公司会计档案管理办法.doc

会计档案管理办法 （ 范本 ）为了加强会计档案管理，更好地为我公司各项工作服务根据,中华人民共和国会计法.和中华人民共和国档案法的规定，特制订本办法。公司应按规定依照本办法管理会计档案。 1. 会计档案是记录和反映公司经济业务的所有历史资料和证据。 具体包括以下专业材料。 1.1  会计凭证：是指原始凭证、记账凭证、汇总凭证。 1.2  会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产以及各种备查账簿等。 1.3  财务报告：包括月度、季度、年度的财务报告。财务决算、预算。 1.4  其他会计资料：包括财务快报、经济合同、财务数据统计资料、财产清查汇总资料及会计档案移交、保管、销毁清册。 2.  公司会计档案的管理工作包括：整理、分类、装订、归档、保管、查阅、销毁等内容。 3.  公司会计档案的整理、分类、装订管理由本公司计划财务部的档案管理人员负责。 3.1  会计档案的整理、分类： 3.1.1  整理工作要根据不同类别档案的特点定期并及时进行。 3.1.2  分类工作要依第三条中的标准进行归纳立卷，并顺序编号。 3.1.3  整理、分类工作要保证会计档案不遗漏、错乱。 3.2  会计档案的装订： 3.2.1  会计凭证的装订：一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管、归档。会计凭证装订前的应做好以下准备工作： 3.2.1.1  分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全； 3.2.1.2  按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数； 3.2.1.3  摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅并保持数字完整； 3.2.1.4  整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。 3.2.1.5  再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全； 3.2.1.6  记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。 3.2.2  会计凭证装订时的要求： 3.2.2.1  用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅； 3.2.2.2  凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证； 3.2.2.3  装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固、美观大方。 3.2.3  会计凭证装订后的注意事项： 3.2.3.1  每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章； 3.2.3.2  在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。 3.2.4  会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是： 3.2.4.1  账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。 3.2.4.2  活页账簿装订要求： 3.2.4.2.1  保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页并撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。 3.2.4.2.2  多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 3.2.4.2.3  在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。 3.2.4.3  账簿装订后的其他要求： 3.2.4.3.1  会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。 3.2.4.3.2  会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 3.2.4.3.3  封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分类明细账。 3.2.4.3.4  会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 3.2.4.4  会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。 3.2.4.4.1  会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订； 3.2.4.4.2  会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底； 3.2.4.4.3  按保管期限编制卷号。 3.2.4.5  其他文字资料的装订：按资料署名日期的先后顺序排列装订。 4  公司会计档案的保管采取分时段负责制当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由计划财务部保管一年，期满之后，应当由该部门编制移交清册，移交本公司档案室统一保管。 4.1  移交手续：会计档案在财务部门由经管人员向档案管理人员或由财务部门向同级档案管理部门移交时，均须按以下要求办理： 4.1.1  填写会计档案移交清册 4.1.2  在账簿使用日志栏填写移交日期； 4.1.3  交接双方按清册与附交档案核查无误后签章。 4.2  保管要求： 4.2.1  会计档案管理人员要填写会计档案保管清册，对会计档案实施科学管理。做到妥善保管、存放有序、方便查阅，严防损坏、散失和泄密。 4.2.2  会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适当的防火器材； 4.2.3  采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞； 4.2.4  会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀； 4.2.5  会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，防止潮湿； 4.2.6  设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案查阅登记簿。 4.3  保管期限：公司会计档案的保管期限，根据不同类别的档案、特点，分为5年、15年、25年和永久四种。 4.3.1  永久保管的会计档案：年度财务报告（决算）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、涉及外事的会计凭证及会计账簿、收购兼并及参股控股私营企业会计凭证、会计账簿。 4.3.2  保管期限为25年的会计档案：现金日记账、银行存款日记账、银行印鉴章。 4.3.3  保管期限为15年的会计档案：原始凭证、记账凭证和汇总凭证，现金、银行存款以外的日记账，各类总账和明细账，各类辅助账簿，会计移交清册。 4.3.4  保管期限为5年的会计档案：银行余额调节表，银行对账单，月度、季度财务报告，其他财务会计资料。 5  公司会计档案查（借）阅实行审批和登记管理。查（借）阅人须首先逐项填写会计档案查（借）阅登记簿并按如下程序报批： 5.1  会计档案原件原则上不得借出，确有特殊需要，必须报经本公司财务总监领导签批并由总经理批准。 5.2  公司内部财务人员查阅，须经本公司财务总监批准。 5.3  公司外部来员查阅，必须持有查阅单位说明原因的公函或文件并出示来员身份证件，交由本公司计划财务部校验后，报经本公司主管财务总监并总经理批准。 5.4  查阅会计档案时，任何人不得拆散原卷册，不得撤换会计档案原件，不得在档案中作任何标记。 5.5  需要复制会计档案时，必须报经主管财务总监并总经理批准。 6  公司电算化会计档案的管理 电算化会计档案是指采用电子计算机进行会计核算而形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他财务会计资料以及保存上述资料的软（硬）盘、光盘等磁性介质。包括存储在计算机硬盘中的记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算方式）等会计数据。 6.1  电算化会计档案应当保存打印出的纸质会计档案，并同时保存磁盘、光盘等介质。 6.2  电算化会计档案的保管期限、查阅、移交、销毁，参照前述有关规定办理。 6.3  电算化会计档案管理要作好防磁、防火、防潮、防尘等工作。对于重要的会计电算化档案，应准备双份，并放在两个不同的地方。 6.4  磁性介质保存的会计档案数据，要定期检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计数据丢失。 7  公司会计档案的销毁 7.1  公司会计档案保管期满，需要销毁时由会计档案管理部门提出销毁意见，经鉴定审查后，编造会计档案销毁清册。 7.2  公司会计档案报请销毁时，须填制并提经公司主管财务总监签批并由总经理审批会计档案销毁审批表 7.3  保管期满的会计档案中有未了结的债权债务问题须将与之相关的材料单独抽出，另行立卷，由档案管理部门负责管理。 7.4  销毁档案前，应按清册所列项目逐一核对，并由档案管理部门和计划财务部共同派员监销。 7.5  档案销毁后，由鉴销人员在清册上共同签字，并形成监督情况书面报告，一式两份，一份报本单位主管财务工作的领导，一份归入档案备查。 8  本规定由公司计划财务部负责解释。 会计档案保管期限表 11会计档案类别会计档案名称保管期限备 注会计凭证类原始凭证15年记账凭证15年汇总凭证15年会计账簿类总账15年包括日记总账明细账15年固定资产明细账（卡片）5年固定资产报废清理后保管辅助账簿15年财务报告类年度财务报告（决算）预算永 久月、季度财务报告3年包括各级单位、部门的汇总财务快报、文字分析。其 他 类会计移交清册15年会计档案保管清册永 久会计档案销毁清册永 久银行余额调节表5年银行对账单5年- 10 -