word使用技巧大全(论文编排技巧) (4).doc

实用 Word 使用技巧大全 目录 第一、WORD 问答 1 第二、论文 WORD 技巧小结 11 第三、用 WORD 排论文的技巧 12 第四、用 WORD 编辑论文的几个建议 13 第五、快捷键 .16 第六、功能键 .18 第七、WORD 表格处理技巧 .19 1 第一、Word 问答 1.问：Word 里边怎样设置每页不同的页眉？如何使不同的章节显示的页眉不同？ 答：分节，每节可以设置不同的页眉。文件页面设置版式页眉和页脚 首页不同。 2.问：请问 Word 中怎样让每一章用不同的页眉？怎么我现在只能用一个页眉，一改 就全部改了？ 答：在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一 下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具 栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同 前“两个字来了。 3.问：如何合并两个 Word 文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做 ？ 答：页眉设置中，选择奇偶页不同/与前不同等选项。 4.问：Word 编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同? 比如：单页浙江大学学位论文，这 一个容易设；双页：（每章标题），这一个有什么技巧啊 ？ 答：插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同。 5.问：怎样使 Word 文档只有第一页没有页眉，页脚？ 答：页面设置页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式边框 和底纹，选择无，这个只要在“视图”“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个 文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。 6.问：如何从第三页起设置页眉？ 答：在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有 页眉，把它设置成正文就可以了。 在新建文档中，菜单视图页脚插入页码页码格式起始页码为 0，确定； 菜单文件页面设置版式首页不同，确定； 将光标放到第一页末，菜单文件页面设置版式首页不同应用于插入点之后 ，确定。 第 2 步与第三步差别在于第 2 步应用于整篇文档，第 3 步应用于插入点之后。这样， 做两次首页不同以后，页码从第三页开始从 1 编号，完成。 7.问：Word 页眉自动出现一根直线，请问怎么处理？ 答：格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边；选中页眉文 字和箭头，格式边框和底纹设置选无。 8.问：页眉一般是 -，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，Wor d 中修改页眉的那根线怎么改成双线的? 答：按以下步骤操作去做： 选中页眉的文字，包括最后面的箭头 格式边框和底纹 选线性为双线的 在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线 确定 上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位 置 9.问：Word 中的脚注如何删除？把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个 格式还在，应该怎么办？ 答：步骤如下： （1）切换到普通视图，菜单中“视图”“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑 栏。 （2）在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删 除。 （3）再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删 除。 （4）切换回到页面视图,尾注和脚注应该都是一样的 10.问：Word 里面有没有自动断词得功能?常常有得单词太长了，如果能设置一下自 动断词就好了 3 答：在工具语言断字自动断字，勾上，word 还是很强大的 11.问：如何将 Word 文档里的繁体字改为简化字？ 答：工具语言中文简繁转换 12.问：怎样微调 Word 表格线？