晚宴执行手册.doc

香港明星足球队2010大连慈善赛事嘉宾接待晚宴暨艺术品慈善拍卖活动执行手册一、晚宴流程时间时长活动项目参与人员活动细则视频灯光音响备注17:00以前24小时?会场搭建完成工程部LED、背景形象墙、舞台、舞台桌、台花、音响、灯光等17:0018：0060会前准备工作人员A 宴会主场区 1、电脑、投影仪等 2、新闻通稿等 3、酒宴100桌、宴会桌牌 4、氛围包装小道具 5、接待礼仪50人 赞助企业LED宣传画面钢琴轻音乐 （班得瑞系列）所有物料及工作人员全部到位B 慈善签名区 1、签名墙3块：明星签名墙、慈善企业或个人签名墙、儿童绘图签名区 2、签名笔10支，水彩画笔3盒 3、接待桌一张、接待桌牌一个、接待桌花 4、接待礼仪8人 C 慈善义拍区 1、展板1块：竞拍形象背景墙 2、陈列区指示标识 3、陈列桌若干 、签字笔10只、陈列标牌 4、特色陈列背景 5、接待礼仪5人D 嘉宾接待、红酒互动区 1、展板1块：慈善活动形象墙 2、互动区标识 3、餐桌、红酒、高档糕点、高档水果 4、休息沙发 5、接待礼仪5人金州历史文化长廊（可现场拍卖）E 酒店大堂接待区 1、大厅入口水牌及导视牌 2、接待礼仪领位18:0018：4040嘉宾、客户及媒体签到1、行走路线：接待台签名区红酒互动区义拍区宴会区 钢琴轻音乐 （班得瑞系列）2、接待区： a 礼仪人员的站位，引导，嘉宾胸花佩戴； b 媒体接待 c 客户签到、核对客户来访名单 d 负责19：00后客户签到工作客户尽量拍大场景，不拍正面3、签名区：礼仪人员的站位，引导嘉宾签名4、红酒互动区：红酒服务人员的站位、讲酒礼仪引导客户落座5、宴会区：礼仪人员站位，引导，嘉宾按桌号入席18:30开始入场18：4018：5510明星、领导入席就坐明星接待及嘉宾接待，礼仪小姐领位定格活动主画面舞台灯光钢琴轻音乐 （班得瑞系列）队歌？18：5018：555小提琴演奏古琴开场定格舞台画面舞台灯、追光灯节目音乐18：5519：005儿童合唱团节目音乐19：0019：055主持人上场清场，宣布晚宴开始并介绍到场嘉宾；青基会领导致开幕词台下主持跟踪互动19：0519：105领导致词致词上场音乐19：1019：111主持人上场请出xx赞助方代表致辞19：1119：165嘉宾致词致词上场音乐19：1619：171主持人上场请出xx明星代表致辞19：1719：225明星致词致词上场音乐19：2219：308捐助仪式请出相关人员进行捐助仪式背景音乐19：3019：355鸣谢赞助企业主持人邀请赞助企业上场亮相并鸣谢赞助企业画面19：3519：405赞助商代表致辞致词定格舞台画面上场音乐19：4019：455合影领导、明星、嘉宾、赞助商台上合影赞助企业画面及活动形象无声循环播放19：4520：1025就餐自由交流进餐、敬酒、舞台表演等钢琴轻音乐 （班得瑞系列）20：1020：2515第一次现场募捐宣布艺术品拍卖结果，并进行第一次现场募捐定格舞台画面舞台灯、追光灯背景音效20：2520：4015明星互动明星演艺，现场互动背景音乐20：4020：5020第二次现场募捐并进行第一次现场募捐背景音效20：5021：0010合影明星、嘉宾合影赞助企业画面及活动形象无声循环播放欢快钢琴曲21:00退场全体人员礼仪、工作人员引导退场22:00撤场执行方所有人员二、人员分工1、会 议 筹 备总协调徐铁铸会务组贺薇薇嘉宾及明星接待组王建工程组仝世林安保及后勤李莉新闻组辛跃文职责会前筹备现场执行资源协调职责客户邀约客户接待销售业务职责包装设计资料撰写安装制作职责安保车辆调度机动后勤职责媒体邀约媒体接待组织通稿2、会 