五章制作电子表格.ppt

第五章 制作电子表格,Your Site Here,第五章 制作电子表格,5.1 Excel 2010的基本操作 5.2 制作学生成绩表 5.3 计算学生成绩 5.4 使用图表 5.5 管理使用工作表数据 5.6 打印电子表格,5.1 Excel 2010的基本操作,Excel 2010是微软公司开发的办公软件Office 2010中的一个组件，是一个典型的电子表格处理软件，它不仅可以制作各种精美的表格，还可以对表格中的数据进行分析，是提高办公效果的得力工具，被广泛应用于财务、统计、行政管理及办公自动化等领域。,同学们知道要学习Excel 2010，兴致很高，大家早就听说Excel 2010是个功能强大的电子表格处理软件，所以很想一试身手，亲自制作简单的电子表格。经过不懈的努力，同学们制作出了如样例5.1所示的学生情况登记表。 样例5.1：,5.1 Excel 2010的基本操作,进入Excel 2010操作环境是制作电子表格的前提，输入具体内容、设置格式是制作电子表格的基础，可靠有效地保存表格数据是完成电子表格制作的关键，因此本任务操作可以分解成以下过程： 进入Excel 2010并创建工作簿 输入和编辑表格数据 保存工作簿，退出Excel 2010,5.1 Excel 2010的基本操作,5.1 相关知识链接,1. 单元格 行与列交叉形成单元格，它是存储数据、公式的基本单位，Excel用列号行号来表示某个单元格，行号用阿拉伯数字1、2、3表示，列标用英文字母A、B、C表示。例如，B5代表第5行第2列的单元格，第9行第8列处的单元格则命名为H9。 2. 单元格操作 选定要移动或复制的单元格或单元格的区域，单击常用工具栏上的“剪切”或“复制”按钮，然后选定目标单元格或单元格区域的左上角单元格，单击常用工具栏上的“粘贴”按钮，可以移动或复制单元格。 选定要删除的单元格或单元格区域，按“Delete”键即可删除单元格。,5.1 相关知识链接,3. 工作表 工作簿是Excel 2010的基本文件，工作表也称表单（Sheet），存在于工作簿中，一个工作簿可以包括一个或多个工作表，数据存在于工作表中。 4. 工作表操作 选定当前工作表，选择“插入”“工作表”命令，可以在当前工作表的前方插入一个新的工作表。 选中需要删除的工作表标签点击右键，弹出工具栏选择“删除”命令，可以删除工作表。 选中要移动的工作表标签点击右键，弹出工具栏“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，进行相应操作可以移动或复制工作表。 选定要重命名的工作表标签点击右键，弹出工具栏“重命名”命令，使工作表标签处于改写状态，写入工作表名。,5.1 联系与训练,建立一个“学生成绩”表格，练习数据的录入、工作簿、单元格和工作表的基本操作。具体操作要求如下。 （1）表格标题居中。 （2）表头包括：姓名、性别、数学、语文和计算机。 （3）将工作表更名为“学生成绩表”。 （4）在表格中插入一列，输入英语成绩。 （5）保存工作簿。,5.2 制作学生成绩表,对创建的工作表进行必要的修饰，使工作表主题鲜明、风格独特、外观靓丽，是使用电子表格的进一步追求。通过表格的格式化操作，可以美化表格，制作出样式精美的电子表格。 张老师是实验中学初一年级的班主任，期中考试结束后，为了向教务处报送每个同学的考试成绩，张老师使用Excel 2010制作了如样例5.2所示的学生成绩登记表。 样例5.2：,5.2 制作学生成绩表,要完成样例表格，首先要正确输入文字信息、设置字符的格式，然后考虑对表格进行进一步的修饰，使表格的主体鲜明、内容突出，最后需要根据显示要求设置条件格式，突出显示特殊数据。