某公司电子会计档案解决方案(单体企业).doc

某公司电子会计档案管理解决方案某公司远光软件股份有限公司2013年7月目录前言21.现状分析21.1 财务信息化现状21.2 存在的问题21.2.1 大量的核算软件历史数据何去何从？31.2.2跨平台数据如何实现统一便捷的查询？31.2.3 珍贵的电子会计数据如何确保安全性和保密性？31.2.4非核算电子数据如何高效管理？41.2.5数据零散分布下级单位，集团如何全局掌控？41.2.6如何安全有效地提供具有针对性的审计所需历史数据？（视客户需求而定。）42.业务方案42.1 应用架构62.2 管理功能概述62.3 业务实现73 预期实现价值83.1标准的数据整合83.2灵活的WEB统查103.3安全的存储管理123.4高效的非结构化数据管理133.5全局性的集团管理143.6 实现单年度审计数据的单独提供（对应1.2.6视用户需求而定）154 成功案例154.1重庆市电力公司南岸供电局154.1.1 客户概况154.1.2 项目背景164.1.3 项目效益164.2 其它成功案例165 技术方案175.1关键技术175.2技术架构175.3 系统安全195.4 关于系统的安全建议206 硬件配置及部署建议217 实施计划218 售后服务及技术支持22服务体系22服务计划24服务承诺25服务监督与投诉259费用预算26前言随着某公司财务信息化管理的不断开展与深入，企业的信息化建设得到了有力的加强与深化，为各公司的业务拓展奠定了坚实的基础。但面对日益严峻的外部环境，各公司还需要不断增强管理的精细化程度，在执行信息化建设的同时积极创新、不断完善，真正做到以信息化带动企业的发展，进而提升企业的综合竞争实力。某公司以XX为核心业务，具有信息化核算数据量大，管理复杂等特点。通过专业的数据管理工具对历史财务数据进行集中管理，全面汇总与查询，有利于保障公司各项经济活动数据的安全性，实现财务数据与财务管理系统的单独存放，实现财务数据的统一管理和多口径查询，为公司的各项决策奠定基础，发挥公司的经验效益，推动公司的科学决策，实现公司价值的最大化，并真正做到精细化管理和科学化管理。1. 现状分析1.1 财务信息化现状根据客户实际情况进行描述。（例如：某（集团）公司很早就开始了财务信息化的全面建设。截至去年，不论集团公司还是各下属供电企业都已全面运用财务核算软件等多种信息化软件，在提高工作效率的同时也推动了公司业务的快速发展。基于这种信息化巨大作用的切身感受，某公司在XX的信息蓝图下率先实施了财务管控，并取得了巨大的成效。）1.2 存在的问题XX企业随着财务信息化建设的不断深入，其管理模式从扁平化到立体化的转变，不同软件平台产生的财务信息化历史数据利用将会越来越困难，导致企业决策的时效性大打折扣；同时，对不同历史时期产生的财务信息化历史数据的维护也将越来越困难，这都从无形中提高了企业的管理成本。1.2.1 大量的核算软件历史数据何去何从？在过去几十年的信息化历程中，企业通常都累积了大量电子化的财务历史数据，不同的历史数据因时期不同存储于不同的系统中，企业往往就需要为此保留相应的财务管理系统及服务器等设备。在以往财务软件尚在使用的情况下，这些数据可以保存在原有的软件系统中，由维护人员确保其中数据的安全性和完整性。但随着财务管控后相关系统的停止使用和维护，这些数据的安全性如何继续保证，如何才能整合相关历史数据以有效降低财务历史数据管理成本呢？1.2.2跨平台数据如何实现统一便捷的查询？随着计算机操作系统的发展变迁，财务软件公司的此消彼长，财务软件版本的不断升级换代，电子化财务数据格式的不断发展变化，不同平台、不同版本、不同产品之间的电子会计资料格式常常难以有效兼容。