Excel表格处理软件.ppt
Excel表格处理软件,一.输入数据和公式 二.使用函数 三.管理工作表 四.处理表格 五.使用图表,一.输入数据和公式,输入数据 输入文本 输入日期和时间 输入公式 自动填充数据,输入数据,共有种方法： 1.如果输入的是负数,应在负数前加上负号,或者数字放在括号中.若是正数则直接输入数字. 2.输入分数时,为避免将输入的分数视作日期,应先输入“”和一个空格，然后在输入分数 3.输入小数时，一般在指定的位置上输入小数点即可但当输入的数据量较大，并且它们都具有相同的小数位数时，可以使用“自动设置小数点”功能其方法为：单击工具菜单中的选项命令，打开选项对话框；单击编辑选项卡，再选中自动设置小数点，再在里面输入或调节按钮指定相应的小数位数,4.默认状态下,所有数字在单元格中均为右对齐.如果想改其对齐方式,单击格式菜单中的单元格命令或按Ctrl+1,在出现的对话框中单击对齐选项卡,从中选择所需的选项. 5.单元格中的数字格式决定xcel在工作表中显示数字的方式如果在“常规”格式的单元格键入数字，xcel将根据具体情况套用不同的数字格式如果要改变数字格式，请选定包含数字的单元格，再单击格式菜单中的单元格命令或按trl，再单击数字选项卡，再根据自己需要选定相应的分类和格式,输入文本,在xcel中，文本可以是数字空格和非数字字符的组合例如以下数据：129AYX 、12-697、10AA528和20845698,都会被视作文本. 在默认状态下,所有文本在单元格中均为左对齐.如果要改变其对其方式,单击格式菜单中的单元格命令或按Ctrl+1,再单击对齐选项卡,并选择所需选项即可. 如果要在同一单元格中显示多行文本,需要在对齐选项卡中选中自动换行复选框.在Excel中,每个单元格中最多可包含32000个字符.,文本的输入有2种方法,1.先选中一个单元格,然后单击“编辑栏”中的“内容框”，在其中键入数据前先输入单引号（是英文中的单引号），单击“输入”按钮， xcel将会将其看作是字符型数据，并将它沿单元格左边对齐 2.在数据的两侧加上双引号，并在双引号前加上等号“”,输入日期和时间,直接输入日期或时间即可 如果要在同一单元格输入日期和时间，应在其间用空格分隔 如果想改变日期与时间的格式，单击格式菜单中的单元格命令或trl，在单击数字选项卡，在选择自己想要的格式即可,输入公式,公式以一个等号“”作为开头，在一个公式中可以包含有各种运算符、常量、变量、函数以及单元格引用等,.运算符：是对公式中的元素进行特定类型的运算它包含了四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符 算术运算符：用于完成基本的数学运算，如加法减法和乘法，连接数字和产生数字结果等(如右图).,比较运算符:可使用下列操作符比较两个值.当用操作符比较两个值时,结果是一个逻辑值TRUE或是FALSE,条件相符,则产生逻辑真值TRUE(1);反之则产生逻辑假值FALSE(0).,文本运算符:文本运算符只有一个”&”和号,使用和号加入或连接一个或更多字符串可以产生一大片文本(如图所示),引用运算符:引用运算符可以将单元格区域合并计算,它包括冒号逗号和空格(如图).,2.公式中的运算次序,运算次序通常由等号开始,用于表明之后的字符为公式,接着是需要进行运算的元素,各操作之间用运算符分隔.Excel将根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式. 若公式中同时用到多个运算符,Excel将按以下顺序进行运算,其顺序为:区域运算符(:)、联合运算符(,)、交叉运算符(空格)、负号(-)、百分比(%)、乘幂()、乘和除(*和/)、加和减(+和-)、连接符(%)、比较运算符(=、) 若要更改求值的顺序,可以将公式中要先计算的部分用括号括起来.例如,公式“=2*(3+4)”,其运算顺序为先算3+4,再乘以2,即可得到该公式的计算结果.,.单元格引用,相对引用：公式中的相对单元格引用是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置,绝对引用：绝对引用与相对引用的不同之处在于，复制公式时使用绝对引用，单元格引用不会发生改变在列标和行号前分别加上符号“”,混合引用：它包含一个相对引用和一个绝对引用，即具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列绝对引用列采用A1、B1等形式.