Excel2003电子表格处理软件上基础部分第四部分预览和调.ppt

第四部分 预览和调整报表外观,一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上。在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。下列操作将说明这一点：,图 22 选择“打印预览”,第四部分 预览和调整报表外观,步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令，参见图 22。 此命令可将打印的结果显示在屏幕上，预览的结果将如图 23所示。,图 23 预览电子报表,第四部分 预览和调整报表外观,步骤二、参见图 24，使用“缩放”工具单击预览窗口，结果如图 25所示。 使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，如图 25所示，再次单击又会还原。,图 24使用“缩放”工具单击预览窗口,图 25 放大显示文字,第四部分 预览和调整报表外观,此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，显然需要至少修改下列4点： 1.应加上表格标题。 2.至少“年龄”字段中的记录值应当居中。 3.隐藏没有使用的行和列/设定打印区域。 4.计算工资总计列的值。 下面的操作就将完善这些内容。,第四部分 预览和调整报表外观,修改1：应加上表格标题。,为了加入标题，首先需要在报表前插入一行，以便于书写它。 图 27 插入新行后的效果,第四部分 预览和调整报表外观,步骤一、单击行号1，然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令,参见图 26。,第四部分 预览和调整报表外观,图 26 选择“行”命令,第四部分 预览和调整报表外观,此后，在原“行1”前将插入新的行，而原来的“行1”将变成“行2”,如图 所示。,第四部分 预览和调整报表外观,（由于新行将用于书写工资表的标题，所以应当合并相关区域各列，而由一个单列取而代之，从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处）步骤如下： 步骤二、选定A1:D1区域，然后右击鼠标从中选择“设置单元格格式”命令,然后选择“对齐”选项卡, 勾选“合并单元格”复选框,最后单击“确定”按钮。 完成这一步操作后，“A1:D1区域”中就只有一个单元格了,第四部分 预览和调整报表外观,图 28 打开“合并单元格”对话框,第四部分 预览和调整报表外观,步骤三、如图 29所示(图 29：在“行1”中书写好标题“员工工资表”),步骤四、选定A1:D1区域，然后右击鼠标从中选择“设置单元格格式”命令,然后选择“对齐”选项卡,并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项，参见图 32。,第四部分 预览和调整报表外观,图 32 选择“居中”项,第四部分 预览和调整报表外观,修改2：如前面的预览图所示，“年龄”列中的记录值应当居中。,第四部分 预览和调整报表外观,第四部分 预览和调整报表外观,方法跟前面设置标题居中的方法一样， 选定“年龄”列，右击鼠标进入快捷菜单后，选择“设置单元格格式”命令。接着选择“对齐”选项卡，并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项，参见图 32。 当然，我们也可以把区域内所有单元格的文字都设置为居中。如下图：,第四部分 预览和调整报表外观,图 33让各单元格中的文字居中,第四部分 预览和调整报表外观,顺便说一句，拖动列(行)标间的分隔线，可以调整各列(行)的显示宽度。 思考：为什么不是整行合并成一个单元格，即整行合并成一个单列？这样做对后面的居中操作会有何影响？,第四部分 预览和调整报表外观,由图可见,在这一份“员工工资表”中，仅使用了当前工作表中的部分行和列，如何隐藏那些并没有使用的列和行？请按下列步骤进行操作：,修改3：清除/隐藏那些并没有使用的列和行,第四部分 预览和调整报表外观,假如只用30行15列，则分别进行如下操作进行行/列隐藏。 隐藏行 单击行标31，再按住组合键Ctrl+Shift单击键（向下的光标控制键）； 鼠标右击，执行快捷菜单命令“隐藏”即可。 隐藏列 单击列标P（第16列），再按住组合键Ctrl+Shift单击键（向右的光标控制键）； 鼠标右击，执行快捷菜单命令“隐藏”即可。,隐藏那些没有使用的列和行,图 30 选定那些没有使用的列,图 31 隐藏没有使用的列,注：思考：清除、删除行/列、隐藏三者的区别。 若要打印工作表中某个特定区域，可采用单击“文件”*“设置打印区域”命令，将选定的区域设定为打印区域.,第四部分 预览和调整报表外观,修改4： 计算工资“总计”值,中文Excel 2003提供有各种用于计算的函数， 其中SUM将用于“总计” ，计算指定列中所有数值的和。 “函数”是这个软件的开发者预先制定的一些特殊功能，可以直接拿来使用。,第四部分 预览和调整报表外观,步骤一、加入“总计：”标题 然后单击在“工资”列后的第一个空白单元格，接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令，参见图 34。,第四部分 预览和调整报表外观,图 34 选择“函数”命令,第四部分 预览和调整报表外观,步骤三、在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定SUM函数，然后单击“确定”按钮，参见图 35。 (注:在“函数名”列表窗中选定某个函数后，它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。 操作时，可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数，然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个)。,第四部分 预览和调整报表外观,图 35 选定SUM函数,步骤四、单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮，参见图 36。 此后，就能在工作表中看到工资的总计值了。,第四部分 预览和调整报表外观,图 36 SUM函数计算的结果信息,第四部分 预览和调整报表外观,