费用报销审批制度.doc

费用报销审批制度一、目的：为加强公司财务管理，规范费用报销流程,及时、高效地为公司各部门员工办理报销事宜。根据集团财务制度和黑龙江地区实际情况制定本制度。二、范围：黑龙江金域医学检验所有限公司全体员工。三、职责：1、经办人：负责报销单据的填写、粘贴；2、部门主管、经理、总经理：在审批权限内负责本部门员工报销单据的审批；3、财务部：负责报销单据的审核及款项支付。四、费用报销流程图： 出纳员付款财务部 审核总经理 批准部门经理签字核实经办人填写报销单注明：流程图内总经理批准为超出部门经理审批权限费用由总经理审批。五、费用报销单编制的具体要求：1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2、报销单据一律用黑色、深蓝色钢笔或签字笔填写；3、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；4、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；5、除携带贵重物品、大量现金、招待客人及其他紧急情况外，原则上不允许乘坐出租车，出租车票据请注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料。6、报销交通费须注明出差路线及各路线金额；7、报销差旅费须附经有效批准的出差申请单，报销业务招待费、礼品费须附经有效批准的特殊费用申请单；8、报销单填写内容须与附件内容一致（如报销事由为差旅费的，附件必须是交通票），原则上附件必须是发生业务时实际取得的发票，少数因特殊情况确实无法取得发票的，经领导核实批准后可用其他合法票据代替，但填报销单时应根据发票内容填写，同时在备注栏用铅笔注明真实业务情况以供核实；9、费用报销部门原则上填写承担发生费用的部门，公司一些日常费用，如场地租金、清洁费用、生活区饮用水统一放在行政部。如代为其他部门办理报销手续，填写承担费用的部门，并经承担费用部门主管签字确认；六、报销单据张贴要求：1、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；2、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；3、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；4、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块；5、报销票据在张贴时，审核人需完全清楚地审阅报销金额。七、差旅费报销管理办法1、因公出差的办理程序1.1因公出差员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人签署意见，总经理批准后方可出差。1.2出差人借款需持批准后的“出差申请单”填写“现金借款单”，由部门经理同意，总经理审批，财务部门负责人核准后方可借款。1.3凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线，增加天数、人数、改乘交通工具需经部门经理、总经理签署意见后方可报销。1.4差旅期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。 1.5新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的各项费用，包括单程路费及行李托运费用（毕业生除外）。特殊情况需要报销的，应由本人申请，报总经理审批。 2、费用标准A、交通工具标准乘坐交通工具一览表级别交通工具标准备注总经理火车卧铺、硬座、高铁、豪华大巴及飞机飞机8折及以下副总经理/总监火车卧铺、硬座、高铁、豪华大巴及飞机飞机7折及以下部门经理火车卧铺、硬座、高铁、豪华大巴及飞机飞机6折以下其它人员火车卧铺、硬座、高铁、豪华大巴及飞机飞机5折以下为提高工作效率，乘坐飞机与选择其他交通工具价格相差不大时可乘坐飞机，但以下情况例外：1、乘车时间在4 小时以内的原则上应选乘火车；高铁原则上均乘坐二等座次，因事情紧急等原因导致购买其它座次的需事情与主管审批领导申请，得到批复后方可购买乘坐，因无申请乘坐均按照二等座价格予以报销；2、各级别人员如需选乘飞机，应在相应级别可享受最高机票折扣范围内购票；3、如确因工作需要，必须乘坐飞机，但机票价格超过规定折扣范围的，需事前提交由主管审批领导及总经理签名同意的“特殊费用申请单”，交财务备案后方可乘坐；对未提前备案而超支的机票费用由个人自行承担。B、住宿、伙食标准级别住宿标准伙食标准备注省级城市/直辖市其他城市（业务部不享有）总经理50035050副总经理/总监40030050部门经理35022050其它人员（包括主管、区域经理及基层员工）150（如果两人合住，则标准为150；）120（如果两人合住，则标准为120；）502.1不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。不同级别的人员一同出差住宿时可享受最高级别所适用的住宿标准。2.2部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经总经理批准后方可乘坐飞机。