公司办公用品管理制度.doc

办公用品管理制度1.总则1.1 为加强集团公司办公用品管理，控制费用开支，合理利用办公资源，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。1.2 本制度适用于集团公司各部门；集团下属公司可参照本制度自行拟定办公用品管理相关制度，报集团审批备案后执行。2.办公用品分类办公用品按用途分为办公文具、电子办公设备、办公家具、接待用品与礼品和其他物品类。2.1 办公文具如笔、文件夹、抽杆夹、别针、胶水、书立、订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、割刀、钉针系列、削笔刀、胶棒、胶水、胶带、计算器、记事本、打印纸、复写纸、计算器、印泥、插座、墨盒、硒鼓等办公消耗品。2.2 电子办公设备如电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机、投影仪、扫描仪、服务器、路由器、交换机、碎纸机、电话机、移动硬盘、U盘、电子设备配件等。2.3 办公家具如文件柜、更衣柜、多屉柜、杂柜、保险柜、会议桌、办公桌、办公椅、沙发、茶几、空调、饮水机、白板、投影幕布、集体福利设施、装饰陈列品等。2.4 接待用品与礼品办公所需的接待品与礼品。2.5其他物品工装、工作器具、印刷品等日常用品。3.管理管理要求及职责分配3.1办公用品管理要求3.1.1 集团公司办公用品管理实行“统一管理、合理分配，谁使用、谁负责”的原则。3.1.2 办公用品的申领、采购、配发、使用保管、维护、调配、储存应符合程序并登记备查。3.1.3 办公用品应分类登记和管理。3.1.4 办公用品的使用应遵循集团管理规定与产品使用说明。3.1.5 管理部门定期盘点办公用品库存。3.2管理职责分配3.2.1 管理部门集团人力行政部为集团办公用品的归口管理部门，负责办公用品的采购、登记、配发和调配等。3.2.2 使用部门办公用品使用部门负责办公用品的申领、使用、保管、维护、报修等。4.办公用品领用申请4.1办公用品的领用申请由需求部门提出，并指定专人办理申领、领用、内部配发与报修工作。4.2需求部门每月申领办公用品的数量和额度原则上应不超出当月的财务预算范围。4.3办公用品申领4.3.1 计划内申领每月月底，各部门向人力行政部汇总申报本部门下月办公用品需求计划，申领物品的数量和额度在当月财务预算范围内。4.3.2 特别申领因业务情况变动等特殊原因，超出本月计划或财务预算范围的办公用品申领需求，须另行单独审批。4.4申领审批权限各部门办公用品需求计划由人力行政部确认、财务部审核，经执行副总裁审批后有效。5.办公用品采购5.1供应商选择5.1.1 办公文具等办公消耗品的采购应由人力行政部、财务部共同选择并确定二至三家指定供应商。每年年底，人力行政部组织进行供应商综合评估后对供应商做出续用或更换选择。5.1.2 无指定供应商的一次性采购必须进行询价和比价程序，填写办公用品采购询价单。供应商的选择应遵循货比三家的原则，如为单一供应商或独家供应商，人力行政部须加以说明或解释；5.2采购周期5.2.1 办公文具等办公消耗品于每月上旬集中采购；5.2.2 非办公消耗品按需求采购。5.3采购需求审批人力行政部比对办公用品库存与申领需求后编制采购方案，按集团采购相关制度填写物料采购申请单，报集团执行副总裁审批后实施。采购物品属固定资产范畴的应按固定资产管理制度办理。电子办公设备的采购在报批前须附由专业人员出具的性能与硬件配置建议。6.办公用品日常管理6.1办公用品验收入库办公用品采购到货时，由人力行政部按集团采购相关制度组织验收，入库单并按办公用品类别分类建账、登记、入库并保管。采购物品需要专业部门进行验收的，还需要专业人员验收签字。