Word 表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条 线，可是一拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？ 答：选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行 press“Alt”，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都 调到最小值即可。 打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。 13.问：怎样微调 word 表格线？我的 Word 表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中 一条线，可是一拖就跑老远，我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办？ 答：可以如下操作： 按住 ctl 键还是 shift，你 have a try double click the line, try it :) 打开绘图，设置一下网格（在左下角）。使水平和垂直都为最小，试一把！？ press“Alt” 14.问：怎么把 Word 文档里已经有的分页符去掉？ 答：先在工具 选项 视图 格式标记，选中全部，然后就能够看到 分页符，delete 就 ok 了。 15.问：Word 中下标的大小可以改的吗? 答：格式字体 16.问：Word 里怎么自动生成目录啊？ 答：用“格式样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入-索引和目录 17.问：Word 的文档结构图能否整个复制? 论文要写目录了，不想再照着文档结构图 输入一遍，有办法复制粘贴过来吗？ 答：可以自动生成的，插入索引目录。 18.问：做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐？比如： 1.1 标题.1 1.2 标题.2 答：画表格，然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以 了，打印出来就很整齐。 19.问：怎样在 Word 中将所有大写字母转为小写？比如一句全大写的转为全小写的 答：格式-更改大小写-小写 20.问：在存盘的时候，出现了问题，症状如下：磁盘已满或打开文件过多，不能保存 ，另开新窗口重存也不管用。如何解决？ 答：把 word 文档全选，然后复制，然后关掉 word，电脑提示你粘贴板上有东西，要 不要用于别的程序，选是，然后，再重新打开 word，然后粘贴，然后，保存。 21.问：Word 中的表格一复制粘贴到 PPT 中就散掉了，怎么把 Word 里面的表格原 样粘贴到 PPT 中？ 答：1）比较好的方法是：先把表格单独存为一 WORD 文件，然后插入对象，选 由文件创建，然后选中上面的 WORD 文件，确定；2）还可以先把表格 copy 到 excel 中， 然后 copy 到 PPT 中，这个也是比较好的办法；3）可以先做成文本框，再粘贴过去；4） 复制粘贴，但是在 PPT 中不能粘在文本框里面；5）拷屏，做成图片，再弄到 PPT 里面。 22.问：有没有办法将 PPT 的文字拷入 Word 里面？ 答：另存就可以了。只要以.rtf 格式另存即可 23.问：用 Word 写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的 时侯，上一行的字距又自动变大了，这是为什么？怎么纠正啊？ 答：是因为自动对齐的功能，格式段落对齐方式可以选。还有允许断字的 功能如果 check 上，就不会出现你说的情况了。 24.问：在使用 Word 的样式之后，如标题 1、标题 2 之类的，在这些样式前面总会出 现一个黑黑的方块，虽然打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示 呢？ 答：“视图”“显示段落标志”，把前面的勾去掉。其实这个很有用，可以便于 知道哪个是标题段落 5 25.问：文章第一页下面要写作者联系方式等。通常格式是一条短划线，下面是联系方 式，基金支持等。这样的格式怎么做出来？就是注明页脚吗？ 答：插入脚注和尾注 26.问：文字双栏，而有一张图片特别大，想通栏显示，应该怎么操作？ 答：可以选择的内容，按双栏排。选择其他内容，按单栏排。 27.问：Word 里面如何不显示回车换行符？ 答：把视图-显示段落标记的勾去掉或工具-选项-视图-段落标记 28.问：有没有方法把 Word 里的软回车一下子替换掉？识别出来的文字全带着软回车 ，能把他们一次全删掉吗？ 答：查找替换，按 CTRL+H；软回车好象是l，在特殊字符里有 29.问：在 Word 里的框框里怎么打勾？ 