第十一章采购与付款循环的.ppt

第十一章采购与付款循环的审计,本章重点： 采购与付款循环业务特点； 采购与付款循环的关键内部控制与测试； 应付帐款的实质性测试； 固定资产的内部控制和测试； 固定资产的实质性测试。,第一节采购与付款循环的特征,一、主要凭证与会计记录 请购单； 订购单； 验收单； 卖方发票； 付款凭单、转帐凭证和付款凭证； 应付帐款明细帐、现金、银行存款日记帐； 卖方对帐单,二、采购与付款循环中的主要业务活动,请购商品和劳务 编制请购单 验收商品 储存已验收的商品 编制付款凭单 确认与记录负债 支付负债 记录现金、银行存款支出,1、请购商品和劳务,仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单，其他部门也可以对所需要购买的未列入存货的项目编制请购单，大多数企业对正常经营所需的物资的购买均作一般授权，但对资本支出和租赁合同，企业政策则通常要求作特别授权，只允许指定人员提出请购。由于企业内不少部门都可以填列请购单，不便事先编号，为加强控制，每张请购单必须经过对这类支出负预算责任的主管人员签字批准。,2、编制订购单,采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源。 订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先予以编号并经过被授权的采购人员签名。这项检查与采购交易的“完整性”认定有关。,3、验收商品,有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。 验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。,验收单是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”认定的重要凭证。随后执行的定期独立检查验收单的顺序以确定每笔采购交易都已编制凭单，则与采购交易的“完整性”认定有关。,4、储存已验收的商品存货,将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。这些控制与商品的“存在或发生”认定有关。,5、编制付款凭单,记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。这项功能的控制包括： 确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性； 确定供应商，发票计算的正确性； 编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证； 独立检查付款凭单计算的正确性；,在付款凭单上填人应借记的资产或费用账户名称； 由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。 所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款。经适当批准和有预先编号的凭单为记录采购交易提供了依据，因此，这些控制与“存在或发生”、“完整性”和“估价或分摊”认定有关。,6、确认与记录负债,正确地确认已验收货物的债务要求准确、迅速地记录负债。按正确的数额记载企业确实发生了的购货事项。 应付账款部门一般有责任核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。 应付账款部门的一项重要控制是要求记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。恰当的凭证、记录与恰当的记账手续，对业绩的独立考核和应付账款职能而言是必不可少的控制。,7、支付负债,这通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。 该控制促成了现金支出交易的“存在或发生”、“完整性”以及“估价或分摊”认定。,8、记录现金、银行存款支出,记录现金、银行存款支出的有关控制包括： 会计主管应独立检查记人银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性； 通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查人账的及时性； 独立编制银行存款余额调节表。