因此，制作学生成绩表的任务可以分解成以下过程： 编辑文字格式 编辑表格格式 设置条件格式,5.2 联系与训练,1. 建立如样例5.3所示的工作表，操作要求如下。 （1）在单元格A1:G1区域中输入“胜利中学希望竞赛成绩表”，字体格式为22磅、红色、楷体、居中对齐。 （2）以文本的方式输入考生的准考证号码，并使用自动填充的方式输入其他考生的准考证号码。 （3）输入考生的出生年月和各科成绩，并把全部内容居中显示。 （4）在李龙同学的总成绩单元格中插入批注，批注内容为“李龙同学曾在2005年获得省级三好学生称号”。 （5）调整第2行的行高为“24”，并把第2行的字体全部加粗显示，把C列单元格隐藏。 （6）把G3:G12单元格区域的条件格式设置成数据条形式。 （7）把sheet1重新命名为“竞赛成绩表”。,5.2 联系与训练,2. 建立如样例5.4所示的工作表，操作要求如下。 （1）输入如图所示的表格数据。 （2）按字体格式进行排版。 （3）设置表格外边框的样式为“粗实线”，“颜色”为“红色”，内线条的样式为“虚线”，颜色为“浅蓝色”。 （4）设置“单价”单元格区域为25%的灰色图案填充，填充颜色为“橙色”，整个单元格区域用灰色颜色填充。 （5）将单价数额大于1500小于2500的记录以红色字体，黄色底纹显示。 （6）用自动套用格式编辑“产品库存信息表”。,5.3 计算学生成绩,数据计算是表格应用过程中的重要内容，也是数据管理者必须面对的繁重任务。在现实工作中，表格数据计算不仅仅数据量大，计算形式也很复杂，有些计算对象可能会频繁变化。若要手工计算则工作量较大，操作起来也比较烦琐，利用公式和函数的计算功能完成计算任务，会大幅提高工作效率，所以表格计算是用户应该掌握的重要内容。,5.3 计算学生成绩,张老师制作完成“学生成绩登记表”后，对表格进行了修饰，但是学生的总成绩还没有计算出来。他准备使用Excel 2010的自动求和功能计算出每个同学的总成绩，使用函数的计算功能统计各科的最高分和最低分。,使用工具栏中的“自动求和”按钮，可以快捷方便地进行求和运算，使用Excel 2010中的函数功能可以方便地完成多种统计工作，因此本任务可以分解成以下过程： 计算学生总成绩 统计各科的最高分和最低分,5.3 相关知识链接,1. 公式 公式是由常量、单元格引用、单元格名称、函数和运算符组成的字符串，也是在工作表中对数据进行分析的算式。公式可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除等运算。在使用公式运算过程中，可以引用同一工作表中不同的单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，也可以引用其他工作簿中的单元格。 （1）运算符 运算符是连接数据组成公式的符号，公式中的数据根据运算符的性质和级别进行运算。运算符可以分为4种类型，如表5-1所示。,5.3 相关知识链接,表5-1 运算符类型、符号及优先级,5.3 相关知识链接,（2）公式的组成 Excel中所有的计算公式都以“=”开始，除此之外，它与数学公式的构成基本相同，也是由参与计算的参数和运算符组成。参与计算的参数可以是常量、变量、单元格地址、单元格名称和函数，但不允许出现空格。 （3）公式的显示、锁定和隐藏 在默认情况下，Excel只在单元格中显示公式的计算结果，而不是计算公式，为了在工作表中看到实际隐含的公式，可以单击含有公式的单元格，在编辑栏中显示公式，或者双击该单元格，公式会直接显示在单元格中。 锁定公式就是将公式保护起来，使别人不能修改。若不希望别人看到所使用的公式，可以将公式隐藏。