第8章　参谋与信息调研工作（第3版）.ppt

第八章 参谋与信息调研工作,第一节 秘书的参谋工作 第二节 信息工作 第三节 调研工作,主要内容,第八章 参谋与信息调研工作,电子教案模版配色（1）,学习提示,（一）学习目标 掌握秘书参谋的工作方法 通过适当的途径获得信息 选择合适的调查方式 熟悉调查报告的格式 （二）学习重点 秘书参谋的方法与技巧 （三）学习难点 参谋工作的技巧,第八章 参谋与信息调研工作,总经理秘书孙婷被提拔为办公室副主任 2013年12月24日，虽然已经立冬，但阳光隔着落地玻璃墙照射进来，办公室内的绿色植物显得生机勃勃，呈现出春日的气息。总经理孙婷正在专心致志地起草总经理在2013年度总结与表彰上的发言稿。这时，电话铃响了，总经理让她到自己的办公室来一趟。孙婷马上拿起本子和笔快步向总经理的办公室走去。 一进门，她看到总经理手里拿着她昨天交的报告，心里不免突突直跳起来。原来，总经理在几个月前的一次吃饭时，不经意间透露出公司有扩大规模，考虑成立一个分部的设想，孙婷就暗暗记在了心头，并列用工作之余的时间开始行动起来。昨天，她拿给总经理一叠厚厚的材料，一份计划书，包括分部设立的城市设想，市场调查数据，公司发展历史及趋势分析，甚至到部门设置，人员构成，资金预算等等需要的细节和数据都一目了然。总经理指着材料问：“这是你一个人弄的？”孙婷回答说：“总体构思是我根据您的设想，结合自己所学，用半年时间总结出来的。其中有关公司的一些具体数据，我请相关部门的人员指导得出的。”,引入案例,总经理面呈喜色，说：“小孙，你肯动脑筋，工作积极主动，值得表扬。你担任我的秘书有两年半的时间了，你在接待、沟通协调、会议管理、文书处理及综合事务等方面处理得都不错，我想把你放到办公室副主任的岗位上锻练一下，你看如何？”孙婷说：“王总，谢谢您对我的赏识与抬举，这两年多来，虽然我跟着您学到了很多，但我知道自己仍有许多不足之处，这么重要的岗位我怕自己担不起来，辜负了您对我的信任。”总经理哈哈大笑：“小孙，你完全可以的，我已经和人事部邓经理沟通过了。这段时间，你把工作向新秘书交接一下，春节后，直接到办公室上班就可以了。” 问题：分析案例，你认为孙婷在哪些方面值得你学习?,第一节 秘书的参谋工作,一、秘书参谋工作概述 （一）秘书参谋作用 1对领导思想具有充实完善的作用 2对领导决策具有辅助取舍的作用 3对领导工作具有提醒的作用,第八章 参谋与信息调研工作,第一节 秘书的参谋工作,（二）秘书参谋在具体工作中的体现 1起草与审核文稿中的参谋。 2调查研究和信息工作中的参谋。 3会务工作中的参谋 4公务活动中的参谋 5查办、督办、催办中的参谋 6协调工作中的参谋 7领导思想方面的参谋 8领导日常生活中的参谋,第八章 参谋与信息调研工作,二、秘书参谋工作的要领 微型案例,第八章 参谋与信息调研工作,第一节 秘书的参谋工作,第一节 秘书的参谋工作,二、秘书参谋工作的要领 1深入调查研究 2善于分析形势 3加强组织领导 4学会谋略比较 5掌握参谋时机,第八章 参谋与信息调研工作,小知识,实用范例 从触龙说赵太后，谈下属的参谋艺术 1察言观色，避其锋芒 2关心问候，缓和气氛 3大话家常，拉近距离 4投其所好，请君入瓮 5晓之以理，循循善诱,第二节 信息工作,第八章 参谋与信息调研工作,一、信息概述 （一）信息的主要内容,（二）信息的形式 1文字形态信息。 2声像形态信息。 3记忆形态信息。,第八章 参谋与信息调研工作,第二节 信息工作,二、信息工作的基本程序,第八章 参谋与信息调研工作,第二节 信息工作,一、调查的方法 （一）普查。普查是普遍调查的简称，是指一个国家或一个地区为详细地了解某项重要的国情、国力而专门组织的一次性、大规模的全面调查。 （二）重点调查。重点调查是一种非全面调查，它是在调查对象中，选择一部分重点单位作为样本进行调查。 （三）典型调查。典型调查是从众多的调查研究对象中，有意识地选择若干个具有代表性的典型单位进行深入、周密、系统地调查研究。 （四）抽样调查。抽样调查是从全部调查研究对象中，抽选一部分单位进行调查，并据以对全部调查研究对象做出估计和推断的一种调查方法。,第三节 调研工作,第八章 参谋与信息调研工作,第三节 调研工作,第八章 参谋与信息调研工作,微型案例,二、调查的形式 1发表调查 2问卷调查 3访问调查 4电话调查 5新闻媒介调查 6留置调查 7日记调查 8文案调查,第三节 调研工作,第八章 参谋与信息调研工作,问卷，就是根据研究课题的需要而编制成的一套问题表格，由调查对象自填回答的一种收集资料的工具，同时又可以作为测量个人行为和态度倾向的测量手段。 课堂讨论：有一位投资者，准备投资200万，在你家附近的一个商铺开设一个儿童服装商店。委托你设计问卷调查可行性，你将设计哪些问题？向哪些人进行调查？,三、调查问卷的设计,（一）问卷的结构,1前言 前言是对调查的目的、意义及有关事项的说明， （1）作用： 一要引起被调查者的兴趣和重视，使他们愿意回答问卷。通过对调查的目的和意义的描述，使被调查者认识到他们的配合，将会是多么重要； 二是打消公众的顾虑，争取他们的支持与合作。通过保证调查资料的控制范围，消除他们的戒备心理。 （2）前言的具体内容： 包括调查的目的、意义、编号、调查者的自我介绍，问卷的填写说明、回复问卷的时间和方法等。 为了给被调查者以良好的“第一印象”，前言的语气要谦虚、诚恳，文字要简洁、准确、有可读性。,微型案例 一份“2006届毕业生就业状况调查表”中的前言 亲爱的学兄/学姐： 您好，我们是在校大学生，为了解各专业大学专科毕业生的就业状况，以分析社会对各专业毕业生的需求趋向，给以后各届毕业生提供就业参考指导，我们利用业余时间组织了这次调查。这里要说明的是，本次调查纯属于学术研究活动，无任何商业企图，我们即不代表学院，也不代表某个企业单位，调查资料仅供我们自己研究所用，不会转交透漏给任何组织机构，故您不用担心由此可能引起的任何麻烦。 希望您能在百忙中抽出一点时间，回答下述问题。,2调查问卷的主体内容 问卷设计是否合理，调查目的能否实现，关键就在于这部分内容的设计水平和质量。,3附录 (1)作业证明记录 (2)一些图表的说明 (3) 结束语,（二）问卷设计的方法,1自由记述式 2填答式 3二元选择式 4多元选择式 5排序式 6里克特量表 7语义差异量表 8数值分配量表,微型案例,1.你用的手机是否是苹果品牌吗？ (二项选择法） A、是 B、不是 2.您选择苹果手机的原因有哪些？（多项选择法） A、外型时尚 B、颜色漂亮 C、品牌好 D、质量好 E、维修方便 F、价格便宜 G、功能多 H、其他 3.请将下列洗发水品牌依您的喜好按降序排列：( )（排序法） A、沙宣 B、力士 C、潘婷 D、海飞丝 E、舒雷 ,实用范例 调查问卷的问题设计范例 内容见第248页250页,（三）问卷设计的注意事项,1问卷的结构要合理 2问卷语句设计合理 3问题应能得到被调查者的关心与合作 4问题措辞要简单、通俗 5措辞要准确、单一,6避免诱导性提问 7提问要有艺术性，避免引起反感 8问题设计排列要科学 9问卷不宜过长 10有利于数据处理,1问卷的结构要合理,问卷的前言和附录部分要尽可能短些，以突出正文部分。 一般来说，问卷的开头都要向受访者简要介绍问卷的背景。这段文字口吻要亲切，态度要诚恳。 问卷的正式内容开头几个问题，通常是被调查者的基本资料，如姓名、年龄、职业、通讯地址等；若调查对象是经销商，则基本资料应包括企业名称、注册资金、年销售额等。