,第二节内部控制测试与交易的实质性测试,内部控制目标 关键内部控制 常用的内部控制测试,一、内部控制目标,1确定已记录的采购、现金支出交易在被审计期间内是否发生；确定被审计单位记录的应付账款是否存在。 2确定被审计期间内采购、现金支出交易的记录是否完整；确定应付账款增减变动的记录是否完整。,3确认应付账款的权利，即确定应付账款是否归被审计单位所有。 4确定已发生的采购、现金支出交易是否正确、及时入账；确定应付账款的数额及其年末余额是否正确。 5确定应付账款的分类是否正确；确定应付账款在会计报表上的披露是否恰当。,二、关键内部控制,1、请购制度； 2、采购制度； 3、验收制度； 4、退货和折让制度； 5、存储制度； 6、记录制度； 7、付款制度。,三、采购与付款内部控制的符合性测试,1、了解和描述采购交易的内部控制 2、初步评价采购交易的内部控制 审计人员可通过以下步骤来完成： 确定可能存在的错报或漏报； 确认哪些控制可以防范这些错报或漏报； 执行符合性测试，获取这些控制是否设计适当和有效执行。,3、采购交易的符合性测试 1）对请购制度测试。选择若干张请购单，检查其完整性及核准手续。 2）对订货制度测试。检查订货单的完整性、是否附有请购单或其他授权文件、是否连续编号等。 3）对验收制度测试。检查验收部门是否独立、验收单与购货发票的一致性、验收单是否连续编号等。 4）对存储制度测试。 5）对记录制度测试。检查购货业务的原始凭证、现金折扣的处理及应付账款的记录。 4、对采购交易内部控制的评价,第三节应付账款的实质性测试,1、获取或编制应付账款明细表，复核加计正确，并与报表数、总账数和明细账合计数核对是否相符。,2、根据被审计单位实际情况，选择以下方法对应付账款进行分析性复核： 对本期期末应付账款余额与上期期末余额进行比较，分析其波动原因； 分析长期挂账的应付账款，要求被审计单位作出解释，判断被审计单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润； 计算应付账款对存货的比率、应付账款对流动负债的比率，并与以前期间对比分析，评价应付账款整体的合理性； 利用存货、主营业务收入和主营业务成本的增减变动幅度，判断应付账款增减变动的合理性。,3、函证应付账款 一般情况下，应付账款不需要函证，这是因为函证不能保证查出未记录的应付账款，况且注册会计师能够取得购货发票等外部凭证来证实应付账款的余额。 但如果控制风险较高，某应付账款账户金额较大或被审计单位处于经济困难阶段，则应进行应付账款的函证。函证对象应为金额较大的债权人，以及那些在资产,负债表日金额不大、甚至为零，但为企业重要供货人的债权人。 函证方式最好采用肯定形式。 例如：比较应收账款与应付账款函证有何异同？ 必要性不同； 函证对象选择标准不同； 函证方式不同。,4、查找未人账的应付账款。 为了防止企业低估债务，注册会计师应审查被审计单位有无故意漏计错付账款。审查时，注册会计师应检查被审计单位有资产负债表日未处理的不相符的购货发票及有材料入库单但未收到购货发票的经济业务；检查资产负债表日后收到的购货发票，确认其人账时间是否正确；检查资产负债表日后应付账款明细分类账贷方发生额的相应凭证，确认其人账时间是否正确。,5、检查应付账款是否存在借方余额。如有，应查明原因，必要时建议被审计单位作重分类调整。 例如：应付账款发生借差的原因： 付款后退货； 超额付款； 重复付款； 预付款； 错误记录等。,6、结合预付账款的明细余额，查明有否在应付账款和预付账款两面同时挂账的项目；结合其他应付款的明细余额，查明有无不屑于应付账款的其他应付款，如有，应作出记录，必要时，建议被审计单位作重分类调整或会计误差调整。,7、检查应付账款长期挂账的原因，作出记录，注意其是否可能发生呆账收益。 8、对于用非记账本位币结算的应付账款，检查其采用的折算汇率是否正确。 9、验明应付账款在资产负债表上的披露是否恰当。,第四节固定资产的审计,一、 固定资产的审计目标 1、确定固定资产是否存在； 2、确定固定资产是否归被审计单位所有； 3、确定固定资产及其累计折旧增减变动的记录是否完整； 4、确定固定资产的计价和折旧政策是否恰当； 5、确定固定资产的期末余额是否正确； 6、确定固定资产在会计报表上的披露是否恰当。