需要注意的是，在锁定、隐藏公式后，必须执行“保护工作表”的操作，这样才能使锁定、隐藏生效。,5.3 相关知识链接,2. 单元格引用 使用“引用”可以为计算带来很多的方便，但同时也会出现一些问题，尤其是在用户进行公式复制的时候。当把计算公式从一个单元格复制到另一个单元格后，公式会发生改变，改变的原因就是在创建公式时使用了引用。 （1）相对引用 相对引用是指单元格引用会随公式所在单元格位置的变化而变化，公式中单元格的地址是指当前单元格的相对位置。当使用该公式的活动单元格地址发生改变时，公式中所引用的单元格地址也相应地发生变化。 （2）绝对引用 绝对引用是指引用特定位置的单元格，公式中引用的单元格地址不随当前单元格位置的改变而改变。在使用时，单元格地址的列号和行号前增加一个字符“$”。,5.3 相关知识链接,（3）混合引用 根据实际情况，在公式中同时使用相对引用和绝对引用称为混合引用。例如：$A1，A$1都是混合引用，其中$A1表示列地址不变，行地址变化；而A$1表示行地址不变，列地址变化。 3. 函数 函数是一些已经定义好的公式，大多数函数是经常使用的公式的简写形式。函数由函数名和参数组成，函数的一般格式为： 函数名（参数） 输入函数有两种方法： 一种是在单元格中直接输入函数，这与在单元格中输入公式的方法一样，只需先输入一个“=”， 然后输入函数本身即可； 另一种是通过命令的方式插入函数。,5.3 练习与实训,建立如样例5.5所示的“学生成绩登记表”，并按以下要求计算表中数据。 （1）利用公式方法计算“总分”列中的值。 （2）计算各科平均成绩。 （3）利用函数计算“总分”列的值。,5.4 使用图表,图表是以图形表示工作表中数据的一种方式，将实际工作中呆板的数据转化成形象的图表，不仅具有较好的视觉效果，也能直观地表现出工作表中数据的变化信息，为工作决策提供依据。 如果说，用Excel电子表格只是将数据信息进行简单的罗列，那么在表格信息的基础之上建立图表，则是对数据进行一种形象化的再加工。图表是办公环境中经常使用的工具，它不仅可以清晰地显示数据本身的变化，还可以提供数据以外的信息，扩大数据信息含量。,5.4 使用图表,小赵是教育局的一个统计人员，近年来高考人数不断地增加，为了更好地比较近年参考人数增加的情况，直观呈现高考人数的增长趋势，他使用Excel的图表功能制作了统计高考学生图表。 Excel 2010创建图表的方法有两种：一种是使用图表向导；一种是使用“图表”工具按钮。创建图表后，若感觉效果不佳，可以对图表进行编辑，因此任务操作可以分解成以下两个过程： 使用图表向导创建图表 编辑图表,5.4 相关知识链接,在Excel中有两类图表，如果建立的图表和数据是放置在一起的，这样图和表结合得就比较紧密、清晰和明确，也更便于对数据进行分析和预测，此种图表称为内嵌图表。如果建立的图表不和数据放在一起，而是单独占用一个工作表，则称为图表工作表，也叫独立图表。 图表由图表标题、数值轴、分类轴、绘图区和图例等部分组成。其中，图表标题是为建立的图表所命名的标题；绘图区是图表中的数据图形显示区，包括网格线和数据；数值轴是图表的垂直轴，用来区分数据的大小，数值轴标题在图表的左边，用来说明数据数值的种类；分类轴是图表的水平轴，用来区分数据的类别；图例是用来区分数据各系列的彩色小方块和名称。,5.4 练习与实训,1. 根据样例5.6创建商品销售表格图表，具体要求如下。 （1）图表类型是三维堆积柱形图。 （2）图表中含有图表标题。 （3）图表作为新工作表格插入。 2. 修改样例5.6所示的图表，具体要示如下。 （1）改变图表的显示类型，添加趋势线。 （2）增加、删除图表的数据记录。 （3）改变纵横坐标标题的字体大小、颜色、字形和字体。