答：画个文本框，文本框里写一个钩，然后拖过去；或者先在 WORD 里插入符号“ ”，然后选中“”，到-格式-中文版式-带圈字符-选“” 30.问：还是不行，这样拷过去的框框字体是 windings 的，而原来的是宋体的，两者 有很大的区别。 答：根据模板新建专业型传真，里面有框，双击后打勾，copy 就 ok 31.问：Word 中怎么在一个英文字母上打对号？ 答：透明方式插入图片对象，内容是一个 32.问：Word 里怎么显示修订文档的状态？文档修订后，改后标记很多，但是在菜单 里没有“显示修订最终状态”等，怎么调出来？ 答：工具自定义命令类别（工具）命令（修订）把“修订”等拖到 工具栏上 33.问：怎样把许多分开的 Word 文档合并成一个文档。我的论文是按照章节分开写的 ，但现在图书馆要提交电子版的学位论文，是一个文档的，我找了很多选项但好象不能合并 ，选择插入文件功能，可以加入内容，但文档中的页眉却插不进去，有谁有高见？ 答：acrobat6 可以直接把多个文档打印成一个 pdf 文档。可以提交 pdf 格式的论文， 先一个一个 word 文档转换为 pdf 格式的，然后在 pdf 文档菜单的文件菜单中，选上作为 p df 格式打开，追加上就可。 34.问：Word 里面要写方程式怎么办啊？ 答：插入对象公式编辑器 equation，如果没有公式编辑器 Equation，要自己从光 盘中安装，或者安装 Mathtype 公式编辑器 按右键把它拖出来插入命令自定义工具 应该是倒过来 35.问：想在 Word 里面表示矩阵，怎样才能画出那个很大的矩阵括号？ 答：装公式编辑器 mathtype 好了：） 36.问：Word 的公式编辑器怎么安装？ 答：工具自定义插入公式编辑器，把它拖到工具条上即可；或者安装 OFFICE 后 ，再次安装，选增加功能吧，会有提示的 37.问：Word2000 下调用公式编辑器的快捷键? 答：点击菜单工具-自定义，点击对话框下方键盘，在类别里选择插入，在命 令里选择InsertEquation，指定你的快捷方式 38.问：Word 中出现公式的行往往要比只有文字的行来得宽，如何把这些行改的跟只 有文字的行一样宽？ 答：段落行距设为固定值即可。这样会有一个问题，比如设置为 18 磅，有些公式符号 （特别是有下标的）不能全部显示打印稿可以显示。怎么解决这个问题？这个如何解决还需 要考虑。 39.问：我的文档就是公式多，应该怎么办？ 答：公式多的时候，最好的消除这个问题的办法就是每打几个公式就要存盘，如果连续 打太多，就会出现这个问题。出现问题的时候： 选中所有内容，ctrlC 把 WORD 所有文档关闭， 最关键：出现一条信息，务必选择“是” 重新打开 WORD 编辑器， ctrlV，粘贴 7 ctrlS，存盘 40.问：怎样在 Word 里面的公式编辑器中输入空格？ 答：ctrl+shift+space 41.问：如何使 Word 中公式全都小一号？一个一个选实在麻烦 答：在 Mathtype 公式编辑器中： 首先，在 Mathtype 中的菜单 Size 中选 define,定义所需的字号大小； 再次，在 Mathtype 中的菜单 preferences 中的 equation preference 的 save to fil e 存贮所定义的字号文件； 返回 word 中： 在 Mathtype 菜单中选 Format equation: 1）在 MathType preference file 中，选你刚才所定义的文件； 2）在 Range 中，选 Whole document。 最后，选 OK，即 OK 了。 42.问：如何将 Word 中的公式编缉拉到外面? 答：工具自定义命令插入右边找公式编辑器，往上拖 43.问：怎样可以去掉 Word 里面公式，或是图片上方总是出现的灰色的横条啊？以前 没有的，不知道怎么跑出来了，看着怪晕糊的。 答：工具选项-视图-域底纹，选不显示，或选取时显示，就可以了 44.问：整个论文用一个 Word 文档，太大，不好编辑，一个地方有增删，后面那么长 一个文档版面分布会变得乱七八糟，特别是图表之类的东东。想让每章的偶数页自动显示自 己的章号和题目，Word 里这个能够自动实现吗？ 答：不要整个论文放一个 WORD 文档，一章一个，然后每章就可以奇偶分开处理了 45.问：论文按照章节写的，想把它们合并成一个文件，并保持原有的文件格式。采用 了在文件末尾插入分节符的方法，但插入后有些文件的部分格式发生了变化，请问如何解决 ？ 答：用主控文档的方法比较好，在大纲模式里设置的；采取插入文件的方式，格式有些 变化 46.问：Word 里边怎么样显示行号？ 答：在页面设置那里，板式选项，最下面有个行号选项 47.问：Word 里面怎么插入半个空格？ 答：先在 word 的工具栏上，点中双箭头那个纽，就可以看到原先看不到的空格，然后 再编辑一下这个空格的大小，比如小五或小四什么的。 48.问：只要一回车，或是改变光标位置的任何操作，都会使上一行的）变成，有人 遇到过这个问题么？ 