1、海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理实施办法第一章总则第一条 为推进和规范海南省政务服务电子文件归档和电子档案管理工作， 确保电子文件和电子档案真实、完整、可用，助推政府数字化转型，提升政务服 务效能。根据中华人民共和国档案法国务院关于在线政务服务的若干规定 政务服务电子文件归档和电子档案管理办法等有关规定，结合我省实际，制 定本办法。第二条 本办法适用于海南省政务服务实施机构开展的政务服务电子文件 归档和电子档案管理工作。行政处罚、行政检查等电子文件归档和电子档案管理 工作可参照执行。法律法规另有规定或涉及国家安全、国家秘密等情况除外。本办法所称政务服务实施机构，是指依法履行政务服务职能
2、的党委工作部门、 政府工作部门、群团组织，具有公共服务职能的企事业单位。本办法所称政务服务，是指政务服务实施机构在办理依申请办理的行政权力 事项和公共服务事项过程中提供的服务。本办法所称政务服务办理系统，是指全省统筹建设用于办理政务服务的业务 信息系统。本办法所称的政务服务电子文件，是指政务服务实施机构在履行其法定职责 过程中通过政务服务办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录， 由内容、结构、背景等组成。本办法所称的政务服务电子档案，是指具有凭证、查考价值，对国家以及社 会具有保存价值，并归档保存的政务服务电子文件。第三条 政务服务电子文件归档与电子档案管理工作应当遵循统一规划、全
3、 程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。第四条 政务服务电子文件形成、办理、归档，以及电子档案的移交、接收、 保管和利用等全过程应当符合国家有关法律法规、标准规范的要求，确保政务服 务电子文件与电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。符合来源可靠、程序规范、要素合规要求的政务服务电子文件，可以以电子 形式归档并向同级档案部门移交。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以 以电子形式作为凭证使用。除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式归档 和移交。第二章职责与分工第五条省级档案主管部门会同省级政务服务管理部门，负责统筹规划和组 织协调全省政务服务电子文件归档与电子档案管理工作，研究制定相
4、关政策、规 章制度和业务规范。各级政务服务实施机构负责制定本单位政务服务电子文件分类方案、归档范 围和档案保管期限，并报同级档案主管部门审核，明确电子文件归档和电子档案 管理的责任部门或人员，做好政务服务电子文件的形成、办理、归档和政务服务 电子档案管理工作。各级政务服务管理部门负责统筹协调本级政务服务电子文件归档和电子档 案管理工作，定期向同级国家综合档案馆移交本级政务服务电子档案。各级档案主管部门负责监督和指导本级政务服务电子文件归档和电子档案 管理工作，审核政务服务电子文件分类方案、归档范围和档案保管期限。各级国家综合档案馆应当明确政务服务电子档案移交进馆要求，建设满足电 子档案长期安全
5、管理需要的信息化基础设施和应用系统，保障政务服务电子档案 规范接收、长久保存和共享利用。第六条省级政务服务管理部门应当按照国家有关标准规范，进一步完善政 务服务平台电子文件归档系统或归档模块功能，鼓励和推进各级政务服务实施机 构统一使用政务服务平台电子文件归档系统或归档模块功能完成归档和档案管 理工作。积极推进省政务服务一体化平台与电子档案管理系统的数据衔接，实现 政务服务电子文件和电子档案全流程管理,确保政务服务电子文件与电子档案真 实、完整、可用和安全。第三章收集与归档第七条 政务服务电子文件收集范围，包括政务服务办理系统中的文本、图 像、音频、视频等不同形式的电子文件及其元数据，以及能反
6、映政务服务平台中 办理全流程内容、结构、背景的数据信息，要做到“应收尽收、应归尽归”。第八条政务服务电子文件归档格式，应当符合政务服务事项电子文件归 档规范（GB/T 42727-2023）（以下简称归档规范）、海南省电子文件 归档与电子档案管理暂行办法等有关标准规范要求，且具备格式开放、不绑定 软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能。加密的政务服务电子文件应当 解除加密技术手段后归档。第九条各级政务服务实施机构应当依据机关文件材料归档范围和文书档 案保管期限规定机关档案管理规定企业文件材料归档范围和档案保管期 限规定等文件以及部门行政权力清单、责任清单、公共服务目录等要求，结合 “机关档
