采购业务操作守则.ppt

资产管理文件解读会议,采购业务操作守则,2018年5月31日,一、制度依据,二、采购申请,三、采购审批,四、采购类型,五、合同管理,六、审计备案,七、财务报销,一、制度依据,上海对外经贸大学采购管理办法 （沪经贸大办2017121号） 上海对外经贸大学招投标管理办法 （沪经贸大办2017275号） 上海市年度政府采购集中采购目录和采购限额标准,一、制度依据,学校以政府采购限额标准为招标限额，即预算金额20万元以上（ “以上”均包含本数，下同）的货物和服务项目、50万元以上的工程项目。,二、采购申请,建立OA系统“采购申请”模块,招投标 申请,内请管理,采购申请,时间 ：约一周,上海对外经贸大学采购申请表,二、采购申请,申请范围：集中采购目录之内或集中采购目录之外且固定资产登记标准以上或批量1万元以上的采购项目 不纳入申请范围的项目： （1）公用/行政事业性项目：水电、燃气、电话、网络使用（不含增值服务）、垃圾清运、党报党刊订阅等 （2）公务性活动项目：外事交流、访学访问、学习培训、调研参会等。,（一）基本原则,先申请、后采购 （1）先三家比价，再提交申请 × （2）先审计备案，再提交申请 × （3）直接申请合同立项 × （4）直接进行用印申请 × （5）直接购买，申请资产登记 × （6）直接购买，申请财务报销 ×,（二）采购申请附件,没纳入年度部门预算，非财务预算系统下达的项目,采购需求,立项批准 文件及 资金来源,政府采购 审批情况 告知单,另有要求 从其要求,（1）党委常委会、校长办公会会议纪要或送达单 （2）内部请示及批复 （3）上级主管部门文件,办理程序： 按时间节点向财务处提出申请，财务处按规定程序向上海市财政局申请办理,（三）一招三年,学校每年延续性的服务类公开招标项目，一般可采用一次招标、三年延用、合同一年一签的方式实施。三年有效期满后，须重新组织采购，第二年、第三年不必提交采购申请，直接履行合同审批。 项目资金通过国库直接支付的单一来源采购项目，不能“一招三年”， 每年都要履行单一来源采购程序。 学校招标限额以下的服务类项目，学校允许参照执行一招（采）三年的做法。注意：采购申请、采购需求以及合同中要体现一招（采）三年的约定。,三、采购审批,固定资产登记标准以上或批量1万元以上，10万元以下的采购项目，由资产管理处处长审批。 10万元以上的采购项目，由资产管理处审核，报分管校领导批准。 50万元以上的采购项目（采购方式为电子集市采购、定点采购、公开招标的项目除外），由资产管理处审核，经分管校领导签署意见后，报请校长办公会议讨论决定，由校长签署最终审批意见。,采购申请人 报议题，上会,四、采购类型,政府采购 学校集中采购 特殊采购 应急采购,（一）政府采购,政府采购 （8种采购方式）,电子集市采购,公开招标,邀请招标,竞争性磋商,竞争性谈判,询价,定点采购,单一来源,定点采购,有政府采购编号的集中采购项目 上海市政府采购中心网“市级定点供货查询” 成交原则：一般是至少3家报价，最低价成交 验收单：简单货物供货，验收单可以代替合同，直接向学校申请用印；相对复杂的项目，涉及后续施工、安装、售后服务等，则应另行拟定合同内容，履行合同审批。,定点采购,学校常见的定点采购项目： 20-200万元之间的家具 集市转集中的摄录像设备 标准的计算机应用软件、数据库 电子集市以外的空调类设备,单一来源采购申请,提交附件： （1）采购需求 （2）单一来源理由 （3）上海对外经贸大学单一来源采购项目论证意见表,上海对外经贸大学单一来源采购项目论证意见表,单一来源论证会议,200万元以上的单一来源项目论证，由资产管理处按规定程序组织论证，经公示无异议后，转由财务处报请上海市财政局批准，核发政府采购审批情况告知单。 20-200万元的单一来源项目论证，由采购申请人自行组织。,（二）学校集中采购,学校集中采购 （6种采购方式）,公开招标,推荐磋商,市场比价,定向采购,网上商城,延伸采购,推荐磋商,适用范围：建设方案存在不确定性的、技术复杂且不能确定详细规格或者具体要求的、校企服务合作的采购项目等。 过程组织：一般由资产管理处负责采购过程的组织，也可授权采购申请人自行组织。,自行组织推荐磋商时注意事项：,供应商遴选：可以自行选择 磋商文件：应当编制 评审小组：一般有3-5人组成 召开磋商会议：供应商参加，逐一谈判，二次报价，综合打分。,市场比价,适用范围：技术相对成熟、采购内容相对明确的采购项目。 