城建档案管理概要.ppt

城建档案管理概要,一、档案管理基础知识 二、城建档案基础知识 三、城建档案法规体系 四、工程档案的管理 五、城市地下管线工程档案管理,第一节 档案管理基础知识,一、档案的起源 二、档案的词源 三、档案的演变及其特征 四、档案的定义及其基本含义 五、档案的本质属性和一般属性 六、档案工作的主要内容,一、档案的起源,社会生产的发展：结绳记事、刻木为契 文字的出现：黄帝时期苍颉始造字的传说 国家的出现：形成古代王朝档案 档案的出现：档案开始为统治阶级服务,二、档案的词源,古代有关档案的的称呼 册、典、简、牍、案、文书以及他们的组合。 档案一词的来源：始于明未清初 清代档案康熙十九年（1680年）的起居注册：该年十月，在批阅秋审众犯册时，上问：“马哈喇之你与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？”大学士明珠奏曰：“马哈喇之你与叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。”,从语义学方面来研究档案 按照康熙字典的解释 档，是木架框格的意思； 案，为象小桌子一类的东西。 二者连用，就是存入档架，收贮起来的文书案卷。因此，档案一词直到今天依然有形象的内在意义。,（续前）,三、档案的演变及其特征,1、甲骨档案：商纣时期，约前16世纪-约前10世纪 2、金石档案：金文，也称钟鼎文，西周时期 石刻，秦汉时期 3、简牍档案：简-竹片，牍-木片。汉代 4、缣帛档案：缣，双丝的细绢；帛，丝织品的总称。 5、纸质档案：1000多年来档案的主要载体。 6、声像档案： 7、电子档案,电子文件和电子档案的定义及特点,电子文件：能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。 电子档案：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。 电子档案的特点：当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备，只有采用这种记录档案内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的内容。,档案载体形式和记录方式 演变和发展的特点,随着人类社会实践活动的持续进行，档案不断地产生，同时不断地淘汰，真实地记录着人类生活的精华； 随着社会分工的细化，档案的形成领域不断扩大，门类逐渐增多，内容越来越丰富； 档案载体形式和记录方式多样化，总的趋势是向廉价、功能强和存储量大的方向发展。,四、档案的定义及其含义,档案的定义 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。 档案定义的基本含义 1、档案的来源是广泛的； 2、档案是具有保存和利用价值的； 3、档案的形式是多种多样的； 4、档案是原始的历史记录,五、档案的本质属性和一般属性,本质属性 档案的原始记录性。 一般属性 1、社会属性 2、信息属性：积累性、被加工性、可传输性、共享性、档案信息是一种生产力。 3、知识属性 4、文献属性,六、档案工作的主要内容,也称档案工作的主要环节 收集 整理（鉴定） 保管（统计） 利用（检索、编研）,档案文件的收集,是档案接收和征集的总称。包括以下四个方面： 1、参与工程建设的各单位收集本单位形成的各类文件材料； 2、建设单位向各参建单位收集需要归档的工程档案； 3、城建档案馆对其接收范围内的城建档案进行集中和接收； 4、城建档案馆对城建历史档案资料的征集以及对零散残缺档案资料的补充性收集、归档。,工程文件收集的原则,集中统一保管原则 1、各参建单位或者项目部由档案管理部门或者档案资料员集中统一收集本单位、本项目的全部档案资料工作； 2、建设单位集中统一收集本工程项目的全部工程档案； 3、向市（县）城建档案馆（室）集中统一收集本市县纳入归档范围的工程档案。 遵循自然形成规律原则 1、基本建设程序；2、各参建单位的职责；3、不同类型工程文件的收集范围、归档时间、质量要求等。,工程文件收集的要求,1、收集要及时； 2、数量要齐全； 确定工程文件的基本内容； 实行工程文件登记制度； 重视工程文件的鉴定。 3、文件内容要真实 原件的收集； 文件的标准化； 后补文件的处置。,工程文件收集的方法,1、建立制度 文件收集规定：形成单位、档案编制单位。 文件移交规定：时间、内容、数量、质量。 文件监督和检查规定：参建单位、建设单位、城建档案管理部门 2、疏通渠道 3、纳入工程建设管理程序 政府监管部门、建设单位、各参建单位,工程文件收集的技术保障措施,集中统一保管 按基本建设程序分阶段归档 建设项目按单位工作收集、单位工程按专业收集 不同载体形式的材料同时收集 竣工图的编绘与施工同步进行 保证工程文件完整的措施 确保工程文件真实的措施 明确归档文件的责任单位 对特殊工程项目文件的收集,档案的整理,就是遵循档案的自然形成规律，将零散的文件材料分门别类地组成档案有机整体的工作过程。包括：,分类和组卷？ 