对外合同管理制度.doc

对外合同管理制度1 范围本标准规定了对外合同的起草、会审、签订、履行及终止的要求。本标准适用于集团及各单位对外合同的管理。2 术语定义2.1 合同合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止发事权利义务关系的协议。设立的合同，对当事人具有法律效力，当事人应当按照约定履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。2.2 合同管理是对外合同在起草、会审、履行、终止全过程的管理，包括资信调查、意向达成、合同谈判、签订、履行、变更与解除、终止及纠纷处理、合同的建档、保存等。3 职责3.1 合同承办单位负责合同条款的谈判、起草。3.2 法律顾问室为集团合同审查部门，负责对以单位名义签订各类合同的合法性和有关条文的法律依据进行审查并登记备案。3.3 总会计师、总工程师对签订前的合同及合同执行情况进行审查、监督。3.4 审计中心对签订前的合同及合同执行情况进行审查、监督。3.5 财务中心负责对合同资金的筹集、使用情况进行监督审查。3.6 集团办公室及集团授权部门（单位办公室等）负责合同印章、合同文本的管理工作。4 内容与要求4.1 合同管理的主要内容4.1.1 对外合同的范围包括：a) 与外单位签订的商品买卖合同、运输合同、仓储保管合同；b) 与外单位签订的各类基本建设、建筑安装工程合同、资产买卖合同；c) 与外单位签订的企业联营合同；d) 与外单位签订的土地征用合同、房产买卖、租赁合同；e) 与外单位签订的各类融资合同、财产、人身保险合同；f) 与外单位签订的各类广告合同；g) 其他以单位名义与外单位签订的合同。4.1.2 合同管理的内容：a) 建立健全本单位合同管理制度；b) 保管法人代表授权委托书、负责人身份证明以及授权的印章、合同文本；c) 制作各种规范的法律文书；d) 监督合同依法、依程序签订并履行；e) 建立合同档案，对合同进行登录、统计、保管及例行报表；f) 发生纠纷后，会同有关部门收集资料，确定纠纷解决方案；g) 其他合同管理工作。4.2 合同管理的基本要求4.2.1 合同管理实行分级管理和集团法律顾问部门归口管理的原则，并实行法人代表委托制度、承办人负责制度、会审制度和重大合同备案制度。4.2.2 集团各处室及各单位无权以自己的名义签订对外合同，但可以在法人授权范围内与外单位签订合同。4.2.3 每一件合同需由法定代表人或各单位主要负责人确定合同承办人： a) 承办人可以是与单位签定劳动合同的工作人员，但不得是临时性聘用人员； b) 承办人应依法律、法规及本标准进行工作； c) 承办人应对自商约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题应及时与有关部门及法律顾问进行协商，并以承办人为主进行解决。4.3 合同的审查与签订4.3.1 合同审查的基本要求： a) 合同的签订采用书面形式； b) 国家或行业有标准合同或示范文本的，可以采用； c) 当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电传、图表等是主合同的组成部分； d) 计划书、意向书、预算书等文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同； e) 合同的起草应由我方或以我方为主承担，语言应严谨、简练、准确； f) 合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释； g) 合同中涉及数字、日期时应注明是否包含本数在内； h) 合同文本应正式打印或印刷。4.3.2 合同构成要件：a) 合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式； b) 签约的目的和依据、标的、数量和质量，还包括检测标准和方式； c) 价款或酬金，包括支付方式、履行地点、期限、方式，履行地点优选我方所在地； d) 运输方式、包装、到达地点、质保期、服务年限等的约定； e) 争议解决方式及违约责任，变更或解除条件，争取约定出现纠纷时由我方所在地仲裁或人民法院管辖； f) 根据法律或合同性质应具备的条款或双方当事人共同认定的条款； g) 正副本份数、存放地点、约定联系方式、附件名称、签约的地点和日期；h) 签约各方开户银行及账号，签约各方公章或合同专用章，法人代表或代理人签章。