0404 会议控制.doc

会议控制1、会议的数量控制在实际工作中，会议的数量经常失控，造成非必要会议充斥其间，而真正需要开的会议淹没于会海之中而无法突出其作用。所以，进行会议控制首先应遵循尽量减少会议数量这一原则。控制会议数量的主要措施有：熟练应用包括会议在内的多种工作方式，如打电话、制发文件、亲自指导等，因情制宜，选择最有效的工作方式；建立严格的会议审批制度；提高会议的质量，避免及减少连带性的冗长会议；建立统一的协调机制，统筹安排各部门的会议，避免重复会议；定期对例会进行检查与分析，取消功能和价值不高的例会；合理设置组织机构，从机制上控制会议数量。2、会议的质量控制会议的质量表现为会议的效率。所以，要保证会议的功能和效率，就必须对会议进行有效的质量控制。衡量会议质量的主要标准：会议是否有召开的必要性和明确的目的性；会议召开的时机是否成熟；会议的规模是否适度；会议的节奏是否紧凑；会议的准备工作是否充分；会议能否有正面的实际效果。提高会议质量的主要方法有下列各点：严格执行会议审批制度，杜绝不符合程序的会议；充分有效地做好准备工作，特别是让与会者明确会议的宗旨和目的，以及掌握相关的文件和材料；尽可能地控制会议的人数，精干高效；会议的议题集中，会议日程紧凑；保持良好的会场秩序，创造良好的会议环境；实行有效的措施监督会议执行的全过程，保证会议的有效性；提高会议主持人的能力，有效掌控会议。充分利用电视、电话、录像、图板、照片、模型等现代化技术手段，提高信息的传递效率，改变传统会议模式，节省时间。3、会议的成本控制现代企业管理应该注重投入与产出的比例。因此，对会议成本的核算不可忽视。会议成本包括会议所花费的费用总和和与会者所消耗的时间资源。对于费用总和的计算，现在，国外流行一种计算公式：会议成本=2A×B×T其中：A为与会者的平均工资（以小时计）的3倍；B为参加会议的人数；T为会议时间。时间的价值目前还难以量化，一般用倒推法来计算。即假定与会者在这一段会议时间若不开会，而进行正常的工作所可能创造的价值。总之，要控制会议的成本，首先需要将会议的费用进行精确的计算，做出会议预算，对预算进行严格的审批。同时，强化人们的时间观念，提高办事效率，在减少会议数量的同时，也减少无形资源的支出。牢记要点合理的会议控制要做到：控制会议的数量提高会议的质量控制会议的成本