2.3到达目的地后，除总经理外其他员工原则上（市内）不得打的，应乘坐公交汽车。业务人员因工作需要，紧急情况下打的，必须向上级电话申请，上级批准后方可实施。上级同意后，则报销单上需填写特殊费用申请单并说明情况，应在的士票背面详细注明时间、起止地点及事由，上级签字后可报销。区域经理，每周打的金额不得超过35元。业务员，每周打的金额不得超过25元。因招待客户等需打的的，应在的士票背面详细注明时间、起止地点及事由。2.4公司员工因公去各办事处的，原则上在办事处就宿。属公司派出长驻办事处且在当地租房住宿的配送人员不予报销住宿费，但因外出办公当晚无法赶回办事处的，可报销住宿费。业务人员在市场工作时，业务部经理可自行选择是否在办事处住宿。区域经理原则上必须在办事处住宿，如果特殊情况需要在外住宿，则上报业务部经理，业务部经理批准后可实施。2.5上述标准为一个标准间标准。同性2人一道出差住宿的仅享受一个标准间住宿标准。2.6因工作需要为客人代垫住宿费的，须部门经理同意后方可有效（如临时需要为客人代垫住宿费的，可先电话申请），代垫住宿费每晚超过400元的，须经总经理批准方可有效。2.7参加各种会议如住宿费、伙食费已含于会务费中的，不得报销住宿费、伙食费。2.8公司集体出外考察，其住宿费用由公司统一安排。2.9部门经理级别以上人员（包含部门经理）出差因公招待客人，或招待下属员工，其招待费已报销的，应扣除招待当天的伙食补贴。2.10业务人员出差不享受伙食补贴。但因公司层面原因受公司管理部门委派在外出差工作时，出差伙食补助按公司标准执行。 2.11出差6小时以上的按整天计算，给予全天伙食补助，不足6小时的给予半天补助。 2.12 北京、上海、广州一线城市出差住宿费按照集团报销标准执行。 八、其他费用报销管理办法。1、电话费标准（营销序列以集团费用报销作业指导书为准）1.1管理人员电话费标准级别费用标准备注总经理500元副总经理/总监300-500元营销序列500元，职能序列300元。部门经理200元由总经理批准其它人员50-100由部门申请、总经理审批1.2业务人员电话费标准级别费用标准备注业务部经理500元由总经理批准区域经理300元业务员200元其它人员50-100由部门申请、总经理审批 1.3新员工入职当月，按月电话费用标准与当月应出勤天数折算出每日电话费补贴金额，按实际出勤天数计算报销。2、 车辆补贴标准2.1 适用范围 本规定适用于黑龙江金域所有享受公司车辆补贴待遇的员工2.2 遵循原则1、 针对享受公司车辆补贴的人员制定固定补贴标准；2、 针对享受公司车辆补贴的人员规定特殊报销办法。 2.3 补贴标准2.3.1 日常补贴：（1） 检验业务部、特检项目部、市场部的经理、副经理每月固定车辆补贴2000元；用于在工作区域内的日常补贴。（2） 检验业务部区域经理、市场部主管、特检项目部主管等享受每月固定车辆补贴1500元，用于在工作区域内的日常补贴；（3） 检验业务部代表、市场部专员、特检项目部代表及专员、公司其他部门经理等享受每月固定补贴500-1000元，用于在工作区域内的日常补贴。（4） 其他员工，因需要申请补贴，由总经理与部门经理根据总部车补制度制定。注：日常补贴，需在购车前申请，部门经理、总经理批准后方可实施。2.3.2 特殊报销：享受公司车辆补贴的人员除日常工作所需外，接受公司其他任务安排，如接机（接待直属管理中心领导、学术活动专家等情况除外）或者超出日常工作区域内工作等情况参照以下办法： 1.公司按实际发生报销路桥费； 2.超出行程按照0.7元/公里报销油费；注：部门经理、特检项目部主管、市场部主管及非营销人员的日常工作区域为省会城市（包括归属县区），区域经理、市场专员、特检专员日常工作区域为所负责销售区域。报销时需附经有效批准的特殊费用申请单并详细注明业务发生的事由、路线明细，行程公里数，领导或客户的名单等信息。2.3.3 特殊申请批准及汇总因工作所需的特殊用车需要提前申请，程序如下：因工作需要提出超出日常工作区域驾车 电话向直接上级申请，批准后实施 完成后记下行车里程及路桥费 每月月底最后一天，实施人汇总本月实际情况，按照统一格式提交excel邮件，发送部门经理审核 部门经理审核后，再由总经理审核，审核后已签字的汇总表交财务部 实施人贴票，按照差旅费报销方式实施，路桥费不得使用代票财务审核，报销3、办事处房租费标准（适用于业务部、配送部） 因工作需要在当地市场租赁房屋的，应事先申请经部门经理同意，总经理批准，传一份至财务部方可租房。首次报销费用时由经办人出具“租房合同”及相关票据经财务审核，总经理批准后到财务部报销。报销的租房金额不得超过申请金额。4、开办费标准（适用于业务部、配送部） 4.1本处开办费指开发市场并已租住房屋一次性购置的相关费用，包括办公性低值易耗品（如桌椅及生活用床、灶、煤气瓶、碗具等）。上述费用发生前由经办人提具报告，部门经理审核,经总经理审批，传一分至财务部。费用报销时，经办人提具购货发票及购货清单经相关批准程序后方可报销。4.2各办事处配备电话需申请经批准后方可安装，公司可给予每部电话30-50元/月的费用定额，超支自付。4.3个人生活用品、用具、水电费等生活性费用不予报销。5、业务招待费5.1业务招待费是指公司内经理级以上干部及驻外主管级以上职员和营销系统内有关人员在承担难度较大的业务和重要接待活动中必要的费用开支。