教学提示重点现场注册细部分难点各项事务安排.ppt

,教学提示： 重点：现场注册细节； 难点：各项事务安排。,第五章 会议现场管理,第一节 会议现场注册,第一印象与人的心情。第一印象是对不熟悉的社会知觉对象第一次接触后形成的印象。从第一印象所获得的主要是关于对方的表情、姿态、仪表、服饰、语言、眼神等方面的印象。它虽然零碎、肤浅，却非常重要。研究表明，初次见面的最初4分钟，是印象形成的关键期。 场地： 开阔、明亮、美观、快捷、周到、室内温度适宜,你的仪表干净。美国有学者发现，职业形象较好的人，其工作的起始薪金比不大注意形象的人要高出820。 你的态度自信。自信是人们对自己才干、能力、知识素质、性格修养，以及健康状况、相貌等的一种自我认同和自我肯定。心理学家指出，一个人要是走路时步履坚定，与人交谈时谈吐得体，说话时双目有神，目光正视对方，善用运用眼神交流，就会给人自信、可靠、积极向上的感觉。 你的开场白。微笑。,人,注册快捷服务要求：,1、注册材料齐全 2、让代表了解注册程序（注册前工作） 3、注册台位置安排流畅 4、注册台以及工作人员分工明确,一、注册台的要求,（一）地点选择。 会议大厦或宾馆的大堂。 足够的空间（拥挤所导致的心理问题） 注册台已经公布就不要更改（一致性问题） （二）注册台标志 会徽、会议名称缩写、举办时间、指示牌 等一些具有独特标示的内容。,（三）注册台的搭建,由标准展板搭建，分为两个区域 前区：可以分为不同职能的几个台：预先注册台、现场注册台、旅游台、补交款等。每个台的眉板上著名本台的职能 后区：工作间；堆放资料和文件的库房,二、注册分工,（一）预先注册（Pre-registration） 专门为那些在会前已经支付注册费的与会者服务台。由于大部分人与会者都会在会前注册，所以报到注册人数比较多。这个台要长，服务人员要多。有的按字母区域来分几个台或区。 根据估计注册人数安排工作人员。 主要工作就是核对确认信、发送资料袋等。,（二）现场注册（On-site registration）,会前没有注册或未缴注册费的与会者，到现场注册台注册和缴纳费用。 需要3，4位经验丰富的工作人员，最好有专业的财务人员。和外语人员 国内外的注册表要分开。 应急事项：托收汇票没有达到银行；信用卡拒付；没有支付银行代办费形成差额。,（三）旅游和票证服务 （tour and ticket service）,安排处理补办或退还旅游、宴会、招待会等票务。 耐心和热情的工作人员和财务人员。 旅游台需要不断确认参加旅游的与会者的房间号码、旅游线路、所在的旅游团等等。,（四）领取会议文件（documents pick-up）,論文集、日程、參會須知以及禮品等。 凴票發放：相同的 不同的（需要簽名） 由於人數太多，資料巨大，所以需要安排較多人員裝包。,（五）会议专业学术服务（scientific information）,注意的問題（專業特殊的咨詢台）： 專業活動的咨詢 預先安排的報告時間要求改動 提出特殊的設備 專業的學術問題，不但需要英語水平很高的，懂得本專業學術的工作人員，還需要學術委員會和學術組來協同解決。 咨詢最多的是：分會場的位置和地點以及特殊的設備需求。,（六）會議管理組,总体管理，直接关系到会议工作的顺利运行。 数据库管理（完整和準確性）有效把這些數據及時準確傳遞到會議各機構。 工作进程和现场管理 1、 负责制定项目总体目标和阶段性目标和进度计划。目标一经确定，合理的分解并分配给工作人员。 2、 负责制定完善、科学的工作制度和工作流程，保障目标的实施。 3、 负责组织、协调、调动工作人员快速、高效的完成工作任务。 4、 负责及时发现问题、解决问题。,三、现场注册时间,1、会前注册时间？提前1-2天 2、每天什么时段注册？会议前的半小时 3、注册是否间断（午休）？ 4、注册结束时间？与闭幕式同时甚至稍晚,四、注册数据的处理,数据是会议活动的依据，这些是行动的指南之一，必须为各职能机构所掌握。 1、会议的程序。由于注册的随意性，决定了会议程序的变动性。会议程序委员会根据迟到注册人员的重要性而调整。 2、会议会务。代表的现场注册的数据要及时提供给会务组。