,二、固定资产的审计范围 固定资产的审计范围是广义的，一切与固定资产相关的经济活动及所涉及到的凭证、帐簿都属于固定资产的审计范围。,三、固定资产的内部控制,1、固定资产的预算制度 2、授权审批制度 3、固定资产帐簿记录制度 4、职责分离制度 5、合理划分资本性支出和收益性支出 6、固定资产的处置制度 7、定期盘查制度 8、固定资产的维修保养制度,1、固定资产的预算制度,预算制度是固定资产内部控制中最重要的部分。大企业应以年度预算控制固定资产的增减和合理运用资金；小企业没有预算，也应对固定资产的购置进行事前计划。 如果固定资产增减均能处于良好的经批准的预算控制之下，注册会计师即可适当减少对固定资产增加、减少审计的实质性测试的样本量。,2、授权批准制度,完善的授权批准制度包括：企业的资本性预算只有经过董事会等高层管理机构批准方可生效；所有固定资产的取得和处置均需经企业管理当局的书面认可。 注册会计师不仅要检查被审计单位固定资产授权批准制度本身是否完善，还要关注授权批准制度有否得到切实执行。,3、账簿记录制度,除固定资产总账外，被审计单位还须设置固定资产明细分类账和固定资产登记卡，按固定资产类别、使用部门和每项固定资产进行明细分类核算。固定资产的增减变化均应有充分的原始凭证。,4、职责分工制度,对固定资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置等，均应明确划分责任，由专门部门和专人负责。明确的职责分工制度，有利于防止舞弊，降低注册会计师的审计风险。,5、资本性支出和收益性支出的区分制度,企业应制定区分资本性支出和收益性支出的书面标准。,6、固定资产的处置制度,固定资产的处置，包括投资转出、报废、出售等，均要有一定的申请报批程序。,7、固定资产的定期盘点制度,对固定资产的定期盘点，是验证账面各项资产是否真实存在和了解资产放置地点和使用状况以及发现是否存在未入账固定资产的必要手段。 注册会计师应了解和评价企业固定资产盘点制度，并应注意查询盘盈、盘亏固定资产的处理情况。,8、固定资产的维护保养制度,固定资产应有严密的维护保养制度，以防止其因各种自然和人为的因素而遭受损失，并应建立日常维护和定期检修制度，以延长其使用寿命。,四、固定资产的实质性测试,1、获取或编制固定资产及累计折旧分类汇总表 检查固定资产的分类是否正确，复核加计正确，并与报表数、总账数和明细账合计数核对是否相符。,对于固定资产的期初余额，应分三种情况： 第一，连续审计时，应注意与上期工作底稿中的期末数核对； 第二，在被审计单位变更事务所时，后任会计师应调阅前任会计师有关的工作底稿，对期初余额进行复核； 第三，如果是初次审计，特别是固定资产所占比重较高时，应对其进行彻底审计。,2、实施分析性复核,第一，计算固定资产原值与本期产品产量的比率，并与以前期间比较，可能发现闲置固定资产或已减少固定资产未在账户上注销的问题。 第二，本期计提折旧额固定资产总成本。将此比率同上期比较，旨在发现本期折旧额计算的错误。,第三，累计折旧固定资产总成本。将此比率同上期比较，旨在发现累计折旧核算的错误。 第四，比较本期各月之间、本期与以前各期之间的修理及维护费用，旨在发现资本性支出和收益性支出 区分上可能存在的错误。 第五，比较本期与以前各期的固定资产增加和减少。注册会计师应当深入分析其差异，并根据被审计单位以往和今后的生产经营趋势判断差异产生的原因是否合理。,第六，分析固定资产的构成及其增减变动情况，与在建工程、现金流量表、生产能力等相关信息交叉复核，检查固定资产相关金额的合理性和准确性。,3、审计固定资产的增加,审计固定资产的增加，是固定资产实质性测试中的重要内容。固定资产的增加有购人、自制自建、投资者投入、更新改造增加、债务人抵债增加等多种方式。审计中应注意以下几点： 第一，对于外购固定资产，通过核对购货合同、发票、保险单、发运凭证等文件，抽查测试其计价是否正确，授权批准手续是否齐备，会计处理是否正确。,第二，对于在建工程转入的固定资产，应检查其竣工决算、验收和移交报告是否正确，与在建工程相关的记录是否核对相符，资本化利息金额是否恰当；对已经在用但尚未办理竣工决算的固定资产，检查其是否已经暂估入账，并按规定计提折旧；竣工决算完成后，是否及时调整。,第三，对于投资者投入的固定资产，应检查其入账价值与投资合同中关于固定资产作价的规定是否一致；须经评估确认的固定资产是否有评估报告并经国有资产管理部门等确认；固定资产交接手续是否齐全。 