行政管理培训课件.ppt

1,行政工作统筹实务,中国人的人格理想,神于天，圣于地,3,为人,处事,4,什么是管理,5,管理自己的六力,6,组织、控制 创新,教导、感召 凝聚,我们对管理的态度,7,行政： 是指国家机能中立法和司法以外的全部机能的总称。 “行政”指的是一定的社会组织 ，在其活动过程中所进行的各种组织、控制、协调、监督 等活动的总称。,8,什么是行政,行政管理： 就国家而言，就是依法行使国家权力的一种管理；就机关组织或企业内部来说，就是一般的行政事务的职能管理。,9,什么是行政管理？,企业行政管理的内容,企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等。,10,包括机关、企事业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、后勤人员、文秘人员等,11,所谓“行政管理人员”,行政部门工作内容,行政管理工作具有 以下六大特点： 一、综合性强 二、政策性强 三、时间性强 四、工作内容繁杂 五、联系广泛 六、被动性和突破性强,行政部门范围与特点,行政工作主要管理对象,行政工作团队,理行政管理的基本原则,14,法制原则 服务原则 责任原则 效率原则 透明原则,15,什么样的人适合做行政管理人员,16,男人适合做行政 文秘工作吗？,讨论：,如何获取快速成长的能量,2：裂变式：学习，实践，反思,能力能量获得模式,1：累加式：学习，学习，学习,职位能量,能力能量,能量来源,80,20,50,50,20,80,一般 优秀 卓越,知识类型 内 容 专业知识 财务管理、资本运作、投资、风险、 金融知识、政策法规 管理知识 战略管理、公司治理、团队、沟通 相关知识 企业所处的行业知识、市场营销、 采购、供应链、库存管理、生产管理,18,知识结构与管理,我们认识自己吗？,怎样利用了解之窗？,不知道,知道,盲目区,知道,开放区,未知区,不知道,隐藏区,别人,自己,相互尊重 共同交流,虚心听取 认真回应,开诚布公 实话实说,相互尊重 共同探讨,美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如何提高人际交往成功的效率,提出了一个名为“约哈瑞窗户”的理论,你的潜能都开发了吗?,27,测试题如下： 一个记事本和一支钢笔的总价格是.元，记事本比钢笔贵元，请问钢笔的价格是多少？,28,正确答案是钢笔价格为分钱，记事本价格为块。 研究人员发现，三分之一的人答对。那些答错的人给出的答案是“块钱”。 研究人员把答对者归类为“思考型”。这类人用左脑思考，思维深入、细腻且有逻辑，理财意识和能力较强。 答错者则属于“直觉型”。他们通常用右脑思考，易冲动，信用卡经常欠账，较少能存钱，不关心也不擅长理财。,29,“三位一体”,上司,同事,下属,30,是上级的窗口和桥梁,完成目标同时 实现自身的发展和提升,是上级的辅助者和补充者,是上级的执行者和推动者,作为下属的四项职业准则,31,内部客户,是同事,是配合者,是竞争者,32,作为上司时的六大角色,业务骨干,计划者,执行者,教练员,团队领袖,沟通者,角色定位与用人,序号 关系 忠诚 才能 命 名 1 亲 忠 才 经营核心 2 亲 忠 庸 事业辅佐 3 亲 逆 才 恃才自傲 4 亲 逆 庸 不肖子弟 5 疏 忠 才 事业伙伴 6 疏 忠 庸 耳目眼线 7 疏 逆 才 防范对象 8 疏 逆 庸 边际人员,33,34,不同层次人员的工作重点,A（态度）德,S（技能）才,36,你是属于什么样的人才？,视频（周亚夫）,37,辅助决策工作 信息工作 文书工作 会务工作 文书立卷和档案管理工作 查办工作 行政事务工作 上司交办的其他工作,38,行政人员的日常工作,39,行政人员的日常工作（表一）,40,行政人员的日常工作（表二）,行政管理人员日常工作的三大特征,41,日常工作的时效性 计划性与针对性 利益的诱导性,42,办公室事务,办公室管理,气派 个性,舒适 美观,和谐 便利,环保 健康,实用、方便,良好办公环境五大标准,办公室布置的环境要求,44,公文写作基础,45,公文的含义？