鉴定 卷内文件排列,案卷编目 编制案卷目录 库房与案卷的排列,归档文件的分类与组卷？,1、工程档案的分类按建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）。 （1）工程准备阶段文件；（2）监理文件；（3）施工文件；（4）竣工验收文件；（5）竣工图。 2、企业档案室的分类 （1）方法：按照年度-机构（问题）-保管期限，或者保管期限-年度-机构（问题）划分。 （2）机构（问题）的划分是将各类文件材料按照其形成或者承办机构（问题）分类，可视本单位具体情况予以取舍，一般是：,鉴 定,保管期限的划分 永久 长期 短期,保管密级的划分 绝密 机密 秘密 内部,卷内文件的排列,1、基本要求： （1）保持每个案卷的完整、准确、系统，做到图物相符，签章手续完备； （2）厚度一般不超过2cm ，最大不超过4cm； （3）各类材料排列原则：文字材料在前，图纸在后；主件在前，附件在后；正本在前，原稿在后。 （4）录音录象带等以能够反映一个独立专题为准则立卷。,案卷编目,1、编写案卷页号 2、编制卷内目录 3、填写案卷备考表 4、填写案卷封面 5、编制案卷脊背,案卷整理的一般标准,1、归档文件材质要求：纸质文件要求韧力大、耐久性强，70克以上白色书写纸；其他载体应符合国家标准。 2、尺寸规格要求：文字材料均为A4标准；图纸按国家标准技术制图复制图的折叠方法统一折叠成A4幅面，图签外露。 3、案卷的装订要求：（1）文字材料必须装订。既有文材料又有图纸的案卷，也应装订。（2）装订前必须剔除金属物；（3）用棉线三孔左侧装订，孔距80mm，并使右边和下边取齐；（4）留出20mm装订线，短小规格的贴在A4纸上，大的裁掉或折叠。,编制案卷目录,1、分类目录：簿册式、卡片式 2、总目录（全引目录） 3、专题目录,库房与案卷的排列,档案库房的分布 档案柜架的排列 案卷的排列,档案的保管,档案保护技术 档案存贮环境控制技术 库房温湿度的调节、防潮、防光、防尘、防火、防盗、防高温、防有害气体等； 档案有害生物的防治 防霉和消毒、防虫蛀鼠咬等； 档案修复技术 除污、去酸、加固、字迹恢复、修裱等,档案库房管理 合理分库、科学排放档案柜架 统一编号、整齐排列、档案柜应与窗口垂直，避免阳光直射； 档案装具符合国家标准 尽量采用金属柜架； 库房设施设备安全有效 消防器材、温湿度记录仪、有关电器设备定期检查； 档案制定应急预案 抢救档案的先后顺序、搬运线路、转移后的管理、保护等。,是保护档案安全，延长档案寿命的工作环节。,档案的利用,档案工作的根本目的。是按照一定的原则和要求，通过各种有效有方式和方法，提供和开发档案信息资源，充分发挥档案的社会效益的经济效益，实现档案价值的一项工作。 主要内容是： 1、加工和存贮档案信息，编制检索工作，便于管理和查阅； 2、通过各种方式，直接为社会提供利用和服务； 3、对各种档案信息进行编辑、汇总，出版各种参考资料。,第二节 城建档案基础知识,一、城建档案的产生及其定义 二、城建档案的范围 三、城建档案的特点与作用 四、城建档案工作的基本原则,一、城建档案的产生及其定义,1、产生 形成于60年代，发展于80年代。 2、定义 是指在城市规划、建设、管理等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 3、 定义的基本含义 （1）城建档案的形成时间是久远的。 （2）城建档案的来源是广泛的，内容是丰富的。 （3）城建档案的记录方式和载体是多种多样的。 （4）城建档案是具有保存价值的历史记录。,二、城建档案的范围,山西省城市建设管理办法第九条 凡在各城市规划区内进行建设的国家机关、人民团体、企业事业单位和个人，均应依照本办法的规定，按时向当地城建档案机构移交下列城建档案： （一）城市建设勘测档案； （二）城市建设规划档案； （三）城市建设工程档案； （四）城市建设管理档案； （五）城市建设科研档案。 前款城建档案的具体内容，由省建设行政主管部门按照国家和本省城建档案业务技术标准的规定确定。,三、城建档案的特点与作用,1、特点（1）综合性和整体性；（2）成套性；（3）真实性；（4）动态性；（5）地方性；（6）准确性。 2、作用：一是积累城市建设经验，储备城市建设技术的手段；二是进行城市规划工作的基础；三是城市建设和管理工作的重要依据；四是城市一切建筑物、构筑物维修、改建、扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径；五是城市防灾、抗灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据；六是城市重用土地、房地产权产籍的法律依据；七是城市科学研究的重要资源。,四、城建档案工作的基本原则,统一领导，分级管理 维护城建档案的完整与安全 全球社会各方面的利用,第三节 城建档案法规体系,一、国家法律 二、中央行政法规 三、中央行政规章 四、地方行政法规 五、地方行政规章 六、规范性文件,一、国家法律,全国人民代表大会及其常务委员会制定颁发。 