答：是不是设置了自动替换啊，符号里的自动替换看看吧！ 49.问：Word 有没有可以按单词的首字母进行排序？就是从 A-Z 进行排 答：表格中的内容可以按照拼音排序，弄到 excel 里，排序，再回来 50.问：怎么在 Word 里面打 R2? 答：先打 R2，然后用鼠标选中 2,同时按“Ctrl“，“shift”和“+“ 51.问：Word 中发现空格都是小圆点，是怎么回事情？每输入一个空格就出现一个小 圆点，怎么把它消除掉啊？这个空格会打印出来吗？ 答：不会打印出来，如果想不显示：工具选项视图 格式标记中前面的勾去掉即可 52.问：Word 如何使两个表格能排在一起？我做的表格每一个都比较小，但是表格数 比较多，我想两个表格排成一行，请问该怎么做？ 答：试试在局部分栏，每个分栏中一个表格。 53.问：为什么换机器打开 Word 文档排版变了？在一台机器上排好板的 Word 文档 换在另一台机器打开就变了？页码都不对了，怪哉。 答：是默认的页面设置不一样吧，或者版本不同 54.问：Word 里面插入表格的问题，同一表格前后两行被分在了不同的页上，想限制 他们在同一页怎么做？ 答：转换成图文框可能更容易排版一点，或者加个文本框 55.问：怎么在 Word 里画坐标图?在 Word 里有了坐标图，文字却加不加去怎么办? 9 答：作图时直接将文字加上去；word 中的绘图工具条，文字环绕里面寻找合适的方案 ，把图放在文字的底层 56.问：Word 文件有密码，怎么办呢？ 答：找破解软件，比如 advanced_office_2000_password_recovery_pro_v1.03，但 不一定好用。 57.问：怎么给 Word 文档加密？ 答：打开文档，另存为工具常规选项打开、修改权限密码，保存 58.问：Word 文件怎么转化为 postscript 文件？ 答：先转化为 pdf，然后打印到文件，通过 distiller 生成 ps。 59.问：Word 无法识别 origin 中的汉字怎么办？用 origin 做的图形中有汉字，copy 到 Word 中就成了问号，因此我不得不先用 export 把图形变为 jpg 文件才能解决这个问 题，有没有方便的解决办法？ 答：ORIGIN 里面的字体改成宋体或者仿宋 60.问：请教怎么把 Origin 中的图表拷贝到 Word？ 答：点 origin 的 Edit 菜单里的 copy page 到 word 里粘贴就行了 61.问：把 origin 的图复制粘贴到 Word，总有一大块的空白，这个空白有什么工具可 以去掉吗？还有就是用 Word 自带的图表工具画图时，也是有一大块空白去不掉，这个可 以解决吗？ 答：右键选择图片工具栏，点裁减 62.问：插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑 到顶端去，就是拖不下来，请问该如何处理？ 答：改变图片的属性，就可以了。 63.问：如何保证一幅图像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不会因为前面段落 的删减而位置改变？ 答：右键点击图片设置对象格式版式嵌入型 64.问：如何把在 Word 里面图形工具画的图转化为 jpg？ 答：另存为 html 格式，然后在 html 文件对应的文件夹里找 65.问：请问什么格式的图片插入 Word 最清晰？手头持有 png 和 tif 格式，复制粘贴 到 Word 中模糊一片，请问转换成什么图片格式用于 Word 最清晰？什么方法（插入图片 来自文件还是直接复制粘贴）对清晰度有否影响？ 答：emf，eps 等矢量图最清晰，不会因为缩放损失分辨率，而 jpeg，bmp 等点阵图 就不行了。 66.问：在 Word 中如何让图片的左、上、下边都是文本？ 答：在分栏的数量为 1 的情况下实现。图片选中后右键，设置图片格式-版式-四周型 就可以了 67.问：jpg 文件插入 Word 文件以后怎么让文件变小？jpg 格式图片插到 Word 文件 以后文件变的巨大，有什么方法可以让它小一点？最好能一张软盘放的下。 答：两个方法： 用 photoshop 改变图片的分辨率，当然要看得清楚，然后插入 word word 有强大的压缩功能，把文档另存为比如：temp.doc，看看是不是小了很多。 68.问：Matlab 仿真图片大家一般怎么弄到 word 里面的?相对横轴和纵轴修改一下的 说 答：一般都是在 Matlab 里面把所有的直接修改好了，然后再保存的时候用 jpg 格式， 在 word 中间导入就好了 69.问：如何向 Word 中的图片添加文本？想在图片上输入一些说明文字。 答：插入文本框，将版式设成“悬浮” 在 WORD 的绘图工具里面有个自选图形，找到你要的括号，直接在页面上画就可以了 。可以移动，大小也可以改。然后把他挪到文字边上，即可。