0301文书处理工作.doc

第一节 文书处理工作教学设计一、教学目标：（一）知识目标1、了解文书处理工作的内容及必须坚持的原则；2、掌握收文处理、发文处理的方法和程序。（二）能力目标能做好信函或文件的收文处理工作；能按照正确的程序处理好文件的拟制和发送工作。（三）素质目标培养学生日常生活、工作中细致谨慎、礼貌待人的作风和品行。二、学时分配：2课时三、教学重点：（一）文书处理工作必须坚持的原则。（二）收文处理的方法和程序。（三）发文处理的方法和程序。四、教学难点：收文处理和发文处理的程序。突破重难点的方法：通过案例展示的方法，给学生布置文书处理的相关人物，让学生按照正确的顺序完成文书处理。五、教学方法：案例分析法、讲练结合法、任务驱动法六、教学手段：利用多媒体辅助教学，通过让学生自主练习，提高效率，增强教学效果。教学过程设计：总体思路：通过案例导入，分析文书处理的内容、原则；通过任务驱动、实践训练的方法，学生切实掌握文书处理的程序。导言部分： 文书的处理是秘书人员的一项经常性的工作，需要秘书掌握正确的收文与发文的方法和程序，并且能做到细致、认真，不出纰漏。导入新课：案例导入3·1，通过分析案例，了解文书处理的内容和基本的原则、信息。点评：拆封信件看起来是小事，但是信件涉及的是公务信函的范畴，而且写明是要求领导亲启，秘书小L私自拆开信件并浏览了信件中的内容，这严重违反了公务文书的处理规范。虽然秘书进行了及时的更改并向领导表明了自己的错误，但这个事件应该可以作为一个警戒，是我们认识到文书的收发不是一件简单的事情，作为秘书人员必须掌握正确规范的收发文书的处理方法。一、文书处理的含义文书处理是指围绕各种文书资料的收受、传阅、制发、办理所进行的一系列管理活动，是秘书发挥助手作用的重要体现，是秘书的一项基础性、常规性工作。二、文书处理工作必须坚持的原则1、坚持及时高效的原则。2、坚持统一规范的原则。3、坚持保密安全的原则。三、收文处理含义：收文处理包括收受各种报刊、信函等信息资料的处理和收受文件的处理。（一）收受信函等资料的处理对各种报刊、信函、广告、电子邮件等信息资料进行分拣、遴选，将应该送交领导阅看、处理的资料及时报送领导，将无价值的信息过滤出来。1、拆封。用剪刀对各种邮件进行拆封，沿封口的边缘剪开，防止邮件内的信件、支票或其他贵重物件在拆封时受到损坏。对领导的私人信件或信封上写有“亲启”、“密函”等标识的信件，非经领导授权，不得随意拆启。检查邮件的内容是否完整，如有缺失应及时处理。2、遴选。对领导订阅或有关部门赠阅给领导的报刊杂志，秘书要及时送到领导办公室，放在指定位置上。对需要领导阅看或处理的信件，要将信封与信笺订在一起送交领导。对确有价值的邀请函、广告等信息资料，可根据领导的工作分工或特点，分送给有关领导或业务部门。3、登记。除报刊杂志外，凡需要送交领导的信件等信息资料，都要在登记册上进行登记，以便于查询其去向。登记的内容应包括：收件日期及时间、来件人、收件人、来件主题内容、来件去向、办理情况。4、送达。对呈送给领导阅看的信件等资料，要按其轻重缓急加以分类，放在不同颜色的文件夹内，将最重要的和需要办理的邮件放在上面，以便领导根据文件夹的颜色决定阅读和处理的优先顺序。5、存贮。对领导阅后的信件等资料，有批示意见的进入办理程序交由承办部门办理；没有批示意见的，按照一定规则分门别类进行存贮。对具有一定价值的资料，虽不需要领导阅看，但秘书认为需要保留的，也要加以存贮，以便领导需要相关资料时能够随时提交。6、销毁。对那些没有保留价值的资料，或已经处理完毕不具有继续保留价值的信件等资料，要用碎纸机及时加以销毁，以节省办公空间。凡有领导批示意见的信件，在销毁前要进行登记，以备查询。7、整理。