议 现 场 人 员 分 工嘉宾及领导接待：徐铁铸 客户接待：王建 会议流程监督：贺薇薇分工具体事项成员负责人总控负责整个活动的协调决策李霞会务组1、负责活动的组织和实施；2、负责活动筹备期间的方案策划；3、负责此次活动的资金预算、审报和付款；4、负责活动各阶段总结工作；5、负责活动流程的监督；6、负责与酒店对接；资源协调：7、 负责活动组委会人力资源的协调；8、 负责联系参与活动的嘉宾和领导；9、 负责节目资源和活动公司等接洽。贺薇薇客户接待组1、 负责发放、检查邀请函；2、 负责引导客户到达香格里拉；3、 负责现场客户接待；4、 停车场客户引导；5、 负责客户后期跟踪王建新闻组1、 负责活动前后媒体邀约；2、 负责活动媒体采访，记录和摄影；3、 负责各阶段新闻稿的撰写和发出。4、 注意不要拍摄客户正面。辛跃文工程组1、 负责包装和宣传的创意设计；2、 负责包装物料的印刷工艺制作3、 协调布展；4、 协调撤展；5、负责酒店多媒体设备调试检查；6、负责活动所需串词及发言稿撰写。7、恭喜嘉宾成功竞拍的方式。仝世林吴江安保及后勤组1、 负责会场安全工作；2、 负责竞拍收款工作的安保；3、 负责工作人员车辆安排；机动4、 应对突发事件及临时物品补给；5、 配合其他组工作。李莉三、活动现场布置 1、现场平面图2、人员站位图 礼仪：（1）接待处礼仪：5人（2）签名墙礼仪：4人（3）义拍区礼仪：6人（4）舞台区礼仪：8人（5）宴会区礼仪：120人专项服务人员：（1）红酒区：4人（2）儿童区：2人（3）舞台区：5人（4）宴会区：15人保安人员：（1）宴会厅入口处：6人（2）义拍区：3人（3）现金钱财：12人：（4）机动：10人四、物料1、物料明细地点涉及物料负责人慈善签名墙区1、展板3块：明星签名墙、慈善企业或个人签名墙、儿童区背景墙 2、黑色记号笔10支，水彩画笔一盒 3、接待桌一张、接待桌牌一个、接待桌花 竞拍物品陈列区1、展板1块：竞拍形象背景墙 2、陈列桌若干 、签字笔若干、竞拍标牌 4、特色陈列装饰背景 嘉宾接待，红酒互动区1、展板1块：慈善活动形象墙 2、餐桌、红酒、酒杯、高档糕点、高档水果 3、休息沙发 晚宴主场区1、LED2块、主体形象墙、电脑 2、舞台、音响全套、舞台桌、台花 3、酒宴120桌、宴会桌牌 4、广告展板5块 5、氛围包装小道具 其他物质准备1、 正门横幅、接待水牌、酒店导视牌、易拉宝 2、抽奖箱、礼仪服装及授带 3、邀请函、工作证 4、新闻通稿、徐总致辞稿、上台致辞人员表 5、现场影音文件 2、 手提袋（嘉宾礼品） 桌牌：桌号、座号、名字+logo2、工作进度表序号时间工作内容备注负责人18月17日完成现场包装涉及到的物料设计28月1日完成门票印刷38月23日确定最终参与人数48月23日确定主持是否含有香港明星如果明星参与客座主持，什么时候沟通主持事宜48月25日确定香港明星是否参与表演及形式表演人数、节目单、是否为其准备表演道具58月25日完成包装物料的制作形象墙、签名墙、易拉宝、吊旗等68月25日完成包装物料的采购或准备桌椅、纸笔、红酒、茶歇糕点等78月27日酒店现场布置15：00完成所有准备工作88月27日撤场23：00完成所有撤场工作3、嘉宾名单（1） 主办单位领导（2） 承办单位领导（3） 支持单位领导（4） 媒体嘉宾（5） 香港明星代表（6） 慈善赞助企业代表（7） 儿童代表第 10 页 共 10 页