一个小窍门就是用 CTRL+箭 头可以进行微调。 如果你觉得经常需要对这些文字编辑，怕图形错位的话，可以将需要的文字打在一个文 本框里，记得将文本框设置成透明无色的（这样就看不见文本框了），然后将文本框和你的 括号（或其他符号）组合成一个图形，就万无一失了。 70.问：AUTOCAD 的图拷贝到 Word 下如何处理? 11 答：有几种办法：一是可以在 WORD 中进行 CAD 编辑的方法：将 CAD 的背景设为白 色，然后将 CAD 窗口缩小，到你想复制的图形的大小，正好可以容纳就可以了，否则 WO RD 里面有很大的空白，然后，拷贝，选中所有的图形中的线条，右键。到 WORD 中粘贴 。二是，先转为 wmf 文件，具体先将窗口缩小，如上，然后，按 emport，选中线条，存 储。WORD 中，插入，图形，来自, 文件，找到文件就可以插入了。 71.问：文章用 Word 打开时，原有的公式全是红叉，以及 Word 中图变成 red cros s（红叉）怎么办？ 答：基本上没有办法挽救回来了，只能重新插一遍图。据微软的技术支持所说，红叉是 由于资源不够引起的。也就是说，如果你所编辑的文档过大，可能因为资源问题导致图片无 法调入，从而显示红叉。可是实际情况是，有时候所编辑的文档并不大，可是还是出现红叉 。这就可能是因为你设置了快速保存，在选项菜单中可以找到。 这是由 WORD 的文档结构所决定的。当你设置为快速保存时，每次保存的时候只是把 你改动过的部分添加到文档尾部，并不重写文档本身，以达到快速的目的。所以，你会看到 一个本来并不长的文档的实际大小可能有好几兆。当取消了快速保存后，文档长度将大大减 小。还有一个减小红叉出现可能性的办法是把图片的属性中的“浮动“去掉。这样可能在编辑 的时候有一定的困难，但是对于避免红叉的出现确实很灵。 再说一句，一旦红叉出现了，应该是没有办法恢复的，只有再重新贴图。 72.问：如果 Word 突然定在那里了怎么办？ 答：重新打开会回复，或者在 word 自身的 templates 里面找到近期文件，重写的不 用太多。 73.问：如何解决 word 说磁盘已满不让保存的问题？ 答：有时候，当要保存一个文件时，Word 会弹出一个对话框说是磁盘空间已满，无法 保存文件，可实际上磁盘上空间还很大。这是非常令人恼火的一件事情。这一信息最常见的 原因是 Temp 文件夹已经达到了一个文件夹中可以包含的最多文件数的上限。这时的解决 方法很简单：在【资源管理器】中右击安装有 Windows 系统的磁盘，在出现的快捷菜单中 单击【属性】，将出现【属性】对话框，从【常规】选项卡中选择【磁盘清理】按钮，此时 将出现【磁盘清理】对话框。执行磁盘清理完毕以后，Windows 会弹出一个新的对话框。 在【要删除的文件】框中选中【临时文件】选项，然后选择【确定】。Windows 将删 除临时文件。要人工删除临时文件，进入临时文件夹，删除任何旧的临时文件（临时文件以 波浪号开始，以tmp 扩展名结束），返回 Word，再次试着保存文件。如果此时还不能正 确保存文档，可以采取以下的方法，步骤如下： （l）按 CtrlA 选定整个文档。 （2）按 CtrlC 将整个文档复制到内存中。 （3）关闭 Word 程序。此时系统会提示：“您将大量文本放在了''剪贴板''中，是否希 望在退出 Word 后这些文本仍可用于其他程序？“。 （4）选择【是】按钮。 （5）重新打开 Word 程序。 （6）按 CtrlV，将复制下来的文本粘贴到新文件中。 注意：在删除临时文件时，可能会出现一个对话框，提示不能删除正在使用的文件。 这是因为 Windows 运行的时候，需要不断地用到一些临时文件。因而，在人工删除临 时文件时，试着在开始时只删除几个文件，然后对桌面上的回收站进行清空。否则可能无法 删除所有选择的文件。 第二、论文 Word 技巧小结 前一段时间用 Word2000 写论文，越来越觉得 Word 设计者独具匠心。我 从初中开始用 Word5.0，一直用到现在这个版本，其间用它排过两本书，大概用 过超过 80%的功能（粗略地按 help 统计），包括自己写宏和带对话框的 Word Basic，应该说比较有发言权。微软的东东总的来讲让我满意的很少（Windows 一日不消除蓝屏，就一日不能登大雅之堂），Word 算头一号。我看过一篇对微 软 Office 组总头的专访，他说市场调查显示绝大多数用户只用到 Word 很少的 一点功能，非常可惜。我相信这并非妄言。半月前我们实验室有个哥们说 vi 比 Word 功能强，我听着不服，让他举例。他说，vi 可以选定文本中的一列，Wor d 不行。我当时无言以对，因为我确实不知道 Word 里怎么选定列，EditPlus 或 者 UltraEdit 倒是可以，后来我看了帮助，才知道 Word 里按 Alt 拖鼠标是可以 选列的。