,我国现行党政机关使用的文种,我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个： 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 国家行政机关使用的公文种类有13个: 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要； 不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定；属国家行政机关有4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。,公文的分类 按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。 按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。 按其密级要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。,48,写作特点,简明 准确 朴实 庄重 规范,49,分清写作文类,指挥性 规范性 报请性 通知性 记录性 报道性,50,写作程序,公文的作用,领导和指导作用 行为规范作用 宣传教育作用 联系与知照作用 依据与凭证作用,51,52,通 知,会议性通知 任免通知 指示性通知,会议通知的时效性强，应提前发文，估计有足够的时间收文，以便与会人员做好准备，按时到会。 会议原因要写得简短。会议内容、安排、要求要写得具体,53,会议性通知,54,通知*（发文机关名称）关于召开*的通知 资讯部员工： 鉴于资讯部员工目前对业务还不熟练，决定星期六进行培训。详情请见下表： 其他事项：提供午餐 与会过程中不得大声喧哗，不得无故迟到早退， 需做好笔记 特此通知！ *公司资讯部（公章） 2009年3月3日,55,任免通知,任免根据 任免日期 被任免人员的姓名和职务,56,通 知 经董事会决定，王某某在其任职期间内，贪污公款，情节严重，从2009年3月7日始，罢免其总经理职务。 *公司董事会（签章） 2009年3月7日,通知的依据：为什么发此通知，然后一句话作过渡语，如“现通知如下”，转入主题内容。 主题内容：具体事项 结尾部分：一般写执行要求“以上事项 望认真执行”。,57,指示性通知,58,通 知 由于近来公司员工不太注意形象，为优化公司形象，现通知如下： 周一至周四，所有员工按员工手册上的要求着装，周五可穿休闲一些的服装上班，但不得浓妆艳抹和奇装异服。 以上通知，望认真执行！ *公司行政部（盖公章） 2009年3月5日,59,公文写作注意事项,名称 数字规范 计量单位的规范,练习,请找出下列哪一个成文日期标注是正确的? 二零零九年六月十二日 二00九年一月拾二日 0九年八月二十日 二00九年.伍月. 十二日 12/9/09,60,应用到公文写作中的数字表述下列哪个是正确的?,5万6千人 97年12月 出席十人,缺席子6人 56000人,61,规范简称示例： 中共深圳市委员会,62,63,练习,中共深圳市党委。,关于举办老年秧歌比赛事项,64,*管理处关于举办端午节龙舟比赛的请示报告,65,公文签发人示例：胡锦涛主席,66,标题示例： *股份有限公司关于企业文化建设的通知,67,亲爱的： 亲密关系的私人之间 小张： 集体 资讯部所有员工： 上级 张经理： 同事 刘林： 下属,68,小练习：称呼连线题,下行、平行公文首页格式,69,上报公文首页版式,70,公文处理方法和程序,三大环节： 1、发文处理： 拟稿-审核-签发-登记-缮印-用印-分发 2、收文处理： 签收-登记-分办-拟办-批办-承办-催办-督办-办复 3、公文管理： 制定立卷类目表-归卷-调用-立卷-归档-销毁,71,72,什么是档案？ 档案的作用及种类 档案的管理部门 档案的分类及点收 档案的保存期 档案的归档要求及借阅,档案管理,文档管理与处理,文档的归档原则： 一、是在本企业活动中直接形成的； 二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的； 三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。