7、案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度制定 本单位政务服务电子文件分类方案、归档范围和档案保管期限。政务服务办理全过程中形成和调用的证据性材料、程序性材料、结果性材料 等应当纳入归档范围。政务服务电子档案保管期限分为永久和定期,定期应不低 于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。第十条政务服务电子文件一般以办件为基本单位进行归档整理,形成归档 信息包。归档信息包的内容、结构和命名规则，以及归档工作的开展应符合归 档规范等国家有关标准规范要求。政务服务事项办理过程中以数据共享形式调 阅的电子证照等电子文件及其元数据应与该办件形成的电子文件及元数据一并 归档。涉及联合办理的政务
8、服务事项，相关政务服务实施机构应当按照各自职责 做好政务服务电子文件归档工作。第十一条 政务服务电子文件归档由政务服务实施机构档案部门或专职人 员采用在线方式归档（见附件1）,不具备在线归档条件的，可以采用离线归档 方式，归档时间最迟不能超过办理完毕后的第二年6月底。第四章保管与利用第十二条政务服务办理系统管理部门应当建立健全政务服务电子档案安 全管理制度和安全防护体系，确保政务服务办理系统电子档案管理系统安全、稳 定、高效运行，电子档案数据资源安全可控。第十三条各级政务服务实施机构应当建立健全政务服务电子档案的备份 制度和应急管理机制，做好本单位政务服务电子档案登记、保管、日常检查、转 换、
9、迁移、鉴定、销毁等安全管理工作。各级政务服务实施机构应当定期做好政务服务电子档案数据离线备份,离线 备份应采用不少于一种的耐久性较好存储介质，重要政务服务电子档案应采用多 种多套的方式进行备份。第十四条政务服务电子文件办理过程中应当按照国家有关法律法规要求, 规范使用密码技术进行保护。第十五条 各级国家综合档案馆应当会同各级政务服务管理部门在符合 国家网络安全、数据安全等有关法律法规要求的前提下，依托政务服务平台或电 子档案管理系统,积极推进政务服务电子文件和电子档案共享利用。第十六条 涉及国家秘密的政务服务电子文件归档和电子档案管理，依照有 关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。第五章移交
10、与接收第十七条 各级政务服务管理部门应当依托政务服务平台电子文件归档系 统或归档模块功能和电子档案管理系统定期向同级国家综合档案馆移交政务服 务电子档案（见附件2）。第十八条 各级政务服务管理部门向同级国家综合档案馆移交政务服务电 子档案时，应当同时附有开放利用意见。各级国家综合档案馆应当及时做好政务服务电子档案的接收、登记工作，并 按照国家有关规定对接收的政务服务电子档案进行“四性”检测，确保政务服务 电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第十九条 政务服务电子档案移交与接收应当遵循电子档案移交与接收办 法等国家有关标准规范要求，办理移交接收手续，并出具移交与接收清单。第二十条 各级国家
11、综合档案馆应当遵循中华人民共和国档案法的规定， 制定本级政务服务电子档案的接收范围。第二十一条政务服务电子档案移交一般采用在线移交方式，不具备条件的 可以采用离线移交方式。移交时间原则上不超过归档后的第二年6月底。有特殊 情况的，可申请延时移交。第六章监督与检查第二十二条各级档案主管部门应当会同本级政务服务管理部门依据有关 法律、行政法规对政务服务电子文件归档和电子档案管理工作进行监督检查，对 发现的问题督促有关单位及时整改。第二十三条 违反档案管理有关规定的，依法依规予以处理。第七章附则第二十四条 中央驻琼有关单位在依法履行行政管理和公共服务职责、面向 企业和群众提供政务服务过程中形成的电子
