outlook篇使用技巧.doc

5.2.1  自定义时间的显示格式“收件箱”中“接收时间”字段的时间显示都是一个样式的，请问可以改为其他的显示格式吗？答：要修改该字段显示格式，可以执行如下操作：移动鼠标到字段显示栏，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置列格式”选项。再在弹出的对话框的“可选字段”列表中选择“接收时间”项，在“格式”下拉列表框中选择喜欢的格式，如图5-14所示。图5-14  自定义时间显示格式同时还可以对时间显示的其他属性进行设置。最后单击“确定”按钮即可。5.2.2  以多任务模式显示操作窗口系统默认的是在同一个窗口下，提供各个操作。这给要在各个操作对象文件夹中来回切换带来了不便。请问可以以多窗口模式执行任务吗？答：只要按以下操作执行即可实现。移动鼠标到操作文件夹上，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“在新窗口中打开”命令，这样系统会重新开一个窗口来打开该文件夹。在任务栏上，就可以直接单击各个窗口来切换了。5.2.3  在工具按钮上显示文字说明系统的工具栏中提供的工具按钮操作起来是比菜单命令方便不少，但是却不如菜单命令那么意思明了。对一些不熟悉的按钮常常要通过鼠标停顿一定的时间，才能明白该按钮的功能作用。请问可以在工具按钮直接显示文字说明吗？答：要让工具按钮显示文字说明并不难。单击“工具”菜单中的“自定义”命令，然后在工具栏中选择该按钮，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“总是只用文字”或者“图像和文本”选项即可。不过并不是每个工具按钮都会有文字说明的。因此有些按钮的鼠标右键菜单对应项会是灰色。5.2.4  在“日历”中显示农历日期请问可以在在“日历”中显示农历的日期吗？答：当然没问题。做以下设置即可实现：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“首选参数”选项卡，单击“日历选项”按钮。接着在弹出的对话框中选择“启用备用日历”复选框，如图5-15所示。图5-15  “日历选项”对话框同时还可以在后面的下拉列表框中选择一种喜欢的农历日期表示格式。最后单击“确定”按钮完成。这样在“日历”中用汉字小写数字表示的就是农历的日期，不过农历表示日期时，只有在每个月初一才显示月份。5.2.5  在Outlook中直接操作“我的电脑”在应用软件编辑窗口和操作系统之间来回地切换是每个人都很烦躁的事情，请问什么办法在Outlook操作中避免此类不便吗？答：Outlook还真有解决此类不便的功能。打开操作界面最左下角的“其他快捷方式”，其中包含了“我的电脑”、“我的文档”和“收藏夹”。在“我的电脑”单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“属性”命令，还可以调出“系统属性”设置框。5.2.6  自定义邮件存放的路径很不喜欢系统默认的邮件存放路径，因为每次系统出了问题导致要重新安装时，就可能会造成邮件丢失。请问该如何更改邮件的存放路径？答：要更改邮件的默认存放路径操作如下：单击“工具”菜单中的“电子邮件账户”命令，再选择“查看或更改现有邮件账户”项，然后单击“下一步”按钮。在弹出的对话框中，在邮件账户列表框中选择需要修改存放地址的账户名称，然后单击“新建Outlook数据文件”按钮，如图5-16所示。单击“确定”按钮后，在弹出的“创建或查看Outlook数据文件”对话框中，可以自定义保存账户数据文件的路径以及文件名称，最后单击“确定”按钮完成即可。图5-16  “电子邮件账户”对话框5.2.7  让系统自动显示操作命令的快捷方式一般的应用软件除了提供菜单命令和工具按钮外，都设定了这些操作的键盘快捷组合键，这给我们操作带来了更大的快捷。可是关键是不知道这些常用菜单命令或工具按钮的快捷组合键。请问怎样获得这些操作的快捷方式？答：要获得操作的快捷方式最基本的方法就是查阅帮助系统，但是如果每次都去查阅帮助系统很显然太麻烦了。其实只要执行如下设置，就可以让大部分操作的快捷方式自动显示出来。单击“工具”菜单中的“自定义”命令项。在弹出的对话框中选择“选项”选项卡，然后选择“在屏幕提示中显示快捷键”复选框即可，如图5-17所示。以后当鼠标移动到工具栏按钮上时，系统就会自动显示该按钮的快捷方式。图5-17  显示快捷方式5.2.8  自定义邮件列表显示属性“收件箱”中邮件列表的标题栏实在太不醒目了，还有邮件显示列表就一个白底黑字，也太单调。