第四，对于更新改造增加的固定资产，应查明增加的固定资产原值是否真实；重新确定的剩余折旧年限是否恰当。,第五，对于因债务人抵债而获得的固定资产，应检查产权过户手续是否齐备，固定资产计价及确认的损益是否符合相关会计制度的规定。 第六，对于因其他原因增加的固定资产，应检查相关的原始凭证，核对其计价及会计处理是否正确，法律手续是否齐全。,4、审计固定资产的减少,审计固定资产减少的目的主要在于查明业已减少的固定资产是否已做相应的会计处理。主要审查： 第一，审查减少固定资产授权批准文件。 第二，审查减少固定资产的会计记录是否符合有关规定，验证其数额计算的准确性。 第三，审查出售和报废处置固定资产净收益的真实性与准确性。 第四，审查是否存在未做会计记录的固定资产减少业务。,5、验证固定资产所有权,对各类固定资产，注册会计师应获取、汇集不同的证据以确定其是否确归被审计单位所有。,6、实地观察固定资产,注册会计师实地观察的重点是本年新增加的重要固定资产。 实地观察时，可以固定资产明细账为起点，进行实地追查，以证明所列固定资产确实存在；也可以实地为起点，追查至明细账，以获取实际存在的固定资产均已入账的证据。,7、确定被审计单位估计的固定资产使用期限和残值是否合理 8、审查固定资产的租赁。 9、复核固定资产的保险，注意检查保险的范围是否恰当，保险数额是否足够。 10、调查未使用和不需用的固定资产。 11、对于因清产核资、资产评估调整固定资产的，应取得有关清产核资报告，资产评估报告和国有资产管理等部门的确认文件，检查其会计处理是否正确。,12、结合银行借款等的检查，了解固定资产是否存在抵押、担保情况。如存在，应取证、记录，并提请被审计单位作必要披露。 13、检查固定资产的购置是否存在与资本性支出有关的财务承诺，必要时，应提请被审计单位作适当披露。,14、检查有无与关联方之间的固定资产购售活动。 15、确定固定资产是否已在资产负债表上恰当披露。 会计报表附注通常应分类别披露固定资产在本期的增减变动情况，以及用作抵押、担保的固定资产数和本期从在建工程转入固定资产数、本期出售固定资产数、本期置换固定资产数等情况。,五、累计折旧审计,1、获取或编制固定资产及累计折旧分类汇总表，复核加计正确，并与报表数、总账数和明细账合计数核对相符。 2、审查被审计单位制定的折旧政策和方法是否符合国家有关财务会计制度的规定，确定其所采用的折旧方法能否在固定资产使用年限内合理分摊其成本，前后期是否一致。,3、根据情况，选择以下方法对累计折旧进行分析性复核： 第一，对折旧计提的总体合理性进行复核，是测试折旧正确与否的一个有效办法。计算、复核的方法是用应计提折旧的固定资产乘本期的折旧率。 如果总的计算结果和被审计单位的折旧总额相近，且固定资产及累计折旧的内部控制较健全时，就可以适当减轻累计折旧和折旧费用的其他实质性测试工作量。,第二，计算本期计提折旧额占固定资产原值的比率，并与上期比较，分析本期折旧计提额的合理性和准确性。 第三，计算累计折旧占固定资产原值的比率，评估固定资产的老化率，并估计因闲置、报废等原因可能发生的固定资产损失。,4、审查折旧的计提和分配。 5、将“累计折旧”账户贷方的本期计提折旧额与相应的成本费用中的折旧费用明细账户的借方相比较，以查明所计提折旧金额是否已全部摊入本期产品成本或费用。 6、结合固定资产审计，确定其折旧的计提是否正确无误，并追查至固定资产登记卡。特别应注意有无已提足折旧的固定资产继续超提折旧的情况和在用固定资产不提或少提折旧的情况。,7、对于因资产评估调整累计折旧的，取得有关资产评估报告和国有资产管理部门等的确认文件，检查其会计处理是否正确。 8、验明累计折旧的披露是否恰当。 会计报表附注通常应分类别披露累计折旧在本期的增减变动情况。,六、固定资产减值准备审计,1、获取或编制固定资产减值准备明细表，复核加计是否正确，并与报表数、总帐数和明细帐核对是否相符。 2、检查固定资产减值准备的计提和批准程序，取得并核对书面报告等文件。 3、运用分析性复核方法，分析本期固定资产减值准备数额占期末固定资产原价的比率，并与期初数比较，如有异常，查明其波动原因。,4、检查实际发生固定资产损失时，相应固定资产减值准备的转销是否符合有关规定，会计处理是否正确。 5、已计提减值准备的固定资产又得以恢复时，是否在原已计提减值准备的范围内转回，并记录本期相关的转回金额，有无超过原帐面价值，转回依据是否充分，会计处理是否正确。 