绝对引用行采用A1、B1等形式.如果公式所在单元格的位置改变,则相对引用改变,而绝对引用不变.如果多行或多列复制公式,相对引用自动调整,而绝对引用不作调整.,自动填充数据,1.在行或列中复制数据 单击要复制的单元格,把光标指在其右下角的填充柄,使其形状由空心变为黑色,按住鼠标左键拖到需要填充的单元格区域即可(如图所示),2.数据序列的自动填充 填充数字、日期或其他序列. A.选定待填充序列的区域. B.选定包含初始值的单元格. C.用鼠标拖动填充柄经过待填充区域即可（如图所示）.,.自定义自动填充序列 a.如果已经输入了将要作用填充序列的数据清单,先选定该数据区域. b.单击工具再单击选项命令,再单击自定义选项卡. c.单击导入按钮,即可使用选定的数据清单.若要键入新的序列,则选中自定义序列中的“新序列”选项，再在输入序列中输入所需要的序列，然后按添加即可（如图所示）,.公式自动填充 选择待填写区域的第一个单元格，然后输入系列的计算公式 选择包含计算公式的单元格 将填充柄拖动到待填充区域上,二、使用函数,.关于函数 .所谓函数，就是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算它以等号开始，后面跟着是函数名称和左括号，然后输入计算单元格(是多个引用时用逗号分隔输入参数），最后是右括号（如图所示）,.有关的常用函数,输入函数,1.直接输入函数 2.使用“插入函数”命令 A.选定要输入函数的单元格. B.单击插入菜单,点函数命令,或单击编辑栏中的“插入函数”按钮 ，弹出如图所示对话框 .选择所要的函数公式，单击确定按钮，将弹出如图所示的对话框 .在该对话框中添加参数，单击确定即可,图,图,.利用函数下拉列表框输入函数 在工具栏中输入等号后，在编辑栏左侧原来用于显示单元格地址的编辑框中将显示函数名称，单击右侧的按钮可打开函数列表，从中选择所需的函数即可（如图）,三、管理工作表,.选定工作表或单元格 .选定工作表：每打开一个工作薄，它都包含了多个工作表，其默认名为Sheet1、Sheet2、Sheet3等,要使用某个工作表,点击其名字即可. 2.选定单元格: A.选择一个单元格 B.选择一个连续单元格区域:按住鼠标左键拖动即可. C.选择不连续单元格区域:先选定第一个单元格区域,然后按下Ctrl键再选定其他区域即可. D.选择整行或整列:单击其行标或其列标即可. E.选择全部单元格:单击工作薄窗口左上角的行标和列标相交叉的按钮即可,或按键盘上的Ctrl+A键即可.,.移动或复制单元格 1.用鼠标进行移动或复制:复制时按住Ctrl键不放.若是插入式移动或复制时,则按住Shift或Shift+Ctrl键即可. 2.用剪贴板进行移动或复制:使用剪贴、复制、粘贴命令即可. 注:若是插入式移动或复制,则步骤如下: A.选择要移动或复制的单元格或区域; B.使用剪贴或复制命令; C.选择要进行移动或复制的目标单元格或区域; D.在“插入”菜单中使用“剪贴单元格”或“复制单元格”命令,将会出现“插入粘贴”对话框(如图)； .根据需要选择选项，单击确定即可,3插入或删除工作表 .插入或删除一张工作表：选定要插入或删除的工作表，单击右键点击插入或删除即可 .插入或删除多张工作表：按住Shift键，在打开的工作薄中选择要添加的相同数目的现有工作表标签，最后点插入中的工作表或删除即可（如图）,.移动或复制工作表 .选顶要移动的工作表，按住鼠标左键拖动，这时光标箭头上出现了一个白色的信笺图标，并在标签上出现了一个黑色小箭头，当达到目标位置时释放左键即可，若是复制工作表时，要按住trl键即可 .选定要移动的工作表，单击右键，点击“移动或复制工作表”，选择要移动的位置，点确定即可，若是复制而非移动，则需选中建立副本复选框，再点确定即可（如图）,.重命名工作表或单元格 .重命名工作表：选定要重命名的工作表，点击鼠标右键，选择“重命名”命令即可或者双击该标签，这时选择的工作表将以反白显示，只要键入新名称即可 .重命名单元格：.单击左上角的名称框，输入新名称即可；.选顶需重命名的单元格或区域，单击“插入”菜单中的“名称”，在其子菜单中选择定义，会出现一个对话框（如图），在“在当前工作薄中的名称”中输入新名称，在点击确定即可,.