0404 如何做好会中工作.doc

如何处理好会中事务在会议进行的过程中，往往有许多会务工作需要处理。而这些会务工作的质量高低，会直接影响到会议的进程和效率。可以说，处理好会中事务是会议管理的最重要环节，它为会议的成功进行提供了条件和保证。一般来说，会务工作包括以下几个方面：1、会议签到会议签到是为了准确及时统计会议的出席人数。一般来说，与会者进入会场都要签到。并且，有些会议只有在达到规定的人数后才能召开。而准确及时的人数统计也为会议工作的有序安排提供了方便。会议签到一般形式有：（1）簿式签到。簿式签到是指与会者在专门准备好的签到簿上签名，表示到会。一般来说，签到簿应包含姓名、职务、单位等内容。采用簿式签到的方法，名单容易保存，方便查找，可广泛应用于小型会议。而对于大型的会议来说，签到的人数众多，容易拥挤，簿式签到则不太方便。（2）卡式签到。卡式签到是指工作人员事先把签到卡分发给每位与会者，与会者在卡上写好自己的名字，在进入会场时交给工作人员，表示到会。一般来说，签到卡应注明会议名称、时间、地点、座位号等内容。卡式签到较为方便，不会造成签到时的拥挤，但是，往往不方便查找人员。一般多用于大中型会议。（3）电脑签到。随着科技的发展，电脑签到这一先进手段更多地被应用。采用这种方式，与会者只需在到场时将特制的卡片放入签到机内，电脑就会将与会者的姓名、号码等信息传到会场的主机，即刻完成签到。同时，将签到卡退还本人。电脑签到有着准确、快速的优点，已更多地被一些大型会议所采用。此外，还有一些签到方式，大多根据会议的实际需要而运用。总之，会议签到是为了精确统计会议人数，保证会议能够顺利进行，必须予以重视。2、会场服务会场服务的好坏直接关系到会议能否有序进行，好的会场服务是会议顺利进行及圆满结束的必要条件。会场服务工作的内容比较多，主要包括以下几点：（1）引导座位。大多数会议的与会者座位都是事先安排好的，要求与会者对号入座。同时，工作人员要引导对会场不熟悉的与会者入座。一般情况下，为了方便管理与交流，往往安排以部门为单位集中就座。在一些大型会议中，由于会场较大，与会者人数较多，为了做好座位引导工作，可以在会场设置指示标记，或印制会议的座次表。以便引导与会者快捷、方便地入座。（2）分发会议的文件资料。会议中往往有文件和材料需要分发给与会者，这就需要工作人员及时地将其送到与会者手中。文件资料的分发有两种形式。会前分发：一般在与会者入场时，由工作人员在入口处分发；也可以在开会之前在每位与会者的座位上放一份文件材料。会中分发：在会议进行期间根据会议进程的需要，由工作人员将文件资料分发或收回。有些会议的文件资料需要收回，一般应在文件的右上角写明收回时间，以及由何人收回。收回的时候应予以登记，以免发生错漏。（3）维持会场秩序。在会议进行的过程中，为了防止混乱的发生，阻碍会议的正常进程，一般需要有工作人员维持会场秩序，禁止无关人员入场，保证会场的安全。在发生意外的时候，应及时做出有效的反应，制止发生的无序情况。（4）信息传递。在会议进行的过程中，会场往往与外界是隔绝的，需要会议工作人员传递信息，进行内外的联系，将一些紧急情况传达给与会者。但是，在信息的传递过程中，工作人员必须保证对会议内容的保密，防止泄密。3、会议记录一般来说，会议都需要有记录。会议记录包括两个部分：第一部分是记录会议的组织情况，包括会议的名称、时间、地点、与会人员等；第二部分是记录会议的内容，包括会议的议题、发言情况、通过的决议、决定等。会议记录至关重要，它是会议内容和进程的客观记载，同时，也是重要的档案资料。既为撰写会议简报和会议纪要提供了材料，又为日后检查会议的执行情况提供了依据。所以，必须认真地做好会议记录。会议记录有以下两种方法：（1）摘要记录。摘要记录就是摘录要义，记录会议的重点。例如发言者的发言要点、会议的决议等。摘要记录要求合理取舍，简明扼要，重点突出。用简捷的语言准确地表达会议的真实意思。因此，对记录人员素质的要求较高，不仅需要有速记能力，还得有较高的分析和语言概括能力。（2）详细记录。详细记录是按照发言人原话的方式，不加任何改动或概括，准确完整地记录会议的所有内容。这就对记录的速度有极高的要求。所以，为了更加详细及时地记录会议内容，记录人员往往运用一些速记符号。而现代化的会议记录，更多地使用录音机、速录机等设备进行记录。总之，会议记录要求真实、准确。这就要求记录人员对会议记录的工作态度必须认真，技能必须熟练，了解会议宗旨，具有较高的专业素质，才能胜任会议记录工作。会中事务，事无巨细，任何一个小小的纰漏，都有可能给会议造成无法弥补的损失，职业经理人千万不能疏忽大意。牢记要点会中事务工作的主要内容有：会议签到会场服务会议记录