定期对领导办公桌上的报刊信件等资料进行整理，对需要继续保留的分门别类存放到领导的文件柜中，其余的由秘书进行存贮，以保证领导办公桌的整洁。自己拿不准意见的，要请示领导确认后进行处理。（二）收受文件的处理收受文件的处理，是指文件从接收到归档前的运行、办理过程。1、签收。对接收的文件进行清点确认。对照发文通知单对所接收的文件件数、收件人进行核对，确认无误和没有破损情况后，在发文通知单上签署收件人姓名和收件日期。2、拆封。用剪刀沿套封的边缘小心剪开，防止损坏封内文件。拆封后，要核对文件资料是否完整齐全，如有缺失应及时与发文机关联系处理。对急件、密件要优先拆封，以保证优先加以处理。3、登记。按照上来文、下来文、平行文的来向，分别登记在收文登记簿上，登记的要素有：收文日期、来文字号、来文单位、文件标题、份数、秘密等级、收文号（流水号）、处理情况。4、拟办。秘书人员或办公室主任在对公文进行认真阅读分析的基础上，提出的处理建议。5、批办。是指领导者对来文提出的办理意见。批办意见要明确具体，操作性强；对涉及两个以上部门共同承办的，要指定主办单位和协办单位；对需要传阅或传达的文件，应明确具体的传达范围和时间；对下级呈报的请示，要提出办理或批复的原则意见。6、传阅。对于只阅不办的文件，一般采取传阅的方式，让有关领导和部门知晓文件的精神。传阅文件一是要迅速，尽量减少文件的流转时间。二是要有序，合理设计阅文流程，可先主后次，先急后缓，先内后外。三是要有度，即严格执行机关阅文的有关规定，范围内的，一人不漏阅；范围外的，一人不扩阅。7、承办。是指具体办理的部门对领导同志的批办意见进行落实和办理的过程。承办部门在接到交办的文件后，要按照批办的要求和时限认真进行办理，不得推诿、拖延，并及时将办理情况反馈给秘书人员。 凡须承办的文件，一般要由承办人填写承办结果报告单，注明承办的情况和结果，并署名以示负责，以备查考。8、催办。为了加快办文速度，落实领导批办意见，要建立催办检查制度。凡是领导有明确批办意见的，都要下发催办事项通知单，列入催办事项。催办工作要突出重点，分清轻重缓急，有主有次，急事急办。9、办复。收文机关对来文机关要求回复的请示、函等公文，在办理完结之后对办理情况作出答复。四、发文处理 发文处理是指机关内部为制发公文而进行的拟写、审核、签发、缮印及传输的一系列环节，是发文机关履行法定职责、表达自身意志和主张的具体体现。（一）发文应遵循的行文规则1、要注重效用。行文要有明确的意图和目的，应确有必要，不搞文牍主义。2、要依据职权。机关行文的前提，是其隶属关系；机关行文的基础，是其职权范围，不能越权行文。3、要党政分开。党的机关和行政机关是两套并行的组织体系，具有不同的职责和职权。在一般情况下，党的机关不能给行政部门行文，行政部门也不能给党的机关行文。4、要协商一致。凡是涉及其它部门职责的事宜，无论上行文还是下行文，都要事先进行沟通协商，取得一致意见后方可行文。5、要控制受文对象。向上级机关的行文一般只能主送一个上级机关，如果需要报送其他相关的上级机关，应采取抄送的形式。6、请示和报告要分开使用。请示和报告是两个不同的文种。请示是请求批准、指示或帮助的事项，是办理件，需要给予办理和答复；而报告是汇报工作、反映情况的，是阅知件，是不需要给予答复的。在报告中不能夹带请示事项，否则就有可能由于受理程序上的差异而贻误工作。7、公文抄送的规则。向下级机关的重要行文，应当抄送直接的上级机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应当同时抄送另一上级机关；上级机关向受双重领导的下级单位行文，应视文件的内容抄送受文单位的另一上级机关；因特殊情况必须越级行文时，应抄送被越过的上级机关；公文一般不得抄送领导者个人。 