这就使得核算数据的查询和管理变得异常复杂，财务人员往往需要在多个应用系统中反复切换查询，那么，如何对不同数据来源产生的核算信息化数据进行跨平台查询的问题已经显得尤为突出。1.2.3 珍贵的电子会计数据如何确保安全性和保密性？会计资料是记录单位各项经济活动的重要资料，是单位的重要资产，会计法、档案法对会计资料的入档管理有明确规定。但是，在现如今会计电算化普遍应用的情况下，很多企业还是只注重纸制会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料的保存，而忽视了计算机存储的会计文件数据，为企业增加了风险。根据电子文件归档与管理规范（国标【GBT 18894-2002】），以及新版会计档案管理办法的规范，强调有效管理电子化的会计档案数据与文档是提高会计档案信息化管理水平的一个重点，那么，如何才能保障以电子数据形式存在的会计核算数据不被任意篡改、查询、输出? 如何才能保障在复杂的物理环境下电子存储介质的安全性呢。1.2.4非核算电子数据如何高效管理？财务管理涉及各类原始凭证、企业管理制度、国家法律法规、资产管理条码与照片等文件，从纸质文档到影音多媒体资料，如何才能帮助会计从业人员从大量非结构化数据中高效查询，提高管理效率呢。1.2.5如何安全有效地提供具有针对性的审计所需历史数据？（视客户需求而定。）财务数据作为经营活动中的重要数据，也是审计部门常常需要进行监督、审核的数据。当审计人员前来采集某年度的数据时，一般的核算软件往往只能展示查询出所有年度的数据，而无法提供单年度的核算数据。 但考虑到财务会计数据对于企业经营活动的重大影响，如何安全有效地单独提供单年度的审计数据值得我们不断深入思考。2. 业务方案针对XX企业所面临的数据储存问题，远光公司在电力行业多年应用积累的基础上经过悉心调研，基于高效兼容、安全存储、规范管理、灵活便捷的管理思想，设计开发出远光电子会计档案管理系统。系统提供标准化的转换平台，将不同财务管理软件平台产生的财务信息化历史数据转换为统一规范的会计档案电子数据，通过数据整合将会计档案电子数据进行统一部署，并通过专业的电子档案管理硬件来保障电子会计档案数据的完整性与安全性，并支持以移动互联方式访问部署于应用服务器上的WEB统查平台，实现不同软件平台下所产生数据的统查，解决财务信息化历史数据跨平台的管理难题，帮助企业构建一个完整的软硬件结合的企业电子会计档案管理中心。2.1 应用架构2.2 方案概述远光电子会计档案盒是针对单体企业提出的规范、安全的硬件管理与高效兼容的跨平台软件应用相结合的专业方案，是为企事业单位提供“能够满足企业海量财务电子数据的收集、保存、查阅、档案化管理等需求”的新型智能档案存储介质，有效帮助企业进一步夯实财务基础管理工作，提升财务基础管理水平，满足政府相关档案保管法律法规要求，方案的主要内容如下：软件部分：l 文档管理：对企业财务或其他各种类型的文档进行分类管理，支持excel、word、pdf、图片等常用格式文件。l 档案管理：对会计档案信息进行管理，包含档案管理、档案借阅、档案销毁、案卷册号编排等功能。l 账务数据转换：系统支持将核算数据中的账套信息、科目体系、凭证、专项核算及清理、账户总账、明细账、科目汇总表等转换为档案信息。l 报表数据转换：系统支持将报表数据转换为档案信息，包括报表的基本信息和报表数据。l 固定资产数据转换：系统支持将固定资产数据转换为档案信息，包括基本数据、卡片数据、汇总数据。