请问可以自己定义其显示属性吗？答：要更改“收件箱”属性请执行如下操作：移动鼠标到标题栏，单击鼠标右键，在弹出菜单中执行“自定义当前视图”命令。再在弹出的对话框中单击“其他选择”按钮，这时会弹出一个对话框，如图5-18所示。图5-18  “其他设置”对话框可以通过“列标题”和“行”下的“字体”按钮来更改列标题和行的字体样式和大小。在“网格线样式”中可以为邮件列表的显示区设置网格，同时可以利用“网格线颜色”来设置其颜色。最后单击“确定”按钮返回即可。5.2.9 添加邮件显示列表的查看选项在“收件箱”中邮件列表显示的属性选项就只有收件人、发送时间、大小等几项。请问可以增加其他显示选项吗？答：当然可以。可以按以下操作来添加：打开“收件箱”。然后在标题栏单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“自定义当前视图”命令，再在弹出的对话框中单击“字段”按钮。接着会弹出一个如图5-19所示的对话框。图5-19  “显示字段”对话框接下来在“可选字段选自”下拉列表框中选择“所有邮件字段”项，然后在上面的“可用字段”列表中选择要添加的字段名，单击“添加”按钮即可加入，利用“上移”和“下移”按钮可以调整显示字段列表中各个字段的排列顺序。最后单击“确定”按钮完成即可。5.2.10  放大工具栏中的图标工具栏中图标太小了，每次单击时不是太方便。请问将工具栏中的图标设置的大一些吗？答：当然可以。系统提供了这种辅助设置功能。只要单击“工具”菜单中的“自定义”命令，在弹出的对话框中选择“选项”选项卡，然后单击选择“大图标”复选框，最后单击“关闭”按钮完成即可。5.2 自定义设置技巧(2)     5.2.11  改变菜单的弹出方式系统菜单的弹出方式太单一了，请问可以设置菜单的弹出方式吗？答：其实菜单的弹出方式是可以设置的。系统提供了其他的弹出方式。可以执行以下操作：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。在弹出的对话框中选择“选项”选项卡。单击“菜单的打开方式”下拉列表框，选择喜欢的弹出方式即可，如图5-20所示。图5-20  改变菜单的弹出方式如果觉得总是一种方式没意思，还可以选择“任意”项。这样系统每次打开菜单时会随机地选择其中的一种方式来弹出菜单。5.2.12  让菜单一次性完全展开为什么每次打开系统的菜单时，总是无法一次性全部显示菜单的命令，总要单击展开按钮才能看到全部命令项。有什么办法可以让菜单能完整展开吗？答：可以通过以下设置来实现：单击“工具”菜单中的“自定义”命令。再选择“选项”选项卡。单击选择“始终显示整个菜单”复选框。这样系统将自动完整展开整个菜单项了。5.2.13  自定义系统启动时的首页一般用Outlook就是用来查看邮件，可系统启动时首先打开的总是“Outlook今日”，想将启动首页改为“收件箱”可以吗？答：系统启动的首页是可以更改的。可以通过以下设置来实现：先单击“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“其他”选项卡，然后单击“高级选项”按钮。在弹出的对话框中，单击“启动时定位到”后面的下拉列表框中选择“收件箱”即可，如图5-21所示。当然也可以选择其他项。最后单击“确定”按钮完成。图5-21  “高级选项”对话框5.2.14  设置系统的默认邮件账户系统一般将第一个建立的账户为设为默认的邮件账户，所以像新建邮件这样的操作，就直接使用默认账户作为发件人了。请问如何更改其他邮件账户为默认账户？答：要更默认账户很简单。执行“工具”菜单上的“电子邮件账户”命令，在弹出的对话框中选择“查看或更改现有电子邮件账户”项，单击“下一步”按钮后，在弹出的对话框的邮件账户的显示列表中，单击要设置为默认的邮件账户，最后单击“设为默认值”按钮即可。 5.2.15  备份系统信息请问该如何才能备份系统的重要信息，使在系统重装后能恢复原来的“联系人”、“收件箱”，以及其他的个性化设置？答：要备份Outlook信息的方法还是很多的，其中最简单的就是直接利用“导出”命令来实现。具体如下：单击“文件”菜单中的“导入/导出”命令，在弹出的“导入/导出向导”对话框中，选择“导出到一个文件”项，然后单击“下一步”按钮，选择“个人文件夹文件（.pst）”，再单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中，可以进行导出内容的设置，如图5-22所示。