主要指餐费、礼品费、礼金等。5.2公司总部招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。5.3部门因公需招待时， 应采用事先申报制度。事先由相关单位填写特殊费用申请表，交相应部门经理审核，总经理审批。对采用先开支后申报的单据，财务部有权拒绝报销。5.4凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品）、礼金的，由相关部门提出申请，由总经理或其授权人审批后，方可执行。5.5报销招待费用时，应详细注明招待事宜、地点、金额。5.6各部门经理因工作关系或与下属员工沟通需要，可招待下属员工。招待费用的使用方法，同以上规定。 5.7 团队建设经费报销标准不超过60元/人/次。 5.8其它非公招待客人一律由个人承担。6、办公费用。办公费用系指公司管理部门使用的办公用品、办公用具及其它办公性消耗品。6.1办公用品、用具由供应部统一购买，统一管理。供应部应建立办公用品、用具进销存及领用登记制度。6.2各部门需用办公用品时，由各部门填写办公用品申领单，经部门经理签字后，到供应部办理办公用品领用手续。6.3每月供应部办公用品保管人员应按部门进行费用统计分析、发现异样应限制其领用。每月并按部门填制办公费用明细表。上报各部门。6.4财务部门应定期对办公费用的使用情况进行检查、监督。7、教育经费及培训费7.1教育经费及培训费用由总部人力资源部统一管理，统一安排。7.2费用发生前使用部门应向人力资源部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人力资源部审核后传一份至财务部门。7.3费用使用部门应严格按计划申请范围内使用费用。8、会议费8.1各部门因工作需要参加各种会议的，应填写参加会议申请单，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，经部门经理属实、总经理签字后方可前往。会议结束后应及时到财务部办理报销手续。8.2参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。8.3会后结束按财务规定严格、及时办理费用报销手续。报销单据后附参会申请表。9、借款标准9.1员工借款须有确实公务需要，个人借款一般不超过其2个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的签字审批人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。9.2试用期员工借支现金，须由正式员工担保，方能办理手续。若借款人未能偿还借款，担保人应负连带责任（未特别指明担保人时，现金借款单上的签字审批人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）。9.3员工因公务需借款时，应合理预计所需金额并填写现金借款单，经有效批准后到财务部支取现金。9.4办公人员借用公款，在原有借条未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。10、报销时限10.1费用类：原则上应在业务发生后7日内到财务部办理报销手续，考虑到业务部、配送部的差旅费发生较频繁，业务部、配送部人员的差旅费可由部门助理统一一周报销一次，如无特殊原因，对超过一个月尚未报销的差旅费原则上不允许再报销。电话费、油费须当月报销，超期不予报销。当年的费用必须在次年 1 月 31 日前报销完毕。10.2借款类：公务处理完毕，经手人应于7日内办理费用报销手续。无合理理由又逾期不办理财务报销手续的，不得再次办理借款，同时财务部有权通知人力资源部将借支款从其工资中扣除，直至扣完为止，并处以每人每次50元罚款以示惩戒。九、审批权限1、费用报销实行二级审批制度：一级审批由各部门经理、主管、区域经理实施；二级审批原则上均由总经理、副总经理二级实施。2、经总经理书面授权，各部门经理可在总经理授权额度内对本部门费用进行最终审批。3、财务负责人对单据进行复审，不符合要求的应退回报销人。十、处罚措施：1、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额10-20%的罚款。2、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额5%-10%的罚款。3、因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。十一、本细则由财务部制订并解释，修订和补充规定亦同。十二、本细则自2016年1月18日起生效。十三、附件出差申请单 日期：部门：姓名：职务：出差时间：出差事由：预计效果：出差人员：出差地点：出差天数：预计费用：乘坐交通工具：批准： 审核： 出差人：特殊费用申请单 年 月 日餐费 礼品费 固定资产 其他时间： 地点：姓名：（共 人）申请原因：申请合计（小写）:￥申请合计（大写）:备注：申请人：部门经理（签名）：总经理（签名）：参会申请表 日期：申请人部门参会人姓名及岗位申请会议名称及内容会议举办单位会议期间从 年 月 日到 年 月 日，共 天（或 小时）会议地点费用总计会务费用交通费用食宿费用参会理由批准： 审核： 申请人：