分公司财务管理制度.doc

分公司财务管理制度  1. 目的为规范分公司的财务管理、明确各管理者在费用控制方面的职责、加强费用报销、个人借款的管理；杜绝不合理之经营管理成本的支出，加强对各项费用的有效控制。 2. 范围适用于分公司全部经营管理活动及分公司全体职员。 3. 职责3.1公司执行董事、法定代表人兼总裁负责批准由公司董事会审核之各项经营管理费用的开支并对最终结果负责；3.2 监事对公司所有经营管理活动中的各项费用开支拥有最终审批权；3.3分公司经理对分公司范围内的所有经营活动中的各项费用支出的最终结果负责，并对公司财务制度规定范围内的支出有审批权；3.4 分公司财务管理部负责依据本制度和财务管理规范要求，审核、监督、检查、处理分公司所有人员的经营管理费用开支行为，并根据公司财务管理部以及分公司经营管理之现状修改或解释本制度，分公司财务管理部对分公司各项费用支出票据的合理性、合法性负全责；3.5分公司出纳对各项费用支出与所附的原始凭证的数量与金额的一致性负全责；3.6分公司人力资源部对各项福利、补贴费用的合理性负全责；3.7分公司经理对分公司所有经营管理活动各项费用支出的必要性和真实性负责；分公司经理签署的各项费用将直接进入到分公司的年度经营支出中。3.8分公司全体职员必须执行分公司的财务管理制度的管理流程和审批程序，要求自己在分公司经营管理活动中严格各项费用的开支，不利用其他手段、措施或提供虚假报销凭证借故超越费用开支；3.9公司根据分公司项目发展需要设置专门财务管理人员；3.10分公司财务管理人员接受分公司总经理的行政领导，负责分公司与公司在财务管理方面的对接，接受公司财务管理部的专业指导和领导，对公司财务管理部和公司领导负责；3.11分公司财务管理人员负责处理分公司日常的费用的报销、单据的整理、填报每月应向公司财务管理部的相关报表、税务处理等相关财务事宜；3.13分公司总经理为分公司财务工作第一责任人。3.14分公司一切财务活动都必须遵照本制度执行，如遇本制度与公司财务管理制度相抵触的需要按照公司财务制度来执行。如确实根据分公司的实际情况需要修改的也必须先按照公司的财务制度执行后根据制度的修改程序来重新修订。4.账户、印章（鉴）和资金的管理4.1账户4.1.1 所有开立的账户必须报公司财务管理部备案，收入账户必须申请开通网上银行业务及相关的网上支付业务，密钥分人管理。4.2 印章（鉴）4.2.1 分公司刻制的公章、财务专用章和负责人私章需要有专人保管。4.2.2 分公司公章和负责人私章由分公司总经理保管，财务专用章由分公司财务人员进行保管。4.2.3 分公司财务人员负责对发票、支票和财务票据的整理、保管以及缴销。4.3 现金的管理4.3.1 各分公司可以存放一定数目的现金以备日常之用，金额控制在2000元以下。4.3.2现金超过备用现金额度的部分必须及时送存银行收入账户。4.3.3 分公司现金保管人员相关资料必须报公司财务管理部备案。4.3.4 要对备用现金进行定期的盘查清点，每周至少一次，并填写分公司现金盘点表，以月报的形式向公司财务管理部报送。4.3.5 分公司财务人员还须登记分公司现金日记帐和分公司支出账户银行日记帐，并每月2日前将电子版本报送公司财务管理部。4.4  支票的管理程序4.4.1  支票的购买和保管程序：4.4.1.1 出纳员应按银行的相关规定到开户行购买支票；4.4.1.2 出纳员应将新购回的空白支票安全、妥善的存放在保险箱内。4.1.2  支票的使用程序及注意事项：4.4.2.1 因业务需要使用支票的人员，应按费用报销审核标准作业规程中的相关规 定进行支付项目的审核及审批； 4.4.2.2 出纳员根据审核、审批手续完整的支付证明按相关规定填写支票；4.4.2.3 内容填写完整的支票应按相关规定加盖财务专用章、银行印鉴章；4.4.2.4 出纳员应将内容填写完整的支票存根联与支付证明一起在支付当天下班前交 财务会计审核后，按相关规定进行相关的帐务处理；4.4.2.5 支票用完后，出纳员应编制支票使用明细表交财务会计核对相关帐目资料；4.4.2.6 如因填写错误或其他原因导致支票作废，出纳员应将作废支票连同存根联一起 妥善保存；4.4.2.7 出纳员或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票，应及时到开户银行挂失；如因此造成的损失，由当事人负责全额赔偿，并视情节轻重进行处理。