自控技术有限公司办公用品及礼品管理规定.docx

中航泰德（北京）自控技术有限公司办公用品及礼品管理规定第一章 总则 第一条 为加强办公用品及礼品管理，控制费用开支，规范采购与使用程序，根据本公司实际，制定此规定。第二条 本规定适用于公司全体员工。各级员工要严格执行此规定，按照需求采购与请领各类办公用品和礼品，倡导节约低碳，抵制资源浪费。第三条 本规定所指办公用品分为消耗品、管理品、宣传品三大类：消耗品：打印用纸、铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、夹子、签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶、电器耗材等。管理品：电话、U盘、硬盘、各种维修工具、剪刀、钉书器、直尺、笔筒、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、印台、清洁用品、插线板。宣传品：宣传画（牌）、宣传册、名片，印有公司logo的信封、纸袋等。第四条 本规定所指礼品主要指经公司批准，由行政管理部直接购置或定制的专门用于对外公关工作和业务交往，以公司名义向有关单位和个人赠、发、送的各种礼品等。第二章 办公用品管理规定第五条 公司办公用品管理由行政管理部总负责。行政管理部每季度组织1次办公用品普查，对查出的各类问题，按照有关规定进行严肃处置。第六条 办公用品费用管理。1.办公用品经费标准为600元/人/年，部门因特殊情况需增加费用的，要以书面形式报分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。2.办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由行政管理部出具报表，计划财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。第七条 办公用品申购管理。1.每月10日前，各部门提出办公用品购买申请，填写办公用品申请表（附表1），经部门主管经理批准后，报行政专员处，行政专员统一编报办公用品采购审批表（附表2），报行政管理部主管领导、财务经理和总经理批准，根据领导指示，安排专人采购。2.各部门如临时需购买办公用品，除填写办公用品申请表外，需注明急购原因，经部门主管经理批准后，报行政管理部主管领导、总经理审核，经批准后方可实施采购。第八条 办公用品的采购管理。1.办公用品由行政管理部统一采购、分发给各个部门。2.行政管理部要按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。3.办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，行政管理部须派出至少2人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿、索取钱物。4.行政专员负责对入库办公用品进行验收，建立办公用品出入库情况登记表（附表3），及时更新库存信息，每月月底将办公用品库存情况登记表（附表4）报行政管理部主管领导审核。第九条 办公用品领用管理。1.办公用品由行政管理部指定专人统一保管，按公司核定的费用标准向申请人发放。2.领用办公用品，本人必须在办公用品出入库登记表签字，严禁先借后领。保管人应严格把好申购和领用关，不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，须经行政部门主管同意。3.非消耗性办公用品（电话、U盘、硬盘、充电器、专用维修工具、订书机、计算器等）原则上不得重复申请，如重复申领，需说明原因或凭损毁、报废原物以旧换新。4.部门领用的办公用品，部门经理要指定专人负责保管维护。个人领用的办公用品，由使用人负责保管维护。凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还，有缺失的照价赔偿，否则不予办理有关手续。第十条 办公用品的维修、报废管理。1.办公用品正常使用发生损坏，要及时报行政管理部，由行政管理部统一安排修理。如不报告擅自处置办公用品，一经查出照价赔偿。2.对需要报废的办公用品，须填写办公用品报废凭证（附表5），经本部门主管领导、行政管理部领导批准后，交行政管理部统一处置。第三章 礼品管理规定第十一条 公司各种礼品采购和管理由行政管理部总负责。第十二条 礼品费用管理1.行政管理部在每月末将礼品支出明细表发到计划财务部，计划财务部将各部门发生的费用计入各部门费用。2.各部门所领用礼品有节余时，不得私自占用，需退回行政管理部，行政管理部重新入库，退回礼品费用不再计入各部门。第十三条 礼品申购管理。1.凡购买各种礼品，使用部门一般提前3天填写礼品申请单（附表6），经部门主管经理批准后，报行政专员处，行政专员统一编报礼品采购审批表（附表7），报行政管理部主管领导、财务经理和总经理批准，根据领导指示，安排专人采购。2.各部门申请礼品，必须根据实际需要，禁止虚报领用礼品。一经查实除如数退回领用礼品外，追究领用者及部门主管（经理）责任。第十四条 礼品采购管理。1.礼品由行政管理部统一采购、分发给各个部门。2.礼品采购要本着节约、合理、适用的原则。采购批量礼品时，行政管理部须派出至少2人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿、索取钱物。3.行政专员负责对入库礼品进行验收，建立礼品出入库情况登记表（附表8），及时更新库存信息，每月月底将礼品库存情况登记表（附表9）报行政管理部主管领导、总经理审核。第十五条 礼品的领用管理。1.领用礼品，必须在办公用品出入库登记表签字。领取价格在300元以下的礼品，由行政管理部领导审批后直接到库房领取；领取价格在300元以上的礼品，经行政管理部领导审核、总经理签字审批后方可领取。2.如出现领导不在的情况，可电话请示后先行领取礼品，待领导回来后补签。3.申请人领取礼品后因故未能送出要在2个工作日内退回行政管理部，填写礼品退还单（附表10），由行政专员重新进行入库登记。第十六条 礼品接收管理。1.员工在对外公务活动中，不得以明示或者暗示的方式索取礼品。2.员工在对外公务活动中接收的礼品，以部门为单位，按照“明确专人，逐件登记，集中管理，合理折价，妥善处理”的原则管理。原则上一个季度处理一次。市价300元以上的礼品或有重要历史价值的礼品、高级工艺品，自回公司2天内上交公司行政管理部，进行登记；不满300元的礼品由各部门自行登记，经部门主管（经理）同意后进行处理。各部门每月10日前将上月300元以下礼品处理情况报行政专员，行政专员填写接收礼品处置情况登记表（附表11）。公司经理级别以上领导接收的礼品按上述原则由公司行政管理部直接办理登记手续。3.员工在对外公务活动中如对方赠送礼金、有价证券，应当谢绝；确实难以谢绝的情况下，所收礼金、有价证券不论数额大小，一律上交公司计划财务部，计划财务部记账后统一处理。第四章 附则第十七条 本规定自发布之日起开始执行，如之前规定与此有冲突者，以此规定为准。第十八条 本规定由行政管理部负责解释。附件：1.中航泰德（北京）自控技术有限公司办公用品申请表 2.中航泰德（北京）自控技术有限公司办公用品采购审批表3.中航泰德（北京）自控技术办公用品出入库情况登记表4.中航泰德（北京）自控技术有限公司办公用品库存情况登记表5.中航泰德（北京）自控技术有限公司办公用品报废凭证 6.中航泰德（北京）自控技术有限公司礼品申请表7.中航泰德（北京）自控技术有限公司礼品采购审批表8.中航泰德（北京）自控技术有限公司礼品出入库情况登记表9.中航泰德（北京）自控技术有限公司礼品库存情况登记表10.中航泰德（北京）自控技术有限公司礼品退还单11.中航泰德（北京）自控技术有限公司接收礼品处置情况登记表中航泰德（北京）自控技术有限公司行政管理部二一四年四月二十九日 8