1、中华人民共和国档案法 1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议关于修改中华人民共和国档案法的决定修订。,2、中华人民共和国建筑法 1997年11月1日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十八次会议通过。 对加强建筑活动的监督管理，维护建筑市场秩序，保证建筑工程的质量和安全，促进建筑业健康发展，起到法律的保障作用。是我们从事建设工程及其相关工作的所有人员应当遵守的国家法律。,3、中华人民共和国城市规划法,1989年12月26日第七届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议通过。 这是我国第一部正式提出建立并移交工程竣工档案，也就是我们现在所说的工程档案的国家法律。,4、中华人民共和国合同法,1999年3月15日第九届全国人民代表大会第二次会议通过，1999年10月1日起施行。其中第十六章是建设工程合同，期中要求订立建筑施工合同时应当明确技术资料交付时间。,二、城建档案行政法规,是国务院制定或者由国务院组成部门起草，经国务院批准，在不违背宪法和法律的前提下，以行政立法的形式制定、颁布的关于城建档案工作方面的决定、条例等，一般需由国务院总理签发。 涉及城建档案工作的主要有四部：,1、科学技术档案工作条例,1980年12月9日国务院批准发布。 第5条：各单位应建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。 第28条：大中城市应当建立城市基本建设档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。城市基本建设档案馆是科学技术事业单位。,2、中华人民共和国档案法 实施办法,1990年11月19日经国务院批准，以国家档案局令的形式发布，也属于国家行政法规的范畴。,3、建设工程质量管理条例,2000年1月10日国务院第25次常务会议通过，并以国务院第279号令发布施行。涉及城建档案管理的主要有： （1）第16条：建设工程竣工验收应当具备下列条件：建设单位收到建设工程竣工报告后，应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。 建设工程竣工验收应当具备下列条件： （一）完成建设工程设计和合同约定的各项内容； （二）有完整的技术档案和施工管理资料； 建设工程经验收合格的，方可交付使用。,第17条：建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。 第59条：违反本条例规定，建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处万元以上万元以下的罚款。,三、城建档案部门规章,由国家建设行政主管部门和国家档案行政管理部门制定颁发，即由国家建设部、国家档案局发布的有关城建档案工作的执行法律或者国务院的行政法规、决定、命令的具体规定。主要有： 1、城市建设档案管理规定 2、城市地下管线工程档案管理办法 3、城市房地产权属档案管理办法 4、建设项目（工程）档案验收办法 5、基本建设项目档案资料管理暂行规定 6、编制基本建设工程竣工图的暂行规定,工程档案验收报告的主要内容,1、工程档案资料概况； 2、工程档案工作管理体制 3、工程文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况； 4、竣工图编制情况及质量； 5、工程档案资料的接收、整理、管理情况； 6、档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用； 7、存在问题及解决措施； 8、附表。,四、城建档案地方法规,由省、省会城市及经国务院批准的较大的市有人民代表大会及其常务委员会制定批准的法规。 1、山西省档案管理条例 2000年9月27日山西省第九届人民代表大会常务委员会第18次会议审议通过，2001年1月1日起施行。 2、太原市档案管理条例 3、大同市档案管理条例,五、城建档案地方规章,由省人民政府或者省会城市及经国务院批准的较大的市的人民政府制定并颁发的行政规章。 1、山西省城建档案管理办法 1996年8月31日以省人民政府第79号令发布，对全省辖区内城建档案工作的领导、管理体制、移交报送工程竣工档案的时间、内容及档案的保管、利用等方面做了具体规定，是我省各建设单位、施工单位和城建档案管理部门共同遵守的法规规章。 2、太原市、大同市城建档案管理办法,六、城建档案规范性文件,由建设部、省建设厅、省档案局以及各市县人民政府发布的关于城建档案工作的规定、办法、意见、通知等。是城建档案法规体系的重要补充，对城建档案工作的实践起着十分重要的指导作用。,第四节 工程档案的管理,一、工程档案的定义（含工程文件） 二、各参建单位档案管理职责 三、工程档案的管理纳入建设程序,第五节 地下管线档案的管理,一、宣传片 二、我省地下管线档案管理的现状 三、地下管线工程档案信息的动态管理 四、建设工程的地下管线档案管理,