,文档的归档方法： 1、按问题组卷 2、按名称组卷 3、按时间组卷 4、按地区组卷 5、按收发文机关组卷 6、按作者组卷 7、按结构组卷 8、按工作阶段组卷 9、按专业组卷,归档案卷内的基本排列方法： 一、上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件后； 二、来文和复文，复文在前，来文在后； 三、正文和附件，正文在前，附件在后； 四、正本和原稿，正文在前，原稿在后； 五、成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。,74,会议的概念,75,会议的种类？,投入,效能,会议价值,会议收益,会议成本,人力成本 物料成本 机会成本,情感收益 认识收益 任务收益,应当开什么样会议？,如何提升会议价值？,会议弊端与防治,78,会议的筹划与管理,会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理,明确参会人员 选择开会地点 选择会议时间 制定会议议事日程 会议现场布置 会议的通知 会前的审核 会议经费,79,会前的准备工作,会议签到 会场服务 会议记录,80,会中事务,会议简报 会务总结 会议纪要 会议文件资料的收退 会后的检查催办,81,会后工作,82,面对面就座 当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边,主席坐在团队成员之间,83,显示等级 如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐,主席坐在长桌的顶端,资历最浅者坐在离主席最远处,84,自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌,主席可坐在任何一个位置上,小组讨论,设计会议记录表格,85,86,有效能集思广益，达成目标； 和谐信任、认同、畅所欲言； 参与参与的人全神贯注； 效率能在预定的时间内达成会议的目的； 学习参与者有更多的学习机会；,87,成功会议的标准,89,90,91,沟通是人们通过语言和非语言方式传递并理解信息、知识的过程，是人们了解他人思想、情感、见解和价值观的一种双向的途径,92,沟通的含意：,93,沟通的理解,管理沟通的要诀,工作沟通要诀： 上行：理解为主 下行：说服为先 横向：协调为上 斜向：借权为用,95,沟通的五大原则(基础) 真诚：信任： 理解： 自制： 宽容：,沟通基础,真诚,宽容,信任,自制,理解,96,97,地位差异,语义,无反馈,认知,情绪,性格,沟通中的障碍,沟通的三个方式,98,口头语言、书面语言、图片或者图形,动作、表情、眼神,距离、持物,沟通三要素的比例,99,美国心理学家阿尔皮特,100,与部属沟通的艺术,101,与上司沟通的法则,102,别人行动的 20%,别人听懂的40%,别人听到的60%,你嘴上说的 80%,你心里想的 100%,沟通的漏斗,指令不能有效执行的真正原因！,沟通的漏斗,案例:视频,103,104,绿色,性格,黄色,蓝色,红色,四色人格与管理风格,105,红色特质,活泼型,特点: 真心诚意，好客，乐观，喜欢交友，口才流畅，热心，喜社交。,需要: 公开赞扬，名望，朋友和友情回馈，金钱回馈。,害怕: 失去朋友，严肃的，神秘的，缜密思考者。,106,黄色特质,特点: 有自信的，不怕竞争，果断，组织者，权威的，擅于分析，目标性强。,需要: 挑战及高报酬，实干，结果，喜欢能力强的人，说话讲重点。,害怕: 犹豫不决，顺从的，多虑的，温和的。,力量型,107,蓝色特质,特点: 注意细节，尊重制度，完美主义，条理分明，忠心耿耿，批判，关心的。,需要: 对所有变化希望有完整报告，程序化制度化，小心的，事必躬亲。,害怕: 不拘小节，自由主义，弹性处事，直言不讳。,完美型,邓煜 13316538918 dengyulysina.com,108,绿色特质,特点: 柔顺，持续性，有规律有节奏的，避免冲突，亲切，可依靠的，艺术的。,需要: 愉快和谐，充足的时间计划，经过公正认可的，稳定和可预测的环境。,害怕: 快节奏，勿忙急智，缺乏耐心，激烈冲突，变化多端。,和平型,克瑞希穆快速识人法,瘦高：不善交际、安静、腼腆、认真 肥胖：善交际、善良、亲切、热情 肌肉：诚实、规矩、忍耐、顽固、易怒,111,113,时间的定义 时间的特征？ 