l 生成移动存储数据：系统支持把转换好的各项数据生成单独的可直接打开的会计档案数据文件，存储到常用的光盘、移动硬盘、智能手机等移动设备，随身携带，不用访问服务器就可以实现随时随地的移动查询。l 账务数据查询：系统支持查询会计档案数据中的凭证、账页、总账、科目汇总表等账务数据。l 报表数据查询：系统支持按单位、期间、报表查询会计档案数据中的报表数据。l 固定资产数据查询：系统支持查询会计档案数据中固定资产账套的卡片数据和汇总数据。l 其他信息查询：系统可查询案卷、档案借阅、财务文档、授权等信息。硬件部分：l 物理上高可靠：a) 高可靠性：防磁、防静电外壳设计，全封闭存储介质的防尘、防潮、防震技术，保证系统能长期、高速、稳定地持续工作。b) 高效率：采用专用的读写电路及缓存等装置，提高存储介质的读写寿命及性能。c) 便携易用性：设备体积小，重量仅1公斤，所有程序随插即用，无需安装、配置、维护，数据访问便携迅速。l 极高的安全性：a) 保密性：采用硬件加密技术，将加密单元放置在存储控制器芯片内，实现脱离了该设备数据就不能读取，保密级别更高、运行效率更高。同时，系统软件与设备进行授权绑定，避免未经授权对设备进行访问。可选以下三种身份认证方式：采用加密型USB Key，即在金融、税务等领域中，网络用户身份识别应用较为广泛的“电子钥匙”。插上钥匙，设备就能引导，否则系统无法运行，无法读取数据。采用RFID无线技术的智能钥匙，即感应式刷卡加密，在门禁、公路缴费、物流等领域应用广泛。该技术加密级别高，难以破解。因为无需接触，设备耐用性更好。具有方便、识别率高的特点。b) 硬件防毒：设备具有写保护开关装置，开关不仅仅是对日常操作的控制，更重要的是它能保证硬盘在特定场合不受病毒困扰。多数情况下，在查询会计档案的时候，病毒无法趁虚而入。c) 附加功能：Ø 内置远程备份功能以及备份工具，可以自动执行文档的定期备份工作。Ø 透过该档案盒的USB标准端口可以进行空间扩展，将外置USB设备内进行受控连接之后，可以复制或剪切档案盒内的数据。2.3 业务实现远光电子会计档案系统基于高效兼容、安全存储、规范管理、灵活便捷的管理思想，通过智能核算信息转换平台、档案信息管理、移动存储管理、WEB统查平台、专业硬件管理设备相结合等方式，对多样化的财务历史数据及档案资料进行统筹管理，帮助企业建立一套独立、完整、安全的电子会计档案管理体系。3 预期实现价值3.1标准的数据整合远光电子会计档案系统以国家制定的企业财务管理标准为依据，通过标准化的数据转换平台将各种各样的财务信息化平台上的历史数据整合为统一的电子会计档案数据，具有跨信息化平台的数据整合与高效的数据兼容的特点，既支持远光基础核算产品、财务管控、GRIS等产品的转换，同时兼容SAP、Oracle、用友、金蝶、久其、浪潮、数源、远方等目前市面上主流财务信息化系统，帮助企业实现异构财务数据整合管理，并有效降低财务历史数据管理成本。转换源选择转换过程3.2灵活的WEB统查远光电子会计档案系统WEB统查平台提供报表查询、账务数据查询、固定资产数据查询等会计资料的检索工作，如按科目检索总账、明细账、科目汇总表、按清理对象检索明细账、按凭证账户对应关系查找凭证等各种财务历史数据的日常应用；同时还提供会计档案案卷信息与电子会计档案数据间的关联穿透查询及强大的全文检索功能，通过WEB统查平台读取整合后的标准化电子会计档案数据，以移动互联访问的交互方式，帮助用户实现会计档案实物信息与电子凭证信息的高效互查，保障用户在海量数据中迅速、准确的找到所需信息。WEB查询主界面凭证穿透查询固定资产穿透查询报表查询3.3安全的存储管理面对会计档案安全应用与管理的高要求，远光电子会计档案系统采用了会计档案软、硬件建设双线并进的安全管理方案。 