,5.5 管理使用工作表数据,表格的管理对象是数据，如何有效地管理、应用表格数据，是表格数据处理的重要内容。Excel 2010具有强大的数据管理功能，在Excel 2010中可以对数据进行排序、筛选和分类汇总等操作。进行数据处理既可以方便管理，同时也方便使用，因此数据管理是Excel 2010的重点知识。由于Excel中的各种数据管理操作都具有广泛的应用价值，所以只有全面了解和掌握了数据管理方法才能有效提高数据管理水平。,5.5 管理使用工作表数据,张老师计算出学生的总成绩后，想要对学生的总成绩进行排序，以排列出全部学生的成绩名次，然后从中挑出几个总成绩和单科成绩都比较好的同学参加市里组织的数学和计算机的比赛。 使用工具栏中“升序”和“降序”按钮，可以非常方便地对数据进行排序，但是只能按照单个字段的内容进行排序，当遇到有多个数据相同的情况时，可以使用“数据”“排序”命令，根据多个关键字进行排序。使用Excel 2010的筛选功能，系统会自动查找满足设定条件的学生。所以，可以将张老师的任务分解成以下过程： 数据排序 数据筛选,5.5 相关知识链接,1. 排序 排序可以对一列或多列的数据按文本（升序或降序）、数字（升序或降序）、日期和时间（升序或降序）进行排序，也可以按自定义序列（如大、中和小）进行排序。 主要关键字是数据排序的依据，在主要关键字相同时，按次要关键字进行排序，当次要关键字相同时，按第三关键字排序，依此类推。,5.5 相关知识链接,2. 筛选 筛选就是显示出符合设定条件的表格数据，隐藏不符合设定条件的数据。Excel提供了“自动筛选”和“高级筛选”命令, “自动筛选”只能设置简单的筛选条件，需要设置复杂筛选条件时要使用高级筛选方式。 在设置高级筛选时，需要建立一个条件区域，一个条件区域需用两行，至少需用两个单元格，在第一行的单元格中输入指定的字段名称，在第二行的单元格中输入字段的筛选条件值。构造筛选条件是条件检索的基础，筛选条件越精细合理，筛选结果就越准确。筛选条件是由关系运算符构成的关系表达式，其中可以使用通配符“？”和“*”。若筛选条件较多时，应使用“与”、“或”逻辑运算符连接关系表达式。为了能清楚地看到筛选结果，系统将不满足条件的数据暂时隐藏起来，当撤销筛选条件后，这些数据又重新出现。设置完自动筛选后，再次单击筛选按钮，可以取消筛选，回到原始状态。,5.5 练习与实训,对样例5.7中的数据按要求进行处理。 （1）按总工作量排序，找到工作量最大的教师。 （2）在次要关键字中依次选择课时量、论文数量、课件数量和出版著作数量，全部按降序进行排列。,5.6 打印电子表格,使用打印机可以把电子表格变成纸质文档，但是要打印出样式精美的文档，必须进行打印设置。打印设置不但能使电子表格和打印纸张相互匹配，也能强化打印效果，把电子表格中没有的内容添加到纸质文档中。,5.6 打印电子表格,张老师决定把学生成绩表打印出来，以便让每位学生知道自己的考试成绩和名次。 为了强化打印效果，需要对电子表格的打印参数进行设置，若想节省打印成本则需要考虑设置打印机，在打印前预览可以发现错误，保证打印成功率。因此，打印任务可以分解成以下操作过程： 设置打印参数 设置打印机属性 预览和打印表格,5.6 练习与实训,1. 打印一个工作表，按以下要求设置打印参数。 （1）纸张的大小为B5，纵向打印。 （2）为表格每页设置页眉和页脚。 （3）每页要求有行标题，表格带有网格线，并打印批注内容。 2. 设置EPSON 2000K打印机的打印属性。 （1）打印质量为360×360 dpi。 （2）打印质量为草图质量。 3. 预览并打印一个电子表格，要求如下： （1）预览时调整页边距。 （2）打印数为两份。,Thank you!,