保护工作薄或工作表 先单击“工具”菜单中的“保护”命令选择“保护工作薄”或“保护工作表”，再在出现的对话框中输入密码点击确定即可（如图）,四、处理表格,设置单元格格式 设置行高和列宽 排序和筛选 汇总数据,设置单元格格式,.设置数字格式： .使用工具栏按钮设置数字格式（如图）,.使用“数字”选项卡 使用前面介绍的设置文本和单元格格式的方法，打开“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡，选择所需的类型后点击确定即可,.设置对齐格式 .使用工具按钮设置对齐格式 .使用“对齐”选项卡：使用前面介绍的设置文本和单元格格式的方法，打开“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡，选择所需的类型后点击确定即可,.设置字体 .使用工具按钮设置字体 .使用“字体”选项卡：使用前面介绍的设置文本和单元格格式的方法，打开“单元格格式”对话框中的“字体”选项卡，选择所需的类型后点击确定即可,.设置边框和底纹 .设置边框：a.使用“格式”工具栏上的“边框”按钮b.使用前面介绍的设置文本和单元格格式的方法，打开“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡，选择所需的类型后点击确定即可,.图案的设置 a.若为单元格设置纯色背景，可先选择要设置的单元格，单击“格式”工具栏上的“填充颜色”按钮，选择喜欢的颜色即可 b.若要使用图案为背景，则单击“格式”选“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中选中“图案”选项卡，再选择所需的类型后点击确定即可（如图）,设置行高和列宽,.调整行高 .调整单行行高：把鼠标放在需要调整的行的行号的下框线上，这时光标变为双向箭头，拖动鼠标直到合适的高度为止 .调整多行行高：选择需要调整的多行，将鼠标指向所选行标题的下边界，当鼠标变为双向箭头时，拖动鼠标，调整至适合的高度即可 .使用“格式”菜单中的“行”命令，在弹出的对话框中输入行高，点击确定即可（如图）,.调整列宽 .调整单列列宽：把鼠标放在需要调整的列的列标的右框线上，这时光标变为双向箭头，拖动鼠标直到合适的宽度为止 .调整多列列宽：选择需要调整的多列，将鼠标指向所选列标题的右边界，当鼠标变为双向箭头时，拖动鼠标，调整至适合的宽度即可 .使用“格式”菜单中的“列”命令，在弹出的对话框中输入列宽，点击确定即可（如图）,排序和筛选,一.数据的排序 .使用工具栏上的“升序” 和“降序” .对数据清单内容按列排序：先选定要排序的数据区域，再单击“数据”菜单中的“排序”命令，打开如图所示的对话框，再指定排序的关键字字段名，然后选定排序方式，单击确定即可,二.数据的筛选 自动筛选：单击数据清单中的任一单元格;单击“数据”菜单中的“筛选”命令，在其子菜单中选择“自动筛选”命令，这时，数据清单中的每个字段名的右侧出现一个向下的箭头(如图所示);单击想查找的字段名右侧的箭头,打开筛选条件的下拉列表,选择所需的条件即可看到与选择数据相符的记录.,汇总数据,分类汇总: 1.插入分类汇总:A.单击要分类汇总的列中的单元格; B.给该列排序; C.在“数据”菜单上，单击“分类汇总”命令，这时将打开如图说示对话框； .根据需要选定类型后，单击确定即可 .删除分类汇总：在含有分类汇总的数据清单中，单击任一单元格在“数据”菜单上单击“分类汇总”命令，再在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可,五、使用图表,.使用“图表向导”按钮创建图表 .选定用于创建图表的数据； .单击“常用”工具栏或“数据透视表”中的“图表向导”按钮，将打开如图所示的对话框； .单击所需要的“图表类型”和“子图表类型”； .单击“下一步”按钮，弹出如图所示对话框，选定所需的选项； .单击“下一步”按钮，出现如图所示对话框，根据需要对图表进行设置； .单击“下一步”按钮，出现如图所示对话框，选定图表的位置在单击“完成”即可,.使用“图表类型”按钮创建图表 .单击“视图”菜单，点击“工具栏”中的“图表”命令，打开“图表”工具栏； .选定用于创建图表的数据； .单击“图表”工具栏中的“图表类型”按钮右边的向下三角箭头，出现“图表类型”下拉列表(如图). 从”图表类型”下拉列表中选择一种图表类型,即可快速在当前工作表中插入一个图表.,
