档案管理的简要概述.doc

档案管理的简要概述随着一个公司不断深入的发展和经营时间的不断增长，它所拥有的各类档案也将日益增加，在这些档案不断增加的情况下，查阅相关资料将变得极其不便，且对于档案的保存将构成很多隐患：随着翻阅次数的增多，纸张将会受到一定程度的磨损；查阅人员的不断更换和存档的不及时，也会造成资料的流失，因此建立一个电子版的档案管理将变得很有必要。一、 根据纸质档案的不同类别和所在档案柜的位置，整理出档案管理的明细，并制作出档案明细的电子目录（参考下图），方便查阅。二、 根据档案管理电子目录中的具体明细，分门别类的整理并录制出各类文档的电子账目。1. 收款凭条电子账目1) 凭条账原有结构框架：序号、交款性质、缴款日期、位置、姓名、联系方式、交款项目、转入项目、招商代表和备注。（其中交款性质包含：新出、续签、补款；交款项目包含：租金、管理费、押金、促销费；转入项目包含：意向金转入、押金转入、装修保证金转入等）2) 凭条账新加表头：起始日、终止日、档口性质、定金和品项3) 新加表头的必要性：起始日和终止日更加明确地确定了交款的期限和催款的时间；档口性质的添加可以更方便快捷地整理出任意时间段四条街区原始档口、武汉买断和大客户所交款项的交款总额；定金的添加是根据交款项目所需，更好的满足交款项目的不足；添加品项这一项目，是为了把凭条更完整的体现出来，也能更好的体现任意档口经营品项的变更。4) 根据交款人缴款性质的需要，同时也为了方便区分和查询买断商户补买断款与买断租赁补款及买断自营补物业费，另行添加了一个武汉买断补款的工作表。2. 租赁合同电子账目1) 租赁合同结构分类：首先，租赁合同根据商铺原有性质分为原始档口租赁、武汉买断租赁和大客户买断租赁三大类；然后，在此基础上分为友谊南路（A区）、多福路（B区）、利济南路（C区）、中山大道（D区和E区）；2) 租赁合同结构框架：根据商铺的三种性质可分为三种结构框架。三种框架的表头相同点都包含：序号、档口号、该档口租赁商户信息（姓名、身份证号、联系方式）、签约日期、合同起始日期和终止日期、装修期、档口面积、该档口月租金、管理费、保证金、付款方式、下年度缴费日期、经营品项和备注。根据其后期到期续签工作需要，可添加是否终止和终止日期两项。三种框架的不同之处是武汉买断和大客户这两个类别同时添加了买断商户和大客户的商户信息。3) 租赁合同电子账目录要求具备必要性和准确性：租赁合同是商户与公司之间建立的一种纽带关系，同时也是制约商户经营期间需要的一种有效证明，这就要求电子帐目录必须精准；因在该商户未办理退铺手续前，随时都会因工作需要而临时需查询某商铺的相关信息，它临时查询的随机性就决定了建立电子账目的必要性。3. 认租书电子账目1) 认租书结构分类：原有认租书只分为五个区，后期根据认租期限区分需要另行整理分为两大类：39个月租期和12个月租期。其中39个月租期的认租书又分为五个区。2) 认租书结构框架： 39个月租期：12个月租期：3) 认租书电子帐目的必要性和准确性：同租赁合同电子帐目的必要性和准确性。4. 情况说明电子目录1) 情况说明根据时期和类别分以下六大类：新出情况说明、续签情况说明、日常管理情况说明、漏水赔偿情况说明、取缔情况说明、电费情况说明2) 各类情况说明的结构框架： A、新出/续签/日常管理情况说明：其结构框架相同，只是根据不同的时期为了方便查找而划分出来的，都包含序号、档口号、姓名、情况说明的内容、文件的明细及数量、提报时间、备注和存放位置。 B、漏水赔偿情况说明：是根据阶段或临时需要所划分出的特殊情况，包含序号、档口号、业主姓名、所发生的事件、事件发生的时间、造成损失的金额、事件处理情况、情况说明的提报时间、提报人，及提报文件的明细等。 C、取缔情况说明：取缔手续一般包含取缔通知单和取缔情况说明两类，常规取缔流程以取缔通知单为准，多福路因现阶段特殊时期的特殊需要，以情况说明为准，框架见下图：D、电费情况说明：电费情况一般分电表异常和更换电表两种，如下图：3) 创建情况说明除了具有必要性和准确性外，还具有更新的及时性：各种情况的临时不确定性决定了其更新的及时性，因为租赁台账的更新是由情况说明来的，因此及时对租赁商铺档口情况进行更新能够及时的促使甚至确保台账租赁信息更加精准。5. 认筹凭条电子目录1) 认筹凭条电子账分专人账户（4个）和非专人账户（1个）两大类，其结构框架如下：2) 创建认筹电子帐目录的必要性及其作用：因意向金（即认筹款项）是无档口号可转可退的，为了更加明确和准确的确定该意向金是退还是转，若转，则转入了哪条街区哪个档口的何种款项，以及所退或所转的金额和日期，综上所述构成了认筹账目电子账的必要性，即其作用。6. 装修保证金及代收保险费电子目录1) 装修保证金和代收保险费的结构框架：除交款凭条上的常规项目（档口号、业主姓名、联系方式、交款金额和缴款日期）外，另含是否已退和退款日期两项。（因两者都是可退项目，且结构框架相似，故放在一起阐述）2) 创建装修保证金和代收保险费目录的必要性及其作用：更加明确和准确的确定该装修保证金和代收保险费是否已退，及其所退日期，从而确定账目的准确性。三、 档案管理工作的具体任务：1. 防治档案的破坏，延长档案寿命：以电子查询为主，纸质查询为辅，尽量少翻纸质档案，及时对损坏档案进行备案或修补。2. 及时更新档案管理相关电子目录：新出文档及时录入到电子目录，更新完毕再进行纸质存档。3. 维护档案的安全，及时存档备份：调阅纸质档案需签字方可调阅，重要类文档调阅时尽量以复印件为主，谨防丢失；新出文档及时的存档或备份。若因特殊情况暂不能及时更新电子目录的文档，必须妥善保管。四、 档案管理中所存在的问题：1. 电子档案与纸质存档文件不一致，遗失者较多且原因不明；2. 部分档案缺乏客观性、准确性和完整性，如补充协议和更名协议；3. 档案遗失后不能及时妥善解决。五、 加强档案管理的方法1. 接收纸质文档后及时更新到电子档案中，等新完毕即时存档；2. 纸质文档的创建要实事求是，严密精确；3. 及时发现所遗失的档案，追查其遗失原因，并找出解决方案。