物业公司钥匙管理制度.doc

物业公司钥匙管理制度1 目的规范钥匙管理，保障公共设备、设施、财产安全。2 适用范围适用于各项目服务中心中控室、设备管理部、会所、客户服务部、办公室等钥匙的管理，适用于公司档案室的钥匙管理。3 职责 3.1 公司人事行政部/各服务中心指定专人：负责档案室钥匙的管理。3.2 各部门指定专人：负责本部门档案柜钥匙的管理。3.3 项目经理负责组织钥匙的接收及钥匙配制制度的审核。3.4 各部门主管负责各部门现场钥匙管理工作的全面指导、检查。3.5 中控室值班人员：负责所有钥匙（机房钥匙、公司钥匙除外），包括：工程机房外的设备房、设备箱、消防通道门、管理用房、资料室的保管及交接。3.6 设备管理部班长：负责机房钥匙、水表箱、电表箱、弱电箱的保管及交接。3.7 会所主管：负责会所钥匙的保管及交接。3.8 客户服务部：负责空置房和业户托管钥匙的接收和分类存放,及钥匙使用的把控和监督。3.9 秩序维护部班长负责办公室钥匙的保管及交接。4 定义无5 管理程序各钥匙归口部门或归口责任人应编制钥匙清单。5.1中控室钥匙管理:5.1.1 中控室值班人员是钥匙管理第一责任人，负责对钥匙定期进行盘点，更新标签。5.1.2 未经服务中心经理及部门主管同意不得将钥匙随意借给他人使用。5.1.3服务中心所有员工因工作需要需借用钥匙时，须经服务中心经理或部门主管同意，领用人须严格履行领用手续并填写钥匙借用登记表，不论当日工作是否完毕，所有钥匙应于工作完成时或当日下班时归还钥匙，于第二日重新借用，当日钥匙使用人发现钥匙未归还，应进行追索。5.1.4钥匙领用后必须随身携带，不可将钥匙随意离身放置或转借给他人，更不能让他人代还钥匙，严禁将钥匙带离小区，严禁未经部门主管许可私配钥匙。5.1.5小区公共区域的（水表箱、电表箱、弱电箱及电梯机房）等钥匙，在非紧急情况下，不得使用，应一直保持在封存状态。5.1.6所有借用钥匙必须在钥匙借用登记表上进行登记。对外借的钥匙接班人员要在当日追索。5.1.7归还的钥匙如果发现异常，应立即核实钥匙的真伪、变形等情况，不能使用或不慎遗失，必须即刻报告服务中心经理或部门主管，由服务中心经理或部门主管做出处理意见，中控室值班员在钥匙借用登记表备注栏内予以登记。5.1.8中控室值班员应每周盘查一次钥匙存放的数量是否与实际相符，并做好相关的登记记录。5.2机房钥匙管理:5.2.1电梯钥匙由服务中心电梯管理员（或电梯工）负责包管及使用，设备管理部班长备份一份，其余任何人员不得使用。5.2.2电梯维保单位人员，领用钥匙时，应办理登记手续。5.2.3电梯管理员调岗、调离本公司或在节假日、周末或调休期间，负责范围内的电梯钥匙要上交班长，由班长指定专人管理，并在钥匙借用登记表中予以记录。5.2.4服务中心任何人不得私自增配电梯钥匙。需配钥匙，需将所配钥匙数量、名称、用途，以书面形式报服务中心经理及部门主管批准后，方可配制。5.2.5所有机房钥匙，每月与台帐核对一次，确保准确无误。有不一致的地方，查找原因，必要时更改钥匙清单。5.3客户服务部钥匙管理:5.3.1 客服前台负责接收业户托管的钥匙，确保业户签订钥匙托管承诺书，并做好登记；5.3.2 当业主办理入住手续需托管钥匙时，须签订钥匙托管承诺书；5.3.3接收的钥匙须及时存放于钥匙柜，并标识，并及时在钥匙借用登记表中登记备份；5.3.4 钥匙领用须履行借用手续，并在钥匙借用登记表上登记签字；5.3.5 需借用钥匙时，借用人须填写钥匙借用登记表并签字确认，借用期间不得将钥匙转借给他人或过夜保留，如遗失，由借用人承担责任；5.3.6钥匙管理员须于每天下班前或次日确认钥匙的归还情况，负责追回未及时归还的钥匙，如有特殊情况，应在钥匙借用登记表的“备注”栏中予以记录，并向主管/班长汇报；5.3.7钥匙遗失后，借出钥匙的经手人须及时知会钥匙管理员和主管/班长，由主管/班长报告服务中心经理，得到批准后在钥匙借用登记表备注栏中说明；5.3.8空置房钥匙的领用须严格履行领用手续。5.4办公室和会所钥匙管理5.4.1秩序维护部班长保管办公室钥匙，确保办公室在无人状态下的财产安全。工作日每天早上7：00开门，晚上19：00锁门，如有办公室人员加班情况，则由加班人员离开时通知班长锁门。5.4.2会所班长保管会所钥匙，工作日每天8：00开门，晚上22：00锁门。5.5各部门（公司各职能部门及各服务中心）指定专人负责保管本部门档案柜钥匙，档案查借阅要履行相关手续，无人查借阅时保证档案室/柜的关闭状态,严禁本部门资料的泄漏。6 相关文件无7 相关记录7.1托管钥匙委托书7.2钥匙借用登记表