在软件环境建设中，通过档案中心、操作人员、系统功能、档案数据的多维授权验证与查阅登记以及严格的会计档案借阅管理功能，保障针对每一份会计档案的操作都在系统监控、有据可查的情况下进行。在硬件环境建设中，提供专业的电子会计档案盒，通过稳定、安全的Linux系统将档案数据封装入远光电子会计档案盒，在防水、防静电、抗摔、体积小的物理设计下，实现硬件加密与软件解密互相结合的多重保护，从而保障会计档案的安全性。3.4高效的非结构化数据管理远光电子会计档案系统通过多方式收集、多维度分类整理、集中管理、业务关联应用等功能，统筹管理大量的、格式种类繁多的会计档案非结构化数据资料，系统支持通过扫描、OCR自动识别技术、外部导入等方式将各类资料收集到会计档案资料库中，按照文件类型、名称、业务人员、采集日期等不同的属性进行多维度的自动归集。企业既可以根据自身管理要求设置相应的多级文件分类，自动建立全文索引，也可根据实际业务建立资料文档与会计档案案卷明细的关联，并通过WEB统查平台实现非结构化数据的全文检索与业务关联查询。帮助用户从收集、管理、利用三个方面对非结构化数据进行合理、高效的管理。非结构化数据管理流程OCR自动识别技术应用3.5 实现单年度审计数据的单独提供（对应1.2.6视用户需求而定）系统可以将转化的数据分时间段保存，一年保存一次，生成一年数据的文件夹，把这个文件夹拷到任何一台机器上，安装IIS组件并发布后都可以即可查询。如有审计部门前来采集数据，就可依据此步骤单独生成一份所需年度的数据，并把文件拷贝给他们。从而实现了单年度审计数据的单独提供，方便、有效地满足了审计部门的需求，减少了财务工作人员的工作量。4 成功案例4.1重庆市电力公司南岸供电局4.1.1 客户概况重庆市电力公司南岸供电局是重庆市电力公司的直属供电企业，承担着重庆市南岸区、巴南区、重庆市经济技术开发区以及江津珞璜镇1493平方公里的供用电工作。该单位在信息化建设上一直名列前茅，领导及员工的信息化意识强。4.1.2 项目背景在长时间信息化建设的进程下，重庆市电力公司南岸供电局也遇到了一些困扰，如财务管理系统中积累了较多的数据，使企业查询、存储数据越来越不方便。同时，企业还希望将不同时期、不同软件的财务数据储存在一起，方便保管与查询。4.1.3 项目效益通过使用远光电子会计档案系统，南岸供电局的数据存储和保管需求得到了满足，并获得了一些意想不到的好处。首先，服务器环境得到优化。通过将历史数据转换后存储，将客户的数据库成功瘦身，使服务器运行更加快捷流畅，无形中提高了财务工作的效率。其次，查询历史数据时更方便快捷。以往查询历史数据，需要在不同的账套、不同的软件中频繁切换，查找起来相当麻烦。现在使用系统很方便就能查询到任一时间、任何软件的财务数据，包括账务、报表、固定资产等，速度也比以前更快了。最后，提供审计数据时更方便。往年要向审计部门提供财务数据时，不得不将整个财务数据库拷贝给审计部门。现在使用系统就可以根据审计部门的要求提供任意时段任意种类的财务数据，既方便了客户，又便于审计工作的开展。4.2 其它成功案例国家电网公司、陕西省电力公司、云南电网公司及其下属单位、中国大唐集团公司等上千家单位。5 技术方案5.1关键技术会计档案基于SOA理念，采用Restful框架，使用B/S模式开发实现，以轻客户端为目标，兼容最新的HTML5和CSS3技术；服务端技术操作系统：CentOS5.6数据库：SQLite3.7Web服务：Tomcat7.0服务端语言：Java客户端技术开发语言：HTML+CSS，Javascript及JQuery操作系统支持：Win2000、XP、2003、Vista、Win7、Linux（建议）等浏览器支持：IE6、IE7、IE8、Firefox（建议）Safari、Opera（建议）等5.2技术架构系统采用转换工具和查询客户端分开管理，有利于数据安全。