【工作计划】行政部每周工作计划表格.docx

第 1 页 行政部每周工作计划表格1 特征码 VYoXPlyjbxmwcuqefkCI 一、 费用控制。 此项目和财务共同来完成。公司确定了各部门*年年度费用预 算后，各部门将以每个月的费用预算明细数据作为各项日常费 用控制的依据，进行合理采购及支出，行政部以月预算执行偏 差2%为月度费用控制目标，来开展此项工作。每月底各部门 进行费用汇总，如有预算超支的现象，行政部将督促费用超支 部门进行超支原因分析， 并在下月费用支出时进行控制和调整。 以保证全年费用控制目标的实现。 二、行政管理工作。 1）制度的监督执行与完善。 目前各部门的管理制度已建立起来，行政管理制度以员工手 册的形式传达至每位员工。08 年制度的执行力很差。在*年 的工作中，行政部将以“持续改善”为工作原则，以下达改 善通知单为主要方式，来加大制度执行力度。 2）公司会议组织及有关事项落实与传达 会议组织讲求效率，每次会议行政部至少提前 10 分钟做好会 议现场布置工作，并知会与会人员准时参与会议，以保证会议 准时召开。会议中有关事项的落实，行政部在 09 年度将不再以 第 2 页 会议纪要的形式进行记录，直接以事项责任书的方式进行 记录，并跟进落实事件进展情况。会议精神的传达由各部门执 行，行政部仍以抽检的方式督促传达情况。 3） 规范办公秩序与员工行为的引导。开展此项工作，以日常 抽检作为主体，当场发现，当场进行纠正引导，抽检次数每周 至少两次。 4） 公司硬件规划及管理，网络系统建设与管理。 公司的硬件规划以“提高客户满意度” “确系办公所需”等为 购置依据，结合各部门 09 年经营目标的设定，行政部拟出硬件 购置计划如下： 序号硬件名称购置数量用途放置地点拟购置时间 1 台式电脑 2 台客用网吧二楼顾客休息厅 20xx 年 4 月 2 台球桌 1 张客用二楼自由空间区 20xx 年 5 月 3 打印机 1 台行政办公用行政办公室 20xx 年 5 月 4 货架 2 张行政办公用二楼仓库 20xx 年 6 月 硬件购置回来后，由使用部门进行日常管理，行政部做月度使 用抽查记录。 目前公司的网站建设已开始，域名已申请到位，网站内容的更 新主要由 CR 部策划人员完成，行政部对更新频率从旁督促，年 度内网络信息更新目标为每天更新一次。行政部督察更新的频 率不低于每周 2 次。 公司日常网络维护和 DTS 系统的使用维护由行政部网管人员具 第 3 页 体负责，每周至少做一次全面检查，并做巡检记录。月底报行 政部汇总备档。DTS 权限分配情况，也由网管人员负责记录和 跟进。每月汇总一次。 5） 引导员有效实施及公司企业理念的宣讲与加强。 09 年引导员岗位将由保安兼任。在保证安全的前提下，对前 岗亭保安人员将安排具体的引导员岗位培训工作。首先让保安 熟悉引导员岗位职责内容，在此基础上，讲解 HMCI 对引导员在 流程中的角色定位要求，在具体的日常工作中仍将引导员工作 纳入流程考核内容，以考核结果来不断督促保安人员对引导员 工作的实施。 对企业理念的学习一般安排在晨会上进行，日常工作中有能积 极反映企业理念的事件，行政部将适时将以挖掘，进行积极正 面的企业理念。 6） 部门间协调与沟通 部门间的协调与沟通，有助于提高工作效率，减少内耗。但部 门间因职责不同，工作重点不同，常会有很多矛盾，行政部将 充分发挥“促进剂”的作用，积极调查工作事实，本着团队绩 效第一，安全及客户第一的原则，积极协调工作，化解各部门 工作矛盾，保障公司各部门之间业务的正常开展。09 年行政部 至少每周与各部门负责人就部门工作进行沟通一次，收集有关 工作协调的问题，进行妥善协调与处理。 第 4 页 7） 公司凝聚力建设 公司的凝聚力，有时体现在员工对于公司开展活动的积极参与 性上，有时体现在部门协作时的工作成效上，有凝聚力的公司， 员工精神饱满，士气高涨，团队绩效高。公司凝聚力的建设， 需要行政部长时间的投入精力，积极开展员工文化活动，公平 公正地执行各项管理制度，积极关注员工需求，同时让员工时 刻感受到公司给予的关注和支持。当员工对企业产生了强烈的 归属感和认同感时，公司的凝聚力建设也就有了成效。 三、5S 管理。 1） 卫生保洁与维护。