过程组织：一般由资产管理处负责采购过程的组织，也可授权采购申请人自行组织。,自行组织市场比价时注意事项：,供应商遴选：可以自行选择 比价文件：可以编制，也可以直接把采购需求发给供应商，进行报价，但明确报价时间和方式。 评审小组：采购预算5万元以上或采购性质需要的市场比价项目，可以组建评审小组，一般有3-5人组成。,自行组织市场比价时注意事项：,报价方式： 举行比价会议，公开唱标，书面确认。 快递、传真、邮件等。 成交原则：供应商在规定时间内一次性报出不可更改的最低报价（加盖公章），遵循满足采购需求，质量和服务相等的前提下最低价成交。,定向采购,申请附件： （1）采购需求 （2）理由说明 （3）供应商的联系方式等相关信息。 必要性论证：根据需要 过程组织：资产管理处可以组织，也可以授权采购申请人自行组织。,自行组织定向采购时注意事项：,协商会议：采购预算5万元以上，可根据需要召开协商会议，供应商提供相应方案和报价文件。 评审小组：根据需要组建，3-5人组成。,网上商城,适用范围：采购预算5万元以下，单个价值相对较小，价格相对透明的采购项目 申请附件：主流电商产品销售页面截图,延伸采购,含义：在一年内重复购买同类项目（项目采购申请日期与之前已完成同类项目的采购合同签订日期间隔未超一年），在不改变合同其他条款的前提下，向原供应商采购的方式。 适用范围：卫生用纸、自营咖啡馆原料等快速消费品和维持学校日常运转的零星家具用具、维修维护耗材等。,延伸采购,申请附件：原项目合同扫描件 单次延伸：单次采购金额应低于政府采购限额标准 多次延伸：年度累积采购金额高于政府采购限额标准的，一般应编入年度政府采购预算，执行政府采购规定,延伸采购,价格上涨：授权采购申请人自行组建价格协商小组，一般有3人，组织价格协商会议。 上涨幅度：主要标的价格不得超过原合同标的价格的10%，且一年内只允许调整一次价格。,（三）特殊采购,含义：是指因性质特殊无法实施招标，且不宜采用其他采购方式的项目。 （1）合作办学、特殊行业、保密项目等； （2）科研外协、著作出版、电子资源订购（根据用户帐号数量、按年支付使用费）、教学课程服务（根据课程内容、按年支付使用费）、会展会务、委托宣传、委托培训等。,（三）特殊采购,资金来源必须是没有纳入政府采购预算的资金。 采购申请人直接向学校提出申请报告，并经有关部门批准或校长办公会议通过。 特殊采购仍应履行“采购申请”程序，附件提交申请报告、批准文件或会议决定。 特殊采购由资产管理处组织或授权采购申请人自行组织。自行采购的，采购过程资料向资产管理处备案。,（四）应急采购,含义：是指因不可预见的紧急情况无法实施招标，且不宜采用其他采购方式的项目。 （1）突发水、电、通讯、道路、燃气等设备、设施及实验设备故障的抢修等； （2）突发自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、校园安全等事件的应急处置等； （3）其它因执行党和国家以及上海市政策、文件、指令而发生的紧急采购事项。,（四）应急采购,资金来源必须是没有纳入政府采购预算的资金。 采购申请人在口头报请资产管理处和分管校领导同意后即实施采购，事后须向校长办公会报告。 应急采购仍应补办“采购申请”审批程序，采购过程资料向资产管理处备案。,五、合同管理,执行上海对外经贸大学合同管理规定（沪经贸大办2017204号） 合同的订立不得违背采购文件中载明的所有实质性内容 “采购申请”审批单是履行合同审批流程的必要文件 中标（成交）通知书送达后，一般应在法定期限30日内完成合同签订工作 签订合同时，因二次报价导致报价明细变动的，按照原报价和二次报价的比例，对原报价明细进行同比例浮动 电子招投标项目，采购申请人应根据采购文件等采购过程资料的实质性内容，按照学校合同办法的有关要求，另行拟定合同内容，履行合同审批,六、审计备案,执行上海对外经贸大学采购价格备案实施办法（沪经贸大办2017218号） “采购申请”审批单是办理审计备案的必要文件,七、财务报销,属于学校采购办法的采购事项，申请财务报销或支付时，应向财务处提供： （1）报销单 （2）“采购申请”审批单 （3）项目合同 （4）发票 属于财政直接支付的政府采购项目，申请财务报销或支付时，除上述资料外还应向财务处提供： （1）政府采购评审报告 （2）中标（成交）通知书,七、财务报销,属于固定资产、无形资产登记范围的，报销前应先向资产管理处办理资产登记。 属于备案范围的，报销前应先向审计处备案。,谢谢大家！,