人数多少直接与招待会、宴会直接相关。,3、旅游,由于参与旅游人数（与会者和陪同人员）可以随时变更，所以旅游组的要把这些数据提供给旅行社，以便调整导游人数、旅行车、就餐人数。特别是那些已经预定而要退出旅游活动的事件，需要与旅行社提前沟通。,现场的后勤工作：,1.报到小组：被选派的现场报到工作的人员应该是经过培训并熟悉后勤和报到工作的方方面面。每位工作人员都应有该建筑内所有与会议有关的场所的方位图。关键人员在整个会议期间还应配有通讯工具以便及时沟通情况和随时到位。书面的工作指示和行为规范也是不可少的。必须让现场工作人员清楚以下几件事： # 会议活动的日程表； # 各种活动次数； # 工作人员的分配； #一些必需场所的位置（商务中心、洗衣房、大堂洗手间等）,2报到人员的分配： # 分配的报到人员要充足，如有需要，可指定后备人员； # 选择合适性格的人员作为接待员。外向、愉快和乐于助人是必需的性格； # 一定要选派一名调停人。擅于做出圆通决定的人最能使生气的一方平静下来并对调停感到满意； # 对于大型会议的大批工作人员，要提供一个专门的会务人员休息室； # 报到地点一定备有充足的会议介绍、地图和相关资料用来发放； # 发给每个工作人员一张急救电话号码表。应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码；报到处要始终有一位工作人员，负责传信联络。 3指示牌：与会者在酒店迷了路是最令人沮丧和懊恼的事情。所以必须准备足够的指示牌，把他们摆放在需要的地方，以保证与会者能毫不费力地找到想去的地方。,第二节会议活动安排,活动安排体现出组织能力 会议活动的时间要在注册通知书中公布。 一、会议开幕式安排 （一）开幕式时间 两种方式：会议正式开始前一天晚上；会议正式开始的上午。主要由会议主办方是具体的情况而定。,（二）开幕式地点 和与会人数直接相关；原则与会议场所靠近。 （三）开幕式会场布置 1、主席台的布置 （1）背景板和横幅 主席台背景幕之前，要与主席台构成协调 三部分构成：会议的会徽和组织标志徽章；会议的中英文名称、缩写以及时间地点；会议的主办单位 画面要显眼、色调明快、美观，主色调与各轮通知书的封面一致。 大会的横幅。红布白字。中英文全称,（2）主席台,2、会议代表席的布置,布置有两种方式：课堂式；剧院式 三个部分： （1）贵宾席：前几排，长条桌、茶水和桌签。 （2）代表席：根据人数留出必要的纵横 通道。 （3）记者席：前几排，但须限制。,3、贵宾室的布置,高规格的会议所必需的，甚至可以多间 （1）贵宾接待室的位置。最好有专供给贵宾使用的电梯、通道、大门。接待室靠近主会场，与主会场的主席台有专门的通道。 门口有中英文的标牌。如VIP Room No.1 (2)贵宾接待室的布置 门口有签到本和笔；沙发和茶几；茶几上有鲜花、饮料、热毛巾、胸花；,(四)开幕式的程序,会议活动中最为重要的，邀请国家领导人参加使国际会议的一个惯例。 2005年北京财富全球论坛16日开幕，国家主席胡锦涛出席开幕式并发表重要演讲。 中共中央政治局委员、北京市委书记刘淇，中共中央政治局委员、中央宣传部部长刘云山，中共中央政治局委员、国务院副总理曾培炎，中共中央政治局候补委员、中央办公厅主任王刚，国务委员唐家璇出席了开幕式。香港特别行政区署理行政长官曾荫权、澳门特别行政区行政长官何厚铧也出席了开幕式。,（五）贵宾接待,1、邀请贵宾。,贵 宾,应参加 会议贵宾,专门请来 参加会议 的贵宾,有关国际组织负责人,国际学术权威,东道主组织负责人,国家级领导人,本行业的领导,赞助单位领导人,2、贵宾的现场接待,开幕式前半小时，会议组织者要安排级别相当的领导在门口迎接。组织者和迎接者应该清楚被迎接贵宾的姓名、工作单位、职务、所在的贵宾室。贵宾到来需要有工作人员引路，将贵宾引入贵宾室，贵宾室内有会议主要领导人迎接。贵宾在此的主要活动是签字、题词、佩戴胸花、接见和合影,3、外请贵宾活动的安排,与会者基本到齐入座贵宾进入会场主席台下的贵宾主席台上的贵宾。 附设展览，邀请贵宾剪彩和参观,（六）代表入场,会议工作人员检查胸卡或者请柬（注意礼貌问题）。 