PPT专业演示技巧【强力推荐】.ppt

1,专业演示技巧 Professional Presentation Technique (PPT),Foresight Consulting 2006,2,为什么做演示？,演示: 一种新的沟通方式,七八十年代：幻灯片时代,五六十年代：报告时代,九十年代及以后：演示时代,3,演示的优势,突出重点的优势 信息结构化的优势 控制听众的优势 自由灵活的优势 激发兴趣的优势 节约准备时间的优势,4,第一部分：简报准备 第二部分：硬件准备 第三部分：演讲准备,目录,5,简报不是演示，您才是演示！ Visuals are NOT Presentation. You are Presentation!,Market Survey 2002,6,准备简报六部曲,明确 目的,了解 听众,确定 主体,收集 材料,调整 结构,完善 细节,实施,收尾,准备,7,一、明确目的,你的要点是什么？ (Whats your POINT? ) 比如： 南方电网提供最好的电力服务 我的下属需要增加工资 项目将延期完成 在全公司推广内部导师制,8,案例：校园招聘建议书,Hiring Needs Summary （招聘需求总览） Campus Recruiting Process （招聘流程） Selection Method （选拨方法） Schedule （日程安排） Cost Analysis （成本分析） Target Universities （目标学院）,9,二、了解听众,了解什么： 谁是关键听众 听众对演讲内容的了解程度 听众的接受水平（是否理解专业术语或行话） 听众支持与反对的因素 如何了解： 获得名单（名字，部门，头衔等） 事前抽样访谈 设计调查问卷 与“过来人”交谈,10,三、确立主体：自上而下法（TOP DOWN）,从结论开始向下分解 在纸上操作 不必操心顺序 不要进入细节 依次向下深化,11,案例,雪 莉 吾 友 ： 我 俩 是 多 年 老 朋 友 了 ， 共 渡 过 许 多 好 时 光 但 一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话 两 星 期 前 你 又 没 来 参 加 我 办 的 宴 会 后 来 ,12,案例,雪 莉 吾 友 ： 我 恨 你 ！ 因 为 1.一 个 月 前 你 说 了 些 令 人 难 受 的 话 2.上 两 星 期 你 又 没 来 参 加 我 办 的 宴 会 3.,13,自上而下法（TOP DOWN）,Governing thought 中 心 思 想,Key line support 支 撑 思 想 的 主 要 理 由,Support 支 撑 理 由,Support 支 撑 理 由,14,自上而下法与自下而上法的优劣分析,15,四、收集支持性材料：EASY,E XPERT 专家证明 A NALYSIS 分析/类比/举例 S TATISTICS 统计资料/图表/事实 Y OURSELF 亲身经验,16,案例：导师制支持材料 E（专家证明）,国际公司采用正式导师情况 资料来源：惠悦公司及CEO杂志联合调查结果,17,案例：导师制支持材料 A（实例）,例子：IBM如何实施导师制？,18,案例：导师制支持材料 S（数据分析）,低经验,年轻化,高素质,19,案例：某中国企业国际人力资源管理 A（SWOT分析）,T,W,O,S,20,案例：方案间优缺分析 A （比较分析）,Option 1,Option 2,Option 3,Description,Organize Fin, HR, GR, IT into HGST SZ; IH, Environment, Safety and PR into HSPC; Procurement into new site; Logistics & Facility responsibilities are site specific,Setup a separate legal entity to accommodate the 6 centralizable functions and charge to sites,21,案例：矩阵分析 - A,22,案例：7S分析 - A,McKinsey 的7S 概念 (Framework),邮政事业本部长强力的业务促进支援,Shared Value,Strategy,Style,System,Staff,Skill,Structure,创造出最好的企业价值 客户满意度第一的经营 最佳的价值最大化,需要提高专业化的根本变化(没有原因),中央行政机关的资力特性 搜集人力需求的不安定性,公共机关组织形态转变为民营企业组织形态的过度期情况,以迅速正确的服务得到信赖的邮政 向着21世纪飞跃的邮政 以经营革新来展新貌的邮政 尊重客户价值的邮政 全体员工合心协力服务的邮政,对邮政事业本部 的7S 分析,需保障邮政部门业务运营的实际自律性 系统与局和课之间的功能连接好，且执行能力强,23,五、调整结构：强弱原则,强,强,强,强,强,重要性 紧急性 关联性,24,五、调整结构：论证原则与归纳原则,Need for action 需 要 行 动 的 理 由,vs. 相 对 于,Actions 行 动 的 内 容,As you suspected, some manufacturing flaws have hurt sales of Dynamo抯 new system LX 20 正 如 你 所 料 想 的 ， 生 产 过 程 的 瑕 疵 对 新 产 品 LX20 的 销 售 造 成 损 害,However, major cause of disappointing sales is Dynamo抯 unfocused marketing effort 然 而 ， 真 正 使 得 销 售 不 振 的 主 要 原 因 则 在 於 贵 公 司 市 场 营 销 的 重 点 不 集 中,Therefore, Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan 因 此 ， 贵 公 司 应 立 即 研 拟 一 份 更 明 确 强 调 重 点 对 象 的 营 销 计 划 并 开 始 实 行,Explicitly identify high-priority segments and their needs 确 实 找 出 高 优 先 性 的 客 户 群 及 其 需 求,Develop tailored promotions and sales aids 发 展 针 对 目 标 客 户 设 计 的 促 销 活 动 及 工 具,Establish appropriate customer contact and follow-up guidelines 建 立 合 宜 的 客 户 联 系 及 追 踪 制 度,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20 贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售,Dynamo should take immediate steps to develop and execute a more targeted marketing plan for the LX 20 贵 公 司 必 须 立 即 采 取 行 动 ， 研 拟 并 实 行 明 确 对 象 的 营 销 计 划 以 改 善 LX20 产 品 的 销 售,事实,分析,方案,25,五、调整结构：检查周密与完整,26,五、调整结构：周密与完整练习,27,案例：Ragu的困境,ARGUMENT 论 证 式,GROUPING 组 合 式,Kewpie新推出价格较低、口味较好的酱汁 Ragu改变其酱汁配方但客户不喜欢 美国的面食风潮已过 竞争对手们的产品较受客户喜爱 新的流行趋势是吃米食而非面食 Heinz成功地推出一项创新的意大利第一面酱汁 Ragu在酱汁中加重香料份量 意大利肉酱面再度被视为廉价、呆板而无趣的食物 Hunt以高品质的Donello系列产品而占有更大的市场份额 Ragu在酱汁中减少肉的份量 Ragu意大利面在美国的销售下跌，主要因为其反潮流而行的产品开 发作法及市场环境趋势的影响,28,案例：结构,Ragu 意 大 利 面 在 美 国 的 销 售 下 跌 ， 主 要 因 为 其 反 潮 流 而 行 的 产 品 开 发 作 法 及 市 场 环 境 趋 势 的 影 响 (11),Ragu 改 