图5-22  设置导出内容如要备份“联系人”文件夹，就在“选定导出的文件夹”列表框中选择“联系人”文件夹（如果该文件夹包含子文件夹，请选择“包括子文件夹”复选项；如果还想对选择的内容作更详细的设置，可以单击“筛选”按钮）。完成设置后单击“下一步”按钮，输入导出文件保存的路径和文件名。最后单击“完成”按钮即可。这样就把Outlook中包含的相应邮件内容备份了。如果要备份其他文件夹信息，重复上述步骤即可。以后要恢复备份信息时，只有执行“导入”操作即可。除了“导出”命令可以备份信息外，其实还可以采用直接拷贝对应信息文件的方式来备份。下面列出部分数据存储和配置文件的地址（在不同操作系统下稍有不同）和文件名称（很多文件或文件夹都是隐藏属性的，需要打开系统的“显示隐藏文件和文件夹”选项才能看到），可以找到它们执行复制操作。l        Outlook 数据文件（.pst）Windows 98系统：WindowsLocalSettingsApplication DataMicrosoft OutlookWindows2000或XP系统：Documents and Settings<用户>Local Settings Application DataMicrosoftOutlookl        个人通信簿（.pab）Windows 98系统：WindowsLocal SettingsApplication DataMicrosoft OutlookWindows 2000或XP系统：Documents and Settings<用户>Local Settings Application DataMicrosoftOutlookl        签名（.rtf、.txt、.html）Windows 98系统：WindowsApplication DataMicrosoftSignaturesWindows 2000或XP系统Documents and Settings<用户>Application Data MicrosoftSignaturesl        模板（.oft）Windows 98系统：WindowsApplication DataMicrosoftTemplatesWindows 2000或XP系统：Documents and Settings<用户>Application DataMicrosoftTemplatesl        邮件（.msg、.htm、.rtf）Windows 98系统：WindowsApplication DataMicrosoftOutlookWindows 2000或XP系统： Documents and Settings<用户>Application Data MicrosoftOutlook这样下次需要恢复时，只要将对应文件重新复制到对应目录下即可。除了上面的方法外，微软公司还提供了一款“PST 备份”的工具软件。可以到微软网站下载它：http:/office.microsoft.com/china/downloads/2002/pfbackup.aspx。它不但可以生成 .pst 数据文件的精确备份，而且还可以设置自动提醒备份功能。5.3 邮件保护技巧     5.3.1  禁止他人启动Outlook由于用系统收发的邮件大都是比较私人性的，所以希望让别人看到邮件内容。请问有什么办法来保护邮件的隐私吗？答：要保护好个人的私人信件，在个人电脑上最好的办法就是禁止他人启动Outlook系统。可以通过下面的方法来实现根据密码启动Outlook：单击“文件”菜单中的“数据文件管理”命令。在弹出的对话框中选择保存个人邮件的文件夹，然后再单击“设置”按钮，接着会弹出如图5-23所示对话框。 图5-23  设置邮件保护单击“更改密码”按钮，为文件建立密码保护。这样以后在本机上启动Outlook时，都必须输入正确的密码才能进入系统。5.3.2  自动判断和存储垃圾邮件每次收取邮件时，总是真正有用的少，反而宣传资料或广告很多。这样不但增加了收取邮件的时间，而且它们和有用的邮件都保存在同一文件夹中，管理起来也很不方便。请问可以让系统自动识别这些邮件，然后实现和正常邮件的分开保存吗？答：的确，现在收到这样的垃圾邮件已经是很普遍的事了。但是一般这些邮件都是从一些我们不熟悉或不知道的网址发送的。利用这一点，我们可以让系统自动根据发送网址来判断，将它们和正常邮件分开来保存，这样方便对它们的处理。具体实现步骤如下：首先单击“文件”菜单中“文件夹”项下的“新建文件夹”命令，在弹出的对话框中，在“名称”文本框下输入文件夹的名称，再选择文件夹存放的位置，如图5-24所示。