但开头都应简洁明快，很快进入正题。,2问卷语句设计,(1)必须围绕调查主题设计，脱离了主题就失去调查意义； (2)语句中所运用的概念要明确，特别要具体，要尽量避免使用抽象的概念或一词多义的概念； (3)必须杜绝造成调查者与被调查对象之间产生歧义的概念，以免造成同一概念不同的理解。,3问题应能得到被调查者的关心与合作 例：如果向中国小学生调查美国总统的执政能力问题，是毫无意义的。 4问题措辞要简单、通俗 某VCD光盘生产厂家就市场潜力派员访问调查。 询问：请问您是否使用过VCD 2.0版本技术？ 使用过 没有使用过 不知道 分析提示因为不知道什么是2.0版本技术，有些被调查者可能已使用过却选择了没有使用过，所得的结果显然有误差。,5措辞要准确、单一,措辞准确是指不要使用含混不清的字词，如“一般”、“可能”、“差不多”等词的含义，常常是模糊的。 “您通常喜欢选购什么样的鞋？”（上班还是休闲？） 要尽量避免双主题问题。 客户对某产品的价格和服务质量感兴趣，询问消费者 “您对它的价格和服务质量满意还是不满意？”,6避免诱导性提问 （1） “××牌号的旅游鞋质优价廉，您是否准备选购？” （2）“这个月大部分都看过电影蜘蛛侠3了。您看过这部电影吗？”,蜘蛛语录：你是什么样的人，取决于你选择做什么样的人！,7提问要有艺术性，避免引起反感,A、您至今未买电脑的原因是什么？ （1）买不起 （2）没有用 （3）不懂 （4）软件少 B、您至今未买电脑的原因是什么？ （1）价格高 （2）用途较少 （3）性能不了 （4）其他 。,8问题设计排列要科学,问题的排列要有合理的逻辑顺序， 一般先要提出概括性的问题， 然后，由近及远，逐步启发；由简到繁，逐步深入，防止一下子提出复杂的问题，使被调查者感到厌烦。,9问卷不宜过长 一般控制在20分钟左右回答完毕为宜。时间过长会引起被调查者的反感。 10有利于数据处理 调查问卷应按计算机的处理要求来设计，最好能直接被计算机读入，以节约时间和提高统计的准确性。,四、调查报告的格式 1导语 即对调查目的、意义、性质做简要交代。 2调查结果及分析研究结论 这一部分是调查报告的主体，具体反映调查的结果及分析研究的结论。 3对策建议 就是根据调查结果及分析研究的结论，提出可行的咨询决策建议。,第三节 调研工作,第八章 参谋与信息调研工作,本章小结,第八章 参谋与信息调研工作,案例：调研与调研报告 内容略，请见教材第253-254页。 问题：为什么营销经理们的调研报告得到了重赏？,案例分析,第八章 参谋与信息调研工作,调研与调研报告 参考答案： 根据上述案例，公司派出的前三个调查队伍：推销员、厂长与财务部门都没有做深入的调查，就形成了调研报告，报告不但没有深度，而且对公司的正确决策没有起到辅助作用。而第四个调查队伍营销经理队则进行了全面深入的调查，形成了高水平的调研报告，对公司的决策起到了很好的辅助作用，给公司带来了可观的利润。因此调研报告是建立在充分调研的基础上的，如果没有全面深入的市场调查与研究，不可能做出高质量的调研报告。,1实训目标 通过训练让学生掌握调查的方法，对参谋有更深刻的认识。 2实训内容 以“秘书的参谋工作”为主题，进行社会调查。 3实训要求 （1）通过调查问卷方式，调查社会上的秘书工作者，了解她们在工作中的参谋方法、技巧及注意事项等。 （2）通过网络调查的方式，了解秘书参谋的方法。 （3）将上述两项调查综合起来，写一份不少于2000字的调查报告。,实践训练,第八章 参谋与信息调研工作,1什么是参谋？ 2秘书的参谋作用有哪些？ 3秘书参谋工作的要领有哪些？ 4调查的方法有哪些？ 5调查报告包括哪些内容？,课后练习,第八章 参谋与信息调研工作,