时间的意义,114,所谓的时间管理不是去管理时间本 身,而是管理单位时间内的事件；,115,列单 组织 册除 习惯,116,时间管理的步骤,时间管理的象限,117,118,心态与行政管理,不求有功、 但求无过,三心二意、 敷衍了事,A,B,职场常见心态,一味抱怨、 不思解决,D,明哲保身、 怕负责任,C,爱 上 你 的 工 作,122,123,笑对人生 战无不胜,老 鷹 的 启 示,你对待工作的态度，就是你发展的高度,130,你认为上司可以抢你的“功”吗？,影响力与职业,影响力是一种不运用权力就使他人或下属做事的能力,什么是影响力？,双圈理论的启示,关注圈,134,影响圈的不断扩大,情商与管理,全世界最牛的秘书,世界上最昂贵的按摩,我们是否该给上司一个“惊喜”,62-63=1,139,140,日常事务管理,目标统一 权责一致 指挥统一 分工协作 利益原则 精干高效,141,日常事务管理的工作原则,食堂管理的特点 食堂管理的内容 食堂的计划管理 食堂的财务管理 食堂原材料管理 食堂服务质量管理,142,企业食堂管理,宿舍分类 单身、倒班、家属 宿舍管理的内容 宿舍的管理方法、宿舍设备物品、宿舍服务、宿舍安全,143,企业宿舍管理,文体场馆的建设管理 切合实际、量力而行、适当满足、专人负责、 文体活动的组织管理 积极、及时、有效、有计划、结合本企业特性、,144,文体生活管理,车辆的使用管理（车辆的使用、车辆的调度、制定使用和管理制定） 车辆的保养与维修管理（车辆的保养、车辆的维修） 车辆的油料与材料管理,145,车辆的日常管理,改进服务态度，提高业务水平 保养、节油、安全教育、职业道德教育、遵章守纪教育 严守交通规则，确保行车安全 加强车辆道路管理,146,司机管理,147,接待客人 社交细节,男人着西服的八忌,单击此处添加标题,149,不许不穿衬裙,不随意搭配,不乱配鞋,过大或过小,衣扣不到位,不内衣外穿,女士着 西装的六不,坐姿,行姿,站姿,仪态礼仪,手势,蹲姿,电话礼仪,电话礼仪三要素,声音,态度,言词,电话形象三要素,同事家里电话,迟到、请假,外出办事,延误拜访,用传真机机传文件,借用他人或单位电话,让工作更顺利的电话术,你是如何鼓掌的?,你会握手吗？,握 手 礼 仪 禁 忌,握手时，左手拿着东西或插在兜里 不按顺序，争先恐后 男士戴手套（社交场合女士可戴薄手套） 戴墨镜（有眼疾病或眼有缺陷除外） 用左手或用双手与异性握手 交叉握手（与西方人握手视为十字架，不敬） 拉来、推去或上下左右抖个不停 长篇大论、点头哈腰、过度客套 只握指尖或只递指尖 手脏、湿、当场搓揩 三心二意、面无表情、目光游移或旁观,介绍集体： 介绍双方时先卑后尊 介绍其中一方时先尊后卑,介 绍 礼 仪,介 绍 他 人： 按尊者优先与相互原则 先介绍下级给上级 先介绍年轻的给年长的 先介绍女士给男士 先介绍来宾给主人 先介绍家人给同事、朋友 先介绍未婚者给已婚者 先介绍后与会者给先与会 者,自我介绍： 单位（全 称） 部门 职务 姓名（缓、顿、释）,递名片,乘车礼仪,了解尊卑次序同时尊重客人习惯,司机,秘书,上司,来宾,秘 书,司 机,来宾B 上司 来宾A,上司,来宾A,来宾C 秘书 来宾B,称呼礼仪,1,2,3,4,正确、适当,称呼禁忌,常用敬语,常用谦语,访前准备,预约,到访,交谈,告辞,拜访礼仪,牙签,湿巾,食碟,座次,筷子,水杯,中餐礼仪,用餐,您该坐哪个位置？,骨碟,汤碗、汤匙,长柄汤匙,筷子,牙签,味碟,水杯 红葡萄酒杯 白酒杯,中餐餐具摆放示意图,西餐餐具摆放示意图,胃品叉 鱼叉 主菜叉 展示盘 主菜刀 鱼刀 汤勺 开胃品刀,黄油碟,甜品叉勺,红葡萄酒杯,白葡萄酒杯,黄油刀,面包盘,水杯,如何使你更具魅力？,173,缓解工作压力,任何能扰乱人们心理、 生理健康的干扰都可称为压力。,177,南瓜的启示,压力的来源,商海沉浮,恋爱,工作,婚姻,家庭,就业,升学,心灵之窗,常见心理疾病,抑郁症,焦虑症,强迫症,恐惧症,人格障碍症,行政管理人员的职业规划,我是自己命运的主宰,我不能左右天气， 但我可以改变心情 我不能改变容貌， 但我可以展开笑容 我不能控制他人， 但我可以控制自己 我不能掌控过去， 但我可以掌控未来 我不能预知明天， 但我可以抓住今天 我不能样样顺心， 但我可以事事尽心,184,不爱岗就不会敬业 不敬业就不会专业 不专业就不会有一技之长 一技只能为生 之长才能发展、发挥、提升,爱岗敬业,谢谢各位,