图5-24  选择文件夹存放位置再在弹出的提示框中单击“否”按钮，将该文件夹直接添加到“收件箱”中。这样就为垃圾邮件创建了一个单独的存放目录了。接下来再设置系统的自动识别规则：单击“工具”菜单中的“规则向导”命令，在弹出的对话框中单击“新建”按钮，再在弹出的对话框中选择“由空白规则开始”项，默认为“邮件到达时检查”。单击“下一步”按钮后，在“想要检测何种条件”列表框中选择“仅在本机”。再执行“下一步”按钮，在“该如何处理该邮件”列表框中选择“将它移到指定文件夹”，再在“规则”说明框中单击“指定”文字。在弹出的对话框中选择刚才建立的新文件夹。再单击“下一步”按钮，在“添加例外规则”框中选择第一项“除非发件人为个人或通讯簿列表”。再单击“规则说明”下的“个人或通讯簿列表”字样，在弹出的对话框中，选择“名称”列表中的所有联系人，再单击“发件人”按钮，将其添加到右边的“指定发件人的通讯地址”框中。再执行“下一步”按钮，单击“完成”按钮返回图5-24所示对话框。最后单击“确定”按钮完成判断规则的设置。这样下次如果收到不是联系人文件来的地址发送来的邮件时，系统会自动将其放置在垃圾邮件箱中。5.3.3  自动判断并禁止接收垃圾邮件利用前面的方法虽然可以更好地管理垃圾邮件，可是还是会为这些垃圾邮件浪费不少精力。请问可以让系统不再接收这些垃圾邮件吗？答：首先，要完全让系统正确地判断所有垃圾邮件，并禁止接收它们基本上是不可能做到的。但是对于那些专门发送垃圾邮件的固定网址，我们还是有办法禁止接收它们发送的垃圾邮件的。具体操作和上一条有许多相似之处：先单击“工具”菜单中的“规则向导”命令，再单击“新建”按钮，在弹出的对话框中的选择“删除会话”项，再单击“下一步”按钮，再选择“发件人电子邮件地址中包含特定词语”规则项。单击“规则说明”中的“特定词语”字样。在弹出的“查找文本”对话框中，输入垃圾邮件的发送地址，再单击“添加”按钮加入“搜索列表”框。所有邮件地址添加完成后单击“确定”按钮返回。执行“下一步”按钮，在“如何处理改邮件”中根据个人意愿选择对应项。再通过两次“下一步”按钮，单击“完成”按钮返回，最后单击“确定”按钮完成设置。这样系统在检查到符合该规则的垃圾邮件时就会拒绝接收。5.3.4  设置邮件的私人属性防止被他人篡改请问有什么办法可以防止邮件被其他人私自篡改吗？答：只要将邮件属性设置为“私人性质”，就可以有效防止其被他人篡改。具体操作如下：在新邮件书写操作窗口中，单击工具栏上的“选项”按钮，在弹出的“邮件选项”对话框中，分别将“设置重要性”设置为“高”，将“设置敏感度”设置为“私人性质”，最后单击“关闭”按钮即可，如图5-25所示。图5-25  设置邮件私人属性5.3.5  利用工具软件恢复.pst文件个人文件夹（.pst格式的文件）出错无法打开。请问有什么办法可以恢复吗？答：系统提供一款工具软件 Scanpst.exe，它可以诊断和修复.pst 或 .ost（脱机文件夹）类型的文件中的错误。该程序是随 Microsoft Outlook一起安装的。具体目录在不同操作系统中稍有出入：在Windows 98系统中，其位于Program FilesCommon FilesSystemMapi1033目录下。在Windows 2000或XP系统中，其位于Program FilesCommon FilesSystemMapi2052目录下。使用该工具软件的操作详情，请参阅同一位置的帮助文件Scanpst.hlp。5.3.6  保护你的 .pst文件请问可以为.pst文件加密吗？这样即使别人复制了我的.pst文件，也无法打开阅读它的内容。答：考虑到.pst文件的重要性，系统提供了为其设置查看密码的功能。具体实现步骤如下：执行“文件”菜单中的“数据文件管理”命令，在列表框中选择需要加密的文件，再单击“设置”按钮，再单击“更改密码”按钮，在弹出的对话框中的“密码”文本框中设置好密码，并单击选中“将密码保存在密码表中”复选框。最后单击“确定”按钮完成即可。即使别人拷贝了你的.pst个人文件，也必须要根据密码才能打开。5.3.7  取消系统自动发送邮件许多病毒都具有自动向外发送带有病毒邮件的功能。请问Outlook系统有什么措施可以有效防止这种情况的发生吗？答：可以试试以下设置：执行“工具”菜单中的“选项”命令。在弹出的对话框选择“邮件设置”选项卡。然后取消选择“联机情况下，立即发送”复选框，如图5-26所示。图5-26  取消系统自动发送邮件最后单击“确定”按钮即可。这样设置后，系统将不会自动发送邮件，只有单击“发送”按钮后才开始发送。不过需要注意的时，这种方法并不能阻止所有的病毒自动发送邮件。