店面环境管理中，以物业公司保洁员的 工作为主要管理对象，行政部实行日检制，每天至少抽查一次 卫生情况。对于不合格的地方及时提出整改意见并督促整改， 年度内目标设定为日缺失点3 个，为保证现场清扫及时率 10 分钟，需要业务部门工作人员的共同协助，为保证清扫及 时率的达标，行政部除了对内不断提高对保洁员的工作要求， 加强对保洁员的监督管理之外，在部门间进行工作沟通时，会 不间断地强调业务部 部门在此项工作中应起到的推进作用。如销售顾问送客户离店 第 5 页 后，发现没有保洁员及时清场，应立即知会保洁员清扫现场， 以保证待客环境的整洁。 2）绿化及环境维护。绿植的清洁工作及绿化率的提高是 09 年 与绿化相关的目标。行政部已向绿植租摆方提出绿植清洁一个 月至少两次。目前，绿植数量 120 盆左右，在不增加租摆费用 的情况下，一个季度内将陆续提高到 150 盆，以满足 HMCI 对于 店面绿化率的要求。行政部对于绿植的质量和清洁将以抽查方 式进行，一个月至少两次。另外，绿植摆放的格局在 09 年度将 以两个月一次的频率进行调整，以丰富店面装饰效果。 四、安全管理 1）门禁管理 车辆是门禁管理的主要对象。09 年此项工作的开展，以完善 和落实车辆出门制度为重点。目前行政部主要是日检保安车辆 记录，及查看出门证收取情况来衡量门禁管理工作是否落实到 位。08 年的工作中已反映出一些弊端，制度流于形式化，保安 安全意识不够，并不能 100%执行出门制度，09 年行政部将结合 现有车辆进出情况，重新编制记录表格，并加强对车辆进入情 况的核查工作。08 年保安工作会议对于安全工作的开展有所帮 助，在 09 年的工作中，将继续实施会议，并将门禁管理作为每 次的会议重点加以强调，对每月门禁管理中存在的问题进行总 结和改善，强化制度的重要性，提高保安对于车辆进出安全的 重视。同时，保安在制度执行中如出现执行不力的情况，行政 第 6 页 部将及时反馈到物业公司，督促物业公司加强内部管理力度， 从侧面强化我公司安保制度的执行。 2）安全保卫管理。 自 09 年 1 月起，行政部加强对保安的监管，实施白班签到， 及岗亭交接班制度。并对每个班次的工作职责进行明确，后期 将以书面形式落实到岗位及个人。岗位职责将作为对保安岗位 工作表现优劣进行评定的依据。目前店面人流量及车流量都较 小，行政部除了在门禁管理上下功夫，保证车辆安全，在 09 年 对于人员的进出也会予以重视。所有进入岗亭范围内的人员， 都必须询问来由，特殊人员及车辆进出要记录备查。 内部资产的管理以行政部为主，各部门协作进行。行政部每月 对固定资产进行清查，对调整，存库，报损的资产予以记录。 日常工作中发现不恰当的使用行为及时予以制止。 3）消防管理 “防大于消”是行政部进行消防管理的工作指导方针。行政部 拟在 09 年组织每季度 1 次的消防培训，强化消防意识的灌输， 同时，完善消防设施，每月至少一次对消防安全重点区域（地 毯区、烤漆房等）进行现场检查，发现有烟头焚烧地毯或易燃 物存放等消防隐患情况，进行及时的信息公布及督促改善，从 提高员工消防意识及消防行为自觉化两个方面开展消防管理工 作。 5.日常行政事务处理。 第 7 页 日常行政事务是行政部最基础的工作。在此项工作上，行政部 将以书面记录清晰可查、手续完备率 100%、办事效率高但忙而 不乱为工作指导方针来开展工作。 1）证照年审。行政部对需要办理手续的证照进行登记，提前确 定办理时间，安排在正常时间段内办理完企业证照和车辆证照 的相关年审工作。年度目标为办理及时率 100%。 2）资料管理。08 年公司的文件资料上半年度几乎无任何登记 和整理。09 年行政部将严格执行资料管理制度，进行资料分类 存档。文件资料收发登记率要做到 100%。 3）办公易耗品的采购与保管 行政部已通过 08 年第四季度的用量核算出每季度各部门办公 用品基本用量，自 09 年 1 月起，以季度为单位，由固定供应商 送货上门的方式进行采购。办公用品由各部门领用后，用量由 部门内进行控制，保管落实到各使用人。一年以上的耐用办公 用品依照以坏旧换新的原则，予以领用。 4）行政用车及公务车管理 目前公司并没有专门的公务车。因工作用车时，车辆驾驶员限 由通过了行政部驾驶考核的人员来担任。行政部在出车前以及 还车时执行验车制度。