8、向上级机关请示的规则。在一般情况下，下级单位应向主管的直接上级机关请示问题，不得越级请示；请示应一文一事；请示只能有一个主送机关，不能多头主送；请示不能同时抄送同级机关，不能发给下级机关。（二）发文应把握的行文关系行文关系是指发文机关与收文机关之间的往来关系，是根据其所在组织架构中的定位及其职责范围确定的。1、上行文。是指下级机关直接报送给上级机关的公文，如请示、报告等。上行文要由机关主要负责人签发。2、下行文。是指直接发给所隶属的下级机关的公文，如通知、决定等。下行文由机关主要负责人或者其授权的其他负责人签发。3、平行文。是指向不相隶属的机关发送的公文，如函。4、泛行文。是指向社会公众公开发布、需要让广大群众知晓、了解的公文，如公告、通告等。这类公文可以通过新闻媒体或者张贴的方式进行发布。（三）发文应遵循的工作程序1、交拟。机关负责人向秘书交代文稿写作的任务和意图，使其按照领导的要求进行写作。领导者的交拟应明确具体，秘书应准确理解领导的交拟意图。2、拟稿。秘书根据领导的意图草拟公文和修改定稿的环节，它包括从收集材料、调查研究、构思、拟写提纲到起草和修改的过程。3、代拟稿。职能部门代上级机关起草、以上级机关名义发布公文的环节，这类文稿一般都是专业性比较强并涉及全局性的工作。4、会签。公文的内容涉及其它不相隶属机关的职权范围时，需要征得相关部门同意或配合并签署意见的行为，由秘书或发文机关领导主动进行沟通，取得一致意见后，相关部门的领导在文稿上签注会商意见。5、核稿。在拟定的公文文稿送交有关领导签发或会议讨论前，由办公室主任或部门负责人进行审核把关的过程。审核文稿重点要把好“四关”：一是把好行文关。二是把好政策法规关。三是把好内容关。四是把好文字关。6、签发。文稿经领导人的审阅签发后，才能产生法律或者法定效力，才能进入缮印程序。上行公文或其他重要的公文由企业法定代表人签发，并在文件主页标识签发人姓名，以示负责；下行公文由企业法定代表人或其授权的其他负责人签发；以办公室名义的发文，一般应由企业主管常务工作的领导签发。要坚持“先审后签”的原则。就是说，要先经过有关人员核稿后再由领导人签发，而不能“先签后审”，形成“逆行文”的状况。联合行文时，要由主办机关的负责人首先签署意见，然后再由各相关部门负责人会签。签发时，领导人要明确签署意见，如“发”、“速发”、“请某某同志阅后发”等，而不能只签署姓名。7、注发。领导人签发后的文件，由文秘人员加注有关必备的文件要素，使其规范、完整的环节。注发的内容包括，公文编号、发送范围、紧急程度、密级、发送方式、印刷格式等。文秘人员注发后，要请办公室领导最后进行复核。8、缮校。是指缮印与校对两个环节。缮印，以领导人签发的定稿为标准，经过打印、铅印或缮写誊清，制成正式文件的环节。缮印要清晰、美观、规范。校对，对打字排版后的样本进行校对，以保证公文的准确性。主要校对有无与原稿不相符或错误的字、词和符号等。重要的文稿要校对23遍，校对无误后，要在最后的校样上签署“校了”二字并署名，以示负责。9、用印。在缮印完毕的公文落款处加盖发文机关印章，是公文有效的标志。公文用印的要求是：位置准确、印记清楚。10、封发与分送。将印制完毕的公文按户装入封袋，发给受文机关。文件封发时，应填写发文通知单，写清文件的文号、份数、时间等，以备收文机关查收。 五、课上小结：本次课主要介绍了秘书人员在收发信函、文件时应掌握的规则、程序和方法。文书的处理是秘书日常事务中经常性的工作之一，要求秘书人员必须熟练掌握，并且尽量做到细致、谨慎，不出差错，否则会影响到领导工作的效果。六、学习建议：1、课堂认真听讲，配合老师讲授。2、切实掌握收发文件的方法，能够做到实践运用。