再早些时候，PlateauWolf 曾经敏锐地观察到 Word 中文排版每行最后 的标点符号参差不齐，并因此大肆鼓吹 WPS 2000。我也是到最近才知道，Wor d 里有个选项，“排版时压缩标点间距”，把它关了就没事了。可见，往往弱的 不是 Word 而是我们。 第二、论文 Word 技巧小节 13 第三、用 Word 排论文的技巧 插公式时经常需要让公式居中对齐、行末的公式编号右对齐。只要设一个居 中制表位和一个右对齐制表位，输入时按 TAB 即可。建议居中制表位位置用字符 做单位，比如五号字体在缺省 A4 页面上是每行 40 字符，居中制表位就可以设 在 20 字符处。 我的公式编号用 SEQ 域输入，从“插入”菜单选“域”即可。这样做的好 处是如果我有 100 个公式，在最开始插入一个新的，那么这 100 个公式的编号 都要加 1。 如果手工修改会非常耗体，而 Ctrl+A 全部选定再 F9 更新域则十分快捷。 参考文献用尾注，也在“插入”菜单里。缺省的是上标格式，按 Ctrl+'+'可 以改成正常格式。好处也是可以自动排号。 图片说明用题注。一般排版要让题注宽度小于版心距，我用水平标尺上的悬 挂缩进加右缩进实现。 Word 表格中可以进行简单的计算。比如我有一个表格，让第三列的值显示 第二列比第一列多百分之几，用“表格”菜单的“公式”即可，不用 Excel 高射 炮轰蚊子。 对公式、尾注、图片、表格的引用一概用交叉引用，“插入”菜单下。好处 是可以做成超级链接，而且公式编号改动的话对这个公式的引用会跟着改。 所有的章节标题都用样式，并且用多级项目符号列表。好处是标题编号（第 几章、第几节）可以自动生成，可以在文档结构图（“视图”菜单）中浏览，可 以用垂直滚动条下方的定位按钮快速定位，还可以生成目录。我一般关闭“基于 所用格式定义样式”这个自作聪明的功能，所有样式都自己选。 我的图片和表格做成嵌入式的，这样不会乱跑。表格每个单元格水平垂直均 居中对齐（Word 2000 新增功能）。表格段落格式选“段中不分页”，这样不 会出现表格拆到两页上的恶心局面。 我的正文缺省样式是首行缩进 2 字符。输公式的时候要另起一行，但是逻辑 上它应该跟前面的文字算作一段（鼠标三击可以选定段），我用 Shift+Enter 小 回车搞定。每次要输入公式的时候，点到前一个包含公式的段，用格式刷复制即 可。 第四、用 word 编辑论文的几个建议 15 第四、用 Word 编辑论文的几个建议 由于各方面的原因，大家主要还是用 Microsoft Word （以下简称 Word） 编辑论文。Word 在写科技论文方面虽然有一些先天不足，但却提供了非常强大 的功能。如果不能充分利用这些功能，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。我 把自己以前使用 Word 的经验和教训总结一下，抛块砖。 原则: 内容与表现分离 一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，前者是指文章作者用来表 达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，而后者则 是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现， 例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同 的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言 自明。在排版软件普及之前，作者只需关心文章的内容，文章表现则由出版社的 排版工人完成，当然他们之间会有一定交互。Word 倡导一种所见即所得（WYS IWYG）的方式,将编辑和排版集成在一起，使得作者在处理内容的同时就可以设 置并立即看到其表现。可惜的是很多作者滥用 WYSIWYG，将内容与表现混杂在 一起，花费了大量的时间在人工排版上，然而效率和效果都很差。 本文所强调的“内容与表现分离”的原则就是说文章作者只要关心文章的内 容，所有与内容无关的排版工作都交给 Word 去完成，作者只需将自己的排版 意图以适当的方式告诉 Word。因为 Word 不仅仅是一个编辑器，还是一个排版 软件，不要只拿它当记事本或写字板用。主要建议如下。 1.一定要使用样式，除了 Word 原先所提供的标题、正文等样式外，还可以 自定义样式。如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要 注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。 对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式。这样做能大大减少工作量 和出错机会，如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式 即可。