会计档案盒技术架构：5.3 系统安全为了确保财务信息的安全性，在现有的硬件环境、应用环境、网络架构下，除了操作系统、数据库系统、硬件条件级别上的安全策略外，系统所采用的产品内置了多种安全策略。具体如下：1、数据加密系统本身在数据处理的过程中，采用国际通用的高强度加密算法，对敏感数据的存放和传输进行了加密处理。即使非法登录用户成功连接了数据库，或是从网络上截获了合法用户的数据包，面对关键数据，他得到的也只是一堆无用的密文。转换后的数据文件和生成的光盘文件都是经过加密处理的，保证数据传递过程中的安全。2、分层部署采用三层结构设计的，可以分层部署：将数据库服务器和应用服务器部署在服务器子网中，通过防火墙与外网隔离；数据库只能在服务器子网中被访问；外部的客户端只能访问到应用服务器，无法访问到数据库服务器。这样，就从系统的硬件部署上确保了系统的数据库安全。5.4 关于系统的安全建议关于系统的安全性防护，需要企业的制度给予约束和保障。结合远光公司大量实施的经验来看，提出如下建议：1、系统运行安全管理为了保证系统的安全运行，必须建立健全安全管理责任制，明确安全职责，明确硬件、网络、通讯、传输等负责部门的安全管理权利和责任，对系统登陆账号、财务信息文件、系统运行设备等进行严格的控制和管理。2、数据安全备份财务信息系统的数据极端重要，目前省公司和下属单位的数据已经集中的省公司本部，因此必须建立严格的数据安全备份制度和异地冗灾策略，保证系统遇到灾难是能够快速恢复数据。备份方式可采用自动备份、手工备份、数据库备份、财务数据备份等多种备份机制。3、建立健全相关制度必须建立相应的岗位和责任制，工作流程和工作制度。只有将制度和系统安全策略结合起来才能有效地控制和保证系统的正常运行。6 实施计划项目实施组组长：XXX副组长：XXX,XXX成员：.组长职责：是系统建设的决策和指导者，负责审定系统建设方案，协调处理系统建设过程中各部门之间的关系，协调解决系统建设过程中遇到的问题，保证系统建设在统一的安排部署下顺利进行。组员职责：是物资系统建设的具体实施人员，负责起草物资系统建设方案，并按照审查通过后的建设方案有条不紊地开展工作，遇到问题应积极主动自行协调处理，必要时向领导小组汇报，及时完成物资系统建设的各项具体工作。实施进度安排内 容所需天数前期调研3数据整理5系统实施配置5系统培训工作3系统调试运行1系统验收交付2培训计划任务内容工期（工作日）备注最终用户技术培训培训系统管理员，使其能够正常管理和维护系统0.5技术培训资料最终用户操作培训培训系统的最终业务人员，使其能够正常的使用系统进行业务工作。0.5操作培训资料7 售后服务及技术支持服务体系可靠的售后服务和技术支持是业务运营系统得以安全、稳定和持续运行的前提和保证。在以一体化业务运行系统建设为目标的信息化建设过程中，选择与自身机构分布、经营特点、业务能力和客户关系相适宜的软件服务商就显得尤为重要。统一的服务网络远光公司在全国建有31个分支机构（如下图），各机构执行非独立核算，主要人员均从总公司派驻，工作任务和业务安排均接受总公司的统一调度和监督。这一服务体系的建设能为集团公司的各类服务，尤其是跨区型服务提供及时、灵活的响应和调度。快速的服务响应远光公司各地服务机构统一采用CRM（客户关系管理)系统实现全国服务联网，执行全国服务的统一调度和监督。