12、文件和电子档案，可以参照本办法管 理。第二十五条 本办法由省级档案主管部门负责解释。第二十六条 本办法自2024年12月1日起施行。附件：）政务服务事项电子文件归档流程引政务服务事项电子档案移交接收流程附件1政务服务事项电子文件归档流程一、总体流程（一）归档流程分二个阶段：1 .预归档阶段：政务服务实施机构业务办理部门对政务服务 事项电子文件组件及元数据进行收集、整理和清点，形成完整的 归档信息包，经检测合格后移交归档；2 .正式归档阶段：政务服务实施机构档案部门对接收到的归 档信息包进行接收检测、登记编目，形成政务服务事项电子档案。政务服务实施机构业务办理部门对已归档的政务服务事项 电子文件
13、需要变更或补正电子文件组件及元数据时，应采用嵌套 结构形成新的归档信息包，并按上述流程再次归档，替代原归档 信息包。具体政务服务事项电子文件归档流程图见图1。单位档案部门 (I0g)单触浦门 (S)图1政务服务事项电子文件归档流程图（二）文件收集。政务服务事项办结后，系统根据预先设置的归档范围和归档 材料目录，自动采集办理过程中形成的政务服务事项电子文件组 件及元数据，一般实时进行，必要时可人工补充，并符合以下规定：1 .以数据共享形式从外部调用的电子证照及其元数据应一 并采集；2 .采集的电子文件组件存储格式以政务服务事项办理系统 上形成时原采用符合标准要求的格式为准。应能在脱离政务服务 事
14、项办理系统的情况下正确读取与使用。以附件形式获取的政务服务事项电子文件，如文档、音频、 视频等，使用符合国家标准或国际标准的文件格式保存，应按照 GB/T 18894-2016 执行。以数据链接形式存放的政务服务事项电子文件应将其下载 并保存。以关系数据库形式存放，显示时以临时抽取组合方式形成的 政务服务事项电子文件，应转换成符合规范的OFD、XMl等易于 读取和显示的格式保存。对于国家部委、有关部门已规定标准文 本样式的电子文件，在归档时应按照规定的标准样式转换成OFD 等格式的版式文件。通过数据共享形式在线调用及办结形成的电子证照应按 GB/T 36905-2018的规定以版式电子文件形态
15、归档；在线调用的 查证信息应参照电子出证的规范格式要求进行归档。难以人工读取和理解的元数据文档，在保存元数据文档的同 时，应保存该元数据文档的结构说明文档，或以注释等方式在元 数据文档内予以说明。采集的元数据符合政务服务事项电子文件归档规范的规定。（三）整理。以办件为单位将采集的政务服务事项电子文件组件及元数 据按政务服务事项电子文件归档规范（GB/T 42727-2023）的 规定进行整理，以文件夹的形式进行规范组织和存储，形成归档 文件夹，并按预先设置的命名规则生成电子文件号，对归档文件 夹进行命名。（四）清点。对归档文件夹中的政务服务事项电子文件组件及元数据进 行自动清点。归档的政务服务
16、事项电子文件门类、保管期限、件 数应与归档信息包中所需的归档材料信息相匹配，元数据符合 政务服务事项电子文件归档规范（GB/T 42727-2023）的规定。 经清点，政务服务事项电子文件组件及元数据有缺失的应予以补 充并重新整理；因特殊原因无法补充则在归档材料信息中记录原 因后容缺归档。（五）形成归档信息包。将清点合格的政务服务事项电子文件组件及元数据以归档 文件夹为单位进行封装，形成归档信息包。（六）生成验证信息。对归档信息包可通过可信时间戳、数字摘要等技术手段生成 验证信息，确保其可追溯。生成的验证信息单独保存，并与归档 信息包建立关联。（七）归档检测。在提交归档前，宜参考DA/T 70
17、2018的相关检测要求，通 过专业检测工具或系统集成的检测模块，对归档信息包进行真实 性、完整性、可用性、安全性等技术检测和验证，记录检测时间、 结果，不符合要求的归档信息包应重新整理。（八）数据交换。将归档信息包从政务服务事项办理系统交换到电子档案管 理系统,并按政务服务事项电子文件归档规范（GB/T 42727- 2023）的规定生成政务服务事项电子文件数据交换目录作为系统 间交换凭据。（九）接收检测。在登记编目前,档案部门宜参考DA/T 70-2018的相关检测 要求,对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检 测，对于不符合要求的归档信息包予以退回，并注明退回原因。（十）登记