4.5 费用4.5.1公司财务管理部按照各分公司的财务预算情况和工作需要拨付给各分公司支出账户相关费用。4.5.2分公司每月2日前向公司财务管理部报送当月的分公司资金计划表。4.5.3 分公司总经理和财务人员必须要审查所报销费用发票真实合法，发票须是在当月开出的，报销金额和发票金额须一致，需注明事由、日期、参与人员等。车费、办公费用须单独填写分公司交通费明细表、分公司办公费明细表。4.5.6费用的涵盖范围分公司的费用包括以下几项。4.5.6.1 办公费：指分公司行政管理人员日常使用的办公用品开支；办公用品需集中管理，并由专人负责登记发放，控制使用。4.5.6.2 交通费：因正常上下班发生交通费用支出的一般不予报销，确因工作需要外出发生的交通费用，凭据据实报销，未经公司领导批准，不得报销出租车费。4.5.6.3 通讯费：指因工作需要配备通讯工具发生的费用；分公司各部门办公电话。4.5.6.4交际应酬费：为便于分公司各项工作的正常开展，在业务交往及公关活动中发生的交际应酬费用。4.5.6.5 差旅费：指因公出差到分公司所在地以外地区所发生的交通费、住宿费、伙食费等费用开支。4.5.6.6 各分公司租房的租金、物业管理费、保洁费。4.5.6.7 分公司申请，经过公司财务管理部报公司领导批准的其他费用开支。4.5.7 费用开支标准所有的日常费用开支在1000元以内的可由各分公司总经理审批之后直接用分公司备用金支付， 1000元以上的费用须经分公司财务管理部向公司财务管理部上报，由公司总裁审批后才能支付。分公司可以根据实际情况对经常性耗品的采购采取月结的方式， 相应的合同应报送公司备案，并且每月需要针对需要付的款项编制分公司应付款明细表来反映本月应付、实付以及未付的款项。4.5.8 申请流程费用开支标准在分公司权限范围内的，经由分公司总经理审核之后财务人员可以直接支付；费用开支标准在分公司权限范围外的，由分公司总经理审核无误后向公司财务管理部申请支付。4.6其他4.6.1各报表报送时间：周报每周五下午3点以前，月报每月2号以前。日记帐只需要报送电子版本。4.6.2各个报表在向公司财务管理部门报送前必须先由分公司总经理确认签字。4.6.3报送方式必须电子版本和纸质版本各一份，电子版本在规定的报送时间前发到公司财务管理部相关人员邮箱并抄送到公司分管领导邮箱中，纸质版本采用给公司财务管理部备案。4.6.4每月分公司应向公司财务管理部报送的报表有：见分公司表格明细。5.审批权限5.1费用的审批权限。 5.1.1日常经营性费用（如：办公费、办公室租赁费、水电费、通讯费、邮递费、材料费、维修费等）：分公司总经理的批准权限为1000元（含）；1000元以上报公司财务管理部门审批； 5.1.2非日常经营性费用(如：业务招待费、差旅费、出租车费、会务费、培训费、书报费、职员活动费、社区文化活动费、医药费等)；分公司总经理批准权限为1000元（含）、1000元以上报公司财务管理部门审批；5.1.3工程及劳务合同费用：金额在2000元（含）以下的工程及劳务合同，由分公司总经理审批后执行。金额在2000元以上报公司财务管理部门，经公司执行总裁同意批准后执行。所有涉及该项业务的相关合同，均需提交公司存档备查。 5.2物资采购的审批权限5.2.1因业务需要购置办公用物资，例如：办公用品，办公设备等。单价在500元（含）以下由分公司总经理负责审批， 500元（含）以上须上报公司财务管理部审批； 5.2.2购置房屋建筑物类、运输工具类固定资产需附专题报告，经公司执行总裁同意并报执行董事批准。5.2.3报废、转让固定资产，固定资产盘盈、盘亏的处理，单价2000元（含）以下由分公司经理审批；2000元以上、20000元（含）以下由公司执行总裁审批；单价20000元以上，经公司执行总裁同意后，报公司执行董事批准。 