不仅具备为客户提供7*24小时不间断服务响应和2小时现场达到的服务能力，还能有效实现跨区服务的协调与跟踪。可信赖的服务团队所有远光公司的业务服务，均按照事先ISO流程进行记录，并定期为客户及其上级机构提供服务分析报告。无论客户在哪里，远光服务工程师都会按期执行上门拜访计划，保持与客户间的紧密联系，建立周期性的交流。对于关键客户远光公司还配备客户经理以提供专项服务。专业的服务技能远光公司服务人员上岗前均经过系统的专业技能和服务知识培训，并进行严格的技能考核。所有服务人员均在专业培训讲师的指导下完成必须的计算机、会计和电力行业等基本知识的培训，并通过YGCP（远光技术认证专家）专业认证资格考试，且均有多年从事财务信息化的服务经验。全方位的服务业务远光公司为客户提供的服务业务覆盖企业信息化的全过程，涉及IT咨询规划、系统设计、系统实施、运行维护、客户培训等各个领域（如图）。并且根据用户服务协议为客户在特定时间（如年末结账、年终决算）提供24小时现场值班、数据汇总、故障恢复、数据备份等服务内容。服务计划因受环境、管理，以及组织及人员等因素的影响，管理信息系统在应用过程中将不可避免地会产生各中技术和应用类问题。为此，作为行业软件产品与服务提供商，远光公司将与客户在共同评估系统维护需求的基础上，按照本服务计划承诺相关的项目服务，以保障用户得到高效、优质的服务保障。在本项目中制定如下服务计划，并做出相应承诺：技术维护计划(1) 提供全面的、持续的系统运行现场维护服务；(2) 对于简单的问题，提供电话、传真、电子邮件、Internet网络、远程登录和现场到达等多种灵活的形式服务。(3) 提供系统运行及性能的定期巡检，在特定时期应客户的要求提供现场值班服务，协助用户解决突发事件。(4) 根据协议及用户要求在指定时间内提供现场服务。(5) 建立远程维护体系，提供远程网络维护服务。(6) 提供远光公司客户支持中心主编的各类技术服务文档和知识库。(7) 为客户提供系统管理业务外包服务。(8) 提供全国统一的服务调度和服务支持。产品优化计划(1) 根据用户业务、组织及需求变化，提供产品功能性调整和扩展服务。(2) 产品优化服务需求由用户提出，经双方确认签字后作专项业务执行。(3) 对于用户提出的系统改进型需求，按周进行提交或予以通报。(4) 产品优化服务在实施期间原则上不收取任何费用，但因结构调整、功能扩展、新系统开发，将根据实际情况收取适当费用。服务承诺本着“服务贴近用户”的宗旨，远光公司对XXXXXXXX公司管理信息系统项目实施作如下服务承诺：(1) 坚持以“高效、及时、真诚、专业”的作风为用户提供全面的技术服务，以满足用户需求为目标，提供个性化服务支持。(2) 服务内容包括日常系统故障维护、既定需求下的错误修订和功能调整，以及相应的IT咨询、现场维护、数据处理和二次开发等。(3) 负责提供全方位的服务资源协调和技术支持，包括定期回访和系统巡检，并为用户免费提供业务咨询和优化建议。(4) 对各类服务请求提供实时响应，对重大问题提供8小时内现场服务。(5) 对既定功能下的产品缺陷所引起的服务不收取任何费用；因用户需求变更、误操作或设备故障等引起的服务，仅收取适当材料及人工费用。(6) 为产品提供网络在线、光盘介质和现场协助等版本升级服务；在同一主版本号内的系统升级不收取升级费用，不同主版本号间的升级将适当收取人工和材料成本费用。(7) 主动提供我方服务管理制度约定的其他事项和服务。服务监督与投诉接受全国统一的服务监督与投诉，投诉电话：0756-3399888，投诉信箱：ygservygsoft.com。客户投诉24小时内响应，并将处理结果通报客户。8费用预算24