18、编目。将归档信息包按GB/T 18894-2016的要求导入电子档案管 理系统预归档库进行登记,并自动编制档号，生成归档目录和归 档登记表：1.按DA/T 13-2022的档号编制规则，根据实际需要生成由全宗号、档案门类代码、年度、保管期限等要素组成的档号；2 .对归档信息包中的基本信息进行解析，自动生成归档目录;3 .根据需要，可人工进行排序调整、元数据补充或归档阶段 元数据调整等操作，但不应修改政务服务事项电子文件组件和办 理阶段元数据的原始内容。（十一）入库。将政务服务事项电子档案导入电子档案管理系统正式库，由 政务服务实施机构档案部门进行管理。二、归档信息包的内容、结构和命名规则（一）
19、内容。1 .政务服务事项电子文件的归档以一个办件为单位形成归 档信息包，宜以ZIP格式存储，编码格式为“UTF-8”。归档信 息包的内容为单个政务服务事项办件办理过程中形成的电子文 件组件及元数据。2 .政务服务事项电子文件的元数据分为归档配置信息、办件 基本信息和办理流程信息三类。政务服务事项电子文件归档内容 见表Io表1政务服务事项电子文件归档内容归档内容说明元数据归档配置信息此次归档办件对应政务服务事项预先配置 的归档材料目录、容缺归档情况、实际采集 归档的政务服务事项电子文件组件等信息办件基本信息此次归档办件的行政相对人、办理部门、办 理事项、结果等信息办理流程信息此次归档办件办理的环
20、节、人员、意见等流 程信息电子文件组件此次归档办件形成和获取的表、证、单、书 等文本、数据及图像、音频、视频等多媒体 文件，按归档材料目录分别存放(二)结构。1 . 一般结构。(1)归档信息包的一般结构在逻辑上是一个以电子文件号 命名的归档文件夹，归档文件夹内存放归档的政务服务事项电子 文件组件及元数据。(2)政务服务事项电子文件组件按照预先设置的归档材料 目录进行整理和排列，并存放在以归档材料目录序号和名称命名 的文件夹中。2 .嵌套结构。(1)对于已归档的政务服务事项电子文件,在变更或补正电 子文件组件及元数据时采用嵌套结构形成新的归档信息包。(2)嵌套结构的组织存放方式与一般结构一致,在
21、归档文件 夹内存放原始的归档信息包、补正后的政务服务事项电子文件组件及元数据信息。补正后的政务服务事项电子文件组件及元数据 信息参照一般结构进行分类和排列。（三）命名规则。1 .基本规则。政务服务事项电子文件归档过程中形成的归档信息包以电 子文件号命名。电子文件号实行统一编号规则，推荐采用：政务 服务事项业务办理项编码-年度-保管期限-归档流水号，命名规 则如图2所示。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXX8位归档流水号保管期限（一般不超过4位）4位办结年度33位业务办理项编码图2电子文件号命名2 .业务办理项编码。由18位统一
22、社会信用代码、1位行使层级代码、12位基本 目录编码和2位业务项代码组成，业务办理项编码见图3。XXXXXXXXXXXXXXXXXX X XX XX XXXXX XXX XX2触獭相3好项相SftiO-mmn2的项麴桐2蝌曲犒-他行期州醺IettsHt会燃耦图3业务办理项编码结构3 .年度。年度为该办件的办结年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年, 如 “2023”。4 .保管期限。保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10” 标识。5 .归档流水号。归档流水号以8位阿拉伯数字表示，不足8位的，前面用 “o”补足。每年从OOoooool开始按照同一事项业务办理
23、项编码 下的归档信息包生成顺序编码。三、档号规则政务服务事项电子档案档号由全宗号、档案门类代码、政务 服务事项业务办理项编码、年度、保管期限、归档流水号组成。 档号结构为：全宗号一档案门类代码政务服务事项业务办理项 编码-年度-保管期限-归档流水号。政务服务事项电子档案档号 见图4。全宗号图4政务服务事项电子档案档号（一）全宗号。档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字 的结合标识。（二）档案门类代码。政务服务事项电子档案一般归入专业档案管理，档案门类代 码以“ZY”标识，个别政务服务实施机构形成的政务服务事项电 子档案数量少，可归入本单位文书档案管理。（三）业务办理项编码。由18