使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。 2.一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。如果你发现自己打了编号， 一定要小心，这极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设 置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见 第 x 章、如图 x 所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以 后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护 。并且可以自动生成图、表目录。公式的编号虽然也可以通过题注来完成，但我 另有建议，见 5。 3.一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中 文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进 等来进行。如果发现自己打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来 避免。同理，一定不要敲回车来调整段落的间距。 4.绘图。统计图建议使用 Execel 生成，框图和流程图建议使用 Visio 画。如 果不能忍受 Visio 对象复制到 Word 的速度，还可以试试 SmardDraw，功能不 比 Visio 弱，使用不比 Visio 难，速度却快多了。如果使用 Word 的绘图工具绘 图，最好以插入 Word 图片的方式，并适当使用组合。 5.编辑数学公式建议使用 MathType5.0，其实 Word 集成的公式编辑器是 它的 3.0 版。安装 MathType 后，Word 会增加一个菜单项，其功能一目了然。 一定要使用 MathType 的自动编号和引用功能。这样首先可以有一个良好的对 齐，还可以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距 都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。 6.参考文献的编辑和管理。如果你在写论文时才想到要整理参考文献，已经 太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同 时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。W ord 没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建议使用 Reference Manager，它与 Word 集成得非常好，提供即写即引用（Cite whil e you write，简称 Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信 息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生 成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和 更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正 文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说，本次输 入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。类似软件还有 Endnote 和 Biblioscape。Endnote 优点在于可以将文献列表导出到 BibTeX 格式，但功 能没有 Reference Manager 强大。可惜这两个软件都不支持中文，据说 Biblio scape 对中文支持的很好，我没有用过，就不加评论了。 第四、用 word 编辑论文的几个建议 17 7.使用节。如果希望在一片文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以 插入分节符，并设置当前节的格式与上一节不同。 上述 7 点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的 内容，文章的表现就交给 Word 去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关 的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下 Word 的帮助，因为 Word 早已提供 了足够强大的功能。 