4.3.3 授权委托要求： a) 法定代表人（或主要负责人）授权委托代理人签订合同时，应签署授权委托书； b) 授权委托书应明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的措词，禁止期限不清的委托。4.3.4 对外签订合同投资额审查程序包括： a) 对外签订经营合同时，由归口业务部门提出申请，各单位负责人在授权范围内批准，安排归口业务部门联系并确定承办人； b) 经营合同投资金额在100万元以上的或年度经营合同，各单位负责人要请示集团总经理，经审查签字后生效； c) 资产购置或工程合同由使用单位或基建单位提出申请，报分管资产及工程的领导审批。4.3.5 对外谈判人员： a) 签订合同时，一般应由合同归口单位与对方当事人拟定合同条款； b) 有关部门认为重要的或标的额较大的合同谈判，应有法律顾问、技术等专业人员参与。4.3.6 在合同签订前，应对合同对当事人的主体资格和资信进行了解和审查： a) 主体资格合法：具有经年检合格的营业执照，其核实的内容与实际相符； b) 标的应符合当事人的经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书； c) 由代理人签订合同的，应出具真实有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明； d) 具有相应的履约能力：具有支付能力、生产能力、运输能力等，必要时应要求出具其资产负债表、资金证明、验资报告等相关文件； e) 具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现实未涉及重大经济纠纷。4.3.7 合同承办人应根据调查结果提出审查意见书，并与有关真实资料一同送合同归口管理部门验核。4.3.8 合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同，必须签订合同时： a) 应要求其提供合法、真实、有效的担保； b) 以保证形式做出的担保，其担保人应是具有代偿能力的独立经济实体； c) 应对担保人适用本标准4.3.6规定条款进行审查。4.3.9 所有调查文本若为复印件时，应要求对方注明“与原件核对无误”或“与原件相符”字样，由核对人经办人签字并加盖公章。4.3.10 承办人与对方当事人基本拟定合同条款后，有关部门应做到： a) 将附有审核意见书的合同草案及与合同有关的证明材料提请本单位负责人、集团法律顾问、总会计师或总工程师、企管中心、财务中心进行审核； b) 本单位负责人、集团法律顾问、总会计师或总工程师、审计中心、财务中心在审查合同草案时，可根据需要，要求承办人提供与合同有关的补充证明材料； c) 参与审核的部门，都要由审核部门负责人及具体审核人员在审核意见书上签字； d) 审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言； e) 各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见书中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还承办人； f) 承办人修改之后应重新申请审核，各审核部门应及时提出审核意见； g) 各审核单位审核后，合同承办人报分管领导审批。4.3.11 法律顾问对合同的审核内容包括： a) 合法性： 主体合法，签约各主体具有签约的权利能力和行为能力； 内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖于法律、法规、政策，无规避法律行为，无显失公平内容； 形式合法，签约程序合法。 b) 严密性： 条款齐备、完整，文字清楚准确，设定的权利、义务具体、确切； 相应手续完备，相关附件完备，附加条件适当、合法。 c) 可行性： 资信可靠，有履约能力； 担保方式切实、可靠。 d) 合同承办形式： 承办人无误，符合规定程序，各审核部门审核意见书齐备； 合同文本文字无误，表述准确，正副本及附件份数完备。 e) 法律部门认为需审核的其他内容。4.3.12 财务中心对合同的审核内容包括： a) 资金、资产的合法性： 资金来源合法、资产的所有权明确、合法； 资金使用和资产动用的审批手续合法； 资金、资产的用途和使用方式合法。 b) 价款、酬金和结算的合理、合法性： 价款、酬金的确定正确、合理、合法； 资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法； 与资金、资产等有关的其他事项。 