24、位统一社会信用代码、1位行使层级代码、12位基本 目录编码和2位业务项代码组成。（四）年度。年度为该办件的办结年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年, 如 “2023”。（五）保管期限。保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10” 标识。（六）归档流水号。归档流水号以8位阿拉伯数字表示，不足8位的，前面用 “o”补足。每年从OOoooOol开始按照同一事项业务办理项编码 下的归档信息包生成顺序编码。附件2政务服务事项电子档案移交接收流程政务服务事项电子档案移交接收流程一般包括政务服务实 施机构档案部门组织电子档案移交信息包、检测电子档案移交信 息包、形成登记表
25、和提交电子档案移交信息包,档案馆签收电子 档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、办理交接手续和入 库电子档案等步骤（见图）。政务服务实施机构档案部门检窝不通过入库电子档案检窝不通过C结束）一、电子档案移交（一）组织电子档案移交信息包。1 .确定待移交电子档案。政务服务实施机构档案部门应按照电子档案移交范围和时 间要求确定待移交电子档案。生成电子档案移交清单（见附 件2-1）。电子档案移交清单应与电子档案共同移交。电子档 案移交清单应采用XLS或XML格式或由档案移交单位与档案馆 双方约定文件格式。2 .编制移交说明文件。政务服务实施机构档案部门应编制说明文件，存放与移交电 子档案有关的信息，
26、包括电子档案的移交单位、内容描述、起止 档号、档案数量、读取电子档案所需要的软硬件环境和其他有助 于说明移交电子档案的信息。采用离线移交方式时，说明文件中还应包括离线移交的载体 参数（如载体类型、载体容量等）、载体编号、载体数量、载体制 作单位和载体检查单位等信息。3 .形成移交信息包。政务服务实施机构档案部门应对电子档案移交清单与待移 交电子档案的一致性进行检查，确认无误后，导出待移交电子档 案的目录数据、内容数据和元数据,形成电子档案移交信息包。（二）检测电子档案移交信息包。档案移交单位应对电子档案移交信息包的真实性、完整性、 可用性和安全性进行检测，检测合格后方可提交。电子档案移交 信息
27、包的检测方案宜按照DA/T 70-2018中5. 2的要求执行。（三）形成登记表。档案移交单位在提交电子档案移交信息包之前应按照电子 档案移交接收登记表（见附件2-2）内容将相关信息写入。（四）提交电子档案移交信息包。档案移交单位宜采用在线方式，使用相关应用系统向档案馆 提交电子档案移交信息包。采用离线移交方式时，档案移交单位应按规定方式将电子档案移交信息包存储在准备好的离线存储载体上。二、电子档案接收（一）签收电子档案移交信息包。档案馆收到电子档案移交信息包后，应向档案移交单位进行 确认。在线移交时，可通过应用系统签收功能或系统日志记录等 方式进行确认。离线移交时，可将签收人、签收时间等信息
28、记录 到电子档案移交接收登记表。（二）检测电子档案移交信息包。档案馆应对签收的电子档案移交信息包的真实性、完整性、 可用性和安全性进行检测，检测方案宜按照DA/T 70-2018中5. 2 执行。检测不合格时应将电子档案移交信息包退回档案移交单位, 并将检测结果信息一并退回，移交单位应重新组织提交。（三）办理交接手续。检测合格后,档案馆与档案移交单位应办理电子档案交接手 续,填写完成电子档案移交接收登记表，由交接双方确认，各 自留存。如具备符合国家有关要求的电子印章系统或其他形式可确 保电子档案移交接收登记表上电子印章的有效性，电子档 案移交接收登记表可采用电子形式办理和保存；否则应以纸质 形
29、式盖章留存。（四）入库电子档案。档案馆将接收的电子档案纳入档案数字资源库管理，妥善保存电子档案移交信息包、电子档案移交清单和电子档案移 交接收登记表，完成电子档案移交接收工作。附件：2-1.电子档案移交清单2-2.电子档案移交接收登记表附件2-1电子档案移交清单移交单位：移交时间：序号档号题名文件数量密级保管期限备注附件2-2电子档案移交接收登记表交接工作名称内容描述移交电子档案 数量永久卷（件）数据容量MB30年卷（件）照片张载体类 型、规格口光盘 U盘移动硬盘录音录像时长检验内容单位名称移交单位：接收单位：准确性检验口合格 口不合格口合格 口不合格完整性检验口合格 口不合格口合格 口不合格可用性检验口合格 口不合格口合格 口不合格安全性检验口合格 口不合格口合格 口不合格载体外观检验口合格 口不合格口合格 口不合格填表人（签名）审核人（签名）单位（印章）年 月 日年 月 日
