0404 会议期间的会务工作.ppt

第四节 会议期间的组织和服务,第四章 会务工作,案例导入4·4,点评：会务工作是一项非常细致而琐碎的工作，需要秘书人员拿出百倍的精神和细心去完成。准备工作要细致，认真做好最后的检查与落实工作。同时，在会议召开期间的工作更是紧张的，不容忽视的。秘书人员要具备了扎实的基本知识、灵活机智的头脑和丰富的临场经验，学会应对突发事件的发生。,会务组的会务工作：,4,组织会议报道,1,2,3,进行会议签到,组织合影,安排好会议值班,议题,议程,日程,会议准备讨论研究问题的内容，是召开会议的核心。,对会议议题先后顺序的具体安排。,对会议议程和会议期间各项活动拟出具体的时间安排表。,议题、议程和日程的区别：,例会性质的会议,非例会性质的会议,1,2,确定会议议题：,例会性质的会议：,按照工作职责，定期讨论分析工作进展情况，审议并决定需要由集体研究决定的事项。,领导小 组会议,委员会,经理办 公会议,董事会 会议,www.themegallery.com,例会确定议题的程序：,确定议题,筛选议题,收集 议题,上司提出列入会议讨论的问题、下级机关或相关部门提请会议进行讨论决定的问题、上级机关要求贯彻落实的问题。,将筛选后的议题，连同相关 的文件、资料提交领导审批，由 领导最后确定会议议题。,根据领导班子的议事规则，根据会议的目的与任务，对收集到的议题进行筛选，并查找有关的文件、资料。,安排议题应注意的问题：,凡是领导职责范围内的事情，或者领导个别沟通能够解决的事项，一般不要提交会议讨论研究。,1,凡是不涉及全局性的重要工作和重大问题，一般不列入会议议题。,2,凡是涉及其他部门的职责，事前没有沟通协调，或虽经过沟通协调但未取得一致意见的，一般不能列入会议议题。,3,只有工作情况和问题反映，而没有明确具体的实施意见和可供领导决策的操作方案的；一般不能列入会议议题。,4,例会安排会议议程,特别重要的议题安排在前面，依照重要程度依次排序。 按照事物的习惯性顺序，尽量把同类性质的议题安排在一起。 特别重要的会议首先宣布并讨论会议议程，然后再安排研究其它事项。 要注意本公司章程中有无对会议议程的特别规定，如有明确的规定，按公司的章程办理。 保密性强的问题，一般安排在会议最后，如研究人事安排问题等。,包括领导讲话，大会发言 。,包括宣布表彰决定，进行颁奖，表态发言，领导讲话,由领导致辞，宣布会议的主题，然后进行座谈或 研讨发言，最后领导进行总结讲话,进行大会报告，然后主持人或领导作总结讲话,宣布立功奖励决定，进行颁奖，兄弟单位致贺词， 立功单位领导介绍经验，最后领导讲话。,纪念大会,表彰大会,座谈会和研讨会,报告会,庆功会,非例会性质的会议议程安排：,拟定会议计划：,确定参加会议人员名单，界定包括出席人员、列席人员、特邀人员以及工作人员在内的会议规模。 初步确定会议地点，是在公司的会议室、培训中心，还是租用酒店、宾馆；是在本地召开还是到外地开会。 确定会议的时间、会期及大体的日程安排。 确定会议需要起草和印发的材料。 拟定会议预算。会议经费应包括：材料印刷费、会场租金及布置费用、交通费用、住宿费用、餐饮费用、培训费用、旅游费用以及预算外支出等。 确定会议筹备人员。明确筹备工作总负责人或大会秘书长，进行人员分组并明确各自的责任及负责人。,会务组织机构：,