变 其 酱 汁 配 方 但 客 户 不 喜 欢 (2),竞 争 对 手 们 的 产 品 较 受 客 户 喜 爱 (4),美 国 的 面 食 风 潮 已 过 (3),Ragu 在 酱 汁 中 加 重 香 料 份 量 (7),Ragu 在 酱 汁 中 减 少 肉 的 份 量 (10),Heinz 成 功 地 推 出 一 项 创 新 的 意 大 利 第 一 面 酱 汁 (6),新 的 流 行 趋 势 是 吃 米 食 而 非 面 食 (5),意 大 利 肉 酱 面 再 度 被 视 为 廉 价 、 呆 板 而 无 趣 的 食 物 (8),Hunt 以 高 品 质 的 Donello 系 列 产 品 而 占 有 更 大 的 市 场 份 额 (9),Kewpie 新 推 出 价 格 较 低 、 口 味 较 好 的 酱 汁 (1),29,调整结构：其他,时间原则：过去现在未来 空间原则：由近及远，由内至外 问题 内外部原因 对策 分析(定量定性） FAQ 结束,30,六、完善细节：十个最有价值的技巧,31,完善细节：十个最有价值的技巧,一、文本提供线索而非消息 ( Clue instead of Message) 实操： 不超过五行 每行不超过十五个字 不超过三层结构 加新页胜过填满一页,32,案例：简练您的陈述,我们的产品价格比竞争对手便宜 30% 因为采取了先进的技术，系统效率大为提高 我们的服务包含硬件支持、软件支持与人员培训,价格优势： 30% 先进技术 系统效率 硬件 + 软件 + 培训 = 全方位服务,33,完善细节：十个最有价值的技巧,二、逻辑关系变成空间关系 ( Logic to Spatial),34,案例：逻辑变成空间,35,完善细节：十个最有价值的技巧,三、看见大图（See Whole Picture),36,案例：大图,海外新项目人力资源支持控制图,37,完善细节：十个最有价值的技巧,四、在叙述中保持结构（Keep Structure while Telling ),38,案例：在叙述中保持结构,39,完善细节：十个最有价值的技巧,五、数据图表化（ Data to Chart ),40,完善细节：十个最有价值的技巧,41,完善细节：十个最有价值的技巧,1,2,3,42,完善细节：十个最有价值的技巧,六、高度统一格式 ( Extraordinary Standardization),43,案例：高度统一格式,六,44,完善细节：十个最有价值的技巧,七、点亮重点 （ Lightening Keystone),45,案例：点亮重点,46,完善细节：十个最有价值的技巧,八、富于想象力地运用图片（Picture Says),47,完善细节：十个最有价值的技巧,九、少即是多（Less is More),48,案例：少即是多,49,完善细节：十个最有价值的技巧,十、关注开头与结尾（Opening and Closing),50,案例：强有力的结尾,51,附录：参考性的意见 - 1,52,附录：参考性的意见 - 2,不要用三维彩色图形，用平面单色的图形,53,第一部分：简报准备 第二部分：硬件准备 第三部分：演讲准备,目录,54,工具,翻纸板/白（黑）板 投影仪与镭射笔 下发资料(Handout) 麦克风 其他设备,55,翻纸板/白（黑）板,技巧：,常见的视听辅助设备,B原则： BLUE、BLACK、BROWM 并且BIG 重要的页面可以贴在墙上 不要边说边写 书写范围考虑听众的视野 避免过多背对听众 不要太多板书 不要将听众的视线挡住,56,投影设备与镭射笔,技巧：,常见的视听辅助设备,调置高度与角度：最佳视觉位置 调节室内光线 不要将身体投射在屏幕 不要长时间回头看屏幕，将背对听众。 讲解时不要阻挡听众视线 可关闭投影以吸引听众注意力 使用镭射笔（Pointer)指引听众，勿用手指 避免过度使用镭射笔(不是教鞭！）,57,下发资料（Handout),技巧：,常见的视听辅助设备,提供大纲，背景资料，补充材料 提供做笔记的空白 回顾的机会 满足听众心理 适当时间分发 会前 会中 会后 注意对散页编号,58,麦克风,优点与技巧：,增强声音的变化幅度 增强对听众的控制力 座式：斜30-45度 无线麦更为自然 休息或结束时关上 十人以下尽量不用,59,应注意的环境因素,常见的视听辅助设备,光线（窗户，灯） 温度 空间大小 有无外界干扰 空调或风扇位置（顺风） 安排设备（白板架，投影仪）位置 如果没有时钟 把表摘下，放在电脑旁 安排人在下面提示,60,座位排列方式,常见的视听辅助设备,常见的视听辅助设备,61,演示之前检查一切！