提前半小时或一小时 一些贵宾需要引位人员。 工作人员引导入座位置，中间和前排。 简单的文艺活动或者轻音乐,（七）新闻记者接待,大型的会议应该设有新闻记者接待站。 领取记者证、新闻报道稿和其他的材料 开幕式期间，应该有限定一些记者走动。,（八）安全保卫,会议布置之前和布置之后，都需要公安和保卫人员检查安全问题。 检查结束需要封闭会场。 为国家领导人设立专用通道 大会场入口安排工作人员和安全人员检查胸卡,（九）交通安排,主要为贵宾安排 会前组织者与当地交通部门协商制定行车路线，印制和发送参加开幕式的特殊车证,在开幕式前的工作完成之后，现场管理还有如下一些管理工作 欢迎会招待会 茶歇 欢送（闭幕）宴会 闭幕式 其他的社会活动。,第三节会议专业活动安排,一、会议报告安排 （一）会议的最终日程发放 人手一份的最终日程：全面介绍会议三部分报告（特邀报告、分组会报告、张贴报告）以及其他一些专业活动； 报告人（特邀和分组）具体的信息以及报告的时间地点 张贴报告的编组序列号以及墙报板,（二）会议报告人索引提供,提供索引，为与会者挑选所喜好的报告提供信息。 按报告人的姓氏英语字母排序 具体分类： 大会报告人索引 特邀报告人索引 普通报告人索引 会议主持人索引 都需要时间地点以及编号,（三）会议室索引提供,内容：会议分组编号、使用会议室房间号、会议室所在的楼层，并配有所有会场的平面分布图。列出会议编号和会场编号,（四）日程的变动和会场的调整,突发事故而更改时间 比如911事件、报告人突发事故 应急措施：紧急编制新的会议日程表张贴在各个会议室以及与会者住宿的门口 工作人员需要核对报告人是否已经现场注册，是否更改报告时间？还要有报告软盘备份,第四节会议餐饮活动安排,一、欢迎招待会（宴会）的安排 （一）时间的选择。 会议正式开始的前一天或开始的第一天晚上。一般是晚上八点左右，持续时间2小时 （二）地点的选择 就近原则。 （三）招待会的形式 冷餐自助。菜台和饮料台。少数的桌椅位年纪大者服务；必要时还要安排主桌，桌上有鲜花和桌签，有专门的服务员分餐,（四）招待会的菜单,1、菜单 热菜、冷菜、汤、主食、点心、水果、红酒、啤酒和其他饮料。不安排热菜的原因。 2、酒水 红酒、白葡萄酒、啤酒、白酒和其他饮料 酒水的结算方式（书面与餐厅预定） 价格包干：食品的1/3 实报实销：,（五）现场人数的修正,与餐饮服务方商谈预定人数修改的最后时间。但最迟不能晚于举办前的4个小时。人数修正幅度可在5%之内。 （六）招待会的如入场 凭请柬入场（由哪一方收请柬）。 注册人员需要坚持到宴会结束。 可以购买请柬入场。 可以按请柬结算等。,（七）招待会的过程控制,提前幾分鈡進場。 自行领取食物，如有活动，也就是领导简单的致欢迎词。播放轻音乐；小型乐队伴宴。 适合交流 自行结束或者主持人宣布结束，一般是一个小时半左右。,（八）结算,根据出席人数计算 酒水开瓶数量计算 出现争议，需要协商。,二、欢送（闭幕）宴会的安排,（一）时间的选择 会议结束的前一天或者当天的晚上7点 时间持续2，3小时 （二）地点的选择 就近；室内和室外。 （三）闭幕宴会的形式 室外则为冷餐；室内为10人桌餐、设有主桌，主桌上应该有服务人员为贵宾分餐。 主桌：长型和圆桌，如是圆桌设有三个，一大二小。 讲话和小型的文艺演出，设有话筒和音响设备等,1、菜单：中国特色菜组合 2、酒水：最好不上烈性酒。 3、其他特殊要求 素食主义者、穆斯林信徒等，桌子要有明显标志,（四）闭幕宴会的菜单,（五）人数的预定 与餐厅协商好人数调整的最后时间。 约为注册人数的60%-70%。 （六）闭幕式宴会的程序 提前半小时入场 工作人员引导贵宾到主桌入座 有活动需要制作程序表放在入场处 致词要简洁（20分钟之内）；需要祝酒之时要准备。 上热菜 地方特色文艺节目。 宣布闭幕。,三、茶歇的安排 上下午各一次，在会议的中间，持续时间应该是20分钟左右 每100人安排一个饮料台。长型饮料桌。 四、会议午餐的安排 自助餐方式。不提供酒类。时间要长一些,现场作业,1、如一个大厅1000平米，请你设计一张国际会议注册现场平面图 2、制作一张论文摘要表 3、制作一张大会反馈表,