在进行验车时，如发现较为严重的车辆 损伤时，及时定责，进行处理。另外，行政部将关注公司车辆 的保养及外观情况，进行及时的清洗和保养工作。 5）报刊及印刷品管理 第 8 页 报刊杂志由岗亭保安进行收取，并填写收取记录。过期的报刊 杂志由使用部门进行存档，一定量后与废旧包装盒一起卖掉， 废品费用上交财务部。印刷品由使用部门按人数核发定用量， 以季度为单位找行政部领用，行政部进行领用登记，年末进行 消耗汇总。 6）钥匙管理 行政部按照钥匙管理制度，进行钥匙备用及领用登记，每季度 核查一次钥匙使用情况。 六、人员及组织规划。 09 年公司的经营目标决定了人员的规划及配置。行政部将在 第一季度着重开展人员规划和配置工作。 1 月份工作安排：1）进行工作岗位分析。确定各岗位人员任职 条件、工作职责、工作权限等，为人员引进后能很好地进入工 作状态做好必要的准 备工作。2）选择合适的招聘渠道。控制好招聘费用。3）准备 好应聘表、面试提纲等书面资料。4）确定一个适当的招聘周期 （15 天为宜） 。落实面试考官人选、面试地点以及面试方式。 2 月份工作安排：515 号：组织面试。15-20 号：进行甄选， 第 9 页 确定人选。21 号以后，实施新员工入职培训课程。 七、员工的培养及成长 员工的培养通过培训、选拔、职业规划等不同方式来实现。09 年行政部除了开展必要的新员工入职培训工作以外，根据各部 门培训计划，督促培训工作的实施，进行培训效果培训，不断 改进培训方式，以达到培养员工的目的。考虑 08 年培训实施情 况，09 年的培训计划按每周一次的频率来开展，员工较能接受， 且培训效果较好。另外，行政部将在 09 年在公司内部加强自我 培训和学习的引导。变被动受训为主动求知。 关注员工心理需求，根据员工特性制定适合的职业发展规划， 是稳定员工的有效方式。当心理需求适当得到满足，员工的工 作积极性和稳定性都会提高。行政部在 09 年度会加强与员工的 交流，每位员工每月至少有一次交流机会，及时收集员工思想 动态，对于不稳定因素及时地化解，引导员工认同企业文化。 八、绩效考核机制的建立与推行。 绩效考核机制的建立以激励员工发挥工作潜能为工作目标。首 先行政部将做好绩效考评的准备工作，如对员工进行分类，设 定各类别人员相适应的考评标准等。此工作拟在第一季度内完 成。 鉴于目前公司还处于初步发展阶段，人员配置较为紧张，行政 部实施半年度考评和年度考评。与考评工作相对应的设置则是 半年度以及全年度的调薪、晋升、或奖金制度的实施。考评实 第 10 页 施过程中，行政部将积极收集各方数据，对考指标的设定，考 评的公正性或其它方面进行不断改善。最终确定一个适应于企 业现状的考核体制。 推行绩效考核，需要各部门的共同协作，各部门负责人应能正 确理解绩效考核的意义及体制的实施方法，只有这样，才能在 部门内推行绩效考核体制。同时，在推行绩效考核前，行政部 将通过多种方式引导员工对绩效考核进行正面认知，理解绩效 体制实施对于个人职业发展的有利性。只有员工正确认识了绩 效考核，其推行的效果才会是正面的，积极的。在 09 年第二季 度会重点开展此工作。 九、薪酬及福利方案的优化与实施。 绩效与薪酬是密不可分的。在推行绩效考核机制的同时，薪酬 方案的调整同时要进行。依据绩效考核的不同评分标准，设置 对应等级的薪酬，这是较为直接明了又简单易行的方式。 十、员工关系建设。 员工关系建设工作的成效，很大程度上反映在员工队伍的稳定 性上。妥善处理好员工关系，不仅是企业社会良好形象打造的 侧面，更是企业寻求长远发展的致胜法宝。行政部除了开展员 工关怀工作，将引导员工与公司多进行沟通，多多发挥建设投 诉渠道的作用，拉近企业与员工的距离，增加员工对企业的归 属感。 十一、企业文化建设。 第 11 页 在 09 年的企业文化建设工作中，对外，行政部将向其它兄弟 单位积极学习，了解职能部门相关信息，进行积极必要的联络， 保障公司业务的正常开展。对内，计划每季度至少组织一次员 工集体活动，提升企业凝聚力。适时开展小规模的、有针对性 的竞赛活动，活跃企业氛围。拟在第一季度，组织员工进行 员工手册学习竞赛；第二季度，组织员工参加健康体验活 动，传达企业关怀；第三季度，组织防暑知识学习，第四季度， 组织以部门为单位的小型体育竞赛活动。