,常见的视听辅助设备,常见的视听辅助设备,62,Market Survey 2002,Attrition Rate: 7%-10%,第一部分：简报准备 第二部分：硬件准备 第三部分：演讲准备,目录,63,请真正地充满激情。 “如果您为将要演讲的主题感到激动，您99%讲话的毛病就会消失。” -罗伯特·蒙哥马利,64,沟通的方式,演讲 = 演 + 讲,身体语言(Body Language) 声音话语 ( Verbal Language),65,身体语言,眼 神,手 势,表 情,移 动,站 姿,66,站姿,技巧： 尽可能要面对听众 位置变动，勿站着不动 不要挡住听众的视线 自然地站立 勿摇晃、抖动，过度倾斜,67,表情,技巧： 自然，如与好朋友相处 灵活，与内容配合 微笑与点头 演讲之前，在镜前做脸部体操,通过表情显示你的情绪。,68,眼神,技巧： 看听众的脸（而不是眼睛） 三至六秒每人 随机转到下一人 不要盯着讲议或投影,通过眼神表达你的信任与关注。,69,手势,技巧： 自然运用手势，与讲话配合 多用手掌少用手指 可适当夸张 不要交叉手臂或把手插入口袋,通过手势强化你的讲话。,70,移动,技巧： 向前=强化亲和力；向后=松驰缓和 不用背对观众讲话 关键点：停下,通过移动创造非正式的气氛。,71,沟通的方式,常见的视听辅助设备,身体语言(Body Language) 声音话语 ( Verbal Language),72,建立声音形象,音量：比平时略响 音调：比平时略低 语速：比平时略慢 使用重音强化细节 使用沉默吸引注意,通过前三个要素形成节奏与韵律， 但绝不要戏剧化或公式化。,73,几个场景的处理,怯场 处理提问 处理异议 听众走神 开场与衔接 团队演示,74,克服怯场,预备阶段 良好的休息 + 开始前3杯咖啡 第一分钟的演讲词 相信你比听众知道得更多,起动阶段 提前到现场和听众打招呼 握拳，轻扶讲台鼓励自己迎接挑战 深呼吸 开始时声音较大,结束阶段 最后一分钟的演讲词 总结切记精炼 感谢听众,过程阶段 寻找友善的脸或视线越过头顶 避免自我意识 记住你不能判断自己有多紧张,75,怯场是一种心理能量，把它转为活力，把投入到演说中去！,The day I lose my stage fright is the day I stop acting!,76,处理听众提问,负面问题 不要忽略 不必感谢提问者 直接了当地回答 不必与提问者眼神接触 回避并表示何时回答,正面问题 感谢提问者（赞美？） 借机重申重点 重复问题，以便其他人听见 与提问者眼神接触,如果没有人提问，您可以自己提问。,77,处理异议,保持幽默感 保持礼貌 给对方空间 让他们表达自我 寻求一般性的支持 让听众站在你这边 保持冷静,个人化 卷入争论 贬低对方 告诉对方他错了 过于关注他们 把听众推向对方 发火,78,听众走神,轻敲桌子 短暂停顿 问是否有什么问题 提高音量 提问他身边的人 走近学员,79,开场与衔接,开场： 自我介绍 激发的开场 与当前场景有关的开场 介绍大纲或框架,页之间的衔接： 先衔接，后换页 结束一页时保持眼神接触 介绍下一页继续保持眼神接触 换页，同时安静半秒钟 重新眼神接触，开始新的一页,80,团队演示,对演讲主题事先充分沟通 根据每个人的特点，分配角色和演示内容 观点保持一致 每个人都了解整体框架 减少不必要的重复 对时间预先安排，过程中严格控制 开场时介绍整个团队 总结保持精炼,81,通向成功之桥梁：彩排,对镜彩排 录音机/录相机彩排 请有经验的人旁观 检查问题 口头禅 过快、含糊 时间控制,通过彩排增强自信，减少毛病。,82,练习,题目：请讲述一件在工作或生活中最令您难忘或骄傲的事情。,每人演说限时：3分钟！ 演说准备时间：5分钟！,83,演讲重点词,激情 自然 彩排 听众,84,克服当众说话的恐惧，对于我们做任何事都会有极大的潜移默化的功效。战胜当众说话的恐惧，会使我们脱胎换骨，进入更丰富、更圆满的人生。 （美国）戴尔卡耐基,