功能 指专门档案对各种现实的专业性社会活动及有关的社会历史文化研究所具有的作用能力。 （一）数据和信息储备功能 信息源 （二）依据功能 决策、规划、指挥、组织协调、监督检查的依据,三、专门档案的作用 （一）专业数据和信息的保障作用 （二）维系专业工作正常进行的工具作用 （三）保证各项专业工作合法进行的监督检查作用 （审计、税收、公安、司法等部门必须利用有关专门档案） （四）再现历史、佐证历史的印证作用 （地名档案）,规律，亦称“法则”，是事物发展过程中的本质联系和必然趋势。规律具有普遍性、重复性等特点。它是客观的，是事物本身所固有的，人们不能创造、改变和消灭规律，但能认识规律，利用它来改造自然界，改造人类社会。,第四节 专门档案发挥作用的一般规律,一、专门档案对其形成者作用的突出性 同一般的文书档案相比，专门档案虽然也具有第一价值和第二价值，但是在实现的方式和强度表现方面，却不完全相同。 文书档案之所以被保存，主要是看重其在历史研究方面的史料意义和价值，而专门档案的重要保存意义却突出表现在其现实的管理工具意义方面。,二、专门档案发挥作用的定向性 专门档案发挥作用的定向性，突出表现在其作用领域的有限性和作用对象的稳定性方面。,三、专门档案发挥作用的弹性 专门档案发挥作用的弹性特点，主要表现在相似信息内容的专门档案在作用效果的差异性方面。 利用时机的选择 利用者的需求和目的 利用者的利用权限 利用时得到的服务质量 利用者自身的信息吸收能力 ,四、专门档案发挥作用的整体效应性 专门档案发挥作用的整体效应性，是指专门档案作为一个有机的专门文件和记录体系，其整体所具有的作用效益，往往大于专门档案个体作用效益之和；个体一旦脱离群体，其所具有的实际作用能力，就会大打折扣，甚至消失。 有机整体,五、专门档案发挥作用的衰减性 专门档案发挥作用的衰减性，是由专门档案利用价值的时限性决定的。绝大部分专门档案的现实作用具有时间效应，相对于专门档案的特定用户群体来说，其利用价值随着时间的推移而减少，甚至趋向于零。,本章思考题 1、如何正确理解和认识专门档案的概念？ 2、专门档案的种类有哪些？它们的基本性质是什么？ 3、说明专门档案的价值、功能和作用。 4、专门档案发挥作用的一般规律有哪些？认识这些规律对做好专门档案的管理工作有何指导意义？,谢谢观赏！,Thanks!,http:/bbs.ruideppt.com 免费提供,