5.3报销程序5.3.1每周的周二、周四为报销日；其它时间原则上不予报销。                                          5.3.2所有开支费用在产生之前，必须事先按照规定的审批流程和程序经过批准后，方能按照报销程序和相关规定办理报销手续。5.3.3因经营管理需要发生的业务开支，须在一周之内取得合法发票，并由经办人按照付款申请单的内容认真填写付款申请单，将报销所需要的有关附件或证明材料一并报部门主管初审。5.3.4部门主管必须根据分公司财务管理制度严格审核付款申请单，审核的时间在无特殊情况下，不得超过24小时，然后报分公司财务管理部门进行审核。5.3.5分公司福利补助类费用经分公司经理审批后，还需报公司人力资源部相关负责人审核；5.3.6分公司财务管理部门在接到各部门的付款申请单后，严格按照分公司财务管理制度进行审核，并按审批权限报送分公司及公司相关领导审批。 5.3.7分公司财务管理部在无特殊情况下，须保证付款申请单送达财务管理部最近的报销日内，即可领取所报销款项或对不能及时给予报销的事由做出回应。5.3.8任何人员在报销费用开支时，严禁将同一笔业务分拆若干单据报销。若遇特殊情况，须向分公司财务管理部和审批该项业务费用开支的最高领导报告，说明事情原委。5.3.9分公司对外支付费用在1000元（含）以下，可以用现金支付；费用在1000元以上的，应该采用支票支付的形式支付，特殊情况1000元以上需支付现金需上报公司财务管理部门。5.3.11所有发生业务费用报销的票据，必须是符合国家有关规定的正式票据。任何收款收据、白条、非正式票据一律不得报销。特殊情况下必须事前请示，而且在报销时，要注明原因、用途后报请分公司总经理或公司执行总裁批准。 5.4交际应酬费报销5.4.1符合开支范围的交际应酬费用，单项金额在1000元(含)以内，报销时由分公司总经理签字，公司财务管理部审核，分管该项业务的公司领导审批后据实报销；单项金额在1000元以上的，经分管该项业务的公司领导审核，分公司总经理签字，上报公司财务管理部审核，公司执行总裁批准后据实报销。5.4.2 分公司总经理本人的交际应酬费用，须上报公司财务管理部审核，执行总裁审批后方能报销。5.4.3各项交际应酬费用在报销之前，须在发票的背面填写简单说明或用途，包括时间、地点、参加人员等。 5.5差旅费报销5.5.1出差可享受差旅费报销制度，出差是指到分公司外的同一城市完成分公司委派的工作任务时间超过1天且不超过20天的工作状态；5.5.2职员报销差旅费需填写差旅费清单并附有效发票交分公司经理审批，再交分公司财务管理部审核、财务部门根据以下标准审核后方能报销。如超出公司所规定的差旅费用报销范围，需说明情况并上报公司财务部审批方能报销。5.5.3往返交通费用：因工作需要出差的分公司管理层可选择乘坐除飞机头等舱、公务舱以外的任何交通工具，凭有效票据实报实销；管理层以下人员可选择乘坐火车或同等价格的其他交通工具，凭有效票据实报实销，如因工作需要乘坐飞机需由分公司总经理审批才能乘坐。5.5.4住宿费用；在下列规定的标准房的上限标准内实报实销。5.5.5两人以上同行出差，可与职级最高者住同一酒店。对于由出差地统一安排住宿或为了工作便利就近住宿的，按实报销。超出规定金额的，应提供所住宿酒店之星级证明。5.5.6已交纳会务费用并由会议组织单位提供食宿的会议或培训，出差者不再报销住宿费用及不再计发出差补助。5.5.7出差地之市内交通费包括机场、车站、码头至住宿地的往返交通费用、当地乘车按职位规定费用内实报实销。5.5.8出差期间的交际应酬费用按交际应酬费报销程序办理。 项目职位飞机火车轮船长途汽车住宿费（天/人）餐费（天/人）交通费（天/人）总经理、副总经理经济舱软卧头等舱卧辅400元/天间100元80元总监、高级经理经济舱硬卧二等舱卧辅300元/天间80元60元员工经济舱硬卧三等舱卧辅200元/天间50元50元5.6市内交通费报销 5.6.1 因业务需要发生的市内交通费报销规定均在此限。5.6.2 分公司所有职员外出办事时，在分公司不派车辆的情况下均给予报销公交车费用。公交车费用需在车票背面注明时间，事由，起始地点并交由部门主管、财务管理部确认后，报分公司总经理审批方可报销。