6.2办公用品领用办公文具的领用应由各部门指定的专人按审批后的办公用品需求计划领用和登记签收，并负责部门内部的配发和建账签收。办公家具、电子设备的领用应由使用人本人领用并登记签收，部门公用物品应由部门负责人登记签收。接待品与礼品的领用资格只赋予部门负责人及以上岗位人员，凭审批后的办公用品需求计划登记领用。6.3办公用品的使用和监管各类办公用品的最终签收领用人为该物品的保管责任人，对物品的安全合理使用和非正常损耗负责。属于固定资产范畴的办公家具和电子设备等，人力行政部应根据固定资产管理制度要求加贴固定资产卡片进行管理。办公用品的处置权归属人力行政部，其他部门和人员不得擅自处置。人力行政部对办公用品的使用进行监管，并根据相关规定处理违规行为。6.4电子办公设备的管理对于电子办公设备，人力行政部应对其主要硬件配置信息进行登记。电子设备及其主要硬件的安装、拆除、保养、检修或更换须由人力行政部进行或在人力行政部监督下进行，并登记备查。其他配件如鼠标、键盘等如已损坏需要更换的，在办理领用手续的同时应将已坏配件归还行人力行政部。电脑、传真机、服务器、路由器、交换机、照相机、摄像机、电话机、移动硬盘、U盘等涉及信息存储和传输的电子办公设备按集团信息化管理相关制度规定使用。6.5办公用品的调配应业务需要，人力行政部有权在集团内部调配各类办公用品，相关部门或人员应积极配合交接手续的办理。集团公司员工工作调动或离职前，办公用品应纳入交接范围。个人领用的办公用品应交还人力行政部，个人签收的部门公用物品应交由人力行政部指定的其他人员保管。6.6办公用品库存盘点人力行政部按月对库存办公用品进行盘点和登记，做到帐物相符。同时，根据固定资产管理制度要求定期对固定资产进行盘点。6.7责任与处罚6.7.1 出现下列情况之一的，给予警告处分，情节严重的给予 500元以下的罚款：不遵照正确使用方法进行操作的；擅自拆卸、改造设备的；对办公用品的使用不注重节约，存在浪费现象的；采购验收过程失职，造成实际物品与购买物品不符的；野蛮操作造成办公用品非正常损耗的。6.7.2 出现下列情况之一的，照价赔偿，并视情节给予不低于500元的罚款：故意或恶意损毁办公用品的；浪费现象严重的；擅自拆卸、改造设备造成设备损坏的；因个人保管不当，造成办公用品丢失的；采购验收过程失职，造成实际物品与购买物品不符，后果严重的；野蛮操作导致贵重物品损毁的；擅自出借或处置办公用品，造成物品损毁或资产流失的。7.附则第二十条：本制度解释权归集团公司人力行政部。第二十一条：本制度经总裁办公室讨论通过并由执行副总裁签字后生效,修改亦同。8.附件相关表格：办公用品需求计划办公用品采购询价单办公用品入库台帐办公用品出库领用台帐电子办公设备使用跟踪台帐办公设备维修申报单办公用品需求计划 部门： 时间： 年 月 日个人领用类部门领用类名 称规 格数 量预估单价需求人名 称规 格数 量预估单价备注预 估总价值-预 估总价值-备注：复杂办公用品如电子办公设备等可另附详细使用要求。经办人确认：日期：部门经理审核：日期：集团人力行政部审核：日期：财务部审核：日期：集团执行副总裁审批：日期：13办公用品入库台帐 类别：办公文具 办公家具 接待用品与礼品 其他序号名称数量单位单价（元）合计（元）入库数量入库时间123456789办公用品出库领用台帐 类别：办公文具 办公家具 接待用品与礼品 其他序号名称数量单位出库数量领用部门领用人领用日期123456789电子办公设备使用跟踪台帐序号设备名称规格/型号主要部件规格/型号编号领用日期使用人维护保养记录12345678910办公设备维修申报单申报部门申 报 人设备名称规格/型号故障表述：申请人确认：部门经理意见：集团人力行政部意见：办公用品采购询价单 办公用品名称： 采购部门： 采购数量： 序号品牌与型号主要技术参数供货商及联系方式产地性能说明市场单价采购单价总价合计让利说明询价人意见 经办人签字：采购部门意见 负责人签字：