我不怀疑 Word 的功能，但不相信其可靠性和稳定性，经常遇到“所想非所 见”、“所见非所得”的情况让人非常郁闷。如果养成良好的习惯，这些情况也 可以尽量避免，即使遇上，也可以将损失降低到最低限度。建议如下： 8.使用子文档。学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格， 比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长 的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置 样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失 ，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比 先写子文档再插入到主控文档要好。 9.及时保存，设置自动保存，还有一有空就 Ctrl+s。 10.多做备份，不但 Word 不可靠，Windows 也不可靠，每天的工作都要有 备份才好。注意分清版本，不要搞混了。Word 提供了版本管理的功能，将一个 文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本 后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用 。还是多处备份吧 11.插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档 时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。 其他建议: 12.使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便 13.使用文档结构图让你方便的定位章节 14.使用文档保护，方便文章的审阅和修改 上面的建议并不全面，但相信比较管用。如果还有疑问，自己花些时间研究 一下 Word 的帮助，相信会有事半功倍的效果 第五、快捷键 Ctrl Ctrl+ShiftAlt+ShiftCtrl+Alt A全选 all 大写 allcaps显示所有标题 B粗体 bold 粗体 bold C拷贝 copy 格式拷贝 copy format 关闭预览 cancel 版权 copyright 符号 D字体格式 dot 分散对齐 distribute 插入日期 date E 居中对齐 Center 修订 edit 编辑邮件合并数 据 插入尾注 endnote F查找 find 定义字体 font插入合并域 插入脚注 footnote G定位 go to H替换 huan 应用隐藏格式 hide I斜体 italic 斜体 italic 预览 preview J 两端对齐 adjust K超级链接 link小型大写字母 预览邮件合并 自动套用格 式 L左对齐 lef 列表样式 list显示Listnum 域 M 左缩进 margin 减少左缩进打印已合并文档 批注 动词 margin N新建 new 降级为正文 normal 合并文档普通视图 O打开 open 标记目录项大纲视图 第五、快捷键 19 outline P打印 print 定义字符大小 pound 插入页码 page 页面视图 page Q 取消段落格式 quit symbol 字体 quick R右对齐 right 页眉页脚链接 注册商标 register? S保存 save 定义样式 style 拆分窗口 Split T 首行缩进 indent 减小首行缩进时间 time 商标 trademarkr m U 下划线 underline 下划线 underline 更新域 update 更新表格格 式 V粘贴 格式粘贴 插入自动图 文集 W 写盘关闭 write 只给词加下划线 word X剪切 标记 index entry Y重复 重复查找 Z撤消 默认字体样式 返回 0段前 6p 切换 1单倍行距 显示“标题 1” 应用“标题 1” 2双倍行距 显示“标题 2” 应用“标题 2” 3锁定 显示“标题 3” 应用“标题 3” 51.5 倍行距 应用“标题 3” 应用“标题 5” = 下标和正常切 换 上标与正常切换 第六 功能键 21 第六、功能键 Shift Ctrl Ctrl+Shift Alt Alt+ShiftCtrl+Alt F1 获得联 机帮助 Office 助手 内容 敏感 型帮 助或 展现 格式 定位至 下一域 定位至前一域 Microsof t 系统信息 F2 移动文 字或图 形 复制 文本 打印 预览 保存打开 F3 插入 “自动 图文集” 词条 改变 字母 大小 写 剪切 到 “图 文场” 插入“图