宾馆记录控制程序.doc

程序文件 WHQB00-05:2000第1版/第1次修改记录控制程序编制: 白 鸥第 4 页共 4 页审核: 董明竹1 目的 对各类质量/环境记录进行控制和管理，确保符合质量/环境管理体系要求和有效运行证据。2 适用范围 适用于管理体系运行记录、产品质量记录和环境记录的控制和管理。3 引用标准和文件3.1 ISO9001:2000 4.2.4 记录控制3.2 ISO14001:1996 4.5.3 记录3.3 WHMA00-00:2001管理手册 第4章 第1节 总要求 第4章 第2节 文件总要求 第7章 第1节 与顾客有关的过程 第7章 第2节 设计与开发 第7章 第5节 测量和监视装置的控制4 术语和定义4.1 记录：阐述所取得的结果或提供完成活动的证据的文件。4.2 客观证据：支持某事物存在或真实性的资料。 4.3 可追溯性：产品的可追溯性是指通过记载的标识，追溯需要考虑的历史、应用情况和所处场所的能力。4.4 要求：明确的、习惯上隐含的或必须履行的需要或期望。5 职责5.1 总经理办公室负责宾馆记录的监督、控制和管理。5.2 各部门负责对本部门记录的收集、整理、汇总和归档等工作，并按规定向总经理办公室递交记录清单。5.3 各部门按要求做好记录工作。5.4 各部门应按要求做好记录的上报、保管和存档工作。6 程序要求6.1 服务特性：实现管理体系的可追溯性，为体系运行及持续改进提供客观证据。6.2 记录的分类及管理6.2.1 质量记录：包括管理评审记录、培训记录、产品质量记录、产品要求评审记录、供方提供产品评审记录、产品标识记录、顾客财产保管记录、监测装置校准标准清单、监测装置标准记录、内部质量审核检查表、内部审核现场记录表、纠正和预防措施实施记录、纠正和预防措施跟踪验证报告。6.2.2 环境记录：包括适用的环境法律与其他要求的信息、投诉记录、培训记录、过程记录、产品信息、检查、维护与校对记录、有关承包方与供应商的信息、意外事件报告、应急准备与响应信息、重要环境因素信息、审核结果、管理评审。6.2.3 各部门按要求将本部门所需的各类记录清单上报总经理办公室。6.2.4由总经办编制记录清单，对列入清单中的记录实施归口管理。未被列入记录清单的记录，由相关部门自行管理。6.2.5 设备运行记录、环境记录由工程部负责（详见WHQB50-08设备管理程序、WHEB00-01环境因素的识别和评价程序、WHEB00-03环境管理运行控制程序、WHEB00-04应急准备和响应控制程序、WHEB00-05环境运行监督和检测控制程序、WHQB00-24数据分析控制程序）。6.2.6 营业状况记录由财务部负责。6.2.7 培训记录由人力资源部负责。6.3 记录的内容及填写要求6.3.1 记录的内容应包括活动的时间、地点、参与者、记录人，应详细填写活动的各个细节、控制方法、活动结果等。填写内容应准确、全面。记录应用钢笔或圆珠笔填写，记录要及时、清晰、完整、准确、整洁和规范。6.4 收集与标识6.4.1记录由相关部门设计并审核。（详见WHQB00-04文件和资料控制程序）。6.4.2 记录由记录人员注明日期、部门、签名或盖章，并在规定处注明编号。6.4.3 各部门应对本部门产生的记录分时间、类别进行收集、整理、标识，以便及时提供和反映所需客观证据，并按规定要求及时递交至归口管理部门。6.5 归档和保管6.5.1 各部门产生的记录按记录清单上规定的年限保存，在保存期内应指定专人负责，并按记录形成的时间顺序进行整理、归档和保管，以确保记录完整、整洁和装订整齐。6.5.2 记录存放环境应防霉、防蛀、防潮、防火、防丢失和防损坏，并且存放方式要便于查阅和存取。6.5.3 由总经理办公室编制可提供顾客查阅的记录目录，报管理者代表批准，顾客查阅前必须填写顾客查询记录登记表。6.6 报废处理6.6.1 超过保存期限的记录或各部门认为已失效的记录，由使用部门填写报废申请单，报总经理办公室审核，管理者代表批准后，方可进行报废处理。6.6.2 报废处理的方式为碾碎，或打纸浆处理。7 相关文件 WHQB00-04 文件和资料控制程序 WHQB02-06 人力资源管理控制程序 WHQB50-08 设备管理程序 WHQB00-24 数据分析控制程序 WHQC04-04 宾馆内部文件管理规范 WHEB00-01 环境因素的识别和评价程序 WHEB00-03 环境运行管理控制程序 WHEB00-04 应急准备和响应控制程序 WHEB00-05 环境运行监督和检测控制程序8 记录记录名称记录编号保存部门保存期限存档索引记录清单QE/EE05-00-01总经办1年名称、部门可提供顾客查阅的记录目录QE/EE05-00-02总经办长期部门、日期顾客查询记录登记表QE/EE05-00-03总经办长期姓名、日期 杭州望湖宾馆2001-03-28批准 2001-03-28实施 QB00-05/4-4