5.6.3 分公司所有外勤人员根据其工作的需要而发生的公交车费用，公司统一购置公交卡，外出使用公交卡均填写公交卡领用明细单。5.6.4 出租车费用报销5.6.4.1 分公司原则上不报销出租车费用，所有因特殊情况发生的出租车费用报销均在此限。5.6.4.2 分公司各部门每月的出租车费用在部门主管、财务管理部确认合理后报分公司总经理审核后，限额为300元/月以内报销，超出300元/月报公司公司财务审批后方可报销。5.6.4.3 所有出租车费用报销时需在车票背面注明事由。 5.7机动车辆费用报销5.7.1职员私车费用的报销按公司财务制度相关规定之标准执行5.7.2分公司车辆费用的报销5.7.2.1分公司司机每月可将允许报销的油料费、停车费、洗车费、维修费、过路过桥费等日常费用，填写付款申请单，交由分公司总经理、公司财务管理部审核、公司执行总裁审批后实报实销。5.7.2.2 因司机违犯交通法规或因工作失职而发生交通事故的赔偿费用、车辆修理费用、人工费、误工费、医药费、营养费等费用，在扣除应由保险公司赔偿部分后的剩余部分，全部由司机本人承担；因司机个人工作失职造成的违章停车、违章超速、违章驾驶、未及时年审等罚款费用，也全部由司机个人承担；分公司不承担因司机工作失职而造成的任何罚款、赔偿等支出。5.7.2.3当司机单次驾驶车辆超过200公里即为长途行车，视同出差，住宿费、餐饮费在规定的标准内实报实销。  5.8借款管理规定 5.8.1因采购物资、出差、外派、交际应酬等其它工作需要须借款时，实行额度控制，具体数额根据该项工作的实际需要、出差的时间、交际应酬的具体情况，由分公司财务管理部在审核该项借款时具体确定。5.8.2所有借款须由经手人填写借款审批单，注明借款用途、借款金额、预计还款时间等，报分公司财务管理部审核；借款金额的审批权限按费用报销的审批权限执行。5.8.3采购物资、出差、交际应酬等临时借款需在借款后三十个工作日内还清借款。为了更好的管理个人借款，财务管理部要将所有职员的借款单统一入财务账，当借款人在借款入账后归还结清借款的，财务管理部应开出收据，注明还款事项，借据不再退还个人。5.8.4当借款所需要的工作任务完成后，借款者要以报销形式归还借款时，应按规定填写付款申请单，并在申请单的借款金额处填写借款金额，报销与借款的差额多退少补。严禁将一张借款单对应多张付款申请单进行报销。5.8.5对超过应归还借款期限五个工作日仍未归还结清的借款者，分公司财务管理部门有权在借款者工资中扣还。5.8.6分公司所有借款应本着前款不清、后款不借的原则严格遵守。 5.10支票使用规定 5.10.1因分公司工作业务需要，事先领借支票的，须按照规定的审批权限填写领用支票申请单，经过批准后，方能到分公司财务管理部领取支票。 5.10.2如需领用金额在5000元以上支票的，经办人须提前一天通知分公司财务管理部门作好准备，否则所造成对工作之影响，经办人必须承担相应的责任。特殊情况下，分公司财务管理部也应本着为顾客服务之心态，认真积极采取措施，以满足用款单位或用款个人之需要。5.10.3支票领借后的报销手续按照本制度相关规定进行报销。但必须在付款申请单的付款方式中注明已付款项的支票号码。  6说明6.1分公司财务管理制度是一项既非常实际又非常灵活的制度，我们注意到任何企业的财务管理制度都未必尽善尽美。我们惟有建立一个公开透明的管理体系，我们惟有依赖分公司全体职员的真诚和信誉，依赖分公司全体职员对不合理费用支出的一贯抵制，公司才能获得长期的发展。6.2分公司财务管理部有权对违反以上制度规定的单位或个人提出通报批评，给予分公司人事管理部门对相关情节严重的部门或个人的处理意见，财务管理部有责任、有权利及时将违反分公司费用报销的行为上报分公司相关领导进行处理。6.3本制度由分公司财务管理部负责解释和修订。6   操作表格分公司办公费用明细表分公司发票使用明细表分公司交通费用明细表分公司业务招待费明细表分公司应收应付明细表分公司资金执行表分公司资金计划表分公司现金盘点表分公司现金日记账分公司应付款明细表分公司应收款明细表分公司支出账户银行日记账