6、确定固定资产减值准备的披露是否恰当。是否在报表附注中清晰地说明固定资产减值准备的确认标准和计提方法。,案例1,1、你作为天古制造公司的审计人员，接受委托评价该公司中购货与付款系统中内部控制的有效性，并评价控制风险。尽管公司已扩展业务许多年，债权人分类账中有100多个正在使用的供应商账户，但依然使用手工系统处理所有的采购业务。在仔细研究了你所面临的形势后，你发现该公司在处理购货与付款业务时使用了以下程序。,当存货水平低达再订货点时，由仓库保管员编制请购单，申请单填完后，送至采购部门。根据请购单中所列信息，购货职员编制订购单并寄至供应商处。请购单按日期存档。仓库保管员根据货物验收情况，编制两份验收报告，一份送至应付账款部门，另一份按编号存档。供应商发票直接由应付账款部门接收，责债权人分类账的职工，核对验收报告与发票上的详细内容，并验算发票上的所有计算公式。,然后，编制购货日记账中的分录并向应付账款分类账过账。验收报告按编号序列存档，发票按日期存档。 应付账款部门每月为每一供应商填制付款凭单。付款凭单和应付账款明细分类账都要经总经理复核。,总经理将付款凭单与应付账款账户余额核对完毕后，签发支票并返还应付账款部门，由该部门将发票汇至供应商。应付账款部门每月编制已签发支票的汇总文件，用于更新应付账款分类账账户。 对于将要退回给供应商的货物，由仓库保管员编制两份退货报告。一份送至供应商，另一份按编号存档。当应收账款部门收到直接由供应商寄来的红字退货单时，根据该单据更新应收账款分类账和购货日记账。红字退货单根据供应商名称按字母排序存档。,要求： (1)指出现存系统中的主要内容控制的薄弱环节。 (2)你作为天古公司的审计人员，将采用何种特定审计程序来测试该公司购货与付款循环的内部控制是否有效?,案例2,某注册会计师对某企业进行年度审计。该企业拥有资产1000万元，当年获净利5万元，财务状况良好。注册会计对结账日后数周的交易进行审查，发现下列未入账的负债： 1、1998年12月30日开出金额为1.2 万元的发票(交货条件为FOB)，该批货系列12月30日发出，该企业于1999年1月4日才收到，故发票于收货当日入账。,2、1998年12月31日收到一批货物，计8万元(交货条件为FOB)，并于当日实地验收入库，记入存货项下。发票日期虽标明为12月29日，实际却于1999年1月10日才收到，故记入1月份交易中。 3、冷热气设备于12月31日装妥，计40万元，发票日期也是12月31日，但该企业直到1999年1月20日付款，才予入账。 4、1998年11月及12月广告费计0.5 万元，发票日期为1998年12月31日，该企业到次年1月12日付款时才入账。,讨论方案： 1、上述各项未入账的负债是否需要调整，为什么? 2、请设计一张审计工作底稿，将你的相关分析做一详细记录。,案例3,在对华强公司年末账户进行审计时，你发现在固定资产账户“机器”中仅仅列示了期初余额58 580000元。整年中也未作任何分录。你于是通过检查、测试以证实机器的存在，并将它们与设备分类账的账户进行比较。检查之后你发现年内安装了一些新机器，但未在设备分类账中予以记录。这些新机器是用来替换已经出售了的旧机器的。,但旧机器的分类账卡片仍然还在设备分类账中。 你应该采用何种措施，来证实年末资产负债表上的“机器”账户中，对其余额的表达是公允的?,案例4,你已为京贸有限公司审计多年，该公司是一家较大的制造企业，它有许多工厂设在外地。那些工厂都有自己的会计记录。三年前，公司任命张扬作为总公司的内部审计人员，他的办公室独立于各厂。你的工作主要是检查张扬的审计程序，并就这些审计程序与张扬讨论，复核其工作结果。,张扬每年至少到各个工厂察看一次。到现在为止，他从不关心固定资产。然而，今年他开始打算对所有工厂实行下列审计程序： 1、获得各工厂会计年度开始到他访问日之间所发生的固定资产购买及处置清单。 2、对所有的处置，追查到总部以获得资本支出授权证明，如果支出超过原先计划，还应获得补充授权书。,3、确信各工厂的处置支出在授权资本预算限额之内。 4、保证所有的处置费用均已进入正确总分类账。 5、检查修理、维护费用的控制记录，确证所有资产均已较好地予以维护。 6、确信所有资产均已全额投保。 7、对机器使用小时记录中表明，已存在闲置较长时间的机器，询问是否陈旧。 对张扬的上述计划程序，提出你自己的建议及补充，以提高审计的有效性。,