c) 索赔条款的合法性： 索赔条款计算准确，内容明确、具体； 索赔条款有无对我方显失公平的内容。 e) 财务中心认为需要审核的其他内容。4.3.13 合同承办单位及其他部门对合同审核的内容包括： a) 合同的经济性： 市场需求情况属实，寻价经济合理，质价、性价比高； 投入、产出核算经济、准确。 b) 合同的技术性： 工程技术依据真实、可靠，技术措施完备、可行； 技术标准、技术参数科学、真实。 c) 合同的可行性： 整体项目具有可靠性，经济效益或社会效益具有真实性； 资金使用效果的可行性和可操作性。 d) 合同的安全性： 如涉及到商标权、知识产权，已采取相应的保护或限制措施； 无损我方商誉、商业秘密及其他利益。 e) 认为应审核的其他内容。4.4 合同档案管理4.4.1 合同档案内容 合同档案管理实行台账登记制度，合同档案管理内容包括： a) 合同文本及份数、各文本存置记录； b) 承办登记； c) 合同附件、审查意见书及其他有关资料； d) 履行情况记载； e) 纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。4.4.2 各单位、各部门应设置兼职合同管理员，承办本单位、本部门合同副本的登录、保管、归档工作，协助合同承办人完成合同草拟、谈判会签、履行等工作。4.4.3 所签对外付款合同，合同承办人在合同进入履行程序时，须在财务中心备案合同副本一份，以便财务监督合同执行。4.4.4 经营合同的保管，分以下几种情况： a) 即时结算或在一年内执行完毕，且金额在100万元以下的商品经营合同，合同文本由各单位保管； b) 商品经营合同金额超过100万元，在合同签定后10日内，由承办人 将合同正本送集团档案室归档； c) 我方发包的与经营户签订的联营、租赁合同，由各单位保管。4.4.5 经营合同以外的对外合同，包括基建合同、设备合同、租赁合同等，皆由承办人在合同签订10日内，将合同正本送集团档案室归档。4.5 合同印章管理4.5.1 合同专用章由集团办公室或集团授权的部门统一管理。4.5.2 合同承办人在正式合同文本用印时，需办理合同用印审批单，由本部门负责人、单位负责人、集团领导批准后用印。4.5.3 印章管理人员要对合同文本及用印程序严格审核，无误后方可用印，并监督合同承办人进行用印登记。4.5.4 合同印章管理者，应避免： a) 合同专用章用于非合同文书； b) 非合同专用章用于合同文书； c) 在空白合同或空白纸页上使用合同印章。4.6 其他要求4.6.1 合同承办人向各有关部门提交合同草案时，应留35个工作日供审核。4.6.2 采用格式条款订立合同的，应以合理的方式提请对方注意免除或限制我方责任的条款。4.6.3 对方以欺诈等手段，或我方面因重大误解订立的显失公平的合同，任何个人或部门发现后应：a) 及时向上一级领导或法律顾问室反映情况；b) 由法律顾问会同有关部门准备材料制作变更与撤销申请，按原合同审批程序审批后，双方作变更处理或向人民法院提出撤销申请。5 检查与考核5.1 合同承办人违反承办程序，少一个环节扣1分，造成经济损失按责任赔偿损失，严重者按劳动合同法或法律法规执行。5.2 合同会审人员按分工承担会审责任，发现问题每处扣1分，造成经济损失按责任赔偿损失，严重者按劳动合同法或法律法规执行。5.3 合同印章管理人员用印手续不全，每笔合同扣1分，造成经济损失按责任赔偿损失，严重者按劳动合同法或法律法规执行。5.4 企管中心与各单位办公室每年度对合同执行情况检查一次，并进行考核。6 报告与记录a) 合同管理台账；b) 合同管理情况统计记录；c) 合同会审表。7 附录a) 合同会审表见附录A；b) 合同台账见附录B。附 录 A（规范性附录）合同会审表合同名称合同类型1、经营 2、基建设备 3、其他对方单位对方法人代表对方地址合同拟签时间合同承办人所属部门本单位负责人审核修改意见 签字： 年 月 日总会计师审核修改意见 签字： 年 月 日总工程师审核修改意见（基建工程及设备） 签字： 年 月 日法律顾问审核修改意见 签字： 年 月 日财务中心审核修改意见 签字： 年 月 日企管中心审核修改意见 签字： 年 月 日附录1、合同会审起止日期： 年 月 日 年 月 日2、合同附件份数：3、其他：附 录 B（规范性附录）合同台账合同编号合同名称对方单位名称